Belgium

PREREQUIS

Education & Expérience

• Bachelor/ Master en Sciences humaines, administration, relations publiques ou expérience équivalente
• Expérience d’un an en administration et gestion des mouvements est un plus
• Expérience professionnelle dans le secteur humanitaire est un atout

Compétences

• Bonnes connaissances de MS-Office : Word, Excel
• Organisé(e), méthodique et rigoureux
• Sens des responsabilités
• Flexible et dynamique
• Sachant travailler en équipe (vrai team player) et sous pression
• Motivation pour le secteur humanitaire

Langues

• Bilingue Français- Anglais
• Néerlandais est un plus

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.

International Mobility Officer (m/f/x) – MSF Belgique - Bruxelles

CONTEXTE

Au sein de MSF Belgique (OCB – Operational Center Brussels) où la mobilité fait partie intégrante du ‘sans frontierism’ de l’organisation, l’International Mobility Officer est responsable des mouvements internationaux du personnel. Concrètement, chaque officer assure le déploiement du personnel international dans les temps et en respectant le cadre et les conditions de travail.

Venez renforcer une équipe dynamique où travaillent 9 personnes avec un poste fixe et une personne flying faisant les remplacements. En tant que International Mobility Officer, vous gérez les départs et retours d’un portfolio de missions et est en interaction constante avec de nombreux interlocuteurs de l’organisation, (Terrain, PM, DA, HRO). Vous gérez de façon autonome ses priorités, en analysant et synthétisant les différentes demandes reçues pour répondre de manière optimale aux besoins du terrain. Vous vous adaptez constamment aux changements opérationnels afin d’assurer toujours le départ / retour dans les temps et en condition.

En tant que International Mobility Officer, vous jouez également le rôle d’expert pour le terrain en ce qui concerne les questions administratives et liées à la mobilité internationale. Vous veillez à mettre en place un cadre de travail efficient, efficace et orienté client interne et développez des projets et/ou effectuez des visites sur le terrain en ce sens. Vous vous adaptez quotidiennement aux particularités et à la complexité grandissante de chaque départ/retour (tant administrative que mobile) et y apportez une solution personnalisée pour que chaque employés mobiles internationaux (EMI) ait un suivi unique et adapté. Vous formez, accompagnez vos interlocuteurs sur le terrain avec qui vous assurez un suivi rapproché concernant le déploiement des EMI et les démarches administratives qui y sont liées.

RESPONSABILITES

Pour organiser le départ et le retour des employés mobiles internationaux (EMI) sur le terrain :

Sur le plan de la mobilité :

• Analyser en profondeur chaque demande de départ et sa faisabilité pour trouver ensuite le routing adapté pour la personne qui voyage (en fonction de sa nationalité, lieu de départ, etc.)
• Anticiper les blocages et fournir les documents et informations adéquats nécessaires lors du voyage
• Assurer la préparation et la bonne gestion du/des visas, collecte des documents de diverses sources, encodage et suivi du visa, gestion du timing. Adaptations régulières des procédures de visa pour offrir un support de qualité - Organiser les briefing/débriefing et partager le planning avec les personnes concernées.
• Planifier et réserver le billet d’avion/logement des EMI avec l’implant selon les besoins opérationnels
• Assurer la délégation, l’implémentation et le suivi de la gestion des voyages vers le terrain (parler du projet de centralisation) et former les équipes sur le terrain
• Gérer certaines visites terrain du staff siège et les autres mouvements de populations spécifiques
• Maîtriser les procédures visa de son portfolio de pays, mettre à jour le tableau visa de façon régulière, maintenir un contact régulier avec le terrain pour adapter la procédure visa si besoin et maintenir les personnes concernées (PM, PS) informées des changements importants

Sur le plan administratif :

Gestion des entrées

• Gérer les contrats belges ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrière (prolongation, modification, fin de contrat, etc.) dans le respect de la législation en vigueur en Belgique
• Être le point focal pour les autres sections contractantes afin de fournir les informations nécessaires à l’établissement du contrat pour les EMI’s qui n’ont pas de contrat belge
• Assurer un briefing de qualité adapté à chaque EMI et s’assurer qu’il connaisse et ait accès aux OCB field benefits etc. En fonction du type de contrat et de son profil, briefer sur le contrat, les assurances liées, la taxation, l’outil Hr.net et certaines procédures et politiques RH.
• Briefer le coordinateur RH pour le suivi administratif qu’il devra faire sur le terrain
• Être le garant de la bonne compréhension de ces informations sur le terrain, apporter le support nécessaire à l’équipe HR sur le terrain et soutenir les équipes sur place en cas de gap dans les domaines liés à ses compétences
• Effectuer des check-lists mensuelles, garant de la qualité des données reprises dans le logiciel HR.net
• Se former en législation sociale et en fiscalité pour pouvoir répondre aux questions de première ligne

Gestion des sorties

• Assurer le suivi légal et administratif des fins de contrats.
• Débriefer chaque EMI en lui donnant toutes les informations relatives à sa fin de contrat.

Pour assurer la qualité de la bonne gestion et du suivi :

• Maîtriser le logiciel hr.net
• Pouvoir répondre à toute question relative aux matières liées à sa fonction
• Participer activement à la mise en place d’outils, de documents et de procédures permettant d’améliorer le support de qualité offert au terrain et à la gestion quotidienne des dossiers

Pour répondre aux missions et à la réalité MSF :

• Pouvoir réagir rapidement avec calme et maîtrise de soi aux urgences qui surviennent
• Faire preuve de flexibilité avec une répartition des pays au sein de l’équipe en constante évolution et pouvant être modifiée à tout moment. Veiller à ce que les bénéfices soient bien compris dans les missions et réagir activement quand il constate que ce n’est pas le cas
• Jongler avec les nombreuses informations reçues, et s’adapter constamment aux nouvelles réalités.

CONDITIONS

• Date de début : Dès que possible
• Localisation* : Bruxelles (Belgique)
• Type de contrat : CDD – Temps plein
• Durée du contrat :  6 mois
• Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
• Assurance hospitalisation (DKV) – Chèques repas - plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun.
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable 

* En raison de contraintes administratives, compte tenu de la durée du contrat, les candidats doivent déjà disposer d'un droit permanent et/ou d'un permis de travail valide pour travailler dans le lieu mentionné.

Date limite pour postuler : 2 mai 2023

Comment postuler ?

CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-HR@brussels.msf.org avec en sujet «International Mobility Officer».

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.

REQUIREMENTS

Education & Experience

• Master's degree in Computer Science, Information Science with a focus on data management, or previous professional experience in a similar position
• At least two years of professional experience in data governance
• Strong experience with Power BI, including 1 year of practical experience
• Previous experience within MSF or with other international NGO providing medical assistance is a strong asset

Competencies

• Strong knowledge of Data Governance, Data Lifecycle, Data Integration, Master Data Management and Data Cataloguing  
• Ease in communicating with different stakeholder (from nurses to ICT people)
• Comfortable in facilitating workshop and federate objectives
• Familiarity with Agile and PoC deployments
• Knowledge of software life cycle management and continuous integration practices
• Knowledge of solution implementing Data Governance, Catalog, Dictionary (Collibra, Atlan, Informatica, Data Catalog, …) is an asset
• Knowledge of Data Mesh Framework is a plus
• Knowledge of Talend Open Studio for Data Integration is a plus.
• Familiarity with the Azure data suite (Data Factory, Synapse, etc.) is a plus 
• We are looking for a forward-thinking, adaptable, pragmatic, flexible and enthusiastic candidate, inspired by MSF’s social mission, and eager to leverage data for enhancing humanitarian action

Languages

• Fluency in English required
• French is an asset

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

Data Analyst & Governance Specialist (m/f/x) – MSF Belgium – Brussels

As a Data Analyst and Data Governance Specialist, you will be part of a dynamic and motivated team led by collective intelligence, working in a challenging and rapidly evolving environment. Join us to make a real difference!

CONTEXT

MSF OCB (Operational Centre of Brussels) ICT Unit delivers ICT services to MSF field teams (approx. 6000 users) in about 40 countries around the world and to +/- 500 users in Brussels Headquarters. In a rapidly evolving digital landscape, the OCB ICT Unit is a field-centric and people-inspired team and our vision is to “digitally empower MSF to improve our humanitarian and medical impact”. It aims to provide and support MSF with a “fit-for-purpose, reliable and secure digital ecosystem that is responsive to MSF operational and organizational needs”. It enables new and more effective ways of working; enhances transversal collaboration between functional departments, supports exploration and innovation.

The Data Management & Analytics team, working at the Operations Center in Brussels in the ICT Unit oversees the implementation of a Data Mesh Strategy to help operations deal with and gain insights from their data.

RESPONSIBILITIES

As a Data Analyst and Governance Specialist, you will have equal responsibilities in the following areas:

Data Governance Specialist:

• Building the foundation of the data mesh federated governance, including Master Data Management Policies, Data Catalogue Implementation.
• Facilitating and stimulating interaction between different data mesh domains to define Data Quality and Security standard policies, the next key Data Product to add to the data catalogue.
• Owning and following the different data governance tools and processes defining the data governance.

Data Analyst:

• Coaching and promoting the use of the entire Power BI suite for data analysis and visualization, and leading training sessions.
• Participating in small data analysis projects and implementing proof-of-concept (PoC) deployments using agile methodologies.
• Following the evolution of Power BI and choosing when and how to adopt the latest trends within MSF needs.

CONDITIONS

• Expected starting date: As Soon As Possible
• Location: Brussels (Belgium)
• Contract type: Open-ended contract – Full time
• Salary according to MSF-OCB HQ grid
• Meal Vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 8 May 2023

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-DG@brussels.msf.org and mention “Data Analyst & Governance Specialist” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

FUNCTIE:
• Je bent verantwoordelijk voor de verdere uitbouw, de animatie en de coördinatie van het netwerk van vrijwilligers om de activiteiten van kinderrechteneducatie te ondersteunen.
• Je bedenkt nieuwe opportuniteiten voor het mobiliseren van vrijwilligers.
• Je zorgt voor de aanwerving van nieuwe soorten vrijwilligers met het oog op kinderrechteneducatie.
• Je organiseert de trainingsprogramma’s voor vrijwilligers en bent in staat deze training/workshop ook zelf te animeren.
• Je biedt een kader en inhoud voor onze vrijwilligers om met kinderen te communiceren in lijn met de waarden van UNICEF.
• Je communiceert met vrijwilligers en informeert hen over geplande UNICEF-campagnes (online/offline).
• Je controleert en volgt de branding van UNICEF met vrijwilligers op.
• Je creëert en beheert het materiaal (binnen het kader van hun werkdomein) en voert logistieke taken uit waar nodig.
• Je coördineert de vrijwilligers-acties/evenementen.
• Je houdt de database van de vrijwilligers up-to-date.
• Je levert een bijdrage aan de algemene communicatiestrategie van UNICEF België door mee te werken aan de vrijwilligersstrategie om de betrokkenheid te vergroten. Bovendien integreer je vrijwilligers om de campagnes van UNICEF België te ondersteunen in overeenstemming met de jaarlijkse actieplannen.
• Je draagt bij tot de verwezenlijking van het gemeenschappelijk strategisch plan en de jaarlijkse actieplannen.
• Je gaat zeer projectmatig te werk in de uitrol van vrijwilligersprojecten.
• Je volgt de marktevolutie op het vlak van vrijwilligerswerking op.
• Je monitort en evalueert de vrijwilligersactiviteiten en rapporteert over de realisatie van de doelstellingen.
• Je werkt nauw samen met je collega Volunteers Officer, alsook met je collega’s uit de andere departementen volgens de prioriteiten.

PROFIEL:
• Zowel de wereldwijde missie van UNICEF als ontwikkelingssamenwerking en kinderrechten in het algemeen boeien je.
• Je streeft dezelfde waarden na als UNICEF en draagt deze ook uit in alles wat je doet.
• Je charisma en sociale vaardigheden werken stimulerend zowel bij het werven als het motiveren van vrijwilligers.
• Je bent goed georganiseerd, zodat je verschillende projecten planmatig aanpakt en tot een goed einde brengt.
• Je beschikt over een creatieve geest zodat je innovatieve ideeën kan genereren.
• Je communiceert vlot en hebt een vlotte pen.
• Je hebt goede presentatieskills (powerpoint/executive summary) en hebt geen schrik om voor een groep te praten.
• Je bent tweetalig (zowel schriftelijk als mondeling). Frans is je moedertaal, maar je communiceert zeer vlot in het Nederlands. Engels is een plus.
• Je functioneert goed zowel autonoom als in teamverband en je hebt een collegiale houding.
• Flexibel werken schrikt je niet af. Je bent bereid om af en toe in het weekend en of op een (vroege) avond te werken afhankelijk van de planning van de vrijwilligersactiviteiten.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent op korte termijn beschikbaar.

ERVARING:
• Je beschikt over een Bachelor (rechten, pedagogische studies, communicatie, sociale wetenschappen, sociaal werk…) of je hebt een succesvolle relevante beroepservaring van 2 jaar.
• Een absolute meerwaarde zijn: het hebben van pedagogische vaardigheden en/of kennis van kinderrechten en wereldburgerschapseducatie; Ervaring in het begeleiden van vrijwilligers of zelf vrijwilliger zijn geweest.
• Je beschikt over een rijbewijs B.

WE BIEDEN :
• UNICEF België biedt je de kans om te werken binnen een dynamisch en gemotiveerd team met de focus op de combinatie van kinderrechteneducatie en vrijwilligers.
• Wij bieden een voltijds contract van onbepaalde duur, alsook een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen.
• Ons duurzame kantoor bevindt zich in Brussel, dicht bij het Noord station, gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.
• Meer informatie over UNICEF België: www.unicef.be

GEÏNTERESSEERD ?
Stuur je cv en motivatiebrief voor 30 april 2023 naar Hannelore De Pooter, HR & Legal Director (e-mail: hdepooter@unicef.be) met vermelding van « Volunteers Officer ». Voor meer informatie over de functie kan je terecht bij Sarah Buttice: 02/233.37.77.

Volunteers Officer
(Frans (moedertaal) – Nederlands (vlot))
voor zijn departement Communicatie
(m/v/x – voltijds, contract van onbepaalde duur)

UNICEF is het Kinderfonds van de Verenigde Naties (VN), de grootste organisatie voor kinderen en hun rechten in de wereld.
Op basis van concrete hulpacties, onderwijs, medische zorgverlening en beleidsbeïnvloeding is het onze ambitie om ieder kind de best mogelijke kansen te bieden. Zowel in noodsituaties als in het dagelijkse leven, waar ook ter wereld zijn we er voor ieder kind. Want ieder kind heeft recht op een goede start in het leven, op een echte kindertijd, een volwaardige ontplooiing en ontwikkeling van talenten. Al deze rechten zijn vervat in het Internationaal verdrag voor de Rechten van het Kind. Het is de unieke missie van UNICEF (wereldwijd én in België) om deze rechten te doen naleven en te helpen realiseren.
Het Belgische Comité voor UNICEF (hierna kortweg UNICEF België) is een stichting van openbaar nut. Het betreft een nationaal comité dat UNICEF vertegenwoordigt in België.
UNICEF België is op zoek naar een Volunteers Officer die zich zal bezighouden met kinderrechteneducatie en wereldburgerschapseducatie en dit in samenwerking met daartoe speciaal opgeleide vrijwilligers.
Je rapporteert rechtstreeks aan de Advocacy & Communication Director en maakt deel uit van een team van toegewijde en enthousiaste collega's die zich dagelijks en met toewijding inzetten voor de rechten van het kind.

 

•    You hold a degree in master’s degree in project management, Development Studies, Disability Studies, Occupational Therapy, Social Work and/ or equivalent
•    You have minimum five years of experiences as project manager in humanitarian emergency settings with INGO
•    You have solid skills in coordination, planning processes, management incl. donor report writing, logistics and budget follow up
•    You master humanitarian coordination and skills in leading result-oriented task forces or working groups;
•    You are fluent in English (compulsory) - French will be a supplementary asset

Humanity & Inclusion is an independent and impartial aid organisation working in situations of poverty and exclusion, conflict, and disaster. The organisation works alongside people with disabilities and vulnerable populations, taking action and bearing witness in order to respond to their essential needs, improve their living conditions and promote respect for their dignity and fundamental rights.
Since its creation in 1982, HI has run development programmes in more than 59 countries and responded to numerous emergencies. Today, we have a budget of approximately 230 million euros, with 4705 employees worldwide.
At Handicap International-Humanity & Inclusion, we truly believe in the importance of inclusion and diversity within our organisation. This is why we are engaged to a disability policy to encourage the inclusion and integration of people with disabilities.
Please indicate if you require any special accommodation, even at the first interview.

For more information about the organisation: www.hi.org

The project will work in synergy with ongoing global initiatives around the IASC as well as local ones in two pilot countries (Somalia & Syria). It addresses three main gaps: (1) in inclusive humanitarian coordination, (2) programming in protection and food security, and (3) capacities of humanitarian actors to operationalise the IASC GL. Its ambition is to support the Operationalization and Localization of the IASC GL by humanitarian actors, including OPDs through Review, Adapt & Action Learning Labs (RAAL Labs) for disability inclusive coordination, data collection and programming in protection and food security sectors.

The specialist will join the Governance and Inclusive Humanitarian Action unit (10 staff members) within the Protection & Risk Reduction Department.
The project manager position is supervising one technical officer in Kenya and in direct link with 10 team members in the field Somalia and Syria - Pilot Country Teams.

The project manager ensures the timely achievement of the three project results at global level and the two pilot countries, Syria and Somalia/Somaliland. He/she is responsible for managing and coordinating the work at global level and coordinates the work with the field teams in Somalia and Syria. The quality and innovation of the project is achieved through close management of the technical officer in Kenya, the meal officer in Germany and collaboration with the Inclusive Humanitarian Action Specialists working in the same unit.
To ensure synergies, inter-agency coordination and complementarity of action he/she connects his/her work closely with the Task Force on Inclusive Coordination and Programming established for the project, the HI Food Security and Protection Specialists working in adjoined technical units of HI.

 

As IHA Project Manager, your main objective is to:

    Responsibility 1: Coordinates the technical and operational expertise for his project in close collaboration with the project’s  technical specialist and internal stakeholders
-    Ensures in close coordination with project technical specialists and other concerned parties that the activities implemented comply with international technical norms and standards and are in coherence with HI IHA approaches
-    Organizes and steers the regular and ad-hoc coordination meetings and exchanges with various parties and works for a smooth coordinated partner relationship
    Is in charge of the operational and technical quality and relevance of project activities implemented within his scope of expertise
    
    Responsibility 2: Successful contract management (ECHO & foundation), efficient coordination between HI and project partners (international and local)
•    Ensures partner and donor coordination:
-    Organizes regular project and donor meetings
-    Ensures timely stakeholder reports and donor reporting as per grant document
•    Ensures project reporting:
-    Monitors the achievement of results and indicators, as per the logical framework using internal and donor tools like PM Box
-    Reports regularly to the line manager
-    Writes reports to Donors and monitors donor deadlines (grants, reporting, audits) concerning the project
•    Follow-up project:
-    Coordinates necessary internal and external planning meetings to plan and design a follow-up project

Responsibility 3: Ensure successful project implementation and promote internal and external project communication:
-    ensures implementation of project activities as per activity plan / logframe
-    ensures coordination with HI technical specialists, project partners and / or external actors as necessary per activity
-    supervises PR work and internal postings on Hinside

 

CONDITIONS OF THE POSITION:
•    Type of contract: Fixed-terms contract until 1st April 2024
•    Starting date: 3rd May 2023
•    Localization: France, Belgium, UK
For France :
•    Additional benefits: luncheon vouchers and health insurance
•    Working hours: 39 hours a week with 22.5 days of RTT (work time reduction) to be taken each year
•    5 weeks of annual leave