Belgium

Profile 

Education

• Qualifications: University degree in Finance/Economy
• Languages: fluent French and English.

Experience

• Professional experience in the financial field of minimum 3 years, experience in the NGO sector being an asset
• Good command of the Windows environment (very good command of Excel, knowledge of Navision being a plus)
• Experience in the donor contract financial management as well as in the financial management of consortium and is a strong asset

Other

• Team working
• Work in a multi-cultural environment
• Autonomous in his/her area of responsibility
• Good communication skills
• Solution oriented
• Motivation for the NGO sector
• Agree with HI’s vision and social missions.

Handicap International is looking for a

Financial Controller

HQ – Federation Handicap International (Humanity and Inclusion)

  

Main Job description

The HQ finance department is in charge of the accounting management, the treasury management and part of the financial control of the Brussels operations which include 2 separate legal entities Federation Handicap International and Handicap International ASBL/VZW.

Together with the HQ Finance Manager, this position will reinforce the overall Finance department including the financial control of HI’s global Advocacy department (based in Paris and Brussels) for a transitional period (leave of the person currently holding the job). The HI advocacy department is working on policy changes at global level on issues such as protection of civilians against armed violence, access to humanitarian assistance, access to services for persons with disabilities. These activities are funded by several institutional donors and in partnership with other organizations.

  

Responsibilities

1-    Financial control of the Advocacy department

For the contracts he/she will follow and for the activity generated by the Advocacy department

• Financial advisor to the Director of the Policy Unit and the overall operating team 
• Budget, revised BU, rolling Forecast and 3-year plan calculation and overall reporting to the Federation
• Quarterly financial/budget follow-up of the ongoing contracts, update of the corporate reporting tool (NAVISION) with contractual and financing information and follow-up of the status of the contract
• Preparation, consolidation and control of the financial information included in the intermediate or final reports to the Donors according to the signed agreements.
• Coordination, control and follow-up of donor contracts, in stand alone or in consortium with other partners
• Support for raising new institutional funds on the financial part of development of proposals
• Closure of the books: coordination of the closure of the Advocacy department (twice a year) with the accounting team in Lyon and Brussels, revenue recognition calculation and posting.
• Audit Coordination: coordination, planning and preparation of the audits,

The job holder will be the focal point for the Advocacy team‘s financial issues. He/she will also be expected to bring proposals, expertise in order to improve and structure working processes and tools.

 

2-    Support to Brussels finance department (Brussels Operation Center) 

Within the Finance department, he/she will be responsible for:

• Supporting finance related projects within the simplification initiative in various fields: Treasury, Accounting, Management Control and Reporting for instance,
• The Financial follow-up of other social missions within the perimeter of the Brussels operations (National Belgian association or Brussels Operation Center) including process improvements and contract follow-up.

He/She will be interacting with the management of the Policy Unit and its overall operational officers, the Brussels and Lyon finance staff, external auditors and donors as well as the team responsible for Institutional Donor relations in Brussels or Lyon.

Location: Brussels

Department: HQ finance Department

Team: 5 people / 4.5 FTE

Title: HQ Controller

N+1: HQ Finance Manager

N+2: General Secretary – Humanity and Inclusion (Lyon)

Team management: None

Contrat: 12 months contract – Full time. From the first of October 2018

Package including: Chèques repas, Pension, Medical insurance

Business Trips: Regular travels to Paris or Lyon (France).

 

 

If you think you fit this profile, do not hesitate, contact us via

jobs.belgium@hi.org 

 

www.handicapinternational.be

•  Diplôme universitaire (Master au minimum) en sciences sociales, éducation et formation, pédagogie, emploi, économie ou assimilé ;
• Au minimum 10 ans d’expérience pertinente dans le domaine spécifique de l’enseignement et la formation professionnels (formation, financement, appui au développement de stratégies en matière d’EFP et d’emploi, implication du secteur privé, appui à l’emploi, inclusion, assurance qualité, développement de programmes d’études EFP,…) ;
• Au minimum 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion de projets et la coordination d’équipe dans le domaine de la coopération au développement, en ce compris la coordination des partenariats multi-acteur.

 

Financé par l’Union Européenne, le projet « VET Toolbox »  vise les objectifs suivants :

• améliorer l’efficacité des réformes dans l’Enseignement et la Formation Professionnels (EFP, ou VET en anglais) dans les pays partenaires européens (en Afrique, en Amérique latine, en Asie et dans le Pacifique) afin qu’elles soient davantage axées sur la demande et répondent mieux aux besoins du marché du travail, et qu’elles facilitent l’accès à l’(auto-)emploi, y compris pour les groupes défavorisés ;
• fournir aux pays partenaires un savoir-faire, des outils et des conseils afin d’améliorer la réactivité au marché du travail des réformes, stratégies et plans d’action de l’EFP, en particulier ceux soutenus par l’Union Européenne (CE et États membres de l’UE), avec une attention particulière pour l’inclusion des groupes défavorisés.

 

La Commission Européenne a demandé à un consortium de cinq agences de développement bilatéral de mettre conjointement en œuvre la VET Toolbox (AFD, British Council, Enabel, GIZ et LuxDev).

Une unité de coordination du projet basée dans les bureaux d’Enabel à Bruxelles assure la liaison avec les agences bilatérales chargées de mettre conjointement en œuvre les activités.

 

Responsabilités principales du chef d’équipe de l’unité de gestion du projet :

 

• Gestion de projet : planification opérationnelle et financière, suivi de l’atteinte des résultats ;
• Coordination du projet : coordonner les activités exécutées par les agences, et veiller à une exécution optimale et qui respecte les orientations données par le Comité de pilotage du projet.
• Expertise: qualité des outputs techniques et amélioration permanente de celle-ci ;
• Gestion des connaissances : coordonner le développement d’une approche programme basée sur les connaissances pour faire de la VET Toolbox un véritable centre de connaissances et d’expertise ;
• Animation du partenariat : être catalyseur et facilitateur du partenariat entre les agences de mise en œuvre, l’union européenne et les pays partenaires dans lesquelles les activités du projet se déroulent ;
• People Management : diriger l’équipe afin d’avoir du personnel qualifié et motivé ;
• Communication : garantir une communication et une représentation appropriées de la VET Toolbox à l’ensemble des parties prenantes.

 

 

Votre profil

 

• Diplôme universitaire (Master au minimum) en sciences sociales, éducation et formation, pédagogie, emploi, économie ou assimilé ;
• Au minimum 10 ans d’expérience pertinente dans le domaine spécifique de l’enseignement et la formation professionnels (formation, financement, appui au développement de stratégies en matière d’EFP et d’emploi, implication du secteur privé, appui à l’emploi, inclusion, assurance qualité, développement de programmes d’études EFP,…) ;
• Au minimum 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion de projets et la coordination d’équipe dans le domaine de la coopération au développement, en ce compris la coordination des partenariats multi-acteur.
• Très bonne maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Compréhension étendue et approfondie de tous les aspects liés à la coopération au développement ;
• Connaissances et expertise avérées en EFP, emploi ou appui au secteur privé ainsi que dans la préparation de documents techniques ou stratégiques dans ce domaine ;
• Excellentes aptitudes en matière de gestion et d’organisation ;
• Expertise en capitalisation et gestion des connaissances.

 

 

Nous vous offrons

 

Un contrat d’environ 45 mois (en fonction de la date de démarrage) basé au sein de notre siège social.

Nos bureaux sont situés à Bruxelles, dans l’agréable et vivant quartier des Marolles, facile d’accès en transport en commun ou en train.

 

Salaire mensuel brut : (classe 7 HQ) : 5.143,71 euros pour xx années d’expérience. Le salaire sera calculé en fonction du nombre réel d’années d’expérience pertinente.

Chèques repas, assurance hospitalisation/soins de santé, assurance de groupe, ETHIAS-Assistance 24 h/24, 13e mois, double pécule de vacances.

 

 

 

Intéressé?

 

Vous vous retrouvez dans ce profil et êtes enthousiaste à l’idée de contribuer à un large projet européen?

 

Alors n’attendez plus et postulez avec votre CV actualisé et une lettre de motivation, au plus tard le 19/09/2018 via notre site web:

 

https://www.enabel.be/fr/content/jobs

Vous avez au 7 ans d’expérience ou plus dans la gestion de projets et vous avez des compétences  tant stratégiques (définition d’une vision, analyse systémique, formulation des objectifs avec les partenaires, …) qu’opérationnelles (donner des impulsions et un rythme à l’avancement du projet, adapter ses contours en fonction de la réalité rencontrée, reporting, suivi budgétaire, …) pour les faire avancer et évoluer. Atteindre des résultats avec les activités est au centre de vos préoccupations.

Vous aimez rencontrer de nouvelles personnes et vous avez le contact facile.

Vous savez comment vous y prendre pour mobiliser des groupes autour d’objectifs fédérateurs : vous modérez en prenant juste la place qu’il faut et vous êtes flexible sans perdre de vue les objectifs visés. Votre style est plus de faciliter ou de coacher que de faire.

 Vous aimez animer et vous maîtrisez des outils d’intelligence collective.

Vous aimez faire grandir les équipes tout en les coordonnant. Parler en public, tant comme modérateur que comme orateur, est un défi délicieux pour vous.

Vous avez déjà rédigé des dossiers de description de projet et êtes familiers avec le jargon des bailleurs de fonds.

Vous adhérez à la philosophie d’Echos Communication et vous aimez travailler en équipe.

La connaissance du néerlandais est un plus.

Conditions :

Le lieu de travail est Louvain-la-Neuve, siège de l’ONG. Les activités se déroulent sur Bruxelles et la Wallonie.

La langue de communication interne à l’ONG est le français, bien que tout le monde comprenne le néerlandais.

Contrat à plein temps, du type Contrat à Durée Indéterminée.

Salaire : grille salarial de la Convention Paritaire 329.02 + nombreux avantages

Passeport APE requis

Début du contrat : dès que possible

Si vous êtes intéressé(e), veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV à Miguel de Clerck, Directeur, à l’adresse mail suivante : miguel@echoscommunication.org avant le 23 octobre 2018

 

Echos Communication (www.echoscommunication.org) est une ONG initiatrice de changements dans la coopération au développement par l’activation des dynamiques humaines. Certaines activités se déroulent également en Belgique. Pour les mener, les coordonner et les développer, Echos Communication recherche :

Un.e Responsable Opérationnel.le pour la Belgique

Vos missions :

Pour obtenir plus d’information sur les activités, veuillez envoyer un mail à miguel@echoscommunication.org avec comme objet « demande d’informations Responsable Opérationnel Belgique ».

Coordination pays

A ce jour, les deux activités en Belgique sont 1) inciter les jeunes de certaines communes belges à devenir moteurs de citoyenneté et 2) faciliter des dynamiques d’écoles ouvertes sur leur quartier.

Gérer la cohérence et l’atteinte des résultats des activités qui se déroulent en Belgique, et en assurer le suivi, le reporting narratif et la récolte d’indicateurs. En charge de la communication du projet. Assurer la gestion des équipes impliquées: 1 personne en plus de vous-même

Recherche de bailleurs de fonds pour les activités menées dans le pays : pour assurer la continuité, l’extension, l’accroissement des marges de manœuvre, les éventuels co-financements, …

En charge de développer de nouveaux projets en Belgique : conception, écriture de dossiers pour recherche de fonds, approche des bailleurs potentiels, suivi.

Contribue au média Youmanity par des remontées d’expériences du terrain.

Coordination avec les autres responsables pays.

Coordination de l’activité sur les dynamiques d’écoles ouvertes sur leur quartier

Etre impliqué.e opérationnellement dans les activités des écoles ouvertes : mener les activités, identification et entretien des partenaires, suivi des budgets, décisions sur les stratégies et les moyens à mettre en œuvre, animations de groupes, suivi des partenariats, ...

PROFIL DU CANDIDAT

• Diplôme d’enseignement supérieur
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle, de préférence au sein d’organisations internationales complexes et/ou dans le secteur ONG.
• Flexibilité et résistance au stress
• Dynamisme
• Bonne capacité de planification et d’organisation du travail
• Haut sens de la rigueur
• Efficacité et motivation à travailler volontiers aussi bien de manière autonome qu’en équipe
• Bonne connaissance des outils MS Office
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse
• Très bonnes capacités relationnelles et de communication
• Parfaitement bilingue français et anglais (connaissances orales et écrites indispensables)
• Adhésion aux objectifs de MSF ainsi qu’à nos valeurs managériales : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation

CONDITIONS

• Contrat à durée indéterminée - Temps plein - basé à Bruxelles
• Assurance Hospitalisation – Pension complémentaire – Cantine à tarif démocratique – Remboursement 100% des frais de transport en commun)
• Date d’entrée en fonction : mi-novembre 2018

Envoyer lettre de motivation et CV par e-mail : Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org avant le 17 septembre 2018 avec la référence « Assistant.e » à Christine Januel, Département OPS

CONTEXTE

• Assister le Département dans son entièreté (+/- 85 personnes) et soutenir les Directeurs Opérationnels (Dos) et le Support Management OPS (SMO) dans le fonctionnement et la dynamique du Département.
• Assurer le suivi de la gestion administrative et financière interne au Département en s’assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à son organisation. A ce titre, il/elle joue un rôle central pour garantir le suivi de la gestion des ressources humaines du Département.
• Assurer un support dans l’organisation des évènements du Département (Annual Review of Operations, Bilan & Objectives Day, Semaine des Coordinateurs)

PROFIL DE LA FONCTION

Gestion administrative et fonctionnelle du Département

• Gérer la coordination et l’organisation des réunions et évènements au sein du Département
  • Fixer les rendez-vous en concertation avec les participants
  • Veiller à l’organisation pratique des lieux : réservation de salles, téléconférences, vidéoconférences et si nécessaire service traiteur.
  • Si besoin, préparer et diffuser l’agenda aux participants.
• Lorsque nécessaire, prendre les minutes des différents meetings
  • Assister et assurer le suivi de tous les Comités de Projets (COPRO), les organiser, rassembler les documents préparatoires nécessaires et les diffuser
  • Archiver les documents finaux
• Etre la personne de référence du Département OPS vis-à-vis des autres Départements pour les questions administratives et fonctionnelles du Département
• Dispatcher le courrier entrant et sortant du Département
• Mettre à jour certains documents de fonctionnement utilisés par tout le Département OPS
• Etre la ‘personne de contact’ OPS pour la responsable du service des bénévoles & la gestion des stagiaires
• Tenir à jour le fichier des « assurances visiteurs »
• Organiser et annoncer l’Info Matin et autres évènements OPS (débriefing, lunch & learn,…)
• Assurer un stock suffisant de matériel de bureau, photocopieurs, etc...
• Assistance aux DOs dans le suivi de leurs agendas et schémas de voyages ; effectuer sur demande des réservations d’hôtel et de voyages et s’assurer de la bonne préparation des réunions (fixer les rendez-vous avec les participants, organiser leur logement, réservation de salles, de télé- ou vidéoconférence, préparer l’agenda et diffuser les documents préparatoires).

Gestion des Ressources Humaines

• Gérer les ouvertures de postes et le suivi des candidatures pour des postes ouverts au Département
  • centraliser les descriptions de postes du Département, les relire, les mettre en page et les communiquer au People & organisation Development HQ Referent.
  • centraliser les dossiers de candidatures et envoyer un accusé de réception aux candidats
  • prendre les rendez-vous pour l’entretien de sélection
  • répondre en cas d’appel téléphonique/mail d’un candidat souhaitant connaître la situation de son dossier
  • envoyer les lettres de réponse négative aux candidats non short-listés ou non retenus après l’entretien final.
  • compléter le tableau de suivi des ouvertures de poste et les communiquer à l’administration du personnel du siège.
  • organiser un tableau de suivi des postes MIO
• Faire le suivi des contrats déterminés du Département (dates début/fin, modification de contrat)
• Gérer le suivi des congés
  • Suivre les mouvements des personnes du Département (voyages, congés,…) et encoder l’information (congés sans solde, maladie, petits chômages…) dans le système informatique (HR.net) tous les mois afin de transmettre l’information au Département RH du siège.

• Organiser l’engagement des nouveaux arrivants dans le Département
  • Remplir et faire signer la décision d’engagement d’un candidat par le Directeur et la communiquer (+cv) à l’administration siège du Département RH.
  • Organiser l’accueil du nouvel employé : préparation du matériel nécessaire (espace de travail, accès informatique, mail, carte magnétique, agenda...)
  • Préparer le planning des briefings et les prises de rendez-vous
  • Assurer l’accueil physique du nouveau travailleur
  • Assurer le lien avec l’administration siège lorsqu’il s’agit d’un candidat étranger/non-belge (permis de travail, « inpat package»...)
• En collaboration avec les cellules et les RH, participer au processus de recrutement et suivi des consultants

Enregistrements et légalisations de documents pour les missions

• En collaboration avec les HR Officer (HRO) de chaque cellule opérationnelle et les HR Coordinateur (HRCO) des missions, collecter tous les documents relatifs aux enregistrements et légalisations dans les pays de mission, rassembler les signatures nécessaires, déterminer les étapes légales à effectuer
• Coordonner ensuite les étapes nécessaires (commande de documents légaux, notaire, traductions jurées, légalisation, demande de coursiers, archivage, envoi)
• Assurer le suivi des traductions et des légalisations de documents pour le Département des OPS de la demande à la réception du terrain, auprès de tous les intervenants.

Organisation pratique des évènements du Département

• En collaboration avec le SMO et un support administratif, assurer tous les aspects pratiques des évènements majeurs du Département : semaine des chefs des missions & medical coordinators, Annual Review of Objectives, Bilan & Objectives et autres workshops. Les tâches impliquent (non-exhaustif): réservation d’hôtels pour un groupes important (70 personnes), commande & gestion du catering, réservation de billets d’avion et voyages, réservation des salles, suivi des questions techniques et logistiques, diffusion d’information liées à l’évènement, gestion du budget de l’évènement, soutien sur les questions de visa, coordination avec différents intervenants…

Suivi de la gestion financière

• Assister le SMO dans l’exercice budgétaire du Département en collaboration avec les différentes unités et le coordinateur de budget. Préparer les révisions budgétaires
• Faire le suivi budgétaire des cellules opérationnelles et participer à un point budget une fois tous les trois mois.
• Suivre la comptabilité quotidienne du Département (donner des infos et vérifier le cas échéant les imputations comptables, faire le suivi des factures et des notes de frais des membres du Département).

Collection et diffusion des données

• S’assurer que les listes de contacts/informations sont à jour (numéros de téléphone, mailing-lists, CMT calendar, etc)
• Support au maintien du système d’archives OPS ; suivre et organiser l’archivage des cellules avec le support du (des) bénévole(s)

Participation aux réunions des assistant(e)s et contribution aux évènements collectifs

• Participer aux réunions des assistantes des autres Départements pour garantir le bon fonctionnement administratif de l’organisation : procédures internes, préparation des évènements collectifs
• Participer à l’organisation des évènements pour le personnel