Compétences
· Professionnelles et techniques: Formation et/ou expérience administrative, assortie d’une bonne connaissance des outils informatiques (traitements de textes, feuilles de calcul et base de données, réseaux sociaux, traitements d’images, etc.), écriture compréhensible et rigoureuse, orthographe impeccable, faculté d’adaptation à une gestion basée sur les objectifs et résultats.
· Interpersonnelles : facilité d’adaptation à une équipe multidisciplinaire, autonomie, capacité à travailler en équipe ; capacité à être diplomate ; savoir planifier et respecter les « deadlines », savoir s’adapter à une gestion de temps basée sur les objectifs.
· De communication : aptitudes de communication. La connaissance d’autres langues est un atout.
· Personnelles : sens de l’initiative et des responsabilités; souci des résultats et de l’amélioration permanente; souci de la qualité et de l’efficacité; adaptabilité; maîtrise de soi et de son développement ; capacité à être en harmonie avec l’organisation.
· Valeurs : En accord avec la mission/vision du Monde selon les femmes, intégrité et conscience morale; respect de la diversité.
Conditions :
Contrat de 36 heures par semaine
Basé : 18, rue de la Sablonnière à 1000 Bruxelles.
Date d’entrée en fonction : 26 août 2024
Le barème proposé est à partir de 3 570,26 euros bruts mensuels (en fonction de l’ancienneté reconnue par l’asbl)
soumis aux règles en vigueur dans le cadre de la CP329.2. Octroi d’un chèque repas par jour presté, d’une valeur faciale de 7 €. Remboursement des frais de transports selon la CCT de la CP 329 ou complets si transports publics, indemnité de 0.20 € par Km en vélo.
La personne engagée adhère à la vision et valeurs du Monde selon les femmes asbl, et structure sa pratique à partir des principes et engagements définis notamment dans « le Cadre Stratégique ».
Procédure d’engagement :
1. La candidature et lettre de motivation doivent être envoyées au plus tard le 26 juin 2024 par courrier électronique à lidia@mondefemmes.org
2. Les candidat-e-s retenu-e-s seront invité-e-s pour un entretien oral ainsi qu’une épreuve de mise en situation le 10 ou 11 juillet.
3. La personne sélectionnée pour le poste sera contactée la semaine du 15 juillet, les non
sélectionnées auront une réponse le plus rapidement possible.
Mission - Fonction :
Soutien à la coordination, appuis aux activités du Monde selon les femmes asbl, secrétariat et logistique.
Gère et traite l’information en appui aux différentes activités de l’ONG ;
Accueil, permanence téléphonique (réponses et traitement des appels) et gestion des mails généraux ;
Appuie la coordination dans les correspondances avec les bailleurs, les liens administratifs avec les partenaires et les pouvoirs subsidiants ;
Réalise le suivi des procédures administratives (participe à la rédaction de bons de commande, des conventions, à la rédaction des guides…) ;
Suit et s’informe des activités du Monde selon les femmes à partir des différents espaces existants (réunions d’équipe, courrier, publications, intranet, internet, etc)
Informe les membres de l’équipe des changements administratifs qui convergent vers l’intérêt de leur mission ;
Participe aux réunions d’équipe afin, entre autres, de partager l’évaluation de ses activités et de tenir compte de celles de ses collègues.
Gère la logistique générale des bureaux.
Activités détaillées :
Traitements des appels téléphoniques
Rédaction de dossiers et pv des réunions, relectures/corrections textes/courriers/dossiers
Rangement et classements, tenir à jour la base de données et les publications.
Contact avec les fournisseurs externes (photocopieuse, imprimantes, informatique, bureautique, téléphonie, et autres métiers, etc.), recherche des devis, commandes de matériel, courses…
Remplissage de formulaire en ligne à la demande (mise à jour des bases de données où nous sommes). Dépôt légal publications, contacts reprobel, mensura, …
Actualisation des infos administratives
Appuis à l’organisation de l’AG, suivis AG (paiements des cotisations etc), Moniteur
Gestion des ventes de publications (y compris expédition et suivi des commandes et incidents) et des inscriptions à des activités (demandes de tarifs réduits, annulations, reports, remboursements, listes d’inscriptions, modalités, édition d’attestations de présence, de paiement, d’inscription) et des téléchargements des outils digitaux (appui au public)
Helpdesk informatique première ligne pour les collègues et dépannages : installations diverses : Suite Office 365, logiciels, imprimantes, installation du matériel informatique en cas d’événement extérieur, assurances, contacts avec services après-vente ou informaticien si nécessaire
Gestion des outils informatiques administration des serveurs, backups, récupération de données, gestion des accès, profils et identifiants, des boites mails, des suites logicielles (Adobe, Office, Zoom, etc.). Recherches des devis, élaboration des Tdr pour des achats de matériel informatique ou autre. Achats
Encodage, actualisation et sécurisation des bases de données (CRM, Listes de diffusion, etc.), application des exigences RGPD
Vérification et traitement des paiements et justificatifs, contacts avec le prestataire comptable externe, classements et encodages des pièces comptables
Aménagement des postes de travail et attention aux aspects ergonomiques et besoins spécifiques
Extraction de données à des fins de rapportage (évaluation des activités et publications, fréquentation du site)
Appui au site web : contacts avec la développeuse, résolution des incidents, administration du contenu, élaboration de nouvelles solutions en fonction des demandes
Achat de fourniture