Belgium

Education	• Desirable: University Diploma Level, preferably in the field of Social Sciences (Political Sciences, International Public Law, Anthropology, Economics, etc.) but this is not essential requirement. All relevant work experience will be considered.
Experience	• Essential: Experience in and exposure to working in a complicated political, security and humanitarian environment. • Desirable: Two years previous experience in similar jobs in the field of humanitarian aid with MSF or other NGOs
Languages	• Essential: English • Essential: Tigrinya and/or Amharic and/or Arabic • Desirable: French and other languages spoken by beneficiaries
Knowledge	• Essential computer literacy (word, excel, Internet/social media) • Excellent understanding of MSF’s principles and values • Knowledge of and interest in humanitarian issues • In-depth contextual knowledge and analysis skills • High level of knowledge of beneficiaries’ culture and customs
Competencies	• Results and Quality Orientation • Teamwork and Cooperation • Behavioral Flexibility • Commitment to MSF Principles • Stress Management

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

Crowd, security and prevention Manager (m/f/x) MSF Belgium Mission

02/01/2023

CONTEXT

MSF's mission in Belgium aims to address, through a multidisciplinary and collaborative approach, the health needs and key social determinants of the most vulnerable segments of the population, including migrants in transit and undocumented migrants, while proactively engaging in assessing main difficulties and promoting institutional change.

Since January 2018, several humanitarian organizations have joined forces to provide migrants in transit in Brussels with access to several services (medical, mental health, distributions, social assistance, family links…) inside a Humanitarian HUB. The project was born to respond to the growing needs of particularly vulnerable migrant people. Each organization pursues complementary objectives in order to meet the needs of people in a wandering situation present in Brussels by offering them access to multidisciplinary services of first necessity, adapted accompaniment and orientation. In this structure, mental health care is provided by Médecins Sans Frontières.

 

MAIN PURPOSE

Providing support to the Flow and Security Coordinator in the security management, contributing to the daily follow-up according to MSF protocols, standards and procedures to ensure the smooth running of the project’s risk reduction strategy.

RESPONSIBILITIES

• Monitor and report on the compliance in relation to key aspects of security management to the Flow and security Coordinator. Support the implementation of the project’s risk analysis and reduction strategy. Identify current and potential vulnerabilities in the project’s security Standard Operating Procedures. Propose and apply, in agreement with the operational line management, necessary improvements to the project security plan.
• Participate in the development, review and adaptation of the project security plan.
• Assist the Flow and security Coordinator in internal communication sessions and events about security in order to improve awareness, understanding of MSF security policies and project security plan. Write meeting minutes and contribute to the meeting logbook.
• In coordination with the Project Coordinator and Flow and security Coordinator, prepare and conduct regular security briefings and debriefings of project staff in line with the requirements of the project security plan and standard operating procedures, ensuring as well that due informed consent is provided, and risk analysis updated as per the mission’s and context’s requirements.
• Perform additional responsibilities or tasks related to security as required by the Flow and security Coordinator.
• Document the implementation of the project security plan, including writing meeting minutes, and reporting on security indicators. Ensure the Project Coordinator and Flow and security Coordinator are supported in order to be capable to follow the project security plan and makes them accountable for the implementation.

In particular, s(he) will be charged with the following responsibilities:

• Assist the Coordinator in contact with migrant communities and other stakeholders in order to ensure fluent and accurate communication flows.
• Ensure daily implementation of security management for the MSF mental health activities in the Humanitarian Hub, report to the Flow and security Coordinator any specific issue and participate to the development of security protocols.
• Support the coordination in the development, implementation, management of security and prevention protocols.
• Manage incidents/accidents, participate in conflict management, flow management, evacuation.
• Follow up security and safety incidents: reporting, filing complaints, contacting coordinators, etc. under the supervision of the Flow and security Coordinator and the Field Coordinator.
• Promote and develop the preventive aspect through a climate of trust and open communication with the beneficiaries
• Provide adapted briefings and training including mediation approach, preventive measures and security/safety to staff and partners.
• Participate in the implementation of risk reduction tools
• Support the provision of services facilitating the communication between beneficiaries and staff/volunteers by creating a trustful relationship with all counterparts.
• Reflect together with the staff and volunteers of the Humanitarian Hub to adapt activities and messages to ensure smooth flow of activities, to make them culturally acceptable, avoiding misunderstandings and improving the provision of qualitative services.
• Collect feedbacks and ideas from the beneficiaries on the implementation and quality of activities within the Hub.
• Provide quality and culturally sensitive interpretation between the staff (MSF and partners) and the beneficiaries (trialogue) in his/her mother tongue (source language / target language), support intercultural awareness, sensitiveness and clear communication between the parties.
• Reduce barriers, demine conflict situations and facilitate access to services, communication and mediation with and between beneficiaries.
• Guarantee confidentiality, medical/psychological secrecy, impartiality and neutrality. Declare conflict of interest.

CONDITIONS

• Expected starting date: As soon as possible
• Contract type: Fixed term contract until 31/12/2023 – 100%
• Location: based in Brussels
• Salary according to MSF-OCB HQ grid – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation cost – Lunch allowances.

Deadline for applications: 22/01/2023

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to MSFOCB-Belgium-HRFINCoassist@brussels.msf.org and mention “Security manager” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

 Compétences:

1. S'engage et communique de manière efficace et proactive entre les fonctions et les équipes.

2. Établit des relations et s'engage efficacement avec les collaborateurs.

3. Fait preuve de résilience et fait preuve de souplesse et d'adaptabilité aux tâches changeantes et aux priorités de l'équipe.

4. Sous la supervision du superviseur, rédige des sections techniques pour les documents d'équipe, les documents d'information et les présentations.

5. Travaille à travers les fonctions dans une perspective multiculturelle qui reflète la prise en compte d'autres cultures, d'autres points de vue et d'autres façons de faire les choses.

6. Reconnaît avec sensibilité les situations éthiques.

7. Se concentre sur les objectifs clés d'une tâche ou d'un projet.

8. Crée un travail précis, organisé et opportun.

9. Est ingénieux(se)  avec la gestion du temps et la technologie pour prioriser les tâches avec une supervision limitée.

10. Participe aux réunions externes.

 

Avantages du poste

Salaire, bénéfices  et durée du contrat:

• La fourchette de salaire pour ce poste serait comprise entre  3.145  et 3.850 EUR brut par mois pour un temps plein, en fonction de l'expérience pertinente de l'employé. Avantages standard (22 jours de congés annuels plus 4 jours supplémentaires de congés payés pendant la fermeture des bureaux de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas, assurance-vie, assurance hospitalisation et allocation de transport).
• Ce poste est un Contrat à Durée indéterminée (CDI)
• Temps-plein ou 4/5ème

Procédure de candidature

Soumettez votre candidature en anglais via notre système de candidature Lever.

À propos de Search for Common Ground

Search for Common Ground est une organisation internationale à but non lucratif qui opère dans 30 pays touchés par des conflits à travers le monde, et dont le siège se trouve aux Etats-Unis et en Belgique. L'entité belge est une AISBL internationale qui compte 30 employés basés dans notre bureau de Bruxelles et 1000 collègues à travers le monde, dont 90% sont des locaux issus des pays où nous mettons en œuvre notre travail de consolidation de la paix. 

Le département administratif soutient le personnel de Search for Common Ground AISBL, en particulier celui du bureau de Bruxelles. Les membres de cette équipe collaborent avec le personnel Search des bureaux du monde entier, y compris les équipes de l'organisation sœur, Search for Common Ground aux Etats-Unis.

 

Résumé du département 

Le département administratif soutient le personnel de Search for Common Ground AISBL, en particulier celui du bureau de Bruxelles. Les membres de cette équipe collaborent avec le personnel Search des bureaux du monde entier, y compris les équipes de l'organisation sœur, Search for Common Ground aux Etats-Unis et dans les 30 pays où nous opérons.

 

Responsabilités

• Soutenir les systèmes, les politiques, les processus ainsi que les procédures et les normes de Search for Common Ground afin de maintenir les meilleures pratiques administratives et la conformité.
• Fournir un soutient aux démarches administratives et formalités du bureau.
• Fournir un soutien quotidien aux besoins administratifs du bureau.
• Maintenir des fichiers administratifs précis et à jour.

Contributions

1. Coordonner avec les équipes d’opérations, de ressources humaines et des finances, mais sans s'y limiter, l'entretien des bureaux, la réparation et l'entretien de l'équipement et l'entretien général. Approvisionnement, inventaire et audits.
2. Coordination des réunions sur et hors site, y compris, mais sans s'y limiter, les invitations aux réunions, l'aménagement des salles, la restauration, les réunions du personnel, les réunions du conseil d'administration, ainsi que la collecte et la distribution des ordres du jour, y compris la prise de note si nécessaire.
3. Coordonner avec les équipes de développement des programmes et des affaires pour obtenir les signatures pertinentes et assurer la bonne livraison des documents.
4. Gérer les communications entrantes et sortantes et, si nécessaire, les transmettre à d'autres employés ou parties externes pour répondre aux demandes de renseignements.
5. Fournir un soutien administratif aux voyageurs internationaux, y compris, mais sans s'y limiter, les réservations d'hôtel, le traitement des visas, les voyages en avion et ainsi les consignes de sûreté et de sécurité.
6. Maintenir des dossiers administratifs précis et à jour, y compris, mais sans s'y limiter, les baux de bureaux, les dossiers du conseil d'administration et de gouvernance, les contrats de service, les informations / données sur les employés dans les systèmes et bases de données internes et externes en temps opportun.
7. Mettre à jour les données des collaborateurs et stagiaires sur les plateformes des prestataires externes (absences et congés, assurances, chèques repas, etc.).
8. Répondre aux demandes récurrentes en utilisant les politiques et guides existants.
9. Soutenir les processus de recrutement, y compris la publicité des postes vacants, la planification des entretiens, les dossiers d'entretien et les vérifications des références.
10. Fournir un soutien administratif et opérationnel à l'orientation et à l'intégration des nouveaux employés, y compris les annonces/communications, l'orientation sur la planification, la création de guides d'orientation, etc. tout en collaborant avec les departements de finances, de l’administration, des programmes, et de l’'informatique.
11. Soutenir la préparation de la documentation (c'est-à-dire les procurations, les contrats, l'enregistrement des agents de Search) et coordonner sa distribution et son classement correct.
12. Agir en tant que points focaux de sauvegarde et de sécurité et de sûreté (S&S), y compris, mais sans s'y limiter, soutenir la mise à jour du plan S&S, maintenir la santé et la sécurité du bureau, planifier des formations S&S pour le personnel, le cas échéant.
13. Infuser les valeurs organisationnelles dans tout travail.
14. Autres tâches en ligne avec les contributions clés ci-dessus telles qu'assignées.

Vos responsabilités :  

• Vous effectuez les travaux nécessaires à l’entretien et la maintenance des bâtiments : peinture, parachèvement (plafonnage, cloisons, carrelages…), menuiserie, électricité, mise en place de matériel ICT, plomberie, serrurerie, etc.  

• Vous assurez la maintenance de l’équipement et de l’outillage, au siège social et ponctuellement sur d’autres sites : machines, équipement électromagnétique, vélos… 

• Vous participez aux tâches de manutention : réception de colis, gestion des stocks, aménagement des espaces, préparation de matériel pour des évènements et actions et chaque fois que vous pouvez apporter de l’aide, dans la mesure de vos moyens. 

• Vous suppléez occasionnellement, en cas d’absence du personnel d’entretien, pour effectuer les tâches de nettoyage. 

Votre profil :  

• Vous possédez un certificat d’enseignement du secondaire inférieur ou l’équivalent par expérience ainsi que le permis B ; 

• Vous avez les connaissances et la pratique nécessaire pour effectuer les différentes tâches de maintenance attendues ; 

• Vous disposez d'une expérience d’au moins de 3 ans dans un poste similaire ; 

• Vous savez faire face aux urgences et organiser votre travail au quotidien en fixant des priorités ; 

• Vous êtes autonome, vigilant.e et vous savez vous rendre disponible en vous appuyant sur vos capacités relationnelles ; 

• Vous appliquez toujours scrupuleusement toutes les mesures assurant votre sécurité et celle des autres ; 

• Vous parlez couramment le français (ou le néerlandais) et êtes à l’aise pour communiquer en néerlandais (ou en français) ; 

• Disposer d’une certification en électricité est un plus. 

Contrat à 80% à durée indéterminée – Bruxelles  

Oxfam est une organisation mondiale d’aide au développement qui unit les forces citoyennes contre la pauvreté et l’injustice.  

En collaboration avec des organisations partenaires, nous travaillons en vue d’un changement durable afin de permettre aux communautés vulnérables de prendre leur destin en main. Oxfam Belgique se concentre sur une combinaison d’aide humanitaire, de projets de développement et de campagnes afin d’influencer les politiques et sensibiliser la population. Avec un réseau de près de 250 magasins, Oxfam Belgique promeut également le commerce équitable et durable et soutient l'économie circulaire et sociale.  

Aidez-nous à lutter contre la pauvreté et les inégalités en mettant vos compétences à profit ! Oxfam est à la recherche d’un.e technicien.ne Bâtiments. 

Votre place dans l’organisation : 

Sous la responsabilité du Gestionnaire bâtiments, vous serez amené.e à réaliser des travaux de maintenance des bâtiments et du matériel de l'organisation ainsi que des missions de manutention. 

Oxfam vous propose : 

• Un contrat à 4/5ème (80%) à durée indéterminée ; 

• Un salaire mensuel brut aligné sur le secteur des ONG (min 1.817,4€ et max 2.879€ pour 30 ans d’expérience pertinente) ; 

• De  nombreux  avantages  extra-légaux  :  intervention  dans  les  frais  de  transport,  13ème mois, chèques-repas, assurance groupe, congés extra-légaux, horaires flexibles, soutien appuyé à la formation... 

• L’opportunité  de  travailler  pour  une  ONG  leader  dans  le  domaine  de  la  coopération  au développement  et  de  jouer  un  rôle  dans  les  changements  majeurs  et  inspirants.  Vous  faites partie d’une équipe motivée et passionnée, qui se sent impliquée par sa mission ; 

• Un travail stimulant et passionnant dans une organisation qui apporte une grande attention à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 

 

Êtes-vous la personne que nous recherchons ? 

• Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à OBE.jobs@oxfam.org avec la référence « Nom Prénom + Technicien.ne de bâtiments avant le 15 janvier 2023. 

 

Pour Oxfam, l’égalité des chances est importante. Les candidats sont donc sélectionnés sur la base de leurs qualités et compétences, sans tenir compte de l’âge, de l’origine ou du sexe. 

 

Oxfam s'engage à protéger et à promouvoir le bien-être de tout être humain et attend de tous les membres du personnel et des volontaires qu'ils partagent cet engagement via des valeurs communes et un code de conduite (plus d’infos: https://www.oxfam.be). 

 

 

CAN Europe Job description

 

Position/Title	Head of Communications
Goal of Position	Responsible for external communications (press, public, and relevant stakeholders), for developing and implementing the communication strategy and for the management of the Communications Team.
Functions & Responsibilities	Communications and Editorial   Responsible for ensuring CAN Europe communications maintain our profile as the leading European climate network;       Providing strategic comms guidance to the organisation and leading on narratives work; Responsible for ensuring high editorial standards of all CAN Europe publications and other products (written and visual); Cataloguing and maintaining CAN Europe’s publications; Assisting, as required, with the organisation and management of press briefings, conferences and other CAN Europe events; Contribute to relevant reporting and fundraising efforts, including all aspects of producing the annual report;  Liaising with consultants to ensure printing and delivery of CAN Europe publications and campaign materials; Leading on all public facing campaigning work (i.e., publicity stunts) in direct coordination with the involved policy officer; Work on other projects as assigned by the line manager.   Digital Communications and IT   Maintaining and boosting CAN Europe social media presence and reputation, as well as in other channels and tools, such as the website and podcast, by commissioning or creating relevant content and monitoring traffic and impact; Managing work with external web and IT consultants.   Media and Press   Keeping a personal connection with press contacts and contributing to the organisation’s positive perception by the press Writing, editing and dissemination of press releases and information for journalists;     Responding to media enquiries and building contact with journalists; Maintain CAN Europe’s media profile and ensure coverage is accurate;  Cataloguing and maintaining CAN Europe’s media coverage;  Updating press contact lists in our database;  Ensure relevant staff are prepared and trained for dealing with the media.   Networking   Responsible for co-ordination of communications activities with the wider CAN network (i.e., participation in the CAN Comms working group); Maintain and update the CAN Europe communications list; Proactively participate in meetings, activities and events with partner organisations (e.g. Green 10, Coalition for Energy Savings, Croissant Conspiracy), and other stakeholders, including donors;     Prepare, present and moderate during communications-related sessions at the CAN Europe General Assembly (2x/year).
Management responsibilities	Attend the regular meetings with the other managers convened by the Director in order to deal with issues in a cross-cutting manner throughout the organisation; Assist in the management of human resources and office; Sign-off comms plans and public communication products from the organisation; Support and advice strategic coordination of CAN Europe’s fundraising efforts; Advice and assist the functioning of the CAN Europe secretariat’s budget; Line manage staff members of the Communication team; Provide guidance to team members through regular meetings and evaluations and support them in their files/projects/campaigns work as well as in their second competences; Actively engage in the recruitment of staff in the Communication team; Liaison with external contractors (IT, design, website, editing,..) Ensure exchange and updates on relevant processes and activities Define together with Director and team members the priorities and strategies of the team. Participate in team-wide processes and matters relevant to the organisation as a whole as required
Line management	This position is line managed by the Director
Time requirements	Full time contract Indication on split between areas and responsibilities below
% of Time	Main team responsibilities
10	Administration and finances
30	Management and planning
50	Communication and representation
10	Capacity and outreach
0	Policy work and coordination
100	TOTAL
% of Time	Specific responsibilities
50	Communications & editorial
20	Digital communications & IT
20	Internal affairs
10	Networking
100	TOTAL

 

 

Climate Action Network Europe is looking for a

Head of Communications

 

CAN Europe, Europe's largest coalition working on climate and energy issues, is currently seeking an experienced and dynamic Head of Communications to join our team in Brussels.  This position will offer the successful candidate an opportunity to be at the center of the largest movement for global change that will affect people and the planet for centuries to come.

The successful Head of Communication should be experienced in providing strategic communication guidance ensuring the development of narratives, strategies and key messages for advocacy and campaign work not only in the secretariat but also across the entire Network. As the leader of CAN Europe’s Communications team, he or she will line-manage a very diverse team composed of about 8 very dynamic communication professionals.

 

Required Educational/professional qualifications:

• Minimum 5 years relevant professional experience, preferably in journalism/press or media relations; 
• University degree or equivalent qualification preferably in communications, journalism or public relations;  
• Working knowledge of EU institutions and processes, and in particular of climate, energy and environment policy; 
• Experience in leading a communication team;
• Journalism or media training considered an asset;
• Native level written and spoken English; additional EU languages considered an asset.

Preferred/desirable qualifications

• Experience of working with NGOs;
• Experience of managing individuals and a team;
• Knowledge in team development.

Experience, skills and abilities

• Experience in developing and guiding a communications strategy;
• Experience in managing, guiding and coordinating diverse inputs and contributions for many different strands of communication work simultaneously in a fast paced work environment;
• Experience writing, editing and proofreading in English, with a proven ability to manage the production of various types of high quality print and digital media products; 
• Ability to prioritise and deliver diverse tasks, meeting deadlines while maintaining high editorial and management standards;     
• Knowledge of, and existing base of contacts with European news media desirable;
• Demonstrable experience of using digital and social media to achieve campaign/advocacy objectives; 
•  Experience of working in a network; internal communication skills desirable;  
•  A good team player coupled with ability to be self-reliant and self-disciplined, inspire others and use one’s own initiative and to generate new communication ideas; 
• Solid grounding in Microsoft Office and Google suite applications.

 

Main duties will include:

 

• Responsible for ensuring CAN Europe communications maintain the profile as the leading European climate network;
• Responsible for external communications including ensuring high editorial standards of all CAN Europe publications and other comms products;
• Responsible to guide communications strategy and input into CAN Europe’s overall strategy;
• Responsible to line-manage CAN Europe’s comms team;
• Assist the Director and engage into the overall management of the organization;
• Writing, editing and dissemination of press releases and other documents, responding to media enquiries; 
•  Organising production and editing of paper and digital publications; liaising with policy officers to generate online web articles;  
•  Manage content and updates to the website (www.caneurope.org);
•  Maintain a contact databases of experts and journalists;
•  Maintaining CAN Europe’s media coverage;
•  Descriptive reporting to funding organisations;
•  Develop/liaise and maintain contacts with the media and where necessary act as a spokesperson for CAN Europe.

 

CAN Europe’s offer :

 

This position is based in the CAN Europe secretariat (Brussels), which houses the majority of our team, in Mundo-B, the sustainable NGO office space near the St. Boniface neighborhood of Brussels. FYI other members of the team are based in other European countries.

 

This position is based on a Belgian open-ended contract. Remuneration for the job will be between  4750 and 5550 Euro gross/month depending on the years of relevant experience (from 5 to 20 years) and subject to Belgian taxes.  Meal vouchers (7EUR/working day), transport costs, eco and culture vouchers, phone computer, and teleworking allowance are also part of the salary package.

 

To apply, please send a letter of motivation and CV in English to jobs@caneurope.org with “Head of Communications” as subject line. The letter of motivation should clearly demonstrate why you want the job, stating why you wish to work for a climate NGO and how your skills and experience are relevant to the job requirements detailed above.

 

Closing date for applications: Wednesday 11 January at midnight (Brussels time)

First round of Interviews preferably between 23-27 January (can be done remotely)

Second round of interviews on 30-31 January (can be done remotely)

Expected start date: as soon as possible thereafter.

 

Contact  

Inquiries to César Chantraine, Human Resources Coordinator, cesar.chantraine@caneurope.org.