• Vous êtes titulaire d’un master en sciences politiques ou sociales, en développement international, en droits de l'homme ou dans un domaine similaire
• Vous êtes parfaitement bilingue néerlandais (langue maternelle) /français, avec une bonne connaissance de l'anglais
• Vous avez au minimum 5 ans d'expérience dans l'élaboration et la gestion de programmes, la gestion axée sur les résultats, ainsi que dans les financements institutionnels (en particulier DGD)
• Vous disposez de solides compétences organisationnelles, de coordination et communication
• Vous avez de bonnes connaissances en matière de renforcement économique des ménages et/ou employabilité (des jeunes) et sur l’une ou plusieurs thématiques transversales mentionnées ci-dessus
• Vous êtes flexible dans la gestion du temps entre les missions sur le terrain et la présence au bureau de Bruxelles
• Vous adhérez aux valeurs de SOS Villages d'Enfants et vous êtes passionné.e par nos projets

Aucun enfant ne devrait grandir seul. C'est ce en quoi nous croyons fermement chez SOS Villages d'Enfants Belgique. C'est le rêve pour lequel nous travaillons tous. Pour que les enfants seuls puissent grandir dans un endroit sûr, avec des adultes fiables qui sont toujours là pour eux. Nous le faisons par le biais de projets d'aide à la jeunesse (en Belgique) et de coopération au développement (à l’étranger) de haute qualité.

Pour coordonner les projets de coopération au développement, nous recherchons un.e Coordinateur.de programmes internationaux qui rapportera à la Team Leader des programmes internationaux.   

Vos responsabilités en tant que Coordinateur.trice de programmes internationaux :

1. Vous êtes responsable des aspects suivants de la mise en œuvre d’un ou plusieurs programmes

•  Gestion programmatique : vous coordonnez le déroulement de toutes les activités nécessaires pour atteindre les objectifs ; vous apportez un appui au travail des partenaires sur le terrain ; vous recrutez et supervisez le travail de consultants externes en fonction des besoins 
•  Gestion financière : vous révisez les rapports financiers (y compris les pièces justificatives) ; vous vous assurez de la bonne exécution du budget par les partenaires 
•  Suivi & Evaluation : vous faites le suivi des programmes selon les principes de la gestion axée sur les résultats (GAR) ; vous soutenez les partenaires locaux dans le plan de suivi des programmes ; vous préparez les rapports aux différents bailleurs et assurez une communication régulière avec eux tout en vous adaptant à leurs exigences en termes de qualité

2. Vous êtes co-responsable du développement de thématiques transversales qui concernent l’organisation dans son ensemble (l’égalité de genre, l’environnement, le plaidoyer, la digitalisation, la GAR, l’intégrité)

•  Vous êtes la personne-ressource d’une ou plusieurs thématiques transversales 
•  Vous assurez l’intégration de ce.s thématique.s dans les nouvelles propositions de projets/programmes internationaux

3. Vous contribuez à la recherche de fonds institutionnels

•   Vous contribuez à la recherche de co-financements des projets existants 
•   Vous identifiez de nouvelles opportunités de financements, préparez et soumettez les dossiers

Nous vous offrons :

• Un contrat à temps plein à durée indéterminée
• Une rémunération compétitive avec plusieurs avantages sociaux
• Lieu de travail : Bruxelles + télétravail possible
• Une opportunité passionnante de contribuer activement à l'amélioration des droits et du bien-être des enfants, au sein d'une équipe hautement motivée, professionnelle, engagée et internationale
• Entrée en fonction: dès que possible

Travailler chez SOS Villages d’Enfants Belgique, c'est…

1. S’investir tous ensemble pour atteindre un objectif commun : contribuer à ce que les enfants qui traversent des situations difficiles puissent grandir en toute sécurité dans un foyer chaleureux.
2. Travailler dans un climat de confiance et d'ouverture où le respect de chaque collaborateur et partenaire et la confiance envers les capacités de chacun sont primordiaux.
3. Avoir des opportunités d’évoluer et de se développer, pour trouver votre propre voie dans une équipe professionnelle, flexible et orientée résultats.

•  

Qualifications

• Diplôme BAC+3 minimum
• Expérience de gestion financière de projets de minimum 3 ans (élaboration de budgets, suivi de budgets, montage financier, rapportage, comptabilité…)
• Notions de comptabilité générale
• Excellentes compétences en Excel (atout : utilisation des macros, VBA…)
• Compétences en gestion budgétaire basée sur la comptabilité analytique/par centre de coûts
• Maitrise de la Suite Office (Word, Outlook, Teams…)
• Connaissance des spécificités des asbl
• Bonnes capacités rédactionnelles et de présentation orale, en français
• Capacités d’apprentissage rapide, notamment TIC
• Atout : expérience en passation de marchés
• Atout : connaissance du secteur de la coopération
• Atout : connaissance du logiciel Winbooks
• Atout : connaissance des réglementations UE, DGD et AFD
• Atout : connaissance de l’anglais

Qualités

• Rigueur et souci du détail et de la qualité
• Respect des délais et sens de l’organisation
• Capacité d’analyse, de synthèse et de prise de recul
• Capacité à travailler harmonieusement en équipe
• Sensibilité interculturelle
• Adaptabilité, respect et tact
• Attitude orientée solution
• Intégrité et probité intellectuelle et morale
• Adhésion à la vision et aux missions d’ULB-Coopération
• Un brin d’humour est vivement souhaité.
• Disposer, au moment de la candidature, de la capacité légale de travailler en Belgique

ULB-Coopération est l’ONG de l’Université libre de Bruxelles. L’ONG recherche un·e gestionnaire financier·ère de projets.

ULB-Coopération est spécialisée en santé et systèmes de santé, en gestion des territoires et des ressources, en appui à l’entreprenariat et à la gestion, et en éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire. Elle développe la majorité de ses actions en République démocratique du Congo, au Burkina Faso, au Sénégal et en Belgique. Le modèle de coopération soutenu appuie des actions durables développées par des acteurs de changement locaux, issus de la société civile, de la fonction publique et du secteur privé. Chaque action est renforcée par un volet formation et un volet recherche.

Poste

Le·la gestionnaire financier·ère de projets est basée dans nos bureaux à Bruxelles. Il·elle est membre de la Cellule Administrative et Financière qui regroupe l’ensemble des gestionnaires de projets, comptables, assistantes administratives et est sous la supervision directe de la responsable de cellule. À terme, la personne recrutée pourrait éventuellement être amenée à intégrer certains projets d’Uni4Coop, consortium qui réunit les 4 ONG universitaires belges (Eclosio, Fucid, Louvain Coopération et ULB-Coopération).

En collaboration avec les chargés de projet du siège, il·elle assure la gestion administrative et financière du projet, dans le respect de la législation, du contenu contractuel du projet, des réglementations des bailleurs et des procédures d’ULB‐Coopération. Il∙elle appuie et conseille le∙la chargé∙e de projet dans l'élaboration des budgets projets et leur mise en œuvre, du point de vue administratif et financier.

Au niveau des bureaux locaux, Il∙elle collabore et appuie les RAF, gestionnaires financiers et comptables, dans la gestion comptable, financière et administrative. Il∙elle veille à la bonne utilisation des différents outils prévus dans les procédures (programme comptable…), au classement des pièces justificatives et au contrôle interne de l’organisation. Il∙elle réalise des missions de suivi financier auprès des partenaires et coordinations locales.

Tâches

• Gestion financière des projets
  • Assurer le suivi budgétaire des projets
  • Élaborer et valider les rapports financiers aux bailleurs et partenaires
  • Veiller au respect des procédures financières
  • Appuyer l’élaboration des passations de marché et des appels d’offre
  • Organiser les flux financiers selon la planification
  • Élaborer les budgets des projets avec le∙la chargé∙e de projets
• Gestion administrative des projets
  • Maîtriser les procédures administratives et financières des bailleurs
  • Encadrer et former les partenaires/équipes sur les procédures
  • Évaluer et mettre à jour le manuel de procédures
  • Veiller au respect des procédures administratives
  • Rédiger les documents administratifs nécessaires au projet (personnel, assurance, etc.)
• Appui aux différents bureaux d’ULB-Coopération (Bruxelles et coordinations locales)
  • Contrôler et suivre les comptabilités des différents bureaux (bureaux locaux et siège)
  • Encadrer les audits financiers des projets et assurer leur suivi
  • Participer au processus de contrôle interne de l’organisation

Conditions d’emploi

Salaire brut mensuel en accord avec les barèmes d’ULB-Coopération (Grille CP 329.02), en fonction du diplôme et de l’expérience reconnue.

Chèques-repas après 6 mois de contrat. Remboursement intégral des déplacements domicile-travail. 6 jours de congés extra-légaux annuels, au prorata des prestations de l’année en cours.

Prestations ponctuelles possibles à l’étranger (missions de minimum 15 jours) dans les pays d’intervention d’ULB-Coopération et d’autres régions couvertes par le consortium Uni4Coop.

Processus de recrutement

Le dépôt de candidature comporte 2 éléments obligatoires :

• Réponse au formulaire en ligne forms.office.com/e/yLJAD6MREs
• Envoi de CV + Lettre de motivation à julie.simon@ulb-cooperation.org

Pour être considérées, les candidatures seront complètes.

Nous nous réservons la possibilité de ne pas répondre aux candidatures non retenues.

Nous analyserons les candidatures dès le 30 janvier , les dossiers peuvent être déposés dès la date de publication de la présente offre. Nous clôturerons le recrutement selon les dossiers pertinents reçus.

Selon le nombre de candidatures reçues, une épreuve écrite pourra être organisée.

Les interviews auront lieu dans les bureaux d’ULB-Coopération à Bruxelles, la semaine du 6 février (à confirmer).

In this internship position you will support Eurodad’s debt justice team. This includes assisting in the Monitoring, Evaluation, Accountability & Learning (MEAL) processes, organising meetings and events, dealing with travel arrangements, and supporting the debt justice team work, particularly on project administration, network strengthening, campaigning strategies and information sharing. The successful candidate will have knowledge or experience (professional or volunteer) in project administration, network coordination and/or events organisation, with strong interpersonal and communication skills and willingness to work in a multicultural context, and the ability to plan, organise and implement on their own initiative. They will be excited by working at the cutting edge of development finance and climate finance policy campaigns for transformative change.

• Key contacts: Eurodad colleagues, Eurodad members and other civil society organisations in Europe, Africa, Asia, Latin America and the US.
• Contract & location: Brussels-based, six-month remunerated internship contract (Convention d’Immersion Professionelle). 
• Attractive benefits package including private Hospitalisation, Ambulatory and Dental insurance (DKV), meal & eco-vouchers, travel insurance and contribution to private pension plan.

You can find more information about the job description here

Please apply for the position here

About Eurodad: 

Eurodad (the European Network on Debt and Development) is a network of 50 civil society organisations (CSOs) from 20 European countries, which works for transformative yet specific changes to global and European policies, institutions, rules and structures to ensure a democratically controlled, environmentally sustainable financial and economic system that works to eradicate poverty and ensure human rights for all.

Eurodad is an equal opportunity employer and considers applicants for all positions without regard to race, colour, religion, creed, gender, national origin, age, disability, marital or veteran status, sexual orientation, or any other legally protected status. All employment decisions are made entirely on merit. We strongly encourage persons with disabilities to apply.

CANDIDATE PROFILE

Education & Experience

• Higher education diploma (Bachelor’s degree or equivalent)
• At least 2 years of professional experience in similar position (administrative assistant or other similar jobs) 
• Experience in associative functioning and governance issues in an NGO context is a strong asset
• MSF experience is a strong asset.
• Good knowledge of MS Office package and at ease with working with different types of soft wares – social media + other digital tools is an asset

Competencies

• Humanitarian motivation and interest
• Autonomy is key. While being able to work as a team
• Ability to see the global picture, synthesize complex written and oral information; drafting and editing abilities
• Organizational, coordination and planning skills
• Able to respect confidentiality and process sensitive information with discretion
• Flexible, stress resistant, dynamic, diplomatic

Languages

• Oral and written fluency in both English and French
• Dutch is an asset

Other

• Flexible to work outside normal working hours (about 1 to 2 evenings a month) and on weekends (4 times a year)

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.

Association Assistant (m/f/x) – MSF Belgium - Brussels1/202

CONTEXT

MSF is a worldwide movement of 26 associations, 6 operational centers, 23 sections and various other offices. They are bound together in the MSF international association, MSF-Belgium is the legal hub for the operational center in Brussels (MSF-OCB) which is run by 9 MSF associations (Belgium, Brazil, Denmark, Hong Kong, Italy, Luxemburg, Norway, South Africa and Sweden) and one branch office (Lebanon).The role of the MSF-B/OCB association is to ensure good governance and to safeguard the MSF identity and core principles.

As an Associative assistant, you report directly to the MSF-(OC)B Board President. You interact on a daily basis and in a non-hierarchical way with the other members of the team. Together you form an ‘associative team’ at our Headquarters.

Your mission is to provide administrative, and organizational support to the associative team in its different fields of activities (governance; access to information and mobilizing participation; fostering Asso life in Belgium, HQ’s and in the field).

RESPONSIBILITIES

Under the supervision of the MSF-OCB/B President, you will focus on:

Governance

Membership, databases and voting management

• Act as focal point for the IT-Unit for the development and maintenance of performant systems for associative databases management (membership database; segmented communications/events group lists for (ex)staff, (ex)members, field missions etc.) and membership fee payment;
• Update, optimize the data, provide statistics and manage the fee payments. 
• Coordinate the membership information to the members on the field, at HQ and elsewhere and provides support to them (membership promotion, field focal points training on the use of the database, answer to individual questions, …).
• Coordinate and ensure the follow-up of the “ballot committee” work
• Coordinate the collaboration with the IT department and the OCB partners for the development, maintenance, and management of the OCB Gathering online voting site;

OCB Gathering / MSFB-GA organization

• Coordinate the logistical and administrative organization of the OCB Gathering and MSFB General Assembly

• Contribute to the design of the agenda and of an innovative concept, propose and follow the budget
• Organize, plan and coordinate the involvement of the other Asso team members, different departments, external providers, short term contracts, OCB partners, volunteers, and speakers 
• Organize and keep developing up to date/performant solutions for all the technical aspects and hybrid (online and face to face) active participation (sound, interpretation, online connectivity, IT set-up)
• Organize the catering, rooms and social aspects of the event (party)
• Ensure a proper follow-up of the accommodation and transport of participants from other sections, speakers etc.
• Ensure the practical organization of the Boards elections and the GA/Gathering secretariat (practical set-up for the physical and online voting, training of volunteers, …)
• Provide support for the editing, layout, translation of supporting material and presentations (reports, PowerPoints…)
• Implement a good communication upstream and downstream the event (Invitation, Web pages, e-news, feedback)
• Ensure a good timing and smooth transition of the event sessions

MSFB/OCB Board administrative and organizational support

In collaboration with the President, Boards and the Board Secretary, provide administrative and organizational support to:

• Board members, IGA reps and President: accommodation and flights; remote participation, catering etc. 
•  Organize and update the external and closed internal information platforms for the Board activities (Asso website open Board activities information pages; Board closed information and working spaces; memory and archives; …) 
•  Take meetings minutes upon request
•  Link with and respond to administrative needs of the international governance platforms (IGA, IB, IGA Reps, …

INFORMATION/PARTICIPATION

Asso platforms /communication channels

You are  in charge of the daily management and monitoring of associative platforms and communications tools (such as www.insideOCB.com, Facebook, WhatsApp groups etc. and management of joint Asso team e-mail addresses):

• Maintain the Asso website and other tools updated (daily“routine” information and postings; updated website areas and spaces for the Field, Boards, dossiers for debate Library, and others; 
• Organize the Asso website information to make it accessible, accurate and user-friendly
• Support the team in ensuring comments, questions, reactions in online debates and tools are answered, followed-up, and fed with relevant information.
• Management of subscriptions in the different tools (website, Facebook, WhatsApp) and maintenance of the segmented communication lists.

In collaboration with the team, you also contribute to the general promotion of associative activities and provide general communications technical support to the team (video’s, design, website, use of tools and social media, …). You contribute to developing other communications tools/platform and information material as necessary. 

Associative Events

Organizational, logistical, technical and administrative support to the Asso live or online events organized by the team (evenings, lunch and learn, debates, cineclubs, trainings and other Asso events…)

Other Asso activities

• Administrative and organizational support for Field Asso activities:
  • Field Asso focal points activities, Field Voices group and OCB Asso coordinators group
  • Organization of the FAD’s in the field and field representative week in Brussels in collaboration with OCB partners (visa Schengen, flights, accommodation, matchings, logistics, info sharing)
• Contribute to the good communications and participation in the OCB/International associative networks and planning activities of the team

Administrative running of the associative team

• Asso budget and follow-up: Coordinate the associative yearly budget, prepare budget revisions and conduct the financial follow-up for the Asso team (invoices and expense notes, etc.)
• Coordination of translations and interpretation of the different activities of the team

• GDRP: you act as GDPR focal point of the associative team in collaboration with the Board secretary and legal referents (legal unit, referent in the board, counsellors),
• Implement the statutes and Internal regulations revision processes (adaptations, information to members, extraordinary GA, …)
• Monitor and ensure the legal formalities and publications for the MSF ASBL and Foundation (Statutes, Internal Rules, Board composition, …)
• Ensure the archives and organization of the information of the team, ensure administrative records and institutional memory of the association

CONDITIONS

• Expected starting date: As soon as possible
• Location: Brussels (Belgium)
• Contract type: Open-ended contract – full time
• Salary according to MSF-OCB HQ grid – Meal vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs – In-house canteen at fair prices
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 25 January 2023

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Asso@brussels.msf.org and mention “Association Assistant” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.