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RESPONSABLE LOGISTIQUE ACTIONS DE MEMISA

en République Démocratique du Congo (RDC)

 

Basé à Kinshasa, avec missions à l’intérieur de la RDC

 

Tâches

• Assurer le bon fonctionnement du service logistique
• Apporter tout le support logistique nécessaire aux programmes et projet de MEMISA Belgique en RDC
• Accompagnement et suivi des équipes logistiques sur terrain
• Améliorer la qualité et la capacité de la logistique en RDC

 

Description des tâches et responsabilités

• Gestion de la logistique du matériel pour les projets
• Gestion de la logistique des personnes en mission (internes et externes à Memisa) 
• Gestion du parc automobile et moto en RDC
• Veiller à l’application des procédures en matière de logistique et achats
• Gestion ICT

Tâches liées à la fonction :

• Référent logistique au niveau national en collaboration avec le responsable logistique au siège
• Supervision des différentes personnes du service logistique à la RN et accompagnement des équipes logistiques des Bureaux d’Assistance Technique (BAT) à travers la RDC
• Produit les rapports logistiques de la Représentation Nationale (RN) et valide ceux établis dans les BAT, mensuellement, trimestriellement et annuellement
• Assure un système de traçabilité des commandes et des envois de matériel. Systématise et archive les accusés de réception lors de la remise à l’utilisateur final.
• Valide les procédures de publication de marché et supervise, sous la validation du Directeur des opérations, la sélection des fournisseurs lors des achats locaux, en respectant les procédures de passation de marché
• Veille à l’inventaire des actifs et consommables de la RN et des BAT
• Participe au processus du recrutement, formation, coaching et évaluation du personnel logistique de la RN et des BAT 
• Veille au respect de toutes les procédures d’achat établies par Memisa et des bailleurs des projets et programmes en cours, et assure un contrôle interne
• Participe au maintien et à la mise à jour du manuel de procédures logistique
• Responsable de la gestion du charroi de la RN et contrôle de qualité
• Veille aux mesures de sécurités en concertation avec le Directeur des Opérations ;
• Etablissement et Gestion d’une base de données fournisseurs, achats et shipping;
• Négocie avec les fournisseurs, établit des accords cadre, défend les intérêts de Memisa en suggérant des pistes d’économie et de gains en efficacité dans l’organisation du travail à la RN et dans les BAT

 

Liens hiérarchiques

• N+1 hiérarchique            : Directeur des Opérations de Memisa Belgique, basé à Kinshasa
• N+1 technique                 : responsable logistique au siège (Manager, Admin&Finance)
• N-1 hiérarchique             : toute l’équipe logistique en RDC

 

LE PROFIL

Etudes

Exigé : Graduat, Licence ou Master en gestion de la logistique ou assimilée (économie, administration, commerce international, ingénierie, …)

Expérience

• Minimum : 7 ans d’expérience dans une fonction de responsable logistique des projets de coopération internationale dans un pays d’Afrique ;
• Connaissance des procédures bailleurs de fonds ;
• Souhaité : expérience en RDC ou en Afrique Centrale ;
• Souhaité : expérience avérées en génie civil et/ou maintenance biomédicale

 

 

Aptitudes et attitudes :

• Exigé : parfaite maîtrise du français, parlé et écrit.
• Anglais, néerlandais, langues utilisées en RDC (Lingala, Swahili, …) : atout
• Expérience en logistique
• Expérience en shipping entre l’Europe et l’Afrique
• Expérience de gestion de la logistique dans une ONG
• Très bonne organisation, autonomie, esprit de synthèse
• Calme et capable de supporter la pression
• Bonne capacité d’analyse et de résolution de problèmes
• Aptitude à pouvoir coacher, avec connaissance de la complexité interculturelle
• Capable de renforcer la capacité logistique de la RN et le terrain en RDC, tant au niveau ressources humaines que techniques
• Capacité analytique, managériale et rédactionnelle
• Maîtrise de l’outil informatique (excel, word, outlook, powerpoint), internet et l’IT en général

 

OFFRE

• un CDI avec date de fin liée à la mission (prévu : 12 mois, prise de fonction le plus rapidement possible), avec rémunération afférente au profil, avec des avantages

Envoyez votre lettre de motivation et votre CV par mail à hr@memisa.be avec au moins deux références avant le lundi 22/04/19.Veuillez limiter votre lettre de motivation à une page maximum et votre CV à 2 pages maximum. Veuillez aussi indiquer votre date de disponibilité et votre prétention salariale en €.

Le GRIP considère une vaste pluralité de profils. Cependant, les candidats répondront de préférence aux critères suivants :

• Vous suivez ou avez suivi une formation supérieure avec une spécialisation en communication, et recherchez un stage de 6 mois;
• Vous avez déjà réalisé un premier stage en entreprise ou agence et vous avez idéalement une première expérience de la coordination d'événements;
• Vous avez une bonne maîtrise d'Excel, Word, PowerPoint et Internet; 
• Vous êtes dotés d’excellentes capacités d’analyse et rédactionnelle en français ;
• Vous jouissez d’une bonne compréhension de l’anglais à l’écrit comme à l’oral ;
• Vous faites preuve d’un esprit critique développé, de dynamisme et de sens de l’initiative;
• Vous êtes autonome et organisé(e) et faites preuve de qualités de communication écrite et orale;
• Doté(e) d'un bon relationnel, vous disposez de solides aptitudes de réactivité, d'implication et de rigueur et vous aimez le travail en équipe;
• Vous avez un intérêt démontré pour les relations internationales et plus spécifiquement pour les problématiques liées aux armements ;
• Vous adhérez aux options fondamentales du GRIP.

Durée du stage:

Le stage s’étend sur 6 mois. L’entrée en fonction est prévue pour le mois d’avril (idéalement le plus tôt possible dans le mois) 2019 au plus tard. 

Créé en 1979, le GRIP est un centre de recherche indépendant et une organisation d'éducation permanente. 

Nous traitons des question de sécurité au sens large : la prévention, la gestion et la résolution des conflits, en Europe, en Afrique subsaharienne (et plus particulièrement l'Afrique centrale) et au Moyen-Orient.

Domaine d’activité : Organisation d’un événement pour les 40 ans du GRIP

Cet événement visant à valoriser les travaux du GRIP, principalement dans les domaines du contrôle des armements et de la prévention des conflits en Afrique.

Il sera une occasion de mobiliser nos donateurs, de proposer des réflexions à notre public, via notre liste de diffusion, mais aussi, et surtout, de faire connaître le think tank à de nouveaux publics.

Procédure de dépôt de candidature

Le dossier de candidature comprend un CV récent, une lettre de présentation/motivation et, dans la mesure du possible, un échantillon de productions réalisées dans le cadre de vos études ou autre.

L’ensemble des pièces du dossier doivent être expédiées par envoi électronique à Matthieu Damian : m.damian@grip.org  

Le poste reste ouvert jusqu’à la fin du processus de sélection. Il est toutefois recommandé de faire parvenir son dossier de candidature au plus tard le mercredi 10 avril 2019 (23 h 59).

• University Degree in Business Administration with focus on finance and/or HR, or equivalent technical diploma or higher level certification in a relevant subject
• 5 years of proven relevant professional experience in management of HR, Finance and Administration
• Strong knowledge and practice of HR Belgian laws and ideally in an international context
• Good knowledge of accounting practice and financial obligations towards the Belgium State
• Excellent knowledge of written and oral French and English; knowledge of Dutch is an advantage
• Capacity to manage small but complex budget, analyse it and simply communicate on it
• Strong analytical capacity and good organisational skills with a solid computer literacy
• Ability to work in a multicultural environment with a similar experience in an international setting and working with remote team members
• Ability to organise and manage her/his own workload combined with a strong focus on being client and solution oriented
• Skills in meetings facilitation and knowledge management are an asset
• EU citizenship or a valid working permit for Belgium is required

SOS Children’s Villages International is the umbrella organisation for the global federation of SOS Children’s Villages. As a non-governmental social development organisation we support children without parental care and families in difficult living conditions through services in care, education, health and emergency relief, and we advocate for the rights of children and young people, in alliance with a great diversity of partners. We work in 135 countries and territories, reaching over one million children, young people, families and caregivers each year. To support us with this important responsibility we are now looking for a committed Finance & Administration Advisor (27h/week).

Location: International Office, Brussels/Belgium (Rue de l'industrie 10, 1000 Brussels).

Mission of the Position: As part of the Liaison and Advocacy (L&A) team, the Finance and Administration Advisor reports directly to the Head of Global Advocacy and ensures the running of human resources, finance, IT and general administration of the L&A and Institutional Partnership (IPD) teams in the Brussels Office. Occasional indirect support to other L&A locations (New York, Geneva). Liaises with the International Office (IO) Finance and HR departments, SOS Children’s Villages Belgium, Switzerland and USA. Formalises and regularly improves processes to serve the best the L&A team on administrative and financial procedures in accordance with the SOS Children’s Villages International rules and the local laws. Manages social, legal issues, IT and payroll in partnership with external service providers. Facilitates and organises internal meetings and participates in meetings within SOS Children’s Villages International when relevant for the function.

Tasks and Responsibilities:

• Ensure the running of human resources, finance, IT and general administration of the L&A and IPD team with direct (for Brussels-based) and indirect (for other L&A locations) support to the teams, including the liaison with the IO finance and human resources departments, SOS Children’s Villages Belgium, Switzerland and USA
• Formalise and regularly improve / train and support the L&A and IPD team on administrative and financial procedures in accordance with the SOS Children’s Villages International rules and the local laws
• Manage social and legal issues, IT and payroll for the Brussels-based L&A and IPD  team members
• Provide support to the L&A and IPD teams in terms of HR, administration and logistics
• Organise and facilitate internal meetings and participate in meetings within SOS Children’s Villages International when relevant for the function

We offer:

• Varied scope of tasks in a multucultural working environment and the possibility to support our meaningful mission
• As a responsible employer we provide a range of training schemes and encourage educational enhancement
• A salary that will be commensurate with experience and qualification

If you are interested in this position, please send your detailed e-mail application by 24 April 2019 at the latest to personal@sos-kd.org, SOS-Children’s Villages International, www.sos-childrensvillages.org/.