Détails de l'annonce
Organisation : SOLSOC
Site web : http://www.solsoc.be
Adresse email : anoel@solsoc.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles /
Fichier :appel_doffre_chargee_du_secretariat_2021.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps partiel
Fonction : Secrétariat
Date de publication : 01/03/2021
Date limite : 15/03/2021
Profil
Profil souhaité :
- Posséder un diplôme de bachelier en secrétariat, assistant·e de Direction, sciences administratives, ou expérience équivalente;
- Posséder obligatoirement le statut ACS Bruxellois de niveau Bachelier maximum ;
- Disposer d’excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse en français ;
- Etre capable et rigoureux en matière de gestion administrative ;
- Maîtriser les logiciels de bureautique et de mise en page : Word, Excel, PowerPoint, Outlook ;
- Avoir un esprit d’initiative, d’organisation et être dynamique ;
- Etre francophone ;
- Maîtriser le néerlandais (bilingue est un atout);
- Savoir travailler en équipe tout en faisant preuve d’autonomie dans son travail ;
- Etre sensible aux enjeux de la solidarité internationale ;
- Adhérer aux valeurs et à la vision de l’ONG ;
- Disposer à travailler occasionnellement le soir et le week-end.
Nous offrons :
- Un contrat à durée indéterminée à 0.5 ETP (poste ACS), complété par un 0.3 ETP (fonds propres) (18h45 + 11h15 semaine) à partir du 1er avril 2021 au plus tard ;
- Des chèques repas d’une valeur de 7€;
- Barèmes de la Fonction Publique Bruxelloise B101 (1911.152€ brut / mois pour un 0.8 ETP)
Toute personne intéressée est invitée à envoyer pour le 15 mars 2021 une lettre de motivation et un curriculum vitae :
- Par mail : à Alexandra NOËL : anoel@solsoc.be
Description
Solsoc recrute pour son siège à Bruxelles un·e chargé·e de secrétariat, CDI, 0.5 ETP (18h45 / semaine, ACS bruxellois convention ACS 70347 poste 9), qui sera complété par un 0.3 ETP, sur fonds propres, pour l’appui au service financier.
Solsoc est une organisation non gouvernementale (ONG) de coopération au développement qui avec d’autres acteurs de changement social lutte contre les inégalités et l’exclusion au Nord et au Sud http://www.solsoc.be/
Description de la fonction :
Le·la chargé·e du secrétariat assure ses fonctions sous la coordination du·de la chargé·e de la gestion des Ressources humaines, et sous la supervision et la responsabilité du·de la Directeur·rice.
Il·elle assure de manière autonome des tâches multiples et est en charge du secrétariat général de l’ONG. Il·elle travaille, entre autres, en collaboration avec le·la chargé·e de l’appui administratif et technique ainsi qu’avec le.la chargé·e de la gestion financière et comptable et le·la chargé·e du suivi budgétaire des programmes.
Tâches :
Services généraux
- Assurer le secrétariat général du service administratif :
- Suivi des agendas de l’équipe
- Démarches administratives
- Gestion du planning des salles de réunion
- Assurer l’encodage de la base de données
- Gestion de la boite Email de Solsoc
- Gestion du courrier postal et électronique entrant et sortant (réception, encodage, distribution, signataire, envoi) ;
- Gestion de la centrale téléphonique
- Coordination de la préparation d’évènements, d’ateliers, de réunion et de missions (réservation salle, hôtel, avion…) en collaboration avec le·la chargé·e de l’appui administratif et technique, du responsable budget et du demandeur
- Gestion de la traduction de documents
- Assurer le secrétariat de la Direction ;
- Appuyer à l’élaboration et la relecture de documents divers avant publication ;
- Assurer la mise en page de certains documents et rapports (Lay-out) ;
Appui financier
- Révision des pièces justificatives
- Consolidation des rapports financiers
- Préparation à l’encodage des factures
Participer aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation
- Participer (proposer et préparer des contenus, piloter, …) aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation ainsi qu’aux réunions d’équipe nécessaires à la gestion du programme.
- Appuyer à la rédaction des Procès-verbaux de réunions et des instances ;
Développer de manière continue son expertise
- Participer activement, le cas échéant, aux formations nécessaires à la fonction
S’intégrer dans une équipe et contribuer à son bon fonctionnement
- Participer à des activités de visibilité et de récolte de fonds ;
- Participer à la communication de l’ONG ;
- Participer aux activités de « Bien-être » de l’ONG (Team building).