Dans le cadre de l’exercice de ses missions, l’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) recrute :
Secrétaire de direction (F/H/X) – Direction Coopération au développement
CADRE INSTITUTIONNEL
L’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) est la fédération des établissements d’enseignement supérieur.
Organisme d'intérêt public, elle est chargée de soutenir les différents établissements de la Fédération Wallonie-Bruxelles dans leurs missions d’enseignement, de recherche et de service à la collectivité. Elle fédère 5 universités, 19 hautes écoles, 16 écoles supérieures des arts et 86 établissements d’enseignement supérieur de promotion sociale dont elle organise la concertation et pour lesquels elle promeut les collaborations à l’échelle nationale et internationale.
En tant que coupole unique, l’ARES assure au secteur de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles une coordination globale.
Elle veille notamment à la cohérence de l’offre de formation et à son adéquation au marché de l’emploi, elle soutient les établissements dans leurs efforts de représentation et de relations internationales et formule des recommandations en matière de politique de recherche scientifique ou artistique. L’Académie fournit l’information sur les études supérieures en Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle coordonne également l’engagement des établissements en matière d’apprentissage tout au long de la vie, de promotion de la réussite ou encore de coopération au développement. Enfin, elle collecte et traite un ensemble de données scientifiques et statistiques touchant au secteur dans une optique de veille, d’évaluation et d’amélioration des pratiques en faveur de la qualité des enseignements ou de l’accompagnement des étudiants et des étudiantes.
Au sein de l’ARES, la Commission de la coopération au développement (CCD) définit et met en œuvre une politique de coopération académique en faveur des objectifs du développement durable en soutenant des partenariats équitables pour un enseignement et une recherche de qualité et en renforçant réciproquement les capacités individuelles, collectives et institutionnelles.
Le renforcement réciproque des capacités individuelles, collectives et institutionnelles se réalise par le biais de sept instruments de financement, accessibles via des appels concurrentiels.
Ce programme s’intègre dans un cadre stratégique commun avec le VLIR-UOS et l’IMT, deux autres acteurs majeurs de l’enseignement supérieur en Belgique. Ensemble, dans le cadre du Programme Higher Education and Science for Sustainable Development (HES4SD), ils font émerger le potentiel de développement de la coopération académique et scientifique belge et de leurs partenaires et contribuent à la réalisation de changements sociétaux alimentés par le monde académique.
î En savoir plus : www.ares-ac.be
FONCTION
Au sein de la Direction de la coopération au développement de l’ARES, la personne en tant que secrétaire de direction assiste le Directeur et les membres de cette direction. Elle leur apporte un soutien logistique et administratif pour l’organisation et le suivi de leurs activités. Elle apporte un support et une aide permanente en termes d’organisation, d’information, de planification, de classement et de suivi de certains dossiers. Elle accueille et informe les interlocuteurs et interlocutrices dans le respect des procédures en vigueur et des principes d’organisation de l’ARES. Elle veille au bon déroulement des réunions et à leur suivi.
Tâche 1 : Prendre en charge l’organisation et le suivi des réunions
- Inviter les personnes concernées ;
- Réserver la salle de réunion et en coordonner la logistique ;
- Rassembler, analyser et synthétiser l’information nécessaire au bon déroulement de la réunion ;
- Préparer les dossiers des membres de l’ARES participant à la réunion sur demande du supérieur hiérarchique ;
- Assurer un soutien pour préparer les présentations et autres supports éventuels ;
- Rédiger et transmettre les ordres du jour ;
- Participer aux réunions et assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus ;
- Assurer un soutien pour les suivis à apporter après les réunions.
Tâche 2 : Gérer l’agenda du supérieur hiérachique
- Fixer les réunions et autres rendez-vous en fonction des missions prioritaires et des emplois du temps ;
- Organiser les déplacements et séjours éventuels.
Tâche 3 : Assurer un rôle de contact
- Accueillir et orienter les visiteurs et visiteuses ;
- Renseigner les interlocuteurs et interlocutrices et relayer si nécessaire vers le ou la collaboratrice compétente ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les emails ;
- Gérer la boîte électronique d’information de la direction ;
- Prendre connaissance des documents et informations propres à l’ARES afin de pouvoir répondre aux questions des contacts externes ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Tâche 4 : Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Assurer un soutien pour rédiger et assurer l’envoi de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser la récolte, le classement et l’archivage des dossiers, procédures et informations réglementaires ou organisationnelles.
De manière générale, la personne en tant que secrétaire de direction se tiendra au courant de façon permanente de l’évolution des techniques, réglementations et recherches dans les matières dont elle est professionnellement chargée. Elle fera preuve de proactivité et proposera régulièrement à ses supérieurs hiérarchiques et à ses collègues des éléments et des projets enclins à participer à la réalisation de ses tâches.
Par ailleurs, elle pourra être sollicitée ponctuellement pour contribuer au bon fonctionnement général de l’ARES.
POSITION DANS L’ORGANIGRAMME
- Supérieurs hiérarchiques : Tanguy Goethals, Directeur de la coopération au développement
- Cette fonction n’est pas amenée à gérer une équipe
Si vous souhaitez plus d’informations sur cette fonction, vous pouvez contacter directement le service des ressources humaines à l’adresse recrutement@ares-ac.be :
CONDITIONs D’ACCÈS
- Cet emploi est accessible aux Belges ou aux ressortissants de l’Espace économique européen (ou de la Suisse) ou aux ressortissants hors Espace économique européen disposant d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides ;
- Être en possession du/des diplôme·s requis ou de leur équivalence octroyée par le service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles au moment de la candidature ;
- Disposer de l’expérience requise ;
- Être de bonnes vie et mœurs.
