• Compétences professionnelles/techniques permettant d’assurer l’assistance administrative:
• Connaissance indispensable du logiciel de réservation de voyages Amadeus
• Maîtrise des outils de bureau standard (word, excel, gestion des courriels, internet)
• Planification et organisation du travail
• Recherche et partage d’informations: gestion des données et des documents
  • Multilinguisme: anglais comme langue de travail; compréhension élémentaire du français et de l’espagnol
  • Capacité d’adaptation et flexibilité pour faire face à des tâches multiples et urgentes
  • Esprit et engagement en faveur du mouvement syndical et de l’alignement organisationnel
  • Sensibilité culturelle et respect de la diversité dans un environnement de travail multiculturel

 

Fonction:

Assister la coordinatrice dans l’organisation pratique, logistique et administrative des réunions, manifestations et missions pour les membres du personnel de la CSI qui se rendent à l’étranger et pour les participant(e)s aux réunions, en accordant une attention particulière à la qualité, à l’efficacité, à l’exactitude et aux coûts.

 

Responsabilités:

·         Fournir une assistance pour organiser les réunions, les conférences et les déplacements:

o      traiter et classer toutes les catégories d’informations dans la base de données appropriée;

o      assurer le suivi de tous les types de dossiers concernant les réunions;

o      rédiger la correspondance visant à confirmer les réservations et à informer les participant(e)s;

o      veiller au respect des normes administratives en matière d’assurance voyage;

o      rechercher des informations sur l’intranet;

o      vérifier les contrats; faire signer les documents nécessaires;

o      s’assurer de la cohérence entre les factures et les contrats;

o      traiter les appels téléphoniques;

o      prendre des messages.

·         Assurer la liaison et le contact avec les membres du personnel de la CSI, les affiliées, les participant(e)s aux réunions, les compagnies aériennes, les hôtels, les prestataires de services, les interprètes, etc.

·         Rendre compte au coordinateur/trice de la situation et de l’avancée des activités et de l’éventuelle survenue d’importants problèmes.

·         Apporter assistance et soutien aux collègues.

Master avec expérience dans la coopération au développement

Dans le cadre du développement de ses missions pour tiers, la CTB recherche plusieurs (h/f):

 

Conseillers Opérations

 

pour le siege à Bruxelles

Réf.: BRU/17/07GP

 

Lieu d’affectation: Bruxelles

Durée du contrat: contrat à durée indéterminée

Date probable d’entrée en fonction: le plus rapidement possible

Salaire mensuel brut: (classe 6 siège) 4.151,35 euros pour 5 années d’expérience pertinente. Le salaire sera calculé en fonction du nombre réel d’années d’expérience pertinente. Chèques repas, assurance hospitalisation/soins de santé, assurance de groupe, ETHIAS-Assistance 24 h/24, 13^e mois, double pécule de vacances.

 

 

Objectif de la fonction:

 

Un Conseiller Opérations au sein du desk Global Partnerships se porte garant de :

• La prospection et l’acquisition de projets pour bailleurs tiers ; 
• La coordination de projets pour tiers suivis par d’autres desks de la Direction Opérations (avec les équipes pays de la zone géographique concernée) ;
• Une gestion directe et efficiente de certains projets pour tiers (ceux suivis par le desk Global Partnerships lui-même) ;
• L’appui aux collègues de la CTB en ce qui concerne le positionnement de la CTB au sein d’un contexte multi bailleurs ;
• Le suivi et le networking en ce qui concerne les modalités de collaboration développées par d’autres bailleurs (via des réseaux européens, l’UE, des agences bilatérales, …).

Cette fonction a trait à toutes les formes de prestations financées par d’autres bailleurs que la DGD et mises en œuvre par la CTB en application de l’article 7 de la loi portant création de la CTB, essentiellement des prestations dites ‘Actions’ (subvention, cofinancement, coopération déléguée) mais également de façon ponctuelle des prestations dites ‘Contrats de service’. La fonction revêt de même une forte dimension européenne et internationale.

 

 

Fonction :

Prospection, acquisition et gestion/suivi de projets pour tiers

• Prospecter le marché et garantir l’acquisition de projets pour tiers : assurer une veille ciblée sur certaines thématiques porteuses, accompagner l’élaboration des offres et des dossiers techniques et financiers, contribuer à l’élaboration des budgets, analyser les frais de gestion, estimer correctement les risques ;
• Appuyer la mise en œuvre des projets pour tiers en assurant le suivi des contrats signés et, dans certains cas, en prenant en charge certains aspects de gestion directe.

Gestion juridique et financière des projets pour tiers

• Veiller aux intérêts de la CTB lorsqu’elle s’engage envers un autre bailleur (analyser, négocier et suivre les aspects juridiques figurant dans les contrats conclus avec d’autres bailleurs ou d’autres partenaires) ;
• Gérer les risques contractuels ;
• Agir rapidement lorsque les indicateurs d’un projet pour tiers ne sont plus optimaux et/ou que le client ou partenaire n’est pas satisfait ;
• Assurer le suivi permanent de l’exécution des processus et le suivi des indicateurs.

Gestion des réseaux et relations internes/externes

• Se tenir informé(e) des adaptations au niveau des politiques de coopération et des réglementations internes et externes, toutes deux essentiellement en ce qui concerne les activités d’autres bailleurs de fonds, afin de fournir des informations adéquates au responsable du desk Global Partnerships et d’assurer vis-à-vis de la CTB une prestation de services de qualité ;
• Se spécialiser dans plusieurs domaines génériques (contrat de services/DEVCo, ’actions’ ou coopérations déléguées, Juridique//financier), développer, maintenir et partager cette expertise au sein du desk Global Partnerships afin de contribuer de la sorte à son développement ;
• Entretenir de bons contacts avec les bailleurs existants et de nouveaux bailleurs potentiels ;
• Développer un réseau interne et externe à la CTB.

 

 

Profil:

 

Diplôme

• Diplômé d’un Master. Une spécialisation en coopération internationale ou toute discipline apparentée sera appréciée.

 

Expérience prouvée

• 5 années d’expérience professionnelle dont un minimum de 3 années d’expérience récente en gestion de projet de coopération internationale (technique et/ou financière) : identification, formulation de projets, négociations, suivi, gestion, clôture  ;
• Toute expérience professionnelle dans la gestion de subventions, appel d’offre, appel à projet, financement DEVCO-EuropAid ou autres bailleurs constitue un atout ;
• Expérience d’expatriation dans le domaine de la coopération internationale constitue un atout.

 

Aptitudes techniques

• Connaissance du contexte européen en matière de financement du développement et de l’efficacité de l’aide ;
• Connaissance de la gestion financière ;
• Connaissance des instruments, méthodes, et innovations dans la coopération au développement (cadre logique, Project Cycle Management, appel d’offres, appel à propositions, offres, coopération déléguée PAGODA) ;
• Notion des marchés publics.

 

Aptitudes comportementales:

 

• Etre proactif(ve) ;
• Avoir une capacité de réflexion et d'analyse;
• Avoir un esprit d’équipe;
• Etre orienté(e) client;
• Avoir un souci permanent du détail et de la qualité.
• Connaissances logicielles (Word, Excel, PowerPoint ) ;
• Excellente maitrise du français et de l’anglais.  Une bonne connaissance du néerlandais est un atout.

 

 

Attention

 

En vue d’un renforcement du Département des Opérations à Bruxelles, nous recrutons plusieurs Conseillers Operations et constituons une réserve de recrutement.

 

 

Intéressé(e)?

Postulez au plus tard pour le 26/03/2017 via notre site web: https://www.btcctb.org/fr/content/jobs.

 

N’hésitez pas à nous contacter au 02/505 18 65 pour toute question supplémentaire.

 

Qualifications

• Previous humanitarian experience with an IO/INGO is mandatory
• Minimum 5 years in the field with an IO/INGO, 2 years in volatile context.
• 2 years experience in a coordination position (Field Coordinator, Head of Mission, Emergency Coordinator)
• Strong interest and commitment to evolve in the risk management field of activity
• Experience in coaching and training of staff
• Excellent written and oral communications skills
• Ability to set priorities and organize his/her own work
• Fluent written and spoken English and French
  

Personal competences

• Ability to work independently
• Ability to plan and organize in stressful environment
• Strong capacity to work under pressure
• Sense of humor (even caustic) is highly appreciated
  

CONDITIONS

• 1 year fixed-term field contract - full time - Based minimum 70% in the field and the rest at OCB HQ Brussels
• Salary according to MSF-OCB Field salary scale

To apply, please, provide

• CV
• Motivation letter: why are you interested by the job? Why do you think you are qualified?
• Your answers to the following questions (word document,A4, “Calibri” police, size 11)

1. What are the main topics to consider in a NGO risk management framework? (bullet-points)
2. How do you see your role regarding the decision making line? (5 lines max.)
3. If you have to design training, what are the main elements to consider? (bullet-points)
4. What evokes, for you, the concept of human factor in the risk management? (10 lines max.)
5. From your NGO experience, describe a situation where you had to take a decision under uncertainty. What were the factors you have considered? (20 lines)

Documents should be sent before 30^th of April 2017 to Carole COEUR, Risk Management Unit, Operations Department, Rue de l’Arbre Bénit 46, 1050 Brussels -

security-support2@brussels.msf.org

 

CONTEXT

The MIO Risk Management (RM) Trainer & Adviser contributes to the security and safety support to the missions of MSF-OCB in terms of training, assessment and advisement.

He/she reports regularly to the MSF-OCB Security Focal Point on the state of projects within his/her domain.

He/She is a member of the Risk Management Unit (RMU), belonging to the Operation (OPS) department and reports to the Security Focal Point

MAIN ACTIVITIES

Capacity Building and Training

• Conduct RM trainings at the headquarter and field level
• Evaluate needs for new trainings
• Contribute to the design & elaboration of the training’s offer in the RM area of expertise

Security assessment, Risk Analysis & Risk reduction

• Conduct RM assessment & contribute to the Risk Analysis and Risk Reduction process for the benefit of the missions
• Contribute to the design and elaboration of operational tools concerning RM of the MSF-OCB missions
• Contribute to the RMU operational research projects

Security support to the field

• On request, provide an operational support to the missions for the design and implementation of RM procedures in the field
• Contribute to promote an embedded RM culture among MSF-OCB missions

Other Tasks

• Assist and back-up the Security Focal Point on request.
• Participate to the daily administration of the MSF-OCB incident reporting system.
• Participate to the researches of MSF-OCB in the RM area of interest.

Candidate profile

• 2 years MSF field experience in diverse contexts with supply/log position required (experience as Coordinator an asset)
• Warehousing, transport and/or customs background.
• Proactive, strategic and therefore longer term approach.
• Demonstrates analytical skills, critical sense and is able to take decisions.
• Pedagogical
• Works as a part of a team and cross functionally but also autonomously.
• Fluent English and French.
  

Conditions

• Permanent contract - Full time - based in Brussels (Ixelles)
• Hospital insurance (DKV) - pension plan - canteen - 100% reimbursement for public transport costs
• Starting date:  Immediate

Deadline for applications: the 24^th of March 2017

Curriculum Vitae and covering letter (in English) to be sent by e-mail to Camille Dumonceau - Recruit-HQ-SC@brussels.msf.org with “warehousing” in the subject.

Context

Driven by MSF’s goals, the OCB Supply chain’s mission is to enable humanitarian action and provide reliable supply chain solutions. It comprises several sites, in each mission on the field (projects and capital), with MSF Supply its European Supply Center, and the Kenya Supply Unit its regional hub. The Supply Chain Department defines the global strategy of this supply chain, pilots its performance, and ensures that each site has the relevant support for its development.

This position’s purpose is to increase the field expertise in terms of warehousing, transport and customs in order to respond to the operational needs.

Under the supervision of the Back office (BO) and innovation, as referent for warehousing, transport and customs:

1. By Defining and Providing frameworks to be adapted to contextual specificities, support the SCOs and Supply field to ensure that the sustainable and coherent supply chain solutions are in place for each context.
2. Define technical skills and competencies requested by the whole Supply Unit. With the support of the learning officer, build up the learning path for his/her technical domains.
3. Provide appropriate support for each technical domain in order to respond to operational needs (proactive and reactive).
4. Build up, motivate and facilitate network of experts in each domain.

Position in the supply chain department

• Work must be done in close collaboration with the supply chain officers to ensure operational needs are well identified.
• Collaboration with the other technical referents of the supply chain department is also key in order to align technical domains projects.
• Work in close collaboration with the Filed GDP & Cold Chain Referent in order to ensure the respect of the minimum GDP requirements within the pharmaceutical supply chain (concerning crucial aspects such as: premises and equipment, documentation, transportation and contracted operations).
• Although professionalization of each technical domain is the aim, this should privilege polyvalent approach for support to match better with the constrains of the field

Job Profile

TECHNICAL REFERENCE

• Develop best practises and standards for each of the technical domains warehousing, transport and customs (policy, SOPs…) conciliating objectives of the department with field reality
• Develop, test and validate tools in coherence with the existing tools and in collaboration with the IT/IS referent.
• Promote best practises to all people involved and help and support their implementation if needed
• Monitor implementation of best practises and their fitting to context realities. Provide corrections on  if  needed
• Write, communicate and promote technical information for each technical domain (reference documents) in collaboration with the learning and information officer.
• Define technical competencies referential to be used as a base for elaboration of standard job descriptions and trainings.
• Validate technically the new profiles entering in MSF OCB
• Develop and facilitate trainings and Briefings in coherence with other technical domains and pedagogical path in collaboration with the learning officer.
• Participate in definition and support the implementation of the warehousing, transport and customs strategies elaborated by the mission and SCOs.
• Keep himself trained and up to date on technical evolution and best practises for each technical domain.

SUPPORT TO THE SITES (excluded ESC)

• 2nd line support to bring solutions adapted to the context and notably to capitalise on them.
• Lead operational project upon request from operation with a multidisciplinary approach.
• Ensure coherence amongst all technical domains throughout all the Supply chain thanks to privileging a polyvalent approach.
• When required, anticipate and clarify, with the concerned stakeholders, importation constraints of specific countries and help identifying solutions.

COORDINATION OF EXPERT NETWORK

• Build expert network for each domain with MSF supply, MSF sections and fields but also other organisations, and academic structures.
• Lead exchange platforms in order to do a technological watch each domain, develop new concept or solutions.
• Promote, facilitate and capitalise innovation through this network.

TRANSVERSAL

• As member of the Back office, will participate to the translation of the departmental strategy into objectives and actions plan.