Belgium

Qualifications requises

• Au moins 6 années d’expérience terrain dans l’humanitaire dans des postes de management et/ou de gestion de la sécurité dans des contextes sécuritaires volatiles, de préférence dans la région des Grands Lacs
• Expérience confirmée en formation et mentoring d’équipes sur les aspects sécuritaires

1. 1.    Présentation et objectif de la  mission 

1.1. Contexte 

La Fédération « SOS Villages d’Enfants International » est une organisation non gouvernementale internationale qui s’investit depuis 1949 dans la défense des droits et des besoins des enfants vulnérables. Cette organisation, active dans 135 pays dans le monde, a comme objectif de se concentrer sur le développement de l’enfant vulnérable pour que ce dernier devienne un adulte indépendant qui participe à la société.

SOS Villages d’Enfants Belgique soutient les associations nationales SOS Villages d’Enfants République Démocratique du Congo et SOS Villages d’Enfants Burundi dans la mise en œuvre de programmes de soutien aux enfants les plus vulnérables, notamment dans le cadre du programme de renforcement de la famille « Ŝanĝo », « Strong Children change the World », soutenu par le Ministère Belge de la coopération au développement sur la période 2017-2021.

Le programme Ŝanĝo prévoit un volet de « renforcement des capacités des partenaires » notamment en matière de gestion des risques et des crises. Au regard du contexte sécuritaire volatile dans les deux pays et de l’approche des élections en RDC, il apparaît nécessaire de renforcer, pendant l’année 2018, les compétences des deux associations nationales en matière de gestion de la sécurité au niveau institutionnel et dans le cadre de leurs programmes.

 

1.2. Objectif 

L’objectif de ce renforcement des capacités est de fournir aux directions nationales et responsables des programmes des éléments théoriques sur la gestion de la sécurité sur le terrain mais surtout des outils pratiques qui leur permettront d’analyser le contexte sécuritaire, de prévoir les moyens nécessaires à la mise en place de mesures adéquates de prévention et de gérer des incidents et situations de crise. Ces outils pratiques seront adaptés à leur contexte particulier pour permettre une intégration et une utilisation immédiate.

 

1.3. Acteurs concernés

-          SOS Villages d’Enfants République Démocratique du Congo (SOS RDC),  partenaire de mise en œuvre du programme Ŝanĝo ;

-          SOS Villages d’Enfants République Burundi (SOS BUR), partenaire de mise en œuvre du programme Ŝanĝo ;

-          SOS Villages d’Enfants Belgique ASBL (SOS BE), responsable de l’action devant les bailleurs de fonds et coordinateur du Programme Ŝanĝo ;

-          La fédération SOS Villages d’Enfants International (SOS CVI), fournissant une expertise externe et stratégique aux programmes et associations, notamment à travers les bureaux régionaux de SOS Villages d’Enfants International pour l’Afrique de l’Ouest (WCAF) et l’Afrique de l’Est (ESAF).

 

2. Méthodologie et résultats escomptés

La consultance comporte deux parties qui devront être mise en œuvre de manière consécutive :

Partie 1 : Formation sur les concepts théoriques clés et sur les outils pratiques nécessaires à l’analyse et à la gestion de la sécurité sur le terrain

Cette formation devra permettre aux participants de maîtriser tous les outils pratiques nécessaires à une gestion pertinente de la sécurité terrain : de la prévention en amont au travers de l’analyse des risques et de la mise en place de plans de sécurité et de contingence aux outils de gestion de crise.

Pour une meilleure intégration des concepts théoriques et outils pratiques, la formation devra être interactive : elle s’appuiera sur des discussions et sur des études de cas concrets, y compris en lien avec l’expérience des participants, et comprendra des exercices en groupes.

Toutes les études de cas et situations seront adaptées aux risques actuels auxquels font face les associations nationales et seront variées tant au niveau du type de risque couvert qu’au type d’environnement concerné.

La question de la sécurité individuelle du personnel terrain, notamment en lien avec le genre, sera intégrée dans toutes les sessions. Les ressources existantes accessibles au niveau documentaire devront être mentionnées et le matériel pédagogique utilisé sera partagé.

Contenu indicatif de la formation

Ce contenu est donné à titre purement indicatif et devra être adapté et détaillé par le consultant

• Les piliers de la sécurité sur le terrain
• L’évaluation des risques  (identification et catégorisation des menaces, analyse de vulnérabilité, analyse des niveaux et de l’acceptabilité des risques)
• Les mesures de réduction des risques (protection physique, règles de sécurité, plan de contingence, mobilisation)
• La gestion d’un incident de sécurité
• La gestion du stress au sein d’une équipe
• Les rôles et responsabilités dans la gestion de la sécurité terrain

Lieu : Deux formations sont à prévoir, une à Bujumbura et une à Kinshasa

Durée : une durée indicative de 4 jours de formation dans chaque localité est proposée

Participants : Direction nationale, directeurs des villages d’enfants, coordinateurs des programmes de renforcement de la famille au niveau local, soit une quinzaine de personne par localité.

Evaluation : Les connaissances des participants devront être évaluées avant et après la formation afin d’évaluer l’intégration des éléments présentés. Les participants auront la possibilité d’évaluer la formation.

Partie 2 : Accompagnement des associations nationales dans la mise en place des outils de gestion sécuritaire terrain  (consécutive à la formation)

A l’issue de la formation, les associations nationales du Burundi et de la RDC seront accompagnées dans la mise en place effective ou la mise à jour d’outils de gestion sécuritaire adaptés à leur contexte et aux risques actuels. Cet accompagnement sera fait au niveau de chaque direction des associations nationales respectives.

Ces outils comprendront notamment la mise en place d’un registre des incidents de sécurité, de règles de sécurité et d’un plan de contingence ainsi que d’un outil permettant la communication interne en cas de crise (ex. arbre de communication sécuritaire). Toutes les actions nécessaires à l’application effective du plan de contingence (achat de matériel, formation, travaux) en cas de crise devront faire partie d’un plan d’action défini.

L’élaboration et la mise en place de ces outils devra être faite de manière participative pour s’assurer de leur appropriation et de leur bonne compréhension par tout le personnel concerné.

Les associations nationales seront aussi accompagnées dans le processus de diffusion d’information et/ou de formation sur ces règles et outils de gestion sécuritaire auprès de leur personnel pour s’assurer d’une bonne compréhension des règles existantes et conduites à adopter en cas de crise sécuritaire et à titre de prévention en période de sécurité volatile. Ce processus devra être intégré dans un plan d’action défini.

Le consultant devra être disponible à distance de manière ponctuelle (1 jour/pays) jusqu’à mi-décembre 2018 après les missions en RDC et au Burundi pour aider à la mise en place des outils de gestion sécuritaire.

Lieu : Deux sessions d’accompagnement sont à prévoir, une à Bujumbura et une à Kinshasa

Durée : une durée indicative de 4 jours d’accompagnement dans chaque localité est proposée, consécutive à la session de formation

A noter : La formation et le processus d’accompagnement devront tenir compte des outils déjà existants/utilisés au sein des associations nationales ainsi que des processus de gestion sécuritaire accompagnés par les bureaux régionaux de SOS CVI. Ces informations seront partagées au début de la consultance avec le consultant.

 

3. Calendrier

ü  16 août – 5 septembre 2018: Publication des termes de référence

ü  12 septembre 2018 : Sélection d’un consultant et signature du contrat

ü     24 septembre 2018 : remise du planning précis et des supports de formation à SOS Villages d’Enfants Belgique pour feedback

ü     Octobre 2018 : mission en RDC (formation + accompagnement)

ü     Novembre 2018 :

• Remise d’un rapport sur le processus en RDC
• Mission au Burundi (formation + accompagnement)

ü    Décembre 2018 : Remise d’un rapport sur le processus au Burundi, remise d’un rapport final d’intervention

 

4. Eléments livrables

• Supports de formation et matériel pédagogique utilisés en RDC et au Burundi
• Rapports de processus (formation + accompagnement) en RDC et au Burundi (max. 20 pages chaque)
• Rapport final d’intervention  (max. 20 pages)
• Outils de gestion sécuritaire (au minimum : registre des incidents de sécurité, règles de sécurité, plan de contingence, arbre de communication) pour la RDC et le Burundi à préparer de manière participative avec les deux associations nationales concernées.
• Plan d’action pour une mise en œuvre effective des règles de sécurité / plans de contingence (achat de matériel, formation, travaux) en RDC et au Burundi
• Plan de diffusion des règles et outils sécuritaires au sein des associations nationales en RDC et au Burundi

 

5. Durée de la consultance et budget

La consultance doit avoir lieu entre les mois de septembre et décembre 2018.

Elle est évaluée de manière provisoire à 25 jours de travail selon le calcul suivant :

-       Préparation des supports de formation : 3 jours

-       Formations : 4 jours par pays = 8 jours

-       Accompagnement : 4 jours par pays = 8 jours

-       Rédaction des rapports : 3 jours

-       Briefing et debriefing avec SOS Villages d’Enfants Belgique : 1 jour

-       Disponibilité pour un suivi à distance post-mission : 1 jour par pays = 2 jours

Cette évaluation est à adapter selon l’offre détaillée du consultant.  

Le budget imparti pour les frais de consultance est de maximum 12 000 €.

Les frais de voyage seront couverts par SOS Villages d’Enfants, ainsi que les frais de matériel pour la formation.

 

6. Qualifications requises

• Au moins 6 années d’expérience terrain dans l’humanitaire dans des postes de management et/ou de gestion de la sécurité dans des contextes sécuritaires volatiles, de préférence dans la région des Grands Lacs
• Expérience confirmée en formation et mentoring d’équipes sur les aspects sécuritaires 

 

7. Soumission d’une offre

Les offres peuvent être soumises jusqu’au 5 septembre 2018 à Joan Audierne joan.audierne@sos-villages-enfants.be et Sophie Huguenet sophie.huguenet@sos-villages-enfants.be avec pour objet « Consultance gestion sécuritaire »

L’offre doit comporter :

-       Une proposition de méthodologie de maximum 5 pages détaillant le contenu et l’approche choisie pour la formation et l’accompagnement au sein de chaque association nationale. Il conviendra d’inclure le détail du matériel nécessaire à la formation.

-       Une proposition financière : le budget imparti est de maximum 12 000 € pour les frais de consultance. SOS Villages d’Enfants couvrira les frais de voyage (billets d’avions, visa, hôtel, transport, per-diem) et les frais de matériel nécessaire à la formation.

-       Le CV du consultant

-       Deux contacts de référence pouvant attester des compétences du consultant en matière de formation et de gestion sécuritaire

 

We are looking for an experienced, bilingual (French and English) consultant to provide an assessment of EU policies and processes including funding that support the development and implementation of community forests.

Invitation to tender for new project: Bringing community forestry to the next level in the Congo Basin

1. Title of Project

International support to Community Forestry in the Congo Basin: Lessons Learned, Gaps, and the Road Ahead.

2. Background and rationale

A handful of countries in the developing world have supported the development of community forests which are forested lands held collectively by local communities. These forests are very often governed by customary rights, rules, and institutions that vary and change according to local circumstances. Many forest communities clear small areas of forest for subsistence agriculture or husbandry, but let the forest and its ecosystem regenerate.

But national legislation in many countries’ does not recognise communities’ customary rights to their forests, and governments are often reluctant to support the development of viable and inclusive community forestry models. This leaves forest communities vulnerable to external pressure on their land.

In Central Africa, community forestry is a relatively new concept. In Cameroon, the concept has been implemented for two decades with mixed results. Other countries in the region including Gabon, the Central African Republic, the Democratic Republic of Congo (DRC), and the Republic of Congo are starting seeing implementation of community based management models on a pilot scale. By working with communities to strengthen their forest rights, decision makers can help to achieve numerous governance, development and climate benefits.

Fern and its local partners in the Congo Basin work with civil society organisations, local communities, policy makers and donors to strengthen community forest rights and promote community based forest management. In the context of the CoNGOs project (NGOs collaborating for equitable and sustainable community livelihoods in Congo Basin forests), Fern aims to achieve improved governance and practice in equitable and sustainable community forestry livelihoods including through:

▪ Legal recognition for communities’ customary tenure rights;
▪ Building the capacity of forest communities to claim their rights and improve sustainable forest management models; and
▪ Promoting community forestry in the Voluntary Partnership Agreement (VPA) FLEGT VPA and REDD+ processes.

A number of donors are supporting the development of community forestry in the Congo Basin by aiding national governments to reform their land and/or forest sector, encouraging development initiatives to strengthen local livelihoods, and funding climate actions that involve community participation in forest restoration and protection.

However, this support has not yet been systematically recorded and assessed in the Congo Basin as a whole at the exception of Cameroon. The paper will therefore shed light on EU policies and processes that contribute to the development of community forestry in the Congo Basin, and assess how relevant successful they have been so far.

Ultimately, the paper aims to convince the EU to step up its support to community forestry as a tool that can contribute to achieving the SDGs, improve forest governance and attaint climate objectives

3. Aim of the study

The main purpose of the study is to provide an assessment of EU policies and processes including funding that support the development and implementation of community forests.

The specific objectives of the paper are to:

1. Provide a brief context on the state of play of community forestry including definitions and legal and institutional framework in the targeted countries.
2. Describe the main policies and processes, and funding for supporting community forestry in the Congo Basin.
3. Provide an assessment of how effective these policies and processes have been including challenges and best practices (case studies).
4. Provide concrete recommendations on how these policies and processes can be strengthened and additional support needed from the EU to make viable and inclusive community forestry a reality in the Congo Basin.

The intended audience for the paper are:

▪ EU Commission officials
▪ EU Member State officials
▪ EU based NGOs working on community rights and forest governance issues
▪ International institutions supporting forests programmes including AFD, CAFI, FCPF, and UNDP
▪ CSOs in VPA partner countries
▪ Governments in VPA countries

2. Report content/outline:

The study will include the following contextual elements:
→ Regional governance and political context
→ State of play of community forestry in the Congo Basin and its potential: the region is too diverse for a “one size fits all” approach
→ The legal frameworks: gaps, loopholes and best practices

The study will also include the following information:
→ EU and international policy context and its impact on policy coherence and donor coordination.
→ Other actors involved such as international NGOs, academia, etc.
→ Quantitative (if possible including funding magnitude, number of communities concerned, and size of forest area), and qualitative analysis of relevant policies and processes that support community forestry (FLEGT-VPA, REDD+, Nationally Determined Contributions, CAFI, SDGs, Bonn challenge…).

Proposed structure

1. Executive summary - 1 page
2. Recommendations to EU donors and civil society organisations on strengthening support to community forestry in the Congo Basin – 1 page
3. Methodology- 0.5 page
4. State of play of community forestry in the Congo Basin – 4 pages
5. Overview of relevant EU policies, processes and funding instruments– 3 pages
6. Assessment of these EU policies, processes and funding instruments – 3 pages
7. Case studies – 3 pages
8. Appendices

3. Those involved in the project

The project will be overseen by Fern members of the CoNGOs project. An editorial group comprised of Fern campaigners and communications staff, and Fern’s partners in the targeted countries will input the paper including providing contributions and feedback. The Communications Manager will supervise an external editor who will review the paper.

4. Methodology

The methodology for the research will include a desk review (including a review of relevant academic literature, relevant Fern and other NGO publications and programme materials, and material from other institutions such as Chatham House, FAO, UNDP, WRI, RFUK, Client Earth, CIFOR, CIRAD and the UN), as well as key informant interviews with EU Commission officials, EU Member States officials, Fern staff in Brussels and relevant donor organisations and local partners and civil society organisations in the countries covered by the study.

The consultant will write the study and work with Fern partner organisations in targeted countries who will be in charge of interviewing civil society/forest community representatives, and government officials and donor agencies supporting forests and community forests programmes.

5. Timeline

20 days of full time work carried out over an 8 week period. The draft report will be available by September 2018.

The final report will be published in November 2018.

Deliverables:

• A draft work plan outlining timeline, refined methodology, clarification of conceptual framework, list of definitions to be used, list of key resources, and refinement of research questions.
• A refined structure for the study as well as list of key informants.
• An inception report, outlining preliminary findings of desk review of available data and analysis.
• Draft study (20-25 pages) and an overall summary (2 pages) providing answers to the specific objectives of the paper, as well as presenting several concrete recommended actions for the EU donors and civil society organisations to advance community forestry in the Congo Basin. The study can be written in French of English but we have a preference for French.
• Submission of the final study to Fern staff.
• A short PowerPoint presentation of the findings

C. PERSON SPECIFICATION

We are looking for someone who is organised, efficient, flexible, and can work effectively in a small team. The successful candidate should be a good team worker, pragmatic and a good planner. This role seeks someone who can be supportive and assertive in an equal measure.

 

Essential:

• At least three years’ experience of relevant financial and administrative management 
• Fluency in French and English 
• Experience of dealing with partner organisations including those with low capacity around financial matters
• Knowledge of applications and reporting requirements of funders, notably the European Commission 
• Excellent computer skills (Word, Excel, Internet)
• Ability to handle multiple tasks and competing demands 
• A ‘support minded’ attitude 
• An interest in environmental and social issues.

Desirable:

• Experience of working for an NGO 
• Fundraising experience 
• Knowledge of (Winbooks) accounting software 
• Knowledge of Belgian regulations (legal, fiscal, social).

D. HOW TO APPLY

Applications should be made in English and comprise:

I. CV

II. a covering letter explaining why you are interested in this job, including what attracts you to Fern and what you could bring to Fern

III. a short explanation (less than a page) of the steps you would take to deal with a partner organisation who is not adhering to their Partnership Agreement and approved budget.

 

Applications without a properly prepared covering letter will not be considered.

 

Only selected candidates will be contacted in w/c 10th September.

Deadline for applications: 12pm (CEST) Sunday 9th September 2018

Interview date will be: Thursday 20th September 2018

 

Send applications to: julie@fern.org

If you'd like to discuss the job, contact Raphael Koenig: Raphael@fern.org

 

Fern values a diverse work force and welcomes applications from all sections of the community.

Fern is a non-governmental organisation (NGO) created in 1995. Our mission is to achieve greater environmental and social justice, focusing on forests and forest peoples’ rights in the policies and practices of the European Union. We do this by co-ordinating NGO networks and by working with partners to achieve change.

We believe that to be effective it is essential to understand and address the social dimension of environmental conflicts; that strong coalitions are more likely to achieve lasting change; and that presenting ways forward is more effective than highlighting problems. We are committed to tackling gender injustice and supporting women’s rights.

We have no director and strive to make decisions by consensus. Details of our current work areas and campaigns can be found at www.fern.org. We currently have 18 staff working from two offices, in Brussels (Belgium) and Moreton-in-Marsh (UK), and work with Partner organisations in Ghana, Liberia, Republic of the Congo, Cameroon, Central African Republic, Vietnam, Laos and the UK. The partner organisations are in most cases small NGOs, with varying financial and administrative capacities.

We are looking for a Partner and General Finance Officer to provide strong and professional support to the organisation. The post will be full time, with an indicative split of three days per week working on partner finance related matters and two days providing general financial and admin support to the organisation. There will, however, be flexibility required based on demand and workload. 

A. KEY AREAS OF RESPONSIBILITY AND ASSOCIATED TASKS

1. Partner Financial Management 
The Partner Finance Officer takes a lead role on all financial aspects of the relationship with Fern’s partners. This includes leading on resolving issues, working creatively to ensure that Fern’s obligations to its donors are met and coordinating the work of colleagues when this is needed to ensure proper reporting. Specific tasks include: 

• Liaising with partners around funding proposals
• Preparation and monitoring of partner contracts, budgets and fund transfers.
• Receiving and checking partner financial reports and associated documentation and ensuring they are in line with Fern and donor guidelines
• Where partner reports are deficient, either following up with partners or finding an alternative solution. On occasion, this may involve doing tasks directly
• Visiting partners in country to support with reporting and helping partners to build their financial management capacity
• Liaising with campaigners around partner financial activity and collaborating with them around common partner support activities
• Developing guidelines, procedures, tools, presentations, and templates to support partners in achieving quality financial reporting
• Supporting the Finance Manager in the preparation of financial reports to donors
• Providing support to Fern and partners, before during and after audit visits.

2. General financial and admin management: (With colleagues)

• Supporting planned and ad-hoc financial management tasks for the organisation
• Maintaining an overview of financial activity on Fern’s large grants
• Processing and booking payments and partner’s reports into accounting software and filing paper documents
• Assisting with cash-flow forecasting, particularly in relation to partners’ spend
• Processing payments, ensuring all are properly authorised, coded and documented
• Preparing reports and downloading data from the accounting software; supporting colleagues to understand and interpret the information, and responding to their queries
• Applying the correct exchange rates to accounting entries
• Liaising with suppliers, staff and others to resolve queries
• Ensuring legal duties regarding Fern’s statutes in Belgium are completed in a timely manner.

3. Contributing to Fern’s Finance and Administration Team (FAT): (Jointly with FAT colleagues)

• Participating in quarterly meetings and weekly calls 
• Establishing objectives and drafting the quarterly work plans
• Regularly reviewing and updating the House Rules and Procedures
• Developing job descriptions and participating in recruitment.

B. OTHER REQUIREMENTS

• Travel. As Fern is an international organisation with partners in Africa and Asia, travel will be a necessary part of this role. Occasional travel between the Belgian and UK office may also be required. 
• Flexibility. Fern is a small campaigning organisation, and some flexibility will be required in working hours, for example in the case of preparing urgent funding proposals, budgets etc.

 

• Diplôme de Baccalauréat ou équivalent par expérience
• FR ou NL niveau langue maternelle + bonne connaissance de l’autre langue NL-FR + ANGL
• Connaissance de MS Office (programme CRM et software financier sont un atout)

 

• Compétences spécifiques:
  • Envie d’apprendre et d’acquérir de l’expérience
  • Exécuter les tâches de manière autonome
  • Faire preuve de rigueur et précision
  • S’impliquer dans l’équipe et l’organisation

Plan International Belgique vous offre

• Un engagement immédiat pour un stage de 6 mois dans une convention d’immersion professionnelle (CIP) - 780€ net/mois + remboursement des frais de transport
• Un environnement de travail dynamique au centre de Bruxelles, à côté de la Gare Centrale, accessible par tous types de transports en commun
• La possibilité de vous engager au profit des droits de l’enfant et de l’égalité pour les filles

Vous êtes intéressé.e ?

• Envoyez votre CV et lettre de motivation avant le 31 août 2018 à job@planinternational.be avec la référence ‘CIP Donor Support assistant 2018’.

Plan International Belgique est une ONG belge indépendante membre de Plan International qui défend l’égalité pour les filles et les droits des enfants dans le monde.

Depuis 1983, nous accompagnons les enfants et les jeunes vers l’autonomie et leur permettons de changer leur avenir.

Nous donnons les mêmes chances aux filles qu'aux garçons : apprendre à l'école et obtenir un emploi décent, diriger les changements de leur société, décider de leur vie et de leur corps et s'épanouir à l'abri de la violence, de la naissance à l'âge adulte.

Nous agissons dans les pays les plus vulnérables et en cas de catastrophe naturelle ou de conflit.

Venez acquérir une expérience variée en soutenant l’équipe ‘Donor Support’ de Plan International Belgique dans le cadre de ses activités de suivi des services aux donateurs.

Description de la fonction

• Acquérir de l’expérience dans la gestion de la correspondance (Parrains/Marraines/Filleul.e.s Plan) : enregistrement et suivi des courriers
• Assurer la gestion du courrier quotidien de l’ensemble de l’organisation
• Participer à la gestion des inscriptions et désinscriptions des différents intervenants (Parrains/Marraines, Filleul.e.s, Sponsors projets)
• Effectuer la mise à jour des données afin de garantir un suivi efficace des informations recueillies (CRM)
• Participation au suivi et au traitement des enquêtes de satisfaction
• Faire le suivi de la gestion du stock
• Assurer le suivi des appels entrants et de la boîte mail ‘info’ – rôle de back up