Belgium

ESSENTIEL

• 2 an minimum dans des postes de gestion de foule et/ou de médiation culturel.
• Maîtrise de Français et/ou Anglais
• Maitrise Dari/Farsi/Pashto

PLUS

• Expérience dans le secteur humanitaire avec une ONG.

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).
Nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.
Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

CONTEXTE

Le Hub humanitaire est un consortium d'ONG actuellement dirigé par Médecins du Monde, Médecins Sans Frontières, la Croix-Rouge de Belgique, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés et SOS Jeunes. Le projet a été lancé en septembre 2017 pour répondre aux besoins croissants des migrants particulièrement vulnérables. Chaque organisation poursuit des objectifs complémentaires afin de répondre aux besoins des personnes sans-abri présentes à Bruxelles en leur offrant un accès à des services pluridisciplinaires de première nécessité, un accompagnement et une orientation adaptés.

L'ESSENTIEL

En tant qu’officier de sécurité et prévention, vous êtes le premier contact que les bénéficiaires ont avec le Hub.
Votre objectif principal est de assurer la bonne implémentation des règles sécurité et la gestion des flux du Hub humanitaire telles que définies par la coordination.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

En tant que Security and Prevention Officer :

• Assurer la mise en place du dispositif de gestion de foule et collaborer au bon déroulement de la distribution des tickets.
• Assurer l’organisation et gestion au quotidien du flux et mouvements des bénéficiaires, en collaboration avec les départements et coordinateurs concernes (inclus ouverture, l’organisation spécifique pour la file de repas, fermeture, etc…) ;
• Assurer en première ligne l’accueil, l’information et l’orientation des bénéficiaires du Hub. Observer et surveiller les voies d’accès au Hub.
• Mettre en œuvre et veiller à l’application de l’ensemble des règles et protocoles conjointes de sécurité et de sureté au sein du Hub ;
• Faciliter la relation entre les bénéficiaires et les différents services du Hub :
  • En fournissant une interprétation de qualité et culturellement sensible entre les prestataires du Hub et le bénéficiaire (trialogue) dans sa langue maternelle ou autre langue compris par le bénéficiaire, en soutenant la conscience interculturelle, la sensibilité et la clarté de la communication entre les parties et la gestion de la prévention/sécurité (ROI) ;
  • Aider les prestataires de services et les bénéficiaires à remédier aux conséquences négatives des différences socioculturelles en agissant en tant qu'intermédiaire culturel ; identifier et signaler les obstacles qui entravent l'équité et l'égalité dans l'accès aux services.
  • En collaboration avec les membres concernés de l'équipe du projet, fournir des informations aux bénéficiaires sur l'utilisation du système de soins de santé et d'autres services de soutien (abri, nourriture, transport, soutien juridique) fournis par le Hub et d'autres acteurs, dans le but de favoriser la responsabilisation et l'autonomie des bénéficiaires.

En tant que membre de l’équipe sécurité du HUB

• Informer le/la Gestionnaire de Sécurité et Prévention des tensions potentielles et contribuer à la désescalade des tensions.
• Alerter le/la Gestionnaire Sécurité & Prévention et/ou la coordination en cas de menaces à l’intégrité des personnes et/ou d’incidents.
• S’assurer de la bonne compréhension du cadre par les équipes et les bénéficiaires.
• Assurer des rondes régulières dans les différents locaux tout au long de la journée de travail.
• Prendre connaissance des éléments déclencheurs des incidents et des mouvements de foule, potentiels et/ou réels, ainsi qu’en visualiser les conséquences afin de les prévenir et/ou mitiger.
• Identifier les zones à risque et les zones de danger et sensibiliser le public et le staff, salarié et bénévole, aux menaces et risque potentiels : accès, piste cyclable, passage, salle de jeu, accueil, etc.
• Assimiler les actions de prévention et la signalétique.
• Veiller à l’utilisation correcte des locaux et des équipements, avec une vue sur la prévention des risques.
• Encoder les incidents de sécurité dans les outils de suivi et analyse.
• Participer à la collecte de données Hub, notamment concernant les entrées et la distribution de ticket.
• Participer en tant qu’équipier de première intervention au bon déroulement des évacuations (simulées ou réelles) selon les protocoles en place.
• Informer le/la Gestionnaire Sécurité & Prévention et/ou le/la Coordinateur/trice générale de la présence de tout visiteur externe.
• Substituer exceptionnellement le Gestionnaire de Sécurité et Prévention à sa demande ou à celle de la Coordination.
• Performer d’autres tâches liées aux services du Hub, à la demande du Gestionnaire de Sécurité et Prévention et/ou de la Coordination.

Position/organigramme : La fonction est sous la supervision hiérarchique du Gestionnaire sécurité et prévention. Aucune supervision de staff demandée.

NOUS OFFRONS

• Une fonction enrichissante et essentielle au cœur des projets de Médecins du Monde Belgique.
• Un contrat de durée déterminée 6 mois à 80%.
• Un salaire brut de 2.261,25 € pour 0 années d’expérience ; un salaire brut de 2.306,47 € pour 2 années d’expérience ; un salaire brut de 2.374,31 € pour 5 années d’expérience.
  Expérience pertinente reconnue.
• Tickets restaurants 8€/j presté – Assurance hospitalisation - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.
• Congés : 20 jours légaux (à proratiser) + 6 jours RTT (à proratiser) + 4 jours extra légaux entre Noël et Nouvel an.
• Prise de poste : ASAP.
• Lieu de travail : Brussel (HUB Humanitaire)

INTÉRESSÉ-E ?

Merci d’adresser le plus rapidement possible votre candidature au plus vite en utilisant le formulaire de candidature approprié. Nous nous réservons la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.

MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement. 

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.

Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.

Qualifications requises :

• Être titulaire d’un diplôme de master en droit reconnu par la Fédération Wallonie Bruxelles ;
• Très bonne connaissance du Code des sociétés et des associations ;
• Très bonne connaissance du RGPD ;
• Bonne connaissance de la réglementation en matière de financements européens ;
• Parfaite maîtrise de la langue française tant à l’écrit qu’à l’oral ;
• Bonne capacité de rédaction ;
• Capacité d’analyse et de synthèse ;
• Bonne maîtrise des langues anglaise et néerlandaise ;
• Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques courants ;
• Aptitude à la communication non violente ;
• Assertivité ;
• Être capable d’autonomie dans le respect de la réglementation de l’association ;
• Être capable de travailler en équipe ;
• Connaissance du secteur de la coopération au développement en Belgique ;
• Connaissance de la réglementation internationale en matière de coopération internationale.

 

Atout supplémentaire :

Master en droit public et international est un plus.

 

Expérience professionnelle requise :

Expérience d’au moins 2 ans en tant que juriste.

L’expérience au sein d’une structure active dans le secteur de la coopération internationale est un plus.

 

Nous offrons :

• CDR
• Barème A6 du Service Public de Wallonie
• Télétravail à 50%
• Chèques Repas
• Abonnement transport en commun
• Date début : dès que possible

 

Pour poser votre candidature :

1. Être ressortissant de l’UE ;
2. Une lettre de motivation mettant en évidence les éléments requis par le profil ;
3. Un curriculum vitae au format européen ;
4. D’une copie des diplômes requis par le profil ;
5. Le cas échéant, d’une copie des attestations délivrées par les employeurs démontrant l’expérience professionnelle ;

 Les dossiers de candidature sont à adresser à Madame Pascale Delcomminette, Administratrice déléguée de l’APEFE, par voie électronique à l’adresse : candidatures@apefe.org avec la mention RJ012024 portée dans la rubrique « objet » du message.

Les dossiers incomplets ne pourront être retenus.

Les candidatures seront classées en fonction des critères définissant le profil. Les candidats ou candidates, retenus ou retenues seront invités ou invitées à passer une épreuve écrite, le 05 février 2024  et/ou une épreuve orale, le 08 février 2024.

Vous pouvez poser vos questions en appelant le numéro 02 421 83 82 ou par courriel à l’adresse candidatures@apefe.org.

Date limite de dépôt : 31 janvier 2023 à minuit.

 

Position :

Sous l’autorité de la direction, en collaboration avec l’équipe des responsables de programme, en étroite liaison avec les responsables thématiques, les services supports, et les équipes locales, dans une dynamique de gestion de la connaissance, le ou la Responsable juridique et administratif.ve participe à la gestion légale et administrative de l’association.

 

Descriptif de la mission :

Gestion légale de l’association :

• Vérifier la bonne application de la loi relative à l’intégrité ;
• Vérifier la bonne application du Code éthique de l’association ;
• Vérifier la bonne application du RGPD ;
• Vérifier la bonne application du Code des sociétés et des associations ;
• Vérifier la bonne application de la loi relative à la coopération au développement ;
• Vérifier la légalité des conventions de partenariat et de collaboration ;
• Vérifier la légalité des contrats d’emploi ;
• Appui et conseils juridiques au service support et géographique (dans toutes les tâches ayant des incidences juridiques).

 

Gestion administrative de l’association :

• Assurer l’organisation et le suivi des Instances de l’association ;
• Assurer la gestion administrative des stagiaires ;
• Contribuer à la constitution des dossiers administratifs en réponse aux appels d’offre/à proposition européen et/ou internationaux ;

• Contribuer à la gestion des titres de transports nécessaires aux missions internationales ;
• Déclarations UBO et suivi de la publication des nominations/démissions des membres du Conseil d’Administration au Moniteur belge, déclaration Regimand.

 

Gestion contractuelle des RH belgique :

• Rédaction des contrats de travail pour le siège et des coopérants de longue durée, conventions pour les missions de courte durée, documents divers relatifs aux contrats ;
• Suivi administratif de l’engagement ;
• Suivi de l’attribution du marché public « médecine du travail » ;
• Vérification régulière de l’évolution de la législation dans la matière.

 

Gestion RH locale :

• Harmonisation des procédures de recrutement ;
• Participation au recrutement locaux ;
• Rédaction des documents divers relatifs aux fins de contrats ;
• Suivi des assurances à travers la gestion des risques.

 

Gestion des risques juridiques ;

Gestion et suivi des assurances ;

Gestion des plaintes en matière d’intégrité ;

Rédaction des instructions de travail.

Education & Experience

• Higher education diploma is mandatory
• Master’s degree in the field of Administration, HR and/or Finance is a strong asset
• 2 years of professional experience in administrative and financial management required
• Previous experience in an NGO is an asset

Competencies

• Good analytical and synthesis skills
• Strong ability to multitask, and prioritize
• Excellent time management skills
• Ability to respect confidentiality
• Highly flexible and autonomous
• Very good interpersonal and communication skills
• High planning and organizational skills
• Quick learner

Languages

• Excellent oral and written skills in English and French
• Other commonly used languages in MSF (Spanish, Arabic, Portuguese) are a strong asset

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

Operations Department Assistant (m/f/x) – Brussels – MSF Belgium

CONTEXT

The Operation Department of MSF – Operational Center Brussels (OCB) supports the humanitarian action in our interventions, executed by Missions and Field Projects. It focuses its interventions on settings with excess morbidity, mortality, and acute suffering.

The OPS Department consists of 8 managerial and technical teams called Cells or Regional Support Teams (RST), each in charge of a portfolio of countries and 1 Emergency Team (E-Pool) for the management of intense emergency interventions.

As the Operations Department Assistant, you act as a liaison between the executive team (Directors of Operations/Support Management Ops) and the other OCB HQ departments for HQ administrative, Human Resources and finance management matters to ensure the smooth running of the Ops department, the registration of missions, and the practical aspects in the planning of Ops events.

You independently complete a variety of administrative/HR and finance tasks and proactively identify, solve issue, and delegate tasks. You work in collaboration and synergy with the Ops Information and Management Knowledge team (the manager and the support officer of Ops IKM) for all tasks related to operation department document and information management.

RESPONSIBILITIES

1. Administrative and HR Management support 

You are the focal point for all administrative and HR-related questions at Department’s level

• Ensure administrative processes are respected for Department’s HR:
  • Prior to the opening: ensure the job description matches the desired profile, the administrative status is correctly chosen,
  • Manage job openings for Brussels-based people, centralize the applications, follow up with the applications, and liaise with candidates until recruitment
  • Schedule interviews as well as job assessments
  • Organize recruited candidate’s arrival, and ensure that the necessary documents are completed
  • Ensure the induction and onboarding of recruited candidates
  • In collaboration with the units/cells and the headquarters administration, participate in the recruitment process and follow up of interns and consultants
• Follow up with the employee contracts (start / end dates, contract modification), in collaboration with the HQ administration department
• Update the department organigram and contact lists on the department’s platforms
• Ensure availability of stock of office equipment, photocopiers, etc.
• Organize departments meeting, teleconferences and videoconferences upon request

2. Financial management support 

You are the point of contact for finance at Department’s level

• Participate in the launch the budgeting exercise of the Department, and support in presenting it during the Budget arbitrage in close collaboration with the Ops Management Support
• Manage the department's daily accounting: provide info, verify budget encoding, ensure invoices follow-up

Document registrations and legalizations for missions

• Ensure a smooth process with regards to document registrations and legal processes in collaboration with the HR Officers and the HR Coordinators of the missions
• Follow up with translation and the legal documents for the Ops department

Responsible of the practical organization of Ops events  

• Manage all practical aspects of the major events of the department in collaboration with the Support Management Ops (Ops / Meds week, Annual / Multiyear Review of Operations, and other workshops). The tasks involve: booking hotels, plane tickets and travel arrangements, catering, monitoring technical as well as logistics questions and budgeting.
• Organize the team building of the department
• Participate in the organization of non-ops events for staff
• Organize and archive final documents; If necessary, take the minutes of the various meetings

Others

• Participate in assistants’ meetings to ensure the proper administrative functioning of the HQ: internal procedures, preparation of collective departments events
• Assist the Directors of Operations in the organization of certain tasks: meetings, agenda, accommodation and travel reservation

CONDITIONS

• Expected starting date: As soon as possible
• Contract type: Open-ended contract – Full-time
• Location: Brussels (Belgium)
• Salary according to MSF-OCB HQ grid
• Meal Vouchers – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust, and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 29th of January 2024

How to apply?

Please send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org and mention “Operations Department Assistant” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to creating an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

• Formation et/ou expérience dans le cadre de la gestion du personnel, administration, recrutement, psychologie ou équivalent est un plus.
• Informatique : maîtrise de MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)
• Sens de l’organisation, rigueur.
• Qualités relationnelles, intérêt pour le secteur social, autonomie et flexibilité
• Langues : maîtrise du français, maitrise du néerlandais fortement appréciée.

DISPONIBILITE : 2 à 5 journées par semaine

QUI SOMMES NOUS

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.

Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits. Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

CONTEXTE

Chaque année, ce sont plus de 400 volontaires qui s’investissent pour Médecins du Monde en mettant gracieusement leurs compétences, leur motivation et leur temps au service de l’association. Toute personne, à partir de 18 ans, en activité professionnelle ou non, médicale ou non médicale, peut devenir volontaire.

Le Service des Ressources Humaines cherche un appui pour aider à l’organisation, le suivi et la gestion de nos volontaires. Vous êtes dynamique, sociable, organisé.e et vous avez envie de d’aider la responsable RH des volontaires dans le recrutement et le suivi des dossiers des volontaires ? N’hésitez plus ! Rejoignez notre équipe

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITÉS

En collaboration avec la responsable RH des volontaires, le-la volontaire prendra part aux activités suivantes :

• Gestion du processus de recrutement des volontaires : gestion des annonces, réception et tri des candidatures de volontariat, réponses aux candidatures spontanées et appels des candidat.e.s.
• Mise en place du parcours d’induction : aide à l’organisation des séances d’informations
• Suivi administratif : réception et vérification des documents de volontariat, gestion de la base de données volontaires.

NOUS OFFRONS

• Collaboration à titre bénévole ;
• Remboursement des frais de transport ;
• Formation, briefing et suivi ;
• Intégration à une équipe de professionnels des Ressources humaines avec un lien étroit avec les volontaires et les employée.s de MdM Belgique actifs dans les soins de santés auprès de victimes d’exclusions, en Belgique et à l’étranger ;
• Possibilité de prendre une part active à la vie associative de Médecins du Monde Belgique ;
• Assurance responsabilité civile et accident.

CONTACT : engagement@medecinsdumonde.be

INTÉRESSÉ(E) ?

Si vous souhaitez rejoindre notre équipe, merci d’envoyer votre demande via le formulaire approprié.

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.