Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.
International Mobility Officer (m/f/x) – MSF Belgique - Bruxelles
CONTEXTE
Au sein de MSF Belgique (OCB – Operational Center Brussels) où la mobilité fait partie intégrante du ‘sans frontierism’ de l’organisation, l’International Mobility Officer est responsable des mouvements internationaux du personnel. Concrètement, chaque officer assure le déploiement du personnel international dans les temps et en respectant le cadre et les conditions de travail.
Venez renforcer une équipe dynamique où travaillent 9 personnes avec un poste fixe et une personne flying faisant les remplacements. En tant que International Mobility Officer, vous gérez les départs et retours d’un portfolio de missions et est en interaction constante avec de nombreux interlocuteurs de l’organisation, (Terrain, PM, DA, HRO). Vous gérez de façon autonome ses priorités, en analysant et synthétisant les différentes demandes reçues pour répondre de manière optimale aux besoins du terrain. Vous vous adaptez constamment aux changements opérationnels afin d’assurer toujours le départ / retour dans les temps et en condition.
En tant que International Mobility Officer, vous jouez également le rôle d’expert pour le terrain en ce qui concerne les questions administratives et liées à la mobilité internationale. Vous veillez à mettre en place un cadre de travail efficient, efficace et orienté client interne et développez des projets et/ou effectuez des visites sur le terrain en ce sens. Vous vous adaptez quotidiennement aux particularités et à la complexité grandissante de chaque départ/retour (tant administrative que mobile) et y apportez une solution personnalisée pour que chaque employés mobiles internationaux (EMI) ait un suivi unique et adapté. Vous formez, accompagnez vos interlocuteurs sur le terrain avec qui vous assurez un suivi rapproché concernant le déploiement des EMI et les démarches administratives qui y sont liées.
RESPONSABILITES
Pour organiser le départ et le retour des employés mobiles internationaux (EMI) sur le terrain :
Sur le plan de la mobilité :
- Analyser en profondeur chaque demande de départ et sa faisabilité pour trouver ensuite le routing adapté pour la personne qui voyage (en fonction de sa nationalité, lieu de départ, etc.)
- Anticiper les blocages et fournir les documents et informations adéquats nécessaires lors du voyage
- Assurer la préparation et la bonne gestion du/des visas, collecte des documents de diverses sources, encodage et suivi du visa, gestion du timing. Adaptations régulières des procédures de visa pour offrir un support de qualité - Organiser les briefing/débriefing et partager le planning avec les personnes concernées.
- Planifier et réserver le billet d’avion/logement des EMI avec l’implant selon les besoins opérationnels
- Assurer la délégation, l’implémentation et le suivi de la gestion des voyages vers le terrain (parler du projet de centralisation) et former les équipes sur le terrain
- Gérer certaines visites terrain du staff siège et les autres mouvements de populations spécifiques
- Maîtriser les procédures visa de son portfolio de pays, mettre à jour le tableau visa de façon régulière, maintenir un contact régulier avec le terrain pour adapter la procédure visa si besoin et maintenir les personnes concernées (PM, PS) informées des changements importants
Sur le plan administratif :
Gestion des entrées
- Gérer les contrats belges ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrière (prolongation, modification, fin de contrat, etc.) dans le respect de la législation en vigueur en Belgique
- Être le point focal pour les autres sections contractantes afin de fournir les informations nécessaires à l’établissement du contrat pour les EMI’s qui n’ont pas de contrat belge
- Assurer un briefing de qualité adapté à chaque EMI et s’assurer qu’il connaisse et ait accès aux OCB field benefits etc. En fonction du type de contrat et de son profil, briefer sur le contrat, les assurances liées, la taxation, l’outil Hr.net et certaines procédures et politiques RH.
- Briefer le coordinateur RH pour le suivi administratif qu’il devra faire sur le terrain
- Être le garant de la bonne compréhension de ces informations sur le terrain, apporter le support nécessaire à l’équipe HR sur le terrain et soutenir les équipes sur place en cas de gap dans les domaines liés à ses compétences
- Effectuer des check-lists mensuelles, garant de la qualité des données reprises dans le logiciel HR.net
- Se former en législation sociale et en fiscalité pour pouvoir répondre aux questions de première ligne
Gestion des sorties
- Assurer le suivi légal et administratif des fins de contrats.
- Débriefer chaque EMI en lui donnant toutes les informations relatives à sa fin de contrat.
Pour assurer la qualité de la bonne gestion et du suivi :
- Maîtriser le logiciel hr.net
- Pouvoir répondre à toute question relative aux matières liées à sa fonction
- Participer activement à la mise en place d’outils, de documents et de procédures permettant d’améliorer le support de qualité offert au terrain et à la gestion quotidienne des dossiers
Pour répondre aux missions et à la réalité MSF :
- Pouvoir réagir rapidement avec calme et maîtrise de soi aux urgences qui surviennent
- Faire preuve de flexibilité avec une répartition des pays au sein de l’équipe en constante évolution et pouvant être modifiée à tout moment. Veiller à ce que les bénéfices soient bien compris dans les missions et réagir activement quand il constate que ce n’est pas le cas
- Jongler avec les nombreuses informations reçues, et s’adapter constamment aux nouvelles réalités.
CONDITIONS
- Date de début : Dès que possible
- Localisation* : Bruxelles (Belgique)
- Type de contrat : CDD – Temps plein
- Durée du contrat : 6 mois
- Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
- Assurance hospitalisation (DKV) – Chèques repas - plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun.
- Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
- Adhésion aux engagements pour un comportement responsable
* En raison de contraintes administratives, compte tenu de la durée du contrat, les candidats doivent déjà disposer d'un droit permanent et/ou d'un permis de travail valide pour travailler dans le lieu mentionné.
Date limite pour postuler : 2 mai 2023
Comment postuler ?
CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-HR@brussels.msf.org avec en sujet «International Mobility Officer».
Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.
MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.
MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.