Belgium

REQUIREMENTS / EXPECTATIONS OF THE ROLE

• Proven experience working in an administrative role.
• Proven experience of administering financial processes with donor-based financial experience desirable.
• At least part qualified accounting qualification preferred.
• Excellent organisational skills, with experience gathering, analysing and presenting accurate information.
• Strong computer literacy with an emphasis on using spreadsheets.
• Ability to multi-task and work well within a culturally diverse team.
• Be motivated, keen to learn and able to work on own initiative when required.

Strong fluency in at least one local language and written and oral English required, other main EU languages desirable.

 

To apply : https://hrms.iucn.org/iresy/index.cfm?event=vac.show&vacId=6682

 

 

ORGANISATIONAL BACKGROUND

TRAFFIC is the leading non-governmental organization working globally on trade in wild animals and plants in the context of both biodiversity conservation and sustainable development. 

TRAFFIC International is a charity and limited company registered in the UK.   TRAFFIC’s head office, based in Cambridge UK, provides worldwide leadership, coordination, cross-regional and corporate functions.  TRAFFIC’s local engagement is managed through programme offices operating under the auspices of the UK charity, with staff based in a hub office and at other strategic locations where necessary.

TRAFFIC is in the process of establishing a European programme office in Brussels, Belgium and is seeking an experienced F&A officer to work on a 50% FTE basis as part of the initial team. 

 

CHARACTERISTIC DUTIES

This position will provide administrative support on finance and office administration, to ensure day-to-day operational issues are processed in accordance with Belgian legislation and TRAFFIC policies and procedures.

Reports to : Programme Office Director - Europe

Traffic grade : TS3

Present incombent : vacant

 

SPECIFIC DUTIES

Finance Support Duties:

• Day-to-day finance and accounting management including cash calls, invoicing, payments, banking, control of the use of petty cash, and authorisations and processing period-end journals.
• Inputs financial information onto Sage 300 platform.
• Reviews and reconciles bank and control accounts on a monthly basis.
• Supports the preparation and update of the Europe Core budget including the ‘ABC list’.
• Liaises closely with the Project Support Unit and Project Managers in the management of project finances; preparation and monitoring of cash-flow; and in the preparation of cash calls.
• Maintains project accounts and ensures that accurate financial information is available as needed.
• Assist external payroll provider in preparing monthly salaries and other ancillary wage costs.
• Support quarterly financial reporting to headquarters.
• Work with local external accountants to complete Belgian statutory reporting requirements.
• Assisting with preparation of audit files for UK and Belgian audits.

Office Administration Duties:

• Maintains working relationships with local service providers.
• Monitors and responds to general enquiries to the office.
• Liaises with the Global office on staffing matters to ensure documentation is accurate and up to date.
• Responsible for managing the office supply budget; stock monitoring and ordering of office supplies including stationery.
• Coordinates and processes post or courier deliveries relevant to the office.
• Travel arrangements both local and international including booking flights, hotels, visa applications and airport transfers for TRAFFIC Europe staff.
• Supports the Director with administration required in the running of the office.
• Supports other staff in the office with administrative duties.
• Any other administrative duties as seen fit.

PREREQUIS

• Vous êtes titulaire d’un diplôme supérieur ou universitaire à orientation comptable, économique ou financière
• Vous connaissez la législation fiscale et sociale
• Vous démontrez une expérience professionnelle réussie d’au moins 5 ans en comptabilité
• Vous justifiez d’une expérience significative en People Management
• Vous témoignez d’un intérêt prononcé pour les ONGs
• Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), analytique, proactif(ve), autonome et fiable
• Vous faites montre d’un bon relationnel et vous êtes orienté solutions
• Vous communiquez aisément en Français - en Néerlandais et Anglais

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.

CONTEXTE

La mission du Département des Finances est d'assurer une utilisation efficace des ressources dans la poursuite des objectifs de l'Organisation. Il joue un rôle clé en matière de responsabilité, de contrôle et de transparence.

Au sein de ce département, le secteur Comptabilité assure le suivi de la comptabilité de toutes les transactions financières du siège de Bruxelles.

RESPONSABILITES

• Management de l’équipe comptabilité tiers (former, fédérer, développer l’esprit d’équipe, introduire des dynamiques communes positives, évaluer et donner du feedback) ;
• Suivi et contrôle des opérations comptables et financières liées à l’activité de l’ONG
• Application des mécanismes de la TVA et réalisation des déclarations TVA 
• Application des mécanismes fiscaux, réalisation des déclarations fiscales et fiches fiscales 
• Contrôle de trésorerie, flux financier et cash-flow
• Suivi et vérification de la facturation et contrôle des rappels 
• Rapport de contrôle sur l’encodage des extraits bancaires et création de statistiques 
• Participation à la digitalisation des process et à la migration vers un nouveau système comptable
• Implémentation et gestion de l’amélioration continue 
• Implémentation de mécanismes d’audit et de contrôle 
• Etablissement des comptes annuels et leurs annexes 
• Reporting au Head of accounting

Essential requirements:

• Strong commitment to, and passion to match, the values, vision and mission of Friends of the Earth Europe;
• A minimum of three to five years’ experience in working with an NGO, preferably at EU or international level including advocacy work and campaigning on energy and/or climate issues. Experience of campaigning on gas or energy poverty is an advantage;
• Experience in managing campaigns including the various responsibilities involved (such as fundraising and reporting, research, planning, lobbying, or communications);
• Experience in dealing with stakeholders from different backgrounds: such as decision-makers, NGOs, grassroots groups, FoEE member groups, activists, lobbyists, researchers, media, etc.;
• Experience in project management or event coordination including proven ability to effectively adjust plans to rapidly changing circumstances;
• Good understanding of energy and/or climate issues;
• Excellent oral and written communication skills in English. Knowledge of other European working languages is a distinct advantage.;
• Ability to work both independently and as part of a team;
• Motivation to exchange with and learn from colleagues;
• Ability to think out of the box and find new creative ways to campaign;
• Ability to attend evening/weekend meetings and undertake travel, mainly within Europe.

Friends of the Earth Europe is seeking a Climate Justice and Energy Campaigner

This is a temporary contract with 80% working time (four days a week) until 31st May 2022.

Deadline: Monday June 28th 2021 (Start date: ideally 1st September)

Based in the Friends of the Earth Europe office, Brussels.

Are you passionate about climate justice and have a flair for smart, strategic campaigning?
Do you want to be part of a talented team campaigning for a socially fair energy transition with Friends of the Earth in Brussels? Then this job is for you!

We are looking for a passionate campaigner who will work in our climate justice team. If successful, you will support FoE Europe’s campaigns on climate and energy working on topics such as, gas, energy poverty and community energy across Europe. Working alongside other members of our climate justice team, this post will help promote real solutions and tackle the fossil fuel industry grip on our energy system. This role will have a particular focus on movement building support, and event coordination ensuring our campaigns mobilise activists for climate justice at grassroot and EU level.

Friends of the Earth Europe campaigns at the heart of Europe for sustainable and just societies and for the protection of the environment. We are the largest grassroots environmental network in Europe, uniting 32 national organisations with thousands of local groups, as part of Friends of the Earth International. Our vision is of a peaceful and sustainable world, founded on social, economic, racial, gender and environmental justice and free from all forms of domination and exploitation.

We campaign with FoE Europe member groups, both inside and outside the EU and work closely with allies in Brussels and at the national level.

***

Key responsibilities:

• Support the development of FoEE’s work on energy poverty, gas and community energy;
• Event management and coordination, such as our Right to Energy Forum;
• Coalition and alliance development;
• Produce press releases and diverse online (social media) and offline communication materials like briefings, reports, studies, blog articles, infographics, videos, and op-eds, in close cooperation with communications colleagues;
• Develop and implement the FoEE ‘fossil free campaign’ activities, e.g. stunts, petitions etc, in close cooperation with other members of the climate justice and energy team;
• Support and strengthen the European climate movement against fossil fuels and in favour of sustainable solutions such as community energy and a just energy transition, including supporting FoEE member groups in the preparation of campaigns;
• Coordinate activities and strategies with key allies;
• Use social media effectively and creatively;
• Represent FoEE externally, including to the media and at external events;
• Carry out and deliver on annual planning, budgeting and fundraising;
• Report to and advise the coordinator of the Climate Justice and Energy team on the campaign;
• Contribute to development of strategy and tactics of the Climate Justice and Energy programme.

The campaigner will report to and be task managed by the coordinator of the Climate Justice and Energy team.

We offer:

This position is offered for 4 days a week. We offer a salary between Euro 2.321 and 2.886 gross per month, depending on experience.

FoE Europe offers an attractive benefits package, including a 13th month salary, lunch vouchers, an additional 5 days of holidays per year, pension scheme, hospitalisation and comprehensive travel insurance. We also offer full coverage of train travel in case of commuting within Belgium. FoE Europe offers a motivating working environment in an international NGO and office located in an environmentally-friendly NGO building. We offer the position for 10 months.

Conditions are according to Belgian legislation; hence the position is open solely to persons with the right to live and work in the EU.  

Friends of the Earth Europe actively welcomes candidates of all descriptions, regardless of age, sexual orientation, marital status, wealth, religious, philosophical or political beliefs, language, present or future state of health, disability, physical or genetic characteristics, gender, pregnancy, parental status, change of sex, nationality, race, skin colour, ancestry, nationality, descent, national or ethnic or social origin. FoE Europe strives to make our office as diverse as possible.

Currently, the position can be done remotely, but when Covid-19 measures ease it is assumed you will join us in Brussels in the FoEE office.

***

To apply:

Send your motivation letter (maximum 2 pages), and CV summarising your experience – education, employment, activism, volunteering, relevant lived experience, etc (maximum 3 pages, no photos please) by midnight June 28th 2021 at the latest to: energyjob@foeeurope.org

Interviews are scheduled for the week of July 5th 2021. FoEE will store your application and all corresponding data for a period of 6 months after the job advert closes. If you would like us to keep your CV and application letter on file, please indicate this in your email.

Only candidates selected for the test and interviews will be contacted – thank you for your understanding.

Master avec de l'expérience pertinente

2 Legal and Compliance Partners (h/f/x) – Bruxelles

 

 

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1.500 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

 

Description de fonction

 

Depuis la création de notre Agence, Enabel s’est vu confier un mandat légal toujours plus étendu lui permettant de conclure toutes sortes de contrats ainsi que divers partenariats. Outre l’attribution de marchés publics, Enabel peut également conclure des conventions de subsides, des conventions avec d’autres tiers, des accords de coopération public-public, etc. pour le compte de divers projets. Cet arsenal de différentes possibilités pourrait être élargi à l’avenir avec d’autres formes de financement et/ou de prêts plus innovants, assorties à chaque fois des modèles de partenariat connexes. Pour mener tout cela à bien, Enabel recherche 2 Legal & Compliance Partners.

 

En tant que Legal and Compliance Partner, vous êtes en charge des tâches suivantes :

• vous assurez un cadre réglementaire juridiquement correct pour les partenariats en tous genres au sein de l’organisation, et ce, pour des projets basés tant au siège que dans les pays dans lesquels Enabel les met en œuvre ;
• vous contribuez à la mise en œuvre et au suivi de ce cadre, afin de garantir à tout moment le bon déroulement des processus tels que, notamment, les subsides, les accords de coopération public-public, tout autre type de contrat et de processus à développer (transferts en espèces conditionnés et instruments de financement innovants) au sein d’Enabel ;
• vous assurez personnellement la gestion des dossiers à risque ; 
• vous assumez la responsabilité de conseiller correctement les clients et clientes sur toutes les questions juridiques, à l’exception de celles concernant les ressources humaines ;
• vous contribuez à accompagner les négociations juridiques avec des donateurs internationaux tels que l’UE, les agences européennes de développement et les agences des Nations Unies ;
• vous siégez dans des réseaux avec des juristes d’autres organisations ;
• vous assurez le suivi de la conformité de l’organisation avec le cadre réglementaire ;
• vous veillez à vous tenir toujours informé·e des évolutions et des développements dans toute branche du droit jouant un rôle dans la conclusion et l’exécution de divers contrats par Enabel en tant qu’organisme administratif public.

 

Votre profil

 

Niveau d’étude requis

• Master en droit ;
• Spécialisation en droit des contrats ; la connaissance du droit administratif ou international est un atout. 

 

Expérience exigée

• 5 ans d’expérience en gestion active de contrats et en conseil juridique ;
• toute expérience internationale, dans le secteur du développement international et en dehors de votre pays, constitue un atout ;
• une expérience dans le développement et la mise en œuvre de projets d’amélioration constitue également un atout.

Connaissances et aptitudes exigées

• Vous êtes passionné·e par le droit et enthousiaste ;
• connaissance approfondie des derniers développements dans le domaine du droit général des contrats et des obligations, du droit public y compris du droit des marchés publics, des subsides... ;
• connaissance des procédures et des principes de base administratifs ainsi que des techniques contractuelles ;
• connaissance des systèmes et outils modernes d’appui à la gestion des contrats et partenariats ;

• la connaissance du droit de différents pays est également un atout ;

• vous avez une grande aptitude à résoudre les problèmes et adoptez une approche axée sur les solutions ;
• vous possédez de solides aptitudes écrites et verbales pour formuler des avis ;
• vous aimez prendre l’initiative et faites preuve de proactivité ;
• vous aimez travailler en équipe, mais êtes aussi en mesure de gérer des choses de façon autonome ;
• vous faites preuve de flexibilité et êtes capable de travailler dans un environnement changeant ;

• vous parlez et écrivez couramment en français et en néerlandais. De bonnes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais sont de même requises.

Nous demandons également de respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel).

 

Nous vous offrons

 

• Une fonction passionnante au sein d’une organisation en constante évolution, réputée pour sa qualité de mise en œuvre de projets de développement et attentive à ses collaborateurs et collaboratrices.
• Un contrat basé à Bruxelles.

Nous recrutons pour 2 contrats :

• • un contrat à durée indéterminée ;
  • un contrat à durée déterminée de 24 mois.

• Un package salarial comprenant un salaire mensuel brut valorisant l’expérience et correspondant à nos barèmes (classe 6), ainsi que des chèques repas, une assurance hospitalisation/soins de santé, une assurance de groupe, une ETHIAS-Assistance 24 h/24, un 13e mois, un double pécule de vacances et le remboursement à 100 % des frais de transports en commun.

Cette publication peut donner lieu à la constitution d’une réserve de recrutement pour une durée de trois ans pour toute fonction similaire.

 

Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.

 

Intéressé·e ?

 

Postulez, au plus tard le 14/07/21 via le lien jobs.enabel.be et joignez votre CV actualisé ainsi qu’une lettre de motivation.

 

Seules les candidatures introduites via le lien précité seront prises en considération.