Détails de l'annonce
Organisation : Handicap International Belgium
Site web : http://www.handicapinternational.be
Adresse email : Bruno.Lemaire@handicap.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée déterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Autre
Date de publication : 29/06/2016
Date limite : 23/07/2016
Profil
Savoir Expérience probante dans un poste similaire Trilingue Français, Anglais, Néerlandais. L’espagnol est un atout. Savoir faire 2 à 3 ans d’expérience ou aptitude à s’adapter rapidement au monde du travail Expérience au niveau ticketing est un atout important Capacité de s’organiser efficacement en triant les tâches selon leur degré de priorité Résistance au stress Capacité d’intégrer les règlements et politiques internes Capacité à trouver les solutions aux problèmes posés et de formuler des réponses concrètes dans des délais acceptables Une expérience dans l’appui à distance et/ou dans une organisation internationale est un atout Pouvoir interagir avec un grand nombre d’interlocuteurs différents et ce simultanément Travail multi-tâches Savoir être Bon sens de la communication orale et écrite Bonne résistance au stress et flexibilité dans l’organisation des tâches à accomplir Rigueur Pragmatisme, bon sens Motivation pour le secteur associatif Adhérer à la vision de Handicap International : un monde ou toute forme de handicap peut être prévenue, guérie ou intégrée et dans lequel les droits des personnes handicapées sont respectés et appliqués
Description
« Handicap International est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux ». Contexte et fonction essentielle du poste La fonction fait partie du département RH et est le point focal de toute organisation de voyages à l’étranger, tant pour le staff expatrié que pour le staff du siège, ainsi que pour le suivi administratif des assurances,... ________________________________________ Responsabilités et tâches principales : 1. En tant que Gestionnaire RH (+/- 50% du temps) • Participer à la diffusion, l’intégration, l’utilisation et le respect des cadres de référence/règlements internes et des outils pour la gestion des expatriés (CGET, Manuel GARH, Politique voyage, etc.) • Constituer les dossiers des expatriés, les mettre à jour et en assurer le classement et l’archivage. • Donner des explications quant aux avantages liés à l’application des réglementations sociales et du travail (Notes de frais, fret, etc.) • Réaliser les affiliations, changements d’affectation, extensions ou modifications de la couverture des expatriés. • Réaliser les extensions pour l’assurance accident du travail pour le personnel siège qui part en mission. • Réaliser les affiliations à l’assurance Schengen pour les Staff nationaux qui se rendent en Europe. • Briefer les expatriés sur les questions générales liées aux assurances et les y affilier et les informer sur les process voyages. • Briefer le personnel siège à l’arrivée sur les process voyages, assurance rapatriement, notes de frais, politique voyage et per diem, … • Gérer les affiliations, désaffiliations et la facturation nécessaire à la couverture des risques liés au voyage du personnel du siège 2. En tant que gestionnaire des voyages (+/- 50% du temps) • Emettre des recommandations sur la gestion actuelle • Participer à l’élaboration d’outils pour la gestion des voyages • Assurer la diffusion, l’intégration, l’utilisation et le respect des cadres de référence et des outils pour la gestion des voyages • Informer et appuyer les expatriés pour l’envoi de bagages non accompagnés • Contrôler les factures Concernant la gestion opérationnelle des voyages : • Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services impliqués dans l’organisation des voyages. • En collaboration avec l’administrateur terrain, s’assurer que les expatriés ne bénéficient pas de plus de voyages que ceux auxquels ils ont droit, en vertu des cadres de référence. • Appuyer et informer les voyageurs ou les « organisateurs de voyage » dans l’organisation des voyages conformément à la politique. • Centraliser, traiter et classer les informations relatives à la gestion administrative des voyages des RH organisés au départ du siège. • Valider les exceptions à la politique voyage et autoriser l’émission des titres de transport. • Réceptionner les évaluations et gérer le suivi des plaintes. • Appuyer les voyageurs (expatriés, personnel siège, staff nationaux) dans l’obtention de leur visa et accomplir les formalités nécessaires. • Délivrer tous les documents émanant du Centre Opérationnel Bruxellois de la Fédération Handicap International et nécessaires au voyageur (ordres de mission par exemple). • Etablir les notes de frais des expatriés conformément à la politique voyage. • Contrôler les factures liées aux voyages (factures agence de voyages, hôtels, intermédiaires visa). Il s'agit d'un contrat de remplacement durant 5 mois et demi à dater de septembre 2016