Belgium

• Être titulaire d'un diplôme de Bachelier et expérience probante de minimum 3 ans dans un fonction similaire.
• Les candidatures dont le diplôme est supérieur au niveau requis ne pourront être prises en compte.
• Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB. (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Compétences générales et spécifiques requises :

• Excellente maîtrise du français oral et écrit,
• Très bonne connaissance de l’anglais oral et écrit,
• Compétences en termes d’organisation du travail et de planification d’échéances,
• Compétences en termes de gestion des chiffres,
• Compétences en gestion de tâches multiples,
• Relations publiques,
• Relations humaines dans un environnement multiculturel.

Qualités souhaitées :

• Flexibilité, adaptabilité,
• Rigueur, respect des échéances,
• Résistance au stress,
• Réactivité,
• Autonomie.

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de  l’entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

 

Postuler :  2022/81 DRE

 

Le Département de la Communication et des relations extérieures de l'ULB recrute pour son Service des Relations internationales : Un.e assistant.e administratif.ve pour un CDI statut équivalent à temps plein

 

Contexte:

L’ULB a une longue tradition d’actions dans le domaine de la coopération universitaire et de l’accueil d’étudiants et chercheurs de pays dits des suds. Ses actions couvrent des champs disciplinaires très variés, avec des pays d’Afrique, d’Amérique latine et d’Asie du Sud-Est. L’objectif poursuivi par l’ULB est le renforcement des capacités humaines, scientifiques et de gestion des universités partenaires du Sud à travers des activités de recherche et d’enseignement de qualité. Ces activités permettent à un grand nombre de boursiers de venir en séjour à l’ULB grâce à des bourses de l’ARES-CCD.

Mission: Gestion administrative et financière des dossiers des boursiers de la coopération universitaire (+/- 150 boursiers par an) :

• Calcul et paiements mensuels des bourses ;
• Calcul et préparation des déclarations de créance à l’attention de l’ARES-CCD ;
• Organisation de l’arrivée du boursier ;
• Préparation des différents contrats et documents officiels ;
• Accueil et transmission d’informations pratiques aux boursiers ;
• Suivi du boursier durant son séjour ;
• Organisation d’activités socio-culturelles ;
• Organisation du retour du boursier.

REQUIREMENTS

Education and professional background

• University degree in risk management, auditing, accounting, finance, public administration or law, or equivalent certification from a recognized institution or higher education institution
• At least 4 years of experience in risk management, internal audit, internal control and/or financial control experience
• MSF experience or past professional experience in similar contexts as the ones in which MSF is active is a plus
• Willing to travel abroad in contexts where MSF OCB is active (up to 60% of time)

Technical skills

• Good knowledge of internal audit methodologies, resources management processes and internal control systems
• Strong analytical and synthetic skills
• Proven coordination capacities and team leadership
• Rigorous and very well organised
• Excellent written communication capacities, Good knowledge of Microsoft Office and particularly Excel
• Fluent French and English required (oral and written)

Personal qualities

• Capacity to influence and persuade
• Ability to establish and retain positive working relationships (both within the audit team and externally) and to communicate clearly and effectively
• Capacity to work within agreed timeline
• Active listener
• Sense of diplomacy and pedagogy
• Strong cultural awareness and capacities of adaptation
• Committed to MSF values and interest for the organisation’s activities

CONTEXT

MSF runs operations around the globe through 5 Operational Centers (OCs). An International Office based in Geneva ensures the coordination between OCs. The Operational Centre Brussels (OCB) is the largest OC in the MSF movement in terms of budget and runs humanitarian actions in more than 30 countries. MSF’s financial autonomy depends heavily on the trust of donors, and the proportion of private income. Accountability and transparency are key elements of our strategy that is contributing to strengthen the trust from the different stakeholders (donors, beneficiaries, employees, Board members, association members...).

The Resources Risk management & Internal audit unit is placed under the supervision of the OCB Deputy General Director. The mission of the Resources risk management & Internal audit unit is twofold:

1. to support MSF in the achievement of its social mission by improving the risk management of resources across the organization.  These resources refer to both tangible (funds, human resources, goods and assets) and intangible resources (services, information, data, knowledge and reputation)
2. to flag any compliance breach with MSF standards (policies, procedures), applicable regulations and contracts that may negatively affect MSF’s resources

The Internal Auditor is a member of the Resources Risk management & Internal audit unit. Under the supervision of the Resources Risk & Internal Audit Coordinator, the main objectives of the Internal Auditor are the following:

• to implement an effective audit policy
• to coordinate, plan, carry-out, report and follow up risk-based Internal Audits missions, within specified agreed timeline and with quality
• and to develop and maintain guidelines and tools for internal auditing, participate in the development and update of a complete system for recording, monitoring, and communicating the Organisation’s internal audit program components.

RESPONSIBILITIES

As an Internal Auditor, your main activities will be:

To perform field & HQ internal audits and special ad-hoc investigations:

• Participate in the preparation of a risk-based annual field and HQ audit plan
• Coordinate and carry out audits, according to internal audit plan or on ad-hoc requests for special investigations:

• Audit planning: specific risk assessment, background research, initial interviews, preparation of audit workpapers and information requests to be sent, scoping and planning meetings at both Headquarters & field level;
• Fieldwork: kick-off meeting, documented audit work according to the scope of the audit and the prepared workpapers (including interviews, detailed testing or other procedures as appropriate), proactive look for areas of improvement, advice and training on site if needed and/or solicited, debrief meeting, regular reporting to the Internal Audit Coordinator;
• Reporting: prepare audit report, provide documented and factual findings and value adding recommendations that are pragmatic, address root causes and lead to control/process improvement; present and discuss results and recommendations at both field and HQ level.
• Follow-up of recommendations of previous audits
• Collaborate with other MSF OCs audit teams to ensure coherence and integration of lessons learnt in the development of Internal Audit activities

To participate in the promotion and development of the Resource Risk Management & Internal audit unit

• Assist in developing, adapting, strengthening and implementing the Resources Risk Management & Internal Audit Unit strategy
• Participate in internal & external communication and reporting related to the activities of the Resources Risk & Internal Audit unit
• Identify, analyse and sensitize MSF staff on Resources Management risks
• Provide support and guidance in the formulation of resources risks mitigation measures
• Support the organization in reinforcing its governance in terms of transversal management of key risks identified
• Collaborate with other Resources Risk related units within the organization
• Promote a culture and practices aiming at improving the management of resource

CONDITIONS

• Expected starting date: 01/09/2022
• Location: Brussels (Belgium)
• Up to 60% of time in contexts where MSF is active
• Contract type: Open-ended contract
• Contract duration: permanent
• Full time
• Salary according to MSF-OCB HQ grid
• Meal Vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 14 July 2022

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-DG@brussels.msf.org and mention “Internal auditor” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Wie ben jij?
Als HR officer ben je een administratieve duizendpoot die graag werkt in een internationale omgeving. Je bent een echte teamspeler met goede sociale vaardigheden die graag nauwkeurig en georganiseerd werkt.

 

Je expertise en ervaring:

• Je bent in het bezit van een Bachelor diploma, bij voorkeur HR gerelateerd;
• Je hebt een eerste ervaring in HR administratie en een sterke interesse om te werken in een internationale omgeving.
• MS Office heeft geen geheimen voor jou.
• Je bent discreet, werkt integer en hebt het vermogen om situaties op een goede en empathische manier aan te pakken en op te lossen.
• Gezien de internationale context waarin je werkt, is het essentieel dat je je zowel mondeling als schriftelijk correct en vlot kan uitdrukken in het Nederlands en het Engels.

Relevante competenties:
VVOB’s kerncompetenties:

• Resultaatsgerichtheid
• Samenwerking
• Continue leren en verbeteren

Functiespecifieke competenties:

• Mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
• Nauwkeurigheid
• Planning & Organisatie
• Probleemanalyse en –synthese
• Betrouwbaarheid

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie in een groeiende internationale organisatie met veel ruimte voor professionele ontwikkeling
• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Salaris volgens barema B211 (cf. Vlaamse overheid, wat overeenkomt met een bruto maandloon tussen €3.340 en €4.205, afhankelijk van relevante werkervaring), gratis woon-werkverkeer met trein, tram, metro en bus, maaltijdcheques, hospitaliseringsverzekering, assistance verzekering en groepsverzekering
• De mogelijkheid bestaat om tot 60% van je werktijd te telewerken. Zo kan je je werk en je privéleven beter op elkaar afstemmen. Verder is ons kantoor in Sint-Gillis vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.

Wanneer kan je starten?
Wat ons betreft zo snel mogelijk!

 

Volgende stappen?
Herken je je in bovenstaand profiel? Dan ben jij wellicht de kandidaat die we zoeken en dan kijken we uit naar je motivatiebrief en CV! Tot en met 11 juli 2022 kan je je kandidatuur opladen via volgend webformulier: https://on.vvob.org/HR-officer
Geshortliste kandidaten worden uitgenodigd voor een online schriftelijke proef in de week van 12 juli en een online interview op 19 juli in de voormiddag.
Is dit niet precies de functie waarnaar je op zoek bent? Kijk dan op onze website voor eventuele andere functies waarvoor we iemand zoeken op https://www.vvob.org/en/vacancies
VVOB heeft als doestelling een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend, we motiveren kandidaten te solliciteren ongeacht hun leeftijd, sekse, afkomst of handicap.

VVOB is een internationale ontwikkelingsorganisatie met onderwijsprogramma’s en projecten in 9 landen wereldwijd. Ons hoofdkantoor ligt in Brussel, België.
Wanneer je bij VVOB komt werken, word je een belangrijke speler in VVOB’s missie voor kwaliteitsvol onderwijs om de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen te behalen. We voeren onze programma’s en projecten uit met één gedeelde passie: de verbetering van de kwaliteit van het onderwijs. Onze teams van nationale en internationale experts bereiken dit door technische ondersteuning te bieden aan overheids- en andere onderwijsactoren. Daarbij zorgen we wereldwijd voor capaciteitsopbouw van overheden en andere actoren in het onderwijs.
Deel jij onze ambitie om ervoor te zorgen dat alle leerlingen wereldwijd kunnen genieten van hun fundamenteel recht op kwaliteitsvol onderwijs? Ben jij er ook van overtuigd dat kwaliteitsvol onderwijs gelijke kansen verzekert voor iedereen en de sleutel tot een rechtvaardigere wereld is?
We zijn op zoek naar een Allround HR Officer die vanuit ons hoofdkantoor in Brussel meebouwt aan een stimulerende werkomgeving en organisatiecultuur waarin mensen centraal staan om onze ambities te kunnen realiseren. Wil jij deze uitdaging aangaan? Lees dan snel verder!

 

Verantwoordelijkheden van de HR Officer International Staff
Als HR Officer International Staff ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van effectieve en efficiënte HR admin processen voor onze international staff, in lijn met de Globale HR strategie en procedures en sociale wetgeving. Je maakt deel uit van het HR team op het hoofdkantoor van VVOB en rapporteert aan de Global Lead of HR. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere collega’s op het hoofdkantoor en de HR collega’s in de landen.

 

Je takenpakket bestaat onder andere uit:

• Je volgt de personeelsadministratie (payroll, verzekeringen, fiscaliteit, ...) van onze international staff en beantwoordt hun vragen, verleent advies waar nodig.
• Je zorgt ervoor dat het HR handboek, dat onze HR admin policies en processen bevat, up to date is en dit zowel voor international staff als de globale versie voor onze landenteams. Je informeert en adviseert de betrokken collega’s hierover.
• Je coördineert globale security management processen en begeleidt onze landenteams in het opstellen en updaten van hun security management plannen. Je werkt mee aan de continue verbetering van HR processen en ondersteunt in verschillende HR projecten en activiteiten.

Als jij onze HR Officer International Staff wordt, dan zijn dit onder andere zaken waarmee jij je tijdens je werkweek bezighoudt:

• Je hebt een aantal vergaderingen met HR collega’s uit de landen gepland.  Samen met hen bekijk je de voor- en nadelen van verschillende contracttypes, volgens de sociale wetgeving in deze landen. Op basis van deze informatie maak je een globale analyse en bekijk je samen met de Global Lead of HR of er wijzigingen nodig zijn.
• Een recent gestarte expat is op zoek naar een huurappartement en contacteert je met een vraag rond de terugbetalingsvoorwaarden. Je plant een meeting in om samen te kijken naar de huisvestingsprijzen en voorwaarden van dat land om een duidelijk beeld te schetsen en geeft mee welke documenten overgemaakt moeten worden om de huisvestingsvergoeding toe te kunnen kennen.
• Lunch! Een ideaal moment om bij te praten met de collega’s op hoofdkantoor.
• Je hebt een meeting gepland met het HR-team in Kenya om hun security management manual voor dit jaar te bekijken aangezien de verkiezingen eraan komen en dit voor de nodige politieke onrust kan zorgen. Samen denk je na of en welke aanvullende acties nodig zijn, gebaseerd op hun specifieke noden en context.
• Je bereidt een meeting met een externe expert in fiscaliteit voor. Samen met de Global Director of Finance en Global Lead of HR wil je met hen onderzoeken hoe we, met een steeds internationaler wordende expat populatie, op een correcte manier over taks-gerelateerde zaken communiceren en adviseren.

Klinkt dit als jouw droomjob? Lees dan verder om te kijken of je aan het gevraagde profiel voldoet

Profil recherché :

• Excellentes aptitudes relationnelles
• Habitué·e à animer des groupes d’enfants, de jeunes ou d’adultes
• Sens de l’organisation : établir un rétroplanning, suivre une to do list
• Intérêt pour les thématiques de la coopération internationale, de la solidarité et de la justice
• Intérêt pour les enjeux climatiques, de lutte contre les inégalités et les discriminations
• Connaissance des outils bureautiques et de la suite Office

Offre :

• Expérience enrichissante dans le secteur associatif, au sein du département campagne
• L’occasion de développer vos talents dans une équipe multi-profils et dynamique qui appréciera grandement votre contribution !
• Un accueil et un accompagnement par la chargée de campagne Bruxelles
• Stage non rémunéré - remboursement des frais de transport

Période et durée :

Stage d’une durée de trois mois, à réaliser entre début septembre et novembre 2022 à raison de 3-4 jours par semaine. Des prestations de soirée ou de weekend sont à prévoir.

Lieu de stage:

Siège du CNCD 11.11.11, Quai du Commerce, 9 à 1000 Bruxelles.

Comment postuler :

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à lea.gros@cncd.be avec en objet du mail « Stage Campagne Bruxelles » pour le 22/07/2022

Pour en savoir plus sur le CNCD 11.11.11, visitez notre site internet : www.cncd.be

Les candidat·es sont sélectioné·es sur base de leurs qualités et compétences, sans tenir compte de l’âge, l’origine, du sexe et de tout autre critère sans rapport avec la fonction.

Le CNCD-11.11.11 veille à respecter la vie privée des personnes et le règlement général sur la protection des données. Les données transmises par les personnes qui ne sont pas sélectionnées seront détruites dans les 6 mois qui suivent la clôture de cet appel à candidatures.

Dans le cadre de ses missions d’éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire (ECMS) et d’éducation permanente, le Centre national de Coopération au Développement (CNCD-11.11.11), coupole des ONG de développement en Belgique francophone et germanophone, recherche un·e stagiaire en appui du travail de la chargée de campagne-Bruxelles.

Objectifs du stage :

Le stage couvrira trois grands volets d’activités :

1. Communication

• Collaborer à l’entretien de la communication sur les réseaux sociaux
• Mettre en forme des informations pour alimenter l’agenda du site du CNCD-11.11.11
• Entretenir des contacts et répondre aux sollicitations des citoyen·nes ou des volontaires du CNCD-11.11.11
• Participer aux réunions d’équipes à Bruxelles et à Namur

 

2. Organisation d’activités

• Organisation et logistique propres à l’organisation d’événements, en ce compris la gestion d’un budget
• Montage, démontage et rangement de stand, exposition, etc.
• Participation à l’élaboration de campagnes ou d’événements liés à des campagnes du CNCD-11.11.11 et de ses organisations membres
• Accueil et animation de réunions avec des citoyens et/ou des volontaires du CNCD-11.11.11

 

3. ECMS

• Seconder la chargée de campagne lors des animations en milieu scolaire
• Prendre en charge certaines animations