Description des tâches
§ Vous élaborez, contrôlez et ajustez les budgets. Dans ce cadre:
Ø vous construisez le budget nécessaire sur base de la soumission d’un projet et des budgets prévisionnels annuels dans le cadre des projets régionaux ;
Ø vous analysez les besoins de financement et les coûts inhérents à la mise en place du projet ;
Ø vous analysez, dans le cadre du budget annuel, la proportion de fonds propres nécessaires pour le bon fonctionnement du service ;
Ø vous soumettez sa proposition à votre responsable direct ;
Ø vous contrôlez la bonne exécution du budget (vérifiez l’exactitude des imputations analytiques dans la comptabilité) ;
Ø vous analysez les écarts par rapport aux prévisions, aux budgets établis, aux conventions contractuelles, contactez les personnes concernées et faites les ajustements nécessaires (e.a. avenants au contrat) ;
Ø vous prenez part à la rédaction du rapport final relatif au projet en collaboration avec le terrain et échangez les informations nécessaires ;
Ø vous prenez part aux audits internes/externes, donnez des explications et fournissez tous les justificatifs nécessaires ;
Ø vous prévenez les parties prenantes sur les éventuels risques financiers ;
§ Vous effectuez des contrôles sur la comptabilité des bureaux de liaison :
Ø vous vérifiez et contrôlez sur base mensuelle les réconciliations des banques et des caisses en provenance du terrain ;
Ø vous contrôlez le respect de l’application des procédures administratives et financières au sein des bureaux de liaison
Ø vous recevez les pièces comptables (e.a. factures fournisseurs, prestations, frais divers,….), et les contrôlez
Ø vous communiquez aux parties prenantes les analyses et conclusions issues du contrôle.
§ Vous gérez la trésorerie des projets :
Ø vous effectuez et transmettez les ordres d’ouverture/fermeture des comptes bancaires
Ø vous effectuez et transmettez les demandes de crédit/remboursement
Ø vous donnez et vérifiez les ordres de paiement des fournisseurs/partenaires
Ø vous rédigez les ordres de paiement des transferts d’argent vers le bureau local.
§ Vous faites des tâches administratives :
Ø vous recevez et contrôlez les fiches de prestation (timesheets) des collaborateurs terrain ;
Ø vous contrôlez le respect des diverses procédures (administratives, juridiques, internes et externes) ;
Ø vous effectuez les réconciliations bancaires entre les avances fonds propres et les différents projets sur base des pourcentages travaillés par le collaborateur ;
Ø vous effectuez un suivi des coûts des coopérants;
Ø vous classez les diverses pièces comptables au siège.
§ Vous restez à disposition des personnes de terrain pour la gestion administrative et financière des projets et vous leurs donnez des conseils.
§ Vous pouvez être amené à prendre part aux procédures d’achats pour des montants importants
Ø vous prenez part au comité de sélection des offres ;
Ø vous aidez à rédiger le cahier de charges et le P.V. de sélection,
Ø vous vérifiez le respect des diverses procédures,
Ø vous prenez part à l’analyse des processus et de la qualité des fournisseurs.