Belgium

• Degree or equivalent in Human Resource & Administration or related field;
• Minimum 5 years of experience in HR related administration;
• Fluent in English & French, written and spoken;
• Computer literacy;
• Excellent planning and organisational skills;
• Willingness to contribute within a small team and a multi-cultural environment, diplomatic communicator;
• Service-oriented and flexible with a strong employee-focused attitude and proactive approach;
• Ability to act with integrity, demonstrating sound ethical principles;
• Support for World Vision’s core values and Christian identity;
• Citizenship of an EU member state or a valid residence and work permit for Belgium is a must.

We offer

We offer a long-term contract, part-time (to be negotiated) to start rapidly and a work environment where good team spirit, collaboration and personal development are held high.

 

To apply, please send your CV and cover letter outlining how you match the job description to Jeroen_uytterschaut@wvi.org and Donatienne_desirant@wvi.org with the subject line “First Name + Last Name – HR and Administrative Officer” by 21 January 2021 noon (12.00 PM).

Due to limited resources, we will unfortunately not be able to reply to individual queries. Only shortlisted candidates will be contacted for an interview.

 

Human Resources and Administrative Officer - Part-time position based in Brussels - Long-term Contract

 

Founded in 1950, World Vision is a global Christian relief, development, and advocacy organisation dedicated to working with children, families and communities to overcome poverty, violence, disaster, and injustice. World Vision has over 37,000 staff in nearly 100 countries. We collaborate with others in pursuit of positively impacting the most vulnerable children, their families, and communities around the world.

 

World Vision EU Representation (WV EUREP) in Brussels is one of several “global capitals” based in strategic global locations and an association of WV offices engaged strategically with the EU. Our main goal is to see a tangible increase in political and financial investment in children by the EU. We work towards this goal and World Vision’s main priority areas through two strategic avenues: supporting the World Vision Partnership with expertise and knowledge on EU funding and advocating for children’s rights at EU level.

 

Purpose of the Position

As a member of the Business Support Unit, the Human Resources and Administrative Officer will be providing support and contributing to the effective implementation of HR and administrative processes in accordance with Belgian procedures and regulation. The Human Resources and Administrative Officer will work under the supervision of and report to the WV EUREP Executive Director.

 

Specific duties :
The tasks of the Human Resources and Administrative Officer will include, amongst others, the following:

 

Compensation & Benefits

• Ensure timely and accurate administrative management of entitlements and benefits for staff (i.e. determination of individual rights; follow-up of contracts; administration of personnel files and administration of the HR databases) and correct and timely implementation in payroll;
• Verify the monthly payroll simulations and taking corrective actions in a timely manner;
• Guarantee timely, efficient and accurate management of leave and absences (sick leave, part-time teleworking, and special leave) of the staff members;
• Prepare employment contracts and managing contract renewals;
• Develop and schedule benefits orientations and other benefits training;
• Establish and ensure the completeness of personnel files.

Recruitment & Employee Relations

• Manage all steps of recruitment processes;
• Coordinate the development of Human Resources policies for the organization with regard to employee relations;
• Contribute to the integration of the newly-recruited staff (including induction training, providing information on individual rights and working environment). Ensure staff has full employment documentation as required by Belgian law. Ensure the new staff has a proper job description;
• Ensure the transfer of WVI info to WV EUREP (training update, communications, etc);
• Providing support in running yearly performance review processes; 
• Identify needs for trainings according to the yearly performance review of staff and to the needs of the staff during the year;
• Ensure compliance of policies and HR practices with existing governmental and labour law;
• Respond to enquiries from staff on local employment law issues (incl. PC 329.03);
• Recommend staff relations practices necessary to establish a positive employer-employee relationship and promote a high level of employee morale and motivation;
• HR trust person.

General Office Operations

• Ensure daily administrative management of the office and assist in resolving day-to-day problems;
• Supervise the work of the Finance and administrative officer;
• Ensure that administrative office procedures and established standards are adhered to and maintained in all aspects of work;
• Managing and overseeing the rental contract of the office and liaising with the building owners and arrange for any maintenance work that needs to be carried out in the office;
• Ensure Brussels office complies with World Vision's administrative requirements;
• Support and work in collaboration with office staff for general administration, and events organization;
• Oversee contacts with local suppliers;
• Support the green policy process;
• Other duties assigned by EUREP Director.

*Vous adhérez aux valeurs, à la mission et à la vision d'Action Damien et vous démontrez de l'enthousiasme pour notre organisation.
*Vous êtes motivé.e, sociable, communicatif.ve et avez le talent organisationnel nécessaire.
*Vous avez déjà travaillé avec, recruté et motivé des bénévoles.
*Vous êtes intéressé.e par le monde des ONG et le secteur de l'éducation.
*Vous savez travailler en équipe, mais aussi de manière indépendante.
*Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques habituels (Office 365) et les réseaux sociaux.
*Vous voyez des opportunités et vous aimez les projets croisés.
*Vous êtes prêt.e à travailler le soir et le week-end selon un horaire flexible.
*Vous êtes bilingue néerlandais/français et vous comprenez et parlez l'anglais.
*Vous avez un permis de conduire B.

Nous offrons :

*Un travail socialement pertinent et engagé dans une organisation en croissance avec des employés motivés.
*Un contrat temps plein à durée indéterminée.
*Un acceuil approprié, un coaching et une formation continue.
*Une rémunération correcte (assurance hospitalisation, assurance groupe) et un support matériel pour l'accomplissement de la fonction (gsm, voiture de société).

Intéressé.e?

Alors envoyez-nous votre CV + lettre de motivation avant le 31.01.2021; à leslie.preudhomme@damiaanactie.be.
Pour plus d'informations, vous pouvez contacter Jacques Ryon au 0478/791487.
Vous pouvez également consulter notre site web : actiondamien.be.
Ou nos réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Linkedln et Twitter sous le profil "Action Damien".

 

Action Damien est une ONG médicale belge qui veut faire la différence dans la lutte mondiale contre la lèpre, la tuberculose et d'autres maladies négligées. L'accent est mis sur l'accès aux soins de santé de qualité et sur la réinsertion sociale des patients atteints de la lèpre et de la tuberculose. Le département Volunteer Work à Bruxelles recherche un.e responsable volontaires et écoles pour renforcer son équipe. Vous êtes le lien direct entre Action Damien et le réseau de bénévoles.

Fonction :
*Avec les autres responsables, vous donnez forme au réseau de volontaires (recrutement, communication, coaching, soutien, développement stratégique et optimalisation) dans le but de sensibiliser et de récolter des fonds pour nos projets.
*Vous participez à la préparation et à l'exécution des campagnes récurrentes annuelles (dont la campagne de janvier). Vous faites aussi le suivi de la vente des produits Action Damien (entre autres, les fameux marqueurs). La stimulation et l'accompagnement d'autres activités de fundraising font également partie de vos tâches.
*Vous êtes une personne proactive qui s'investit dans le recrutement de nouvelles écoles et dans l'entretien des relations déjà existantes avec les écoles.
*Vous motivez aussi les jeunes, ainsi que les autres organisations volontaires, à s'engager activement pour Action Damien.

 Être en possession d’un diplôme de droit (Master/Licence), principalement dans l’une
des orientations suivantes : droits humains ; droit (international) pénal ; anthropologie
du droit ;
 Faire état d’un engagement pour les questions relatives aux droits humains et/ou pour
les problématiques liées aux thématiques de développement et de justice ;
 Faire preuve d’excellentes capacités rédactionnelles ;
 Avoir de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ainsi qu’un souci du détail ;
 Maîtrise parfaite du Français et très bonne connaissance de l’Anglais ;
 Etre capable de travailler en autonomie ;

L’assistant.e travaille sous la supervision de la Coordinatrice de la Recherche et de l’Experte Justice transitionnelle.

Il.elle sera amené.e à travailler sur différentes activités de monitoring, à toutes les étapes des processus concernés :

(i) Le suivi des travaux de la Commission spéciale chargée d’examiner l’Etat indépendant du Congo (1885-1908) et le passé colonial de la Belgique au Congo (1908-1960), au Rwanda et au Burundi (1919-1962) ses conséquences et les suites qu’il convient d’y réserver : anticiper les audiences et auditions ; y assister (au moins virtuellement) et préparer des compte-rendu ; participer aux analyses de la Commission ;

(ii) La coordination de la publication des rapports d’observation de procès en justice transitionnelle (RDC, Tunisie et Ouganda) sur la plateforme dédiée sur le site inernet d’ASF, notamment la production et diffusion de contenus, et la rédaction de notes d’orientation à l’attention des observateurs.

Le/l’assistant.e appuiera plus généralement le développement de l’expertise chez ASF, via la réalisation de tâches de recherche documentaire et de productions d’analyse sur des sujets de justice transitionnelle et/ou droits humains.

Enfin, il.elle appuiera l’organisation d’évènements (tables rondes et conférences, etc.), en particulier la prise de contact avec les intervenant.e.s, un appui à la logistique et à la production de supports pour la conférence ; la rédaction de compte-rendus.

Durée

Le contrat se déroulera sur une période de minimum quatre mois, et débutera au plus tard le 15 février 2021.

Nous offrons

- Une convention d’immersion professionnelle assortie d’une indemnité de 813€ par mois
- La possibilité de développer une expérience au sein d’une ONG professionnelle et
internationale.
- L’opportunité de contribuer à des outils innovants sur la diffusion du droit.
- Des chèques repas de € 8 par jour presté et le remboursement de vos frais de transports
en commun.

• Titulaire d’un master en science de la santé, en Santé Publique, Médecine tropicale, ou en gestion des établissements et services de soins (ou d'un diplôme équivalent par l'expérience).
• Minimum 5 ans d'expérience pertinente dans un poste similaire dont de préférence au moins deux ans dans les pays en développement.
• Affinité avec la coopération au développement
• Connaissances sur des questions de développement dans son ensemble, les tendances actuelles de la santé publique, les méthodes et outils.
• Connaissances des systèmes de santé en Afrique
• Volonté d’effectuer des missions en Afrique de manière indépendante, systématique, méticuleuse et axée sur les résultats.
• Bonne capacité d’analyse, de rédaction et de communication au public
• Fiable, ponctuel et avec le sens des responsabilités
• Entreprenant, autonome, flexible, travaillant facilement en équipe, efficace avec plein de tacts.
• Bonne connaissance du français et du néerlandais (à l'oral et à l'écrit), ainsi qu’une bonne connaissance (au minimum passive) de l’anglais.

Notre offre :

• Emploi à temps plein dans notre bureau de Malines avec un contrat à durée indéterminée
• Un salaire selon le barème L1 pc 329.01. L'ancienneté pertinente est prise en compte
• Une semaine de travail de 40 heures avec une compensation d'un jour RTT par mois
• Prestations complémentaires : 13e mois, assurance de groupe sans contribution personnelle, chèques-repas (6€), remboursement des frais de transport en commun/vélo.
• Possibilité de travailler à domicile
• Une équipe de collègues et de volontaires enthousiastes dans un contexte international
• Espace pour le développement et la formation

Intéressé.e et enthousiaste ?

• Envoyez le plus vite possible votre lettre de motivation et votre curriculum vitae en incluant 2 personnes de référence à Isabelle Wolff, Responsable Département Actions Sud, à vacatures@azv.be, et au plus tard le 17 janvier 2021. Vous pouvez également nous contacter au +32-15-40.08.80 pour obtenir plus d'informations.
• Médecins Sans Vacances mène une politique d'égalité des chances. Les qualités des personnes sont déterminantes.
• Pour plus d'informations sur Médecins sans vacances, consultez le site www.azv.be.

Médecins Sans Vacances est un réseau dynamique d'experts médicaux, paramédicaux et techniques en Belgique et en Afrique. Par l'échange entre pairs et la formation professionnelle continue, Médecins Sans Vacances développe des stratégies et des méthodologies adaptées, qui aident les hôpitaux à évoluer vers des services et des soins médicaux durables, de qualité, et axés sur le patient. Ce faisant, nous tenons compte au maximum de la spécificité et de la capacité (nationales), ainsi que du contexte en évolution rapide qui définit notre domaine.

Médecins Sans Vacances compte une trentaine de collègues, dont une vingtaine au bureau de Malines et une dizaine dans nos pays partenaires, le Bénin, le Burkina Faso, le Burundi, le Rwanda et la RD Congo. Nous comptons également sur le soutien de nombreux bénévoles au bureau de Malines.

En tant que Public Health Policy Advisor vous suivez et préparez le développement des politiques de santé en lien avec la stratégie de MSV et le contexte changeant, vous soutenez techniquement les interventions et assurer leur qualité dans la mise en œuvre, spécifiquement pour ce qui concerne les aspects liés à l’amélioration de la qualité des soins médicaux dans les hôpitaux partenaires.

Concrètement

• Suivre l’évolution du contexte et les tendances internationales de la santé publique, disséminer les informations dans l’organisation et faciliter les échanges par l’organisation des séminaires, forum et des ateliers.
• Rédiger et donner des conseils avisés en matière de santé publique et soins de santé, proposer des idées pour la politique de formation.
• Organiser et animer les groupes de travail thématique avec les experts médicaux, paramédicaux et techniques de MSV –  volontaires de terrain et  experts locaux, y compris avec le groupe consultatif.
• Surveiller la qualité technique et l’ajustement des interventions, spécifiquement en ce qui concerne la qualité des soins, capitaliser les différentes expériences de MSV et produire des publications.
• Fournir des conseils techniques pour les différents pays où travaille MSV, y compris en ce qui concerne la politique d’achat et les commandes du matériel/équipement médical et des médicaments.
• Rechercher activement des opportunités, stimuler les innovations et collaborer au développement du contenu des programmes et projets
• Contribuer au développement des partenariats, synergies, complémentarités avec d’autres acteurs de santé.
• Réseautage en Santé Publique, facilitation des échanges avec les experts de MSV
• Appuyer la communication et les collaborateurs du service communication et le récolte de fonds sur le contenu.