Détails de l'annonce
Organisation : Médecins du Monde - Dokters van de Wereld
Site web : https://www.medecinsdumonde.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Coordination
Date de publication : 08/01/2024
Date limite : 22/01/2024
Profil
FORMATION / EXPERIENCE
- Bachelier ou licencié en logistique internationale, humanitaire, commerciale ou autre étude en relation.
- 5 ans d’expérience terrain probante dans la coordination logistique sur projets et/ ou en capitale.
COMPETENCES
- Connaissance des principaux bailleurs de fonds institutionnels et des procédures de rapports logistiques.
- Excellente maîtrise de la Suite Office, connaissance Suit Power est un plus.
- Maîtrise du français, excellent niveau de communication écrit ou oral en anglais. Toute autre langue est un atout.
- Bonnes capacités rédactionnelles.
- Esprit analytique et grande rigueur dans le traitement des informations ;
- Communication efficace et efficiente avec autrui.
Description
QUI SOMMES NOUS ?
Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).
Nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.
Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :
- Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
- Changer : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
- Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.
Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre site : https://medecinsdumonde.be
L'ESSENTIEL
Sous la supervision du responsable logistique siège, vous êtes chargé d’assurer la supervision et le support de la logistique des opérations pour les missions internationales afin de :
- Assurer la redevabilité de transparence des missions dans les différents volets logistiques (rédaction manuels, procédures, contrôles, suivi, etc.).
- Supporter et développer la logistique opérationnelle des missions et assurer la qualité requise dans nos activités.
- Relayer les questions du terrain vers le siège, collaborer avec les collègues du département logistique afin d’améliorer les outils de suivi, de documentation et de partage.
- Déterminer les besoins en formation et renforcement de capacité des équipes logistiques missions.
Vous serez basé au siège à Bruxelles avec des déplacements réguliers sur nos missions. Vous assurez la supervision technique et fonctionnelle des Coordinateurs Logistiques des pays.
TÂCHES ET RESPONSABILITES
Support logistique administratif, assurer la qualité des procédures et de la documentation suivie par les missions afin de respecter les exigences internes et celles des bailleurs de fonds.
Exemples de tâches :
- Conseils découpage des marchés, vérification du respect des règles bailleurs.
- Support pour la rédaction des cahiers de charge techniques pour les marchés logistiques et contrats-cadre des missions.
- Supervision, correction, validation siège et vérification administrative des dossiers d’achat.
- Suivi des signatures siège pour les dossiers d’achat.
- En collaboration avec le terrain, planifie le cycle de commande des commandes médicales internationales.
- Validation des paiements siège sur base des réceptions physiques faites sur le terrain.
- Suivi et contrôle facturation – lien comptabilité siège.
- Suivi et contrôle des plans d’achat des missions, consultances, services hors logistique.
- Support aux audits siège ou terrain.
- Vérification des demandes de déclassements et donations d’équipements.
- Contrôle interne– des différents volets logistiques et support à la régularisation si nécessaire.
En tant que Responsable du reporting de la logistique internationale, assurer la qualité des rapports envoyés afin d’assurer un suivi clair de la logistique projets/missions
Exemples de tâches :
- Contrôle du reporting mensuel (consommations parc véhicules, suivi achats, biens d’investissement, stock, contrats, …) et assurer un feedback écrit aux missions.
- Assurer les clôtures et archives log mensuelles / annuelles.
- Assurer le reporting des demandes internes, bailleurs et auditeurs.
En tant que Référent log opérationnel :
- Vérification des budgets pour Propals, plans d’achat annuels, révisions budgétaires annuelles, …
- Appui et conseils logistiques techniques, opérationnels, et administratifs quotidiens.
- Ouverture/fermeture projet ou base, organisation de workshop et formations terrain, gap-filling en cas de situation critique/urgente.
- Implémentation des standards de sécurité MDM, faire des recommandations.
- Faire des états des lieux log et proposer des recommandations.
- Assurer un rapport de mission en cas de visite terrain.
- Aide à la définition des profils de poste et recrutement (Colog, WASH et logs terrain, …).
- Support organisationnel RH terrain (distribution tâches et responsabilités, vérification profils de poste, planning, etc.).
- Briefings log des expats et du personnel siège.
- Evaluation technique des coordinateurs logistiques.
- Organisation de formations du staff national aux procédures log.
En tant que Membre de l’équipe logistique et membre des services généraux;
- Supporter à la définition et à la rédaction des politiques (IT, achats,…), les plans d’actions terrain/ siège et outils logistique.
- Assurer le back up du responsable logistique HQ.
- Participer aux groupes de travail thématiques / transversaux.
Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.
NOUS OFFRONS
- Une fonction enrichissante et essentielle au cœur des projets de Médecins du Monde Belgique.
- Un contrat de durée indéterminée à temps plein (5 jours semaine – 39h).
- Un salaire brut de 3.348,06 € pour 3 années d’expérience ; un salaire brut de 3.413,07 € pour 5 années d’expérience ; un salaire brut de 3 575,59 € pour 10 années d’expérience. Expérience pertinente reconnue.
- Tickets restaurants (8€ dont 1,09€ par employé et 6,91€ par employeur) – Assurance hospitalisation - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.
- Congés: 20 jours légaux + 6 jours RTT + 4 jours extra légaux entre Noël et Nouvel an.
- Possibilité télétravail jusqu’à 2 jours/sem, avec une prime de 14€/jour pour tout le mois.
- Lieu de travail : Bruxelles.
- Prise de poste : Janvier.
INTÉRESSÉ.E ?
Merci d’adresser votre candidature en utilisant le formulaire approprié, avant le 07/01/2024.
MdM-BE se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.MdM-BE ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.
MdM s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.