Etudiant(e) en communication

-       Très bonnes capacités rédactionnelles et excellente maîtrise de l’orthographe.

-       Analyse et création de supports de communication, maîtrise technique des TIC’s.

-       Aisance relationnelle

-       Motivé(e) et intéressé(e) par nos thématiques (volontariat international, relations Nord-Sud, interculturalité, éducation au développement, etc.)

Pour nous accompagner dans la promotion de nos activités, nous sommes à la recherche d’un ou une stagiaire en communication (non rémunéré) pour notre bureau de Bruxelles dans le cadre de la campagne de promotion des chantiers internationaux de volontariat de l’été 2016.

Période :

Février - avril 2016

3 à 4 jours/semaine (30 h par semaine en moyenne, des prestations en soirée et le week-end sont prévues, récupérables durant la semaine.)

 Tâches :

 ● Événementiel: Représentation du SCI lors d’événements (tenue de stands dans le cadre de salons, séances d’information dans les écoles,…) et d’activités internes à l’ONG (soirées d’information). Participation à l’organisation de ces activités.

 

● Rédactionnel : Mise à jour des supports en ligne (site internet, facebook, etc), participation à la rédaction de la brochure des projets internationaux 2016, prise de contact avec la presse et préparation d’une campagne de presse sur le volontariat, lecture de rapports de chantiers des volontaires et sélection de témoignages, participation au comité de rédaction du SCIlophone (le trimestriel du SCI).

 

● Autres tâches :

- Élargissement de la liste de contacts (presse, associatif, enseignement), recherche de nouveaux publics, mise à jour des mailings list, actualisation de la base de données de l’ONG

- Promotion des activités menées par les groupes d’action SCI (cela implique la participation à certaines réunions des groupes d’action) et promotion des formations.

- Des compétences supplémentaires en animation en éducation au développement sont les  bienvenues. Le/la stagiaire pourrait alors également participer à certaines activités d’animation en éducation au développement.

 

 

 

·         Avoir un diplôme de niveau supérieur ou une expérience équivalente.

·        Faire preuve d’organisation, rigueur, précision et autonomie, être proactif et résistant au stress.

·      Savoir utiliser MS Office (word, excel, outlook) – l’utilisation des systèmes de base de données est un plus.

·        Les connaissances en planification stratégique (cadre logique, indicateurs, risques, GAR, GCP, SWOT…) sont un atout.

·    Langues de travail : parfait bilingue Français/Néerlandais et avoir de bonnes connaissances en Anglais.

Salaire : Rémunération suivant les barèmes de la commission paritaire 329.

 

Postuler : Envoyez CV et lettre de motivation avant le 6 novembre à audrey.brisack@africalia.be

Vzw Africalia asbl est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve).

Il s’agit d’un contrat à durée déterminée à temps partiel (mi-temps) jusque décembre 2016  avec possibilité de prolongation et d’augmentation du régime horaire.

 

A propos d’Africalia : Africalia est une asbl créée à l’initiative de la Coopération Belge au Développement et considère l’art et la culture comme des composantes essentielles du développement humain durable. Africalia collabore avec des associations de la société civile menant des activités culturelles et artistiques, initiées en Afrique, dans de multiples disciplines contemporaines : de l’audiovisuel à la littérature et des arts de la scène aux arts visuels. Africalia soutient, à ce jour, plus de 20 organisations et réseaux culturels dans 8 pays d’Afrique subsaharienne: Afrique du Sud, Burkina Faso, Burundi, Kenya, République Démocratique du Congo, Rwanda, Sénégal et Zimbabwe.

 

Description des fonctions : Votre tâche consiste à appuyer l’équipe et le directeur dans les tâches de gestion quotidienne et veiller au bon fonctionnement des outils administratifs (base de données, mailings, agendas, etc.) de l’association. De manière spécifique, il s’agit de :

·         Répondre au téléphone et assurer l’accueil

·         Assister, planifier et prendre notes des PV des réunions

·         Planifier des rendez-vous, envoyer des emails et établir le calendrier de l’association

·         Gérer le classement et l’archivage des documents d’Africalia (papier et numérique)

·         Assister les gestionnaires programmes dans la gestion et le traitement  des documents transmis aux et par les partenaires africains (en français et anglais)

·         Aider dans la rédaction de courriers, rapports, dossiers, etc.

·         Participer à l’organisation et au suivi de divers événements et être présent le jour même pour veiller au bon déroulement des activités

·         Database : update et ajout de contacts

·         S’occuper des envois postaux (courrier, colis, etc.) et des demandes de visas

·         Diverses autres tâches liées à la gestion quotidienne de l’asbl

• Diplôme de niveau universitaire (licence/master).
• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion de programmes et de projets de changements organisationnels, de préférence dans le développement de systèmes ERP;
• Expérience dans l’analyse business de projets IT et dans un ou plusieurs des domaines suivants : gestion de changement, gestion des processus, gestion de la qualité, … ;
• De préférence expérience dans la coopération au développement.

• Connaissance approfondie en méthodologie de gestion de programme ou projet MSP et Prince2. Toute autre connaissance méthodologique est un atout (PMBOK, …) ;
• Connaissance approfondie de la Gestion intégrale de la Qualité et de la Gestion des Processus ;
• Connaissance du cycle de projet et de la coopération internationale ;
• Connaissance en marchés publics selon la loi belge ;
• Bon trilingue FR/NL/AN ;
• Bonne maîtrise des applications MS Office, Visio, MS Project et autres
• Toute connaissance de l’outil Aris BPA est un atout.

 

 Fonction

 

Le Gestionnaire de projets travaille au sein du département ‘Développement Organisationnel’ qui fait partie de la Direction générale et se compose à l’heure actuelle de 5 collaborateurs.Le département ‘Développement Organisationnel’ vise à contribuer au développement d’une organisation efficiente et efficace en gérant d’importants programmes et projets de changement organisationnel dans le cadre de l’exécution de la mission sociale de la CTB 

Le gestionnaire de projets sera principalement chargé des tâches suivantes:

• Analyser les besoins des parties prenantes dans une perspective coût/avantage pour la CTB (risques, besoins budgétaires et ressources humaines nécessaires, bénéfices attendus, etc.);
• Définir le scope et les orientations stratégiques du programme ou projet ;
• Définir et planifier l’ensemble des activités nécessaires à la livraison des produits dans le respect des tolérances définies au préalable;
• Déléguer la production des produits aux chefs d’équipe ou collègues ;
• Gérer les marchés publicsµ
• Gérer les risques et le budget tout au long du programme ou projet ;
• Diriger/Accompagner et motiver l’équipe du programme ou de projet, coordonner le travail des parties prenantes, internes et externes;
• Communiquer régulièrement sur l’avancement du programme ou des projets au comité de pilotage, et rapporter trimestriellement au comité de direction ;
• Former les utilisateurs aux produits ;
• Documenter les réussites et les échecs du programme ou projet, et intégrer les enseignements dans la méthodologie de gestion de programme ou projet ;
• Motiver et accompagner les collègues dans l’exercice de leurs responsabilités liées à la gestion des processus, notamment en explicitant l’approche adoptée par la CTB et le contexte stratégico-opérationnel de notre organisation 
• Mettre à jour la plate-forme qualité de la CTB à l’aide de l’outil de gestion ARIS
• Assurer le suivi des recommandations de l’audit interne
• Concernant les projets IT : Accompagner le(s) développeur(s) et fixer les priorités lors du développement de la solution technique adaptée, en tester et valider la livraison. 

• Field Experience with MSF (1-2 years) or another international humanitarian organisation (3-4 years)
• Experience in project mode environment is an asset
• Proactive and willing to propose innovative ideas and solutions rapidly
• Willing to take measured risks and responsibility for his choices
• Good oral and written communication in English and French is essential (any additional language is an asset)
• Knowledge in MS Office package as advanced user necessary
• Interest in individual and group coaching is needed
• Mobile & flexible

• Good analytical skills
• Result, quality & service oriented
• Good Teamwork and cooperation capacity / Excellent team player

• Very good knowledge in technical fields related to the Mobility strategy.
• Good knowledge on Fleet Management. Mechanic skills are an asset.
• Engineer background would be an asset.
• Experience or knowledge on electronics is an asset

 

Conditions

• Open ended contract - Full time - based in Brussels (Ixelles).
• Hospital insurance (DKV) - pension plan - canteen - 100% reimbursement for public transport costs
• Starting date:  immediate.
  

Deadline for applications: 14th February 2016

Curriculum Vitae and covering letter to be sent by e-mail to Recruit-HQ-Log@brussels.msf.org with “MOBILITY REFERENT” in the subject.

Only shortlisted candidates will be contacted

Context

The Log department is opening a position for a Mobility referent, who has interest in operational challenges and tactics.

According with Log vision @ MSF Today, the Operational Logistics is a very specific and well-known force of MSF. Beyond the fulfillment of basic logistic needs, logistics is a solution-driven and innovative force that helps to build and realize operational projects.

The Raison d’être of the position is to guarantee that the Operations have a clear vision on how can be ensured the mobility of our teams and/or patients to ensure the access to Health Care.

The field needs to be kept up-to-date with latest techniques, advised on best practices and solutions on a regular basis.

The Mobility Referent is part of the Technical team in the Log Back Office under the supervision of the Back Office Coordinator.

S/He is in collaborative relation with Logcells for 1^st and 2^nd line support and also with Scenario Referents when working on 2^nd and 3^rd line support.

S/He supervise as per functional relation the MIO Mobility to ensure that the know-how is transferred from HQ to field, to capitalise experiences and implement actions to improve the quality/efficacy/efficiency in the field.

The duty of the person in charge of the family “Mobility” will be to support pro-actively OCB operations in terms of transport tactics – transport of people and items by Road and Water – to ensure the access to Health to beneficiaries.

Therefore, s/he guarantees the technical choices in terms of technical solutions while measuring the coherence of these choices with regard to the operational needs and their availabilities.

S/He makes sure that the items are compatible and valid with regard to the persons concerned and the fields that could have a positive impact on her/his field of activity.

S/He makes sure to effectively pass her/his knowledge and information to the persons concerned.

Finally, s/he has to analyse the economic trend as well as the expenditures and acquisitions linked to the mobility in the field. This will allow her/him to adapt the catalogue of solutions to the technical and operational realities of the OCB’s operational activities.

S/He ensures the production and revision of all base of knowledge (Guidance, training content, innovation and networking) related with Mobility concerning:

•  Access to/for patients to Health Care,
•  Fleet & Generator management and all motorized equipment
•  Mechanics of Vehicles and Generators

Job Profile

Provide 1^stline support (Help Desk):

• To support Log Cells and Logcos on Mobility activities when no local building capacity or formal MSF guidance is available
• To support Back Office on the content development and maintenance of 1^st line support tools

Produce 2^ndline support (contextualized complex project):

• To support on the definition, planning and execution of Mobility plans for a Mission with LogCell.
• To give support to the technical aspects & execution of Mechanical Workshops and Energy Rooms (Generators)
• To guarantee the technical support for MIO and Workshop managers identified and/or recruited.

Produce 3^rdline support (Base of knowledge):

• To ensure the presence and updated catalogue of solutions for Road Mobility - Nautic Mobility -Gensets
• Ensure the production of Technical specifications to be provided to MSFSupply for the sourcing as per OCB or international standards.
• Propose & agree with Scenario referent and/or FO and lead innovation /R&D projects for new products and solutions.
• Produce the content for Mobility trainings and act as traineer when necessary.
• Proposed external training in its field
• Ensure that the information related with the Mobility and Generator domain is updated and available for all LOG levels as per Information management strategy.
• To Assist in identifying specialized logs in the domain.
• To Follow-up on the pool of mechanics & Fleet managers
• Liaise with other OC technicians / working groups in order to share / exchange / adopt / improve existing methods / guidelines and templates
• To capitalize on technical Mobility field experiences in order to maintain an ongoing continuous institutional learning and improvement process
• Support to Back Office Coordination on the budget and planning exercises in the domain.