Belgium

• Vous avez une forte affinité avec les valeurs et la mission d'Oxfam Belgique.
• Vous êtes titulaire d'un baccalauréat ou d'une expérience équivalente en rapport avec le poste.
• Vous avez au moins un an d'expérience dans un poste similaire.
• Vous avez de l'expérience dans l'analyse des besoins de formations et l'organisation de formations.
• Vous avez de fortes capacités de communication, d'empathie et d'écoute.
• Vous avez d'excellentes compétences en communication orale et écrite en néerlandais et en français.
• Vous êtes proactif et créatif dans la recherche de solutions.
• Votre travail est précis, méthodique, axé sur les résultats et professionnel.
• Vous avez de bonnes capacités d'analyse et une vision stratégique.

Contrat de remplacement à temps plein (jusqu'à fin novembre 2021) – Bruxelles

Oxfam est une organisation mondiale de développement qui unit le pouvoir des gens contre la pauvreté et les inégalités.

En collaboration avec des organisations partenaires, nous travaillons à créer un changement durable qui permet aux communautés vulnérables de prendre leur destin en main. Oxfam Belgique travaille par le biais d'une combinaison d'aide humanitaire, de projets de développement et de campagnes visant à influencer les politiques et à sensibiliser le public. Avec un réseau d'environ 250 magasins, Oxfam Belgique s'engage pour un commerce équitable et durable et soutient l'économie circulaire et sociale en Belgique.

Vous souhaitez contribuer au développement des employés au sein de notre organisation ? Alors ce poste est pour vous ! Pour le département des RH, Oxfam recherche un responsable des RH à l'esprit pratique Talents.

 

En quoi consiste la fonction ?

En tant que responsable RH Talents, vous apporterez votre soutien à l'ensemble de l'équipe RH, composée de 9 collègues, mais en particulier à l'équipe Talents, qui est responsable de la formation et du recrutement.

 

Vos responsabilités

Pour la section formation et développement :

• Vous assurez l'organisation et la planification de la formation du personnel au sein d'Oxfam en fonction des besoins individuels et collectifs pour l'année 2021 et 2022.
• Vous effectuez des recherches sur les besoins de développement après le recrutement et identifiez les possibilités de développement personnel au cours de la carrière du personnel au sein d'Oxfam.

Pour la section de recrutement :

• Vous préparez et publiez les offres d'emploi sur les plateformes ad hoc.
• Vous participez au processus de sélection.
• Vous organisez les entretiens et les tests nécessaires.
• Vous communiquez avec les candidat.e.s.
• Vous fournissez des propositions de contrat aux candidats sélectionnés.
• Vous contribuez au processus d'onboarding.
• Vous apportez votre soutien à divers projets RH.

 

Oxfam vous propose :

• Un contrat de remplacement à temps plein et à durée déterminée (38h) (jusqu'à fin novembre 2021, renouvelable).
• Un salaire brut mensuel aligné sur le secteur des ONG de minimum 2.282,89 euros et de maximum 3.800,79 euros (pour 30 ans d'expérience utile).
• En plus de cela : remboursement des transports publics (trajets domicile-travail), 13ème mois, chèques-repas, assurance de groupe, congés extra-légaux, horaires flexibles, possibilité de travail structurel à domicile jusqu'à 50% et soutien à la formation.
• L'opportunité de faire partie d'une organisation mondiale de premier plan dans le domaine de la coopération au développement et de jouer un rôle dans des changements majeurs et inspirants dans le monde. Vous ferez partie d'une équipe motivée qui se sent concernée par la mission.
• Un travail stimulant et fascinant, pour lequel nous apportons une grande importance à un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

 

Pour postuler

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à OBE.jobs@oxfam.org au plus tard le 25 juillet 2021, en précisant "Nom Prénom + HR officer Talents + aco".

Chez Oxfam, nous considérons l'égalité des chances comme une évidence. Nous vous sélectionnons sur la base de vos qualités et de vos compétences, indépendamment de votre âge, de votre origine, de votre sexe ou de votre identité sexuelle.

Nous nous engageons à protéger chaque être humain et à promouvoir son bien-être. Nous attendons de tout notre personnel et de nos bénévoles qu'ils partagent cet engagement et nos valeurs et qu'ils suivent notre code de conduite (plus d'informations : http://oxfam.be).

Profil recherché

La.le candidat.e idéal.e a/est

• Une formation supérieure de préférence en économie, finances, comptabilité ou gestion (de niveau Master)
• Une expérience professionnelle pertinente de minimum 5 ans dans une fonction de contrôle de gestion
• A une expérience en gestion de projets internationaux (Atout)
• A une expérience sur le terrain et/ou en ONG/Coopération (Atout)
• A une expérience d’appui avec des partenaires locaux et en gestion d'équipe (Atout)

Autres compétences souhaitées pour la fonction

• A une très bonne connaissance et pratique de la comptabilité en partie double /de logiciels comptables tel que Bob50
• A la maîtrise du pack Office
• Dispose d’une réelle capacité d’écoute et de bonnes qualités relationnelles
• Fait preuve de qualités d’analyse et d’un esprit de synthèse, d’autonomie dans son travail et de résistance au stress.
• Prend des initiatives, possède le sens des responsabilités, pédagogue et rigoureux.se

Nous offrons 

• Un contrat à durée indéterminée.
• Un salaire mensuel brut selon l'échelle des salaires de l’organisation, en tenant compte des expériences antérieures pertinentes.
• Des nombreux avantages extra-légaux
• L'opportunité de travailler pour une ONG de premier plan spécialisée dans le développement de projets visant à promouvoir et à soutenir l'accès à la justice, la réalisation des droits de l'homme et l'État de droit.
• L'opportunité de jouer un rôle dans des changements majeurs et inspirants. Vous ferez partie d'une équipe motivée et passionnée qui s'engage dans sa mission.
• Un environnement de travail stimulant et passionnant au sein d'une organisation qui accorde une grande attention à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Enfin, ASF est fermement engagée dans la lutte contre toutes formes d’abus et de non-respect des droits. A cette fin, ASF a mis en place une politique Intégrité (Code d’éthique, politique de lutte contre la fraude et les abus, etc.) que tout employé doit signer et respecter dès son entrée en fonction.

Contexte et objectifs du poste

En tant que chargé.e d’appui aux opérations vous vous assurerez de la bonne gestion administrative, financière, logistique, sécuritaire et de projet des pays étant sous votre supervision. Vous êtes l’interlocuteur.rice privilégié.e des équipes de terrain pour toutes les questions relatives à ces domaines de gestion.

La fonction est sous la responsabilité du Responsable de la gestion des opérations à Bruxelles.

Fonction général Missions

La/le chargée d’appui aux finances et opérations a une mission d’appui et de conseil dans la réalisation des opérations de l’organisation.

Le/la chargée d’appui aux finances et opérations supervise la bonne gestion opératoire des missions sous sa responsabilité. A cette fin, il/elle supervise :

-        la bonne application des procédures ASF, en particulier comptables et achats

-        la bonne exécution des budgets supports et programmes

-        la mise à jour des plans de sécurité

De plus, il/elle appuie au développement de nouveaux programmes/contextes géographique.

Elle/il veille au développement et à la bonne utilisation des ressources ainsi qu’à la mise en œuvre des processus intervenant dans les différents domaines de gestion des opérations.

Elle/il veille à la qualité des informations véhiculées au sein de l’organisation en vue d’optimiser les décisions de gestion et d’améliorer en continu le niveau d’apprentissage interne et de redevabilité envers les bénéficiaires, les bailleurs de fonds et les partenaires et de l’organisation.

Responsabilités et tâches

Dans le modèle organisationnel d’ASF, basé sur le travail collaboratif, toute fonction contient des tâches « récurrentes » et d’autres exercées en « mode projet ».

Dans le cadre de ses tâches récurrentes, l’exercice de la responsabilité s’entend de la manière suivante :

-        Etre garant de la qualité des processus développés dans sa fonction et du bon déroulement de ceux-ci (responsabilité individuelle).

-        La responsabilité de l’atteinte des objectifs et des résultats nécessite l’intervention d’autres personnes et fonctions, et est une responsabilité collective, exercée au niveau de la coordination générale.

Les tâches récurrentes sont les suivantes :

1.       Aspects de gestion des Bureaux Pays

Finances/Comptabilité

En collaboration avec les équipes terrain, elle/il vérifie les comptabilités pays sur base trimestrielle et établit un rapport de gestion à l’attention du Responsable des Opérations et des Finances à Bruxelles.

Elle/Il appuie l’AFL dans le processus de clôture annuel et s’assure du bon déroulement de la clôture pour les Pays dont elle/il est responsable.

Elle/il apporte son soutien aux équipes AFL et directeurs pays dans l’élaboration de la stratégie financière et dans le suivi de la bonne couverture budgétaire de la mission (y compris dans l’existence de plans des cofinancements).

Dans le but de minimiser les risques de pertes, notamment pour change, elle/il vérifie les trésoreries en optimisant sur les transferts internationaux.

Elle/il se réunit régulièrement avec le DRP et le responsable AFL pour analyser les risques financiers et proposer les éventuelles solutions/alternatives. Elle/Il suit la mise en place des recommandations des auditeurs dans tous les Bureaux Pays.

Administration et logistique

Lors des ouvertures et fermeture des bureaux ASF, elle/il appuie l’équipe sur toutes les aspects administratifs (enregistrement, agrément pays, conventions et contrats fournisseurs).

Il/Elle est en charge de l’aspect logistique des missions des consultants et de ILN dans les bureaux locaux.

Il/Elle est en charge de la publication des annonces de consultants.

Occasionnellement, elle/ il participe à certains comités de sélection d’achats de biens et services (en fonction des montants) et appuie la bonne tenue des inventaires pays.

Il/Elle participe ponctuellement aux recrutements des CAFL/GAFL dans les pays, et appuie les Directeurs pays lors des fins de contrat et phases de restructuration.

Il/Elle est en charge de la formation des nouveaux AFL recrutés dans les bureaux pays.

Gestion d’équipe et ressources humaines

En étroite collaboration avec le/la Responsable Ressources Humaines et le/la Directeur.ice Pays, participe au recrutement des équipes managériales des département supports de ses missions.

Il/Elle appuis, en étroite collaboration avec le/la Responsable RH, les processus RH induits (briefings/débriefing, formation/intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication) de manière à garantir la taille et l’adéquation des connaissances requises et l’amélioration des capacités du personnel.

Il/Elle assure la responsabilité technique mais non hiérarchique (sous la supervision du/de la Directeur.ice Pays) de la gestion, de la supervision et du perfectionnement de l’équipe des finances, ce qui implique de la diriger, de la former, de la motiver et de veiller à ses capacités ainsi que de détecter les conflits potentiels et de leur trouver une solution si nécessaire.

Il/Elle organise des réunions de travail régulières avec ses équipes et les équipes projets et effectue les évaluations des employés sous sa responsabilité directe.

Sécurité

Il/Elle transmet la méthodologie et les outils d’ASF pour le développement de plan sécurité et accompagne les bureaux pays dans cette élaboration. Elle/il peut contribuer à la bonne mise en place des règles de sécurité prévues dans les pays et appuie les équipes pays dans leurs analyses contextuelles et de risque. Elle/il soutient les pays dans la mise œuvre de leurs plans de contingence.

2.       Appui dans le cycle de gestion de projets

Elle/il appuie ou réalise (selon les besoins) les équipes pays lors de l’élaboration et la gestion des projets, notamment dans le respect et la conformité aux règles des bailleurs de fonds et règles internes à ASF, dans l’élaboration des budgets et avenants, élaboration et tenue des dossiers administratifs, respects des planifications.

Elle/il apporte son soutien aux équipes terrain sur les aspects de redevabilité contractuelle vis-à-vis des bailleurs de fonds (appui à la rédaction des rapports financiers en conformité avec les narratifs, soutien lors des audits et évaluations externes…). Elle / Il valide les rapports financiers.

Elle/il conseille et renforce le staff des Bureaux en matière de méthodologies / outils de gestion de projet, et les forme selon les besoins (en leur apprenant à les utiliser). Elle/Il appuie l’approche “value for money” des actions de l’organisation au niveau de la transformation des inputs en outputs.

Elle/il s’assure que les leçons apprises dans la gestion de projets et contrats soient diffusés au sein de l’organisation et au besoin intégrées dans les documents de référence.

Au niveau des partenaires, Il/Elle est en appui lors de la création et du faire-vivre des conventions de partenariat en veillant au respect des procédures bailleurs / ASF. Il / Elle valide les conventions partenariales sur les aspects de gestion.

Position de la fonction

Le/la chargée d’appui aux finances et opérations travaille sous la supervision hiérarchique du Responsable des Opérations et des Finances à Bruxelles. A ce titre, il/elle fait partie de l’équipe globale des opérations.

REQUIREMENTS

• Academic degree in Archives and Records Management or Information and Communication Sciences & Technologies
• Proven experiences in archives and records management
• Proven knowledge in archives and records management including: archiving tools, conservation policies, data protection policies, digitization, database management, information retrieval, etc
• Field experience with MSF and/or other INGO is an asset
• Proven experience in remote community management including written and oral communications skills are an asset.
• Project and Change management experience is an asset
• Proven pedagogical skills are an asset
• Organized and methodical
• Knowing how to work as a team but also autonomously
• Willingness to work in field conditions
• Bilingual French and English

CONDITIONS

• Expected starting date: 15/10/2021
• Contract type: Fixed-term contract (CDD) - 6 months - full time
• Location: based in Brussels with regular visits to the field
• Salary according to MSF-OCB Field grid
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 08/08/2021

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to caroline.maes@brussels.msf.org and mention “Records Management MIO” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Records Management Mobile Implementation Officer (MIO) (m/f/x)

 

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

CONTEXT

Within the framework of the MSF Operational Centre Brussels (OCB) Knowledge Management project and in compliance to the General Data Protection Regulations (GDPR), OCB is having the position of Mobile Implementation Officer (MIO) records management.

S/he contributes to the management of both paper and electronic records, with a main focus on documents produced by the medical, operational and human resources departments of OCB, and mostly concentrated on the document management in the field missions and projects. Together with the Documentalist in Brussels, s/he acts as a subject matter expert proactively sharing their knowledge through mentoring. Together with the focal person of the knowledge management and data protection of the relevant departments, s/he will support and produce training and reference documents. S/he will be part of the medical department knowledge management circle and the overall GDPR circle.

Additionally, s/he will collaborate closely with the legal unit, Information Communication Technologies (ICT) unit and the Learning and Development unit.

Hierarchical responsible: HQ Documentalist: Medical Department, with functional collaboration across all departments.

Her/His status of Mobile Implementation Officer implies a high-level field mobility and flexibility with 50 to 70% of the time in field visits.

RESPONSIBILITIES

Support field project/mission’s complete lifecycle – including field visit

• Lead the implementation in the field of policies and guidelines on records management, retention and disposition in compliance with relevant legislation.
• On-site, advice and support field staff in the general management of records – both paper and electronic – during their entire lifecycle from creation in the field to repatriation to HQ, with as a particular focus personal data, legal documents and other sensitive records.
• For running projects, identify together with the coordination (mission -projects) focal persons on record management and ensure their training and mentoring striving for maximum autonomy within a given framework, including on compliance and document management awareness
• For closing projects when staff resources are unavailable on-site, the records manager should be capable to handle autonomously.
• Act as a technical referent and make recommendations for:

o every record to be well located, rapidly and fully accessible, and available for future audit, discovery and capitalization

o ensuring that only records that are necessary to conduct activities are retained, and not longer than required by reviewing and aligning retention schedules

o special protective measures to be put in place in regards to vital records essential to protecting rights, confidentiality, ensuring privacy and pursuing trust of the personnel patients and communities and third parties.

• Collect, centralize and report records management and compliance issues and initiatives.
• Support the HQ Bookshop Manager in updating the ‘field operational library’ (‘Bibop’) in each field project.
• Define the needs, and requirements for a Community of Practice for field staff on the subject of document life cycle matters and implement if/after validation

Support the document life cycle - both paper and electronic records - at Headquarters’ level.

• Receive, centralize, organize and store paper and electronic records in Brussels with support of Facilities and ICT units.
• Advise on records management, on confidentiality matters and on compliance with relevant legislation and regulations.
• Support the documentalist in answering punctual records retrieving requests for information stored in MSF-OCB HQ records centers and electronic repositories.
• Support audits and evaluation processes (e.g. ECHO audit).
• Support Ad Hoc requests for filing exceptional projects/initiatives (e.g. Ebola task force)
• Advice the facilities and ICT units regarding the implementation of optimal conditions of preservation of both paper and electronic records at both field and HQ level.

Support the review and the implementation of OCB policies and guidelines on knowledge management, archiving and data compliance.

• Participate to the knowledge management circle (particularly on the subjects of processes and field implementation).
• Contribute to the review of the retention schedule policy.
• Lead the review of archiving guidelines in field missions and headquarters.
• Create tools such as good practices, communication material, training material, etc. related to document life cycle matters, knowledge management and data protection and conduct orientation and training for staff to enhance compliance and awareness.
• Participate to the development of data protection guidelines.
• Conceive, develop, pilot and deploy a record management system for specific data in coordination with knowledge management initiatives.

Subject Matter Expert

• Pro-actively play a focal point position around archives and record management issues and initiatives at Field and HQ level.
• Provide her/his expertise to decision makers and key stakeholders, including various working groups such as the Knowledge Information Team.
• Advise on complex legal and regulatory issues often including data sharing and document confidentiality.
• Support a cultural change towards archives and records management awareness in close collaboration with the Knowledge & Change Manager.
• Support headquarters’ projects involving archives and records management.

 

 

Education and skills requirements:

Education:

• Bachelor’s degree in international development, conflict resolution, project management or related field

Experience:

• Minimum 7 years’ experience; includes 1 - 2 years’ experience with Search systems, processes, and culture

Knowledge, Skills, Abilities:

• Initiates brainstorming or problem-solving meetings. With time in job, develops skills for analyzing and communicating program successes and failures; reports lessons learned to the team and other members.
• Represents Search at local and international events and meetings for professional organizations, vendors, partners, and funders. Develops skills to independently initiate and maintain relations with vendors, partners, and funders. Articulates Search program/project goals and objectives within Search and to external audiences.
• Demonstrates appreciation for diversity of thought. Builds cross-functional relationships with other functional departments.
• Demonstrates ability to be adaptable and willing to confront and change own ideas and preconceptions with the resiliency and flexibility to make changes based on hearing a diversity of thoughts.
• Drafts team documents, briefing materials, and presentations. Articulates program/project objectives and how they fit into a team’s goals and/or Search’s mission and adapts to the communications setting.
• Applies standards, identifies areas for standardization, and coordinates across functions from a multicultural perspective that reflects consideration of other cultures, other viewpoints, and other ways of doing things.
• Is aware of one’s self, one’s environment, and other people, assesses situations, and proposes solutions from an ethical perspective.
• Recognizes the options available for solving problems, conducts analyses, and calculates metrics and other technical tools to support informed decision making.
• Conducts Quality Control of team documents, briefing materials, presentations, and systems data. Carefully reviews and checks the accuracy of information in work reports, management information systems, or with other individuals and groups. Checks the accuracy of one’s own and others’ work. Proactively informs management of potential risks and concerns; suggests resolutions.
• Independently prioritizes time to reach deadlines and reaches end results of assignments with ability to accomplish multiple steps with limited to no supervision.
• Ability to travel internationally at least 20%.

Applications conditions (as detailed as in Lever and as you want it!):  Email: https://jobs.lever.co/sfcg/d1c88b3f-e559-4968-b672-6b1e82a873c6

Duration: 12 months (renewable)

Compensation (for Brussels-based candidates):

Salary starting at 3.200 EUR gross per month for full-time equivalent depending on experience plus benefits:  meal vouchers, life and hospitalization insurance, transport allocation;  22 days of annual leave plus end-of-year office closure, holiday allowance.

Candidates must be eligible to work in Belgium.

Location: The position could be based in Brussels, Jakarta, Yangon or Colombo.

Deadline: 11 July 2021

Description of job:

Position Summary:

Responsible in coordinating and implementing country office programs, develop capacity among affiliate partners in program implementation, management, evaluation and promote networking with program stakeholders.

Department: Programs

Team: Asia

Responsibilities:

• Collaborates with country program managers and partners in the preparation of timely and quality project reports for donors in compliance with donor and internal Search requirements.
• Ensures and supports the effective tracking and forecasting of project expenditures by the project team through BVA meetings, in line with the approved budget and work plan for both Search and partners.
• Ensures that costed work plans are regularly updated and utilized. Proactively supports needs for no-cost extensions, budget realignments, or other budgetary changes.
• Facilitates or supports grants start up, reviews, and closure meetings and follows up on action points.
• Participates in reflection sessions and discussions on adaptation. Facilitates support for technical assistance where appropriate. Ensures lessons learnt are well documented and disseminated for better program implementation in future, in line with best practice in reflective practice and adaptive management.
• Coordinates the Programs team as well as country communication teams in highlighting and documenting success stories.
• When necessary, travels internationally to support complex and/or high risk project start ups and close out processes.
• Participates in design calls and provides proposal review and budget review for strategic proposals when called upon.
• Ensures project budgets are adequately coded and uploaded to the accounting system. Disseminates information on the coded budgets to other program staff.
• Develops sub-award contracts and ensures all required documents and processes are completed to facilitate final sign off.
• Supports the Programs Manager in capacity assessment of country offices and collaborates with the Programs Manager and other managers in capacity development by tailoring appropriate training for various country offices.
• Conducts on-boarding of new program staff and familiarizes them with the donor and internal rules as regulations on grants management.