Luxembourg

Savoir-faire :
• Master en gestion de projet ou équivalent
• Expérience de 5 à 10 ans dans des projets d’urgence, idéalement en ONG ou OSI, avec application des standards internationaux en matière d’aide d’urgence et de protection de l’enfance ;
• Expérience de minimum 5 ans de terrain dans la gestion et le suivi de projets selon la Gestion axée sur les Résultats (GAR) et sous financement institutionnel ;
• Expérience d’encadrement d’équipes opérationnelles ;
• Très bonne maitrise du cycle de projet ;
• Compétences en gestion financière (lecture comptable et suivi du contrôle interne)
• Une expérience antérieure dans la gestion de partenariats avec des associations locales est un atout ;
• Très bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles ;
• Mobilité dans les pays d’intervention et en Europe (participation à des groupes de travail et réunions internationales) ;
• Maîtrise des langues française et anglaise ;
• Maîtrise des outils informatiques classiques sous environnement Windows
• Une expérience antérieure dans les secteurs nutrition/santé et éducation sont des atouts.
Savoir-être :
• Vous appréciez le travail en autonomie comme en équipe ;
• Vous faites preuve d’initiative, de dynamisme et d’aisance relationnelle ;
• Vous aimez fournir des appuis-conseils techniques à des équipes, une expérience antérieure en tant que formateur est un atout ;
• Vous êtes orienté(e) résultats
• Vous adhérez aux valeurs de SOS Villages d’Enfants

Contexte : Opérant dans le domaine de la protection de l’enfance, SOS VEM cofinance et appuie la mise en oeuvre de programmes de développement et d’urgence, actuellement en Afrique et en Amérique Latine avec le soutien financier du Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères et européennes (MAEE). L’organisation promeut activement et défend les meilleurs standards de conduite éthique et professionnelle en matière de protection et de sauvegarde de l’enfance (SE) et de prévention et protection contre le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels (PHEAS). Elle est membre de la Fédération SOS Kinderdorf International (SOS KDI).

Le. La Responsable Aide d’urgences/Nexus, basé(e) au Luxembourg, aura pour fonction principale de veiller à la coordination et au suivi des projets d’urgence mis en oeuvre sur le terrain par les partenaires de l’ONG.

Responsabilités

• Gestion des programmes
  • Conception
    • Assurer la qualité et l'efficacité du processus de conception et d'élaboration des programmes : assurer et coordonner la participation des parties prenantes tout au long des différentes phases du processus d'élaboration et de formulation des programmes ; assurer la qualité de la formulation des programmes via l'appui d'experts techniques aux équipes nationales et locales ;
    • Assurer la qualité et la conformité des documents programme à soumettre au bailleur de fonds ;
  • Accompagnement
    • Assurer la qualité de la mise en oeuvre des programmes et leur progression selon la GAR (Gestion Axée Résultats) /NEXUS vers les résultats alignés sur les indicateurs internationaux (CAD, CHS, etc.) ;
  • Suivi administratif et financier
    • Assurer une utilisation efficiente et effective des moyens financiers, et la qualité des rapports financiers ;
    • Assurer l'objectivité et l'exhaustivité des rapports narratifs ;
• Gestion des partenariats
  • Accompagner les associations locales de mise en oeuvre dans leur développement organisationnel
• Supervision
  • Assurer la supervision de l'équipe d'appui technique terrain accompagnant les équipes de mise en oeuvre des programmes
• Collaboration interne la Fédération SOS Children’s Villages International KDI
  • Assurer et entretenir des liens avec les entités de la Fédération impliquées dans la mise en oeuvre de programmes à des fins programmatiques, stratégiques et opérationnelles ;
• Collaboration opérationnelle externe
  • Identifier des partenaires potentiels (ONG, agences) et établir des contacts en vue d'une collaboration selon une approche en Nexus ;
• Protection de l’enfant
  • Collaboration avec les autres membres de l’équipe programme de SOS Luxembourg, les directions nationales et les équipes programmes dans la prise en compte et la mise en oeuvre des plans d’actions de sauvegarde de l’enfant et de la lutte contre les harcèlements, l’exploitation et les abus sexuels ;
• Financement des programmes
  • Garantir la qualité et la confiance de la relation avec les bailleurs de fonds ;
• Communication interne
  • Fournir aux départements communication et récolte de fonds une information complète et fiable sur les programmes mis en oeuvre ;
• Collaboration interne au sein du bureau
  • Participer aux réflexions internes et être solidaire en cas de besoin.

MAIN ACTIVITIES/RESPONSABILITIES
 

1. MSF-OCB Research system support for LuxOR, SAMU and MSF-OCB

Knowledge-management:
   o  To keep an updated inventory of operational research studies within LuxOR, SAMU and MSF-OCB including:
        ▪ To support and stimulate the proper use of the Research Management and Impact tool (REMIT) throughout the OR study cycle within OCB Operational Research projects.
        ▪ To set up an inventory system of keeping track of operational research studies within OCB (linked to ReMIT)
        ▪ Support training and onboarding regarding the research processes for OCB researchers.

        ▪ Support the training delivery around Operational Research (e.g. MSF SORT-IT)

        ▪ For the first-year work with the potential support of interns/consultants in updating ReMIT retrospectively and ensure research can be found in the database

  o  To provide administrative and secretarial support to the to be established MSF-OCB Research Committee (process focal point for researchers)
  o  To support with administrative and technical tasks with the MSF intersectional Research Platform (e.g., assessment, summaries etc.)
  o  Support the development of a strategy around on research related record management and other procedures related to OR (data retention, storage of data, DSAs etc.)
  o  Create Standard Operating Procedures on research related record management and other procedures related to OR (data retention, storage of data, DSAs etc.)
  o  Follow-up of the knowledge base and community of practice for researchers and field epidemiologists (Sherlog, MSF OCB Intranet)

 

2. Support MSF OCB, Medical department in the clarification and proper use of EU GDPR regulations as part of the research process.

  o  Support the joint development of a strategy around the GDPR thematic and their implications
  o  Develop SOPs on proper data management, transfer and storage
  o  Support the development of data sharing agreements

3. Act as ambassador for LuxOR-led Operational Research in the Luxembourg humanitarian and scientific community
  o  Assist the HR/Fundraising teams in MSF-Luxembourg in the organisation of associative as well as events to the general public with the help of the LuxOR team
  o  Assist in the organisation of the annual Operational Research Days

4. Communication
  o  Contributes to the choice of communication priorities in agreement with the LuxOR team and the Head of Communication department in Luxembourg
  o  Use existing and new tools to inform the public and specific target groups of LuxOR’s work (press releases, social media, articles, web update, LuxOR Activity Report, OR Day Booklet, and other communications materials ...)

EDUCATION AND EXPERIENCE REQUIREMENTS
• Master's degree (public health or affiliated areas, political science, communication & information, international relations, etc.) or equivalent professional experience
• Have experience in project process coordination
• Having experience in (medical) humanitarian operations is an asset
• Experience in communication and social media is an asset
• Experience and knowledge of GPDR regulations is an asset
• Understanding of legal terminology and experience in interacting with legal stakeholders is an asset
• High level of spoken and written English is essential
• Spoken and written French is essential

 

SOFT SKILLS REQUIREMENTS
• A high degree of work autonomy, team interaction and diplomacy are required to be able to interact at various levels within the department, in MSF and outside.
• Strong interest in humanitarian work
• Willingness and ability to function in a team, transparent communication with colleagues, give and ask support when needed.
• Ability to handle multiple projects or activities simultaneously, and to deliver quality outputs within deadlines.
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

 

CONTRACT CONDITIONS AND BENEFITS
• 1-year contract with possibility of extension
• Based in Luxembourg
• Monthly gross salary from 4085€ to 5055€ according to MSF experience
• Hospitalization insurance, meal vouchers, transport allowance.
• Contract start date: February 2023

• Application deadline: January 20th, 2023

 

How to apply?
Please complete our online form and upload your CV and cover letter : https://msf.lu/en/research-process-manager
Please name your documents starting with your family name!

 

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.  The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants .https://msf.lu/en/privacy-notice-for-msf-luxembourg-job-applicants.

BACKGROUND
Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organisation that provides assistance in more than 70 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of race, religion, creed, or political affiliation.
 

The MSF-OCB Medical Department
The MSF-OCB Medical Department is a network of units, the Brussels Medical Unit amongst them the Southern African Medical Unit (SAMU) in Cape Town, the Luxembourg Operational Research unit (LuxOR) in Luxembourg, the Middle East Medical Unit (MEMU) in Beirut and the Brazil Medical Unit (BRAMU). It is composed of polyvalent medical staff working in, and outside of the operational cells.  The experts cover the following domains: anaesthesia, antibiotic resistance, capacity building & mentoring for healthcare professionals, change management, chronic non-communicable diseases, critical care, data protection & data sharing, emergency medicine & toxicology, emergency
preparedness, environmental health, epidemiology, general surgery & orthopaedics, health promotion & anthropology, Hepatitis C, HIV, infection prevention & control, infectious diseases, knowledge management, laboratory, malaria & vector-borne diseases, medical data & health informatics, medical equipment, mental health, microbiology, nursing care, nutrition, operational research and documentation, paediatrics & adolescents health, pharmacy, primary healthcare, public health, sexual & reproductive health, tuberculosis, vaccination, survivors of torture and viral haemorrhagic fever & emerging infectious diseases. The department support is organized in resources deployed in thematic circles with specific time-bond deliverables.
 

Operational Research in MSF-OCB
Operational research and documentation are an integral part of the MSF activities to strengthen evidence around decision-making, guidelines and policy. There are two relatively autonomous units supporting operational research and field epidemiologists. The LuxOR unit has staff based in the offices in Luxembourg, Brussels, South Africa, Beirut, and Toronto, with core activities including operational research, Epidemiology Support, capacity building and a focus on research linked to the domains covered by the medical department (as mentioned above). The second unit involved in Operational Research is SAMU, based in Cape Town, South Africa, which focuses on HIV/AIDS, Hepatitis C and Tuberculosis. More information can be found here.
 

The Research Process Manager
The Research Process Manager is a newly created position between the functional units that currently support operational research activities in MSF-OCB and will be based in LuxOR (location Luxembourg).
The position was created to better align and design processes that are essential in the support for operational research with the aim to keep our research better accountable, trackable and ensure milestones are met in the research process. You will be the Centrepoint of communication within the operational research process and link strongly between OR project coordinators (or PI’s), the OR advisors and to the established OCB Research Committee members.

Activities in the first year of this position will involve the implementation of the renewed MSF-OCB Operational Research framework and design guiding protocols and SOPs for the different OR stakeholders in MSF-OCB. All of this with the purpose of stimulating a supportive and accountable research environment that stimulates quality across the research process. You will also play a role in communication and dissemination of operational research by working closely with colleagues involved with advocacy and communication. In subsequent years there will be space to further develop the position based on strategic priorities and the needs and interests of the respective selected candidate.
 

FUNCTIONAL INTERACTION

• The LuxOR Director is the overall medical department reference person regarding guiding global policy and strategic aspects of operational research in OCB and provides overall guidance to team members.
• The LuxOR Programme Officer is responsible for day to day team management, and allocation of resources (HR, budget) related to operational research. The LuxOR Programme Officer is also responsible for linkage between LuxOR, Operations and the Medical Department in Brussels for specific OR Projects.
• The LuxOR Team members consist of the Research Process Officer, Operational Research and Epidemiology Advisors, Mobile Implementation Officer, Medical Editor and Policy and Practice Advisor are the LuxOR team members based in Luxembourg, Beirut, Canada and South Africa. They have continuous interaction with the field, operational cells and the medical department to support operational research, documentation activities and the field epi’s. They report to the LuxOR Programme Officer and Director.
• The OCB Medical Department Strategic Advisor provides a functional interaction/link on files around OR related processes such as Research Agreements, Data Sharing Agreements, Material Transfer Agreement, any other Data Sharing and Data Banking, GDRP compliance, Health Record Management, Information and Knowledge management, Research Insurance and other Institutional agreements .
• The SAMU Research Coordinator is responsible for supporting and coordinating a large thematic OR portfolio (HIV, TB, HBV/HCV, NCDs, key populations, etc. in Africa, Asia, Eastern Europe, and the Middle East) and for linkage with LuxOR and Medical Department on OR issues. A functional interaction/link with the Research Process Manager on OR processes could ensure harmonization, standardization, and cross-pollination between the units.

Profil :
- Titulaire d’un diplôme/formation de niveau Bac+2/3 en Comptabilité, gestion ou équivalent
- Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de la comptabilité ou en fiduciaire, idéalement au Luxembourg
- Compétences en conception, analyse et suivi de budgets
- Vous avez une expérience réussie au sein d’une association ou une envie particulière de travailler dans le secteur des asbl
- La connaissance du logiciel BOB50 est un plus
- Maîtrise du français ; des connaissances en anglais et en luxembourgeois constituent un atout
- Maîtrise des outils informatiques classiques sous environnement Windows
- Rigueur, dynamisme, autonomie et sens du relationnel dans un environnement associatif et multiculturel
- Le poste exige une présence à temps plein à Luxembourg ville
Pour agir avec SOS Villages d’Enfants, il est demandé d’être en accord avec les principes édictés par notre code de conduite et notre politique de protection et de lutte contre le harcèlement et tout type d’abus. Pour ce poste, il est indispensable de pouvoir être présent à temps plein à Luxembourg ville.
En cas d’embauche, le candidat devra impérativement fournir un extrait de casier judiciaire.

Le.La Responsable Comptabilité, basé.e au Luxembourg, aura pour fonction principale de veiller à la bonne tenue de la comptabilité et de la trésorerie de l’association. Il.Elle participera au suivi de la gestion financière des projets et des flux financiers entre l’association, la Fédération et les partenaires de mise en oeuvre sur le terrain. Il.Elle sera également en charge de la préparation et de la mise à jour des états financiers et budgétaires.

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le.la Responsable Comptabilité sera également force de proposition sur la bonne conduite des activités de l’association et assurera avec le Comité de Direction la conduite des audits externes.

Profil :
- Master en gestion de projet ou équivalent
- Expérience d’au moins 5 ans sur des projets d’urgence, idéalement en ONGI ou OSI, avec application des standards internationaux en matière d’aide d’urgence et de protection de l’enfance ou d’éducation ;
- Expérience de minimum 5 ans sur le terrain dans la gestion et le suivi de projets selon les méthodologies de la Gestion du Cycle de Projets et de la Gestion axée sur les Résultats (GAR) ;
- Compétences en conception, analyse, gestion et en suivi/évaluation de projets ;
- Une expérience antérieure en tant que formateur est un atout ;
- Très bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles ;
- Le poste exige une présence à temps plein à Luxembourg ville tout en demandant d’être mobile dans les pays d’intervention et en Europe (participation à des groupes de travail et réunions internationales) ;
- Maîtrise des langues française et anglaise ; des connaissances en luxembourgeois constituent un atout
- Maîtrise des outils informatiques classiques sous environnement Windows
- Esprit d’initiative, dynamisme, autonomie, pragmatisme et sens du relationnel dans un environnement associatif et multiculturel
Pour agir avec SOS Villages d’Enfants, il est demandé d’être en accord avec les principes édictés par notre code de conduite et notre politique de protection et de lutte contre le harcèlement et tout type d’abus. Pour ce poste, il est indispensable de pouvoir être présent à temps plein à Luxembourg ville.
En cas d’embauche, le candidat devra impérativement fournir un extrait de casier judiciaire.

L’ONG luxembourgeoise SOS Villages d’Enfants Monde a.s.b.l. (SOS VEM) recrute son.sa Responsable de programmes urgences (CDI, 40h/semaine, poste basé à Luxembourg ville).

Contexte : Opérant dans le domaine de la protection de l’enfance, SOS VEM cofinance et appuie la mise en oeuvre de programmes de développement et d’urgence avec le soutien financier du Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères et européennes (MAEE). L’organisation promeut activement et défend les meilleurs standards de conduite éthique et professionnelle en matière de protection et de sauvegarde de l’enfance (SE) et de prévention et protection contre le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels (PHEAS). Elle est membre de la Fédération SOS Kinderdorf International (SOS KDI).

Responsabilités :
Au sein du département programme qui compte actuellement une responsable des programmes et une chargée de projets, le.la Responsable de programmes urgences aura pour fonction principale de développer la stratégie du département et de veiller à la coordination et au suivi des projets d’urgence mis en oeuvre sur le terrain par les partenaires de l’ONG (actuellement en RCA, en Ethiopie et en Somalie).
Sous la supervision du Comité de direction, le.la Responsable de programmes urgences, participera également activement à la définition et au suivi des objectifs stratégiques globaux de l’organisation.

Tâches :
- Rédaction de projets de (co-)financement, de rapports et suivi de dossiers pour le compte du MAEE et d’autres bailleurs de fonds publics ou privés (grands donateurs) ;
- Suivi des budgets et des finances en lien avec les projets d’aide d’urgence de l’ONG ;
- Contrôle des dossiers de présentation (narratifs et chiffres) de projets destinés au conseil d’administration, ainsi qu’aux grands donateurs ;
- Appui méthodologique aux équipes de mise en oeuvre des projets d’aide d’urgence (phase de conception, définition d’indicateurs de suivi, gestion de projet axée sur les résultats, conformité aux règles bailleurs, respect des standards de l’aide d’urgence et de la protection de l’enfance, etc.) ;
- Missions régulières d’appui, de contrôle et suivi, auprès des associations nationales soutenues par SOS VEM ;
- Echanges réguliers/réunions avec les partenaires-clé SOS (directions nationales et secrétariat international de la fédération) en vue d’assurer la redevabilité des parties prenantes dans la mise en oeuvre des programmes
- Coordination avec les autres départements de SOS VEM spécifiquement en matière de communication, de récolte de fonds, de gestion financière.
- Appuis ponctuels aux autres membres de l’équipe programme dans la mise en oeuvre et le suivi de programmes et dans la prise en compte et la mise en oeuvre des plans d’actions de sauvegarde de l’enfant et de la lutte contre les harcèlements, l’exploitation et les abus sexuels.