Belgium

You meet the following qualifications:

Education

• Bachelor Degree - preferably in secretariat, office management, human resources or a related sector.

Experience

• 3 years-experience of administrative and logistics support for an organization of a similar size (15-20 people);
• Previous experience engaging with partners and colleagues in an international, matrix-management setting is an added advantage;
• Prior experience in non-for-profit sector;
• Prior experience or strong interest in peacebuilding or related sector is an added advantage

This position will close on April 28th, 2019.

To apply

To apply, interested candidates should send the following items to our employment portal here:

• current resume
• cover letter

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Only applicants invited for an interview will be contacted. No phone calls please. Please see our website www.sfcg.org for full details of our work.

All Search Employees must adhere to the values: Shared Humanity - Empathy - Impartiality - Inclusivity - Courage - Hope - Humility - Audacity. In accordance with these values, Search enforces compliance with the Code of Conduct and related policies on Anti Workplace Harassment, Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Conflict of Interest and Anti-fraud.

Position Summary

Search for Common Ground is seeking a part-time Administrative and Operations Assistant to support the Brussels office in its logistic and administrative tasks. The Administrative and Operations Assistant will work part-time (3/5th or 60% LoE),  will report to the Executive Director and will be based in Brussels. 

The Administrative and Operations Assistant’s responsibilities are threefold: 

• Organize all operations of the office, including: logistics, procurement, organization of events, act as safety and security focal person of the office;
• Run the administration of the office, including: manage mail, contact lists, organize group meetings, liaison with service providers and payment of bills, prepare signature of contracts and reports;
• Act as executive assistant, including: organizing trips, prepare and submit expense reports, prepare staff meetings, prepare board meetings.

Key Responsibilities

Roles and responsibilities include:

Key area 1: Operations and Logistics Support (40%)

• Manage all logistics relating to the maintenance of the Brussels office : ensure appropriate maintenance of material and equipment of the office, hires and management of technicians for repairs and maintenance, act as main counterpart to the building management firm;
• Develop tools and templates: Assist in the development of forms, templates, and manuals on various themes including office management, security and administration.
• Manage office material and supplies: place orders for office material and supplies, keep an updated inventory, manage supplies and materials;
• Manage the safety and security of the office: act as security and safety  (S&S) focal point, update the S&S plan, put the S&S plan into action including plan S&S trainings for staff as appropriate, organize S&S briefings for visitors, manage the Whatsapp S&S group, keep the S&S staff emergency contact list updated;
• Act as event-planner: Lead the logistics related to internal and external events in Brussels such as meetings, conferences, screening of films, press conferences, cocktail parties, etc. This includes: maintaining the list of preferred venues, identification and booking of venue and caterer, acting as point of contact for technicians and guests, ensuring proper logistics unfolding of event;
• Act as travel-planner: When delegated, support the logistics for fundraising and policy visits of field staff to the Brussels office (booking of hotel, train)

Key area 2: Administrative Support (40%)

• File management and update:

1. Update and file all key documents pertaining to the Brussels legal entity;
2. Update key documents relating to the Brussels office (Office manual, visitor’s manual, etc.);
3. Manage and file all incoming and outgoing mail;
4. Manage and file funding contracts;

• Contact management: revamp the contact database (including the donors / partners / press database), ensuring it is compliant with GDPR; update the contact database on a regular basis, migrate the data on the new management system platform;
• Act as secretary to the office: answer incoming phone calls and manage incoming emails to the global email address of the office, and redirect communication as appropriate;
• Support submissions of proposal packages: print and order all proposal documents, mail or deliver the submission package;
• Support on HR projects: support with a salary scale survey, support with onboarding of new staff.

Key area 3: Executive assistant (20%)

• Manage all the signatures of contracts, reports and proposals by the Executive Director: act as focal person for field offices requiring signatures, act as first-layer verifier of the compliance of the requests and the supporting approval documents, collect signatures and send signed documents to the relevant staff or external partners;
• Preparation of meetings: Organize meeting room and catering when relevant, schedule and collect agenda items for staff meetings, staff retreats, board Meetings, take notes during staff and board meetings;
• Organize trips logistic for the Executive Director, and EAP team: book plane or train tickets, prepare and submit expense reports online;
• Monitor the Brussels operations budget: monitor expenses and burn rates and plan expenses accordingly.

The Administrative and Operations Assistant will be encouraged to learn about Search’s peacebuilding and conflict transformation methodologies and programming.

As job descriptions cannot be exhaustive, the position holder may be required to undertake other duties that are broadly in line with the above key responsibilities.

Nous sommes à la recherche de sages-femmes bénévoles

• Avoir une expérience sur les thématiques suivantes : contraception, violences faites aux femmes, IVG, etc ….
• La connaissance de l’anglais ou toute autre langue d'Afrique de l'Est est un plus.

CONTEXTE

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.

Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l'égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer: plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L'ESSENTIEL      

C’est en septembre 2017 que le Hub Humanitaire a vu le jour : face à l’absence de réaction de la part du gouvernement belge et pour répondre aux besoins des personnes en situation irrégulière et/ou migrantes à Bruxelles, des associations (Croix Rouge de Belgique, Médecins Sans Frontières Belgique, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés, Médecins du Monde Belgique et SOS Jeunes) décident de mettre en commun leur savoir-faire avec l’objectif de répondre de manière qualitative et quantitative aux besoins de ces personnes, tels que : l’aide médicale et psychologique, la distribution de vêtements et produits d’hygiène, le maintien des liens familiaux, le soutien sociojuridique et l’accompagnement des mineurs étrangers non accompagnés (MENA).

En 2018, nous avons avec l’ensemble des acteurs déménagé au premier étage de la gare du Nord. Depuis juin 2019, les locaux du Hub Humanitaire sont situés au 100 avenue du port 1000 Bruxelles (proche de Tour & Taxi)

OBJECTIFS DU PROJET

Le projet médical de MdM-BE au Hub Humanitaire a pour objectif général de favoriser un accès effectif de la population cible aux soins de santé adaptés à leurs besoins et une ouverture du droit à la santé. De manière spécifique :

Objectif I - Offrir une réponse médico-sociale de première ligne adaptée aux besoins de santé du public cible ;

Objectif II - Réduire les barrières à l'accès aux soins de santé ;

Objectif III - Contribuer à proposer des solutions d’amélioration facilitant l’accès structurel aux soins pour le public cible.

Dans son fonctionnement actuel, le projet cible toute personne étant sans accès aux soins effectif et sans volonté explicite de résider sur le territoire belge. Avec l’intégration du centre de jour PSA et du Hub Humanitaire, cette définition pourrait être reprécisée pour 2022.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Dans le cadre des activités de Médecin du Monde au Hub Humanitaire, nous mettons en place une permanence pour les femmes quatre après-midis par semaine (de 12h45 à 17h30).

L'objectif de cette permanence est de créer un espace de parole individuel réservé aux femmes et leur permettre de rencontrer un professionnel en toute confidentialité pour pouvoir poser des questions, discuter... de problèmes, difficultés en lien spécifique avec la santé des femmes : retard de règles, violences, contraception, grossesse, demande d'IVG...

Des consultations médicale et infirmière sont déjà en place au Hub Humanitaire.

Disponibilité : 1 jour x par mois (lundi, mardi, jeudi, vendredi) de 12h45 à 17h30. Prévoir éventuellement aussi de venir sur le projet en amont une demie journée  pour une matinée de présentation du projet.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Collaboration à titre bénévole (remboursement des frais de transport)
• Assurance responsabilité civile et professionnelle
• Intégration à une équipe de professionnels des soins de santé engagée auprès de victimes d’exclusions, en Belgique et à l’étranger
• Possibilité de prendre une part active à la vie associative de Médecins du Monde Belgique.

Si vous souhaitez de plus amples renseignements, jetez un coup d’œil à notre site web  www.medecinsdumonde.be    

INTERESSE(E) ?

Si vous souhaitez rejoindre notre équipe, merci d’envoyer votre demande en remplissant le formulaire approprié.

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.
Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle.
Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois.
Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes. 

PROFIL RECHERCHE

Le(la) candidat(e) doit présenter les caractéristiques suivantes :

• Formation : Niveau 1 ou A – diplôme universitaire ou équivalent ;
• Connaissance approfondie de la cause du peuple palestinien et connaissance des enjeux relatifs àcelle-ci ;
• Aptitudes d’animation et de prise de parole en public
• Connaissance du milieu associatif belge ;
• Expérience dans l’organisation d’événements et l’animation ;
• Expérience dans l’animation de campagnes et de mobilisations citoyennes est un plus ;
• Flexibilité des horaires en cas d’activités les soirs et week-end ;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique
• Bonne connaissance des réseaux sociaux ; la connaissance de WordPress est un plus ;
• Connaissance de logiciels de PAO (Photoshop, In Design…) et de montage vidéo est un plus ;
• Langues : parfaite connaissance du Français, bonne connaissance de l’anglais et compréhension du néerlandais ;
• Qualités personnelles : sociable, organisé(e), capable de travailler de manière autonome et enéquipe, désireux(se) d’apprendre, disponible, créatif(ve).

Attention, ce poste est réservé aux candidats disposant du statut ACS. (ACS Master niveau 1). – Contrat plein temps à durée indéterminée (CP 329.02).
Flexibilité des horaires en cas d’activités en soirée ou les week-ends .
Salaire : établit sur base des barèmes ACS (validation de l’ancienneté si pertinente) – Lieu de travail : 154 rue des Palais à 1030 Schaerbeek

OFFRE D’EMPLOI – Chargé(e) de campagnes et de mobilisation

TEMPS PLEIN – DUREE INDETERMINEE – ACSMaster – CP 329.02

L’Association belgo-palestinienne – Wallonie-Bruxelles (ABP) est une asbl fondée en 1975 afin de promouvoir les droits inaliénables du peuple palestinien à son territoire et à son Etat, droits expressément reconnus par les Nations Unies. L’ABP agit pour une paix juste, équitable et durable au Proche-Orient, fondée sur l’application du Droit international et la création d’un Etat palestinien viable, continu et indépendant dans les « frontières » de 1967 avec Jérusalem-Est pour capitale, aux côtés de l’Etat israélien. L’ABP est reconnue depuis 2005 comme association d’Education permanente de la Communauté française.

DESCRIPTION DU POSTE :
L’ABP recherche un(e) chargé(e) de campagnes et de mobilisation des volontaires et réseaux dont la fonction visera en priorité à mettre en œuvre les tâches suivantes au sein de l’association :

Campagnes et actions
– Gestion de campagnes de sensibilisation ; mises-en place de stratégies, création d’outils et diffusion de campagnes sur le terrain
– Organisation de manifestations, d’événements et de stand
– Recherches et analyses associées aux campagnes
– Coordination et formation des missions d’observations civiles en Palestine

Mobilisation et animation des membres, des régionales et de réseaux.

-Relations avec les partenaires, notamment à travers des plateformes. – Relations et animation avec les groupes régionaux
– Préparation / animation de réunions, AG et mise au vert

Communication web gestion Site Web, réseaux sociaux, Newsletter, Agenda.

 

Date limite de candidature : lundi 22 avril 2019 – Date d’engagement : 1 juin 2019

COMMENT POSTULER

Adresser candidature et CV avant le lundi 22 Avril 2019 à l’adresse mail: info@abp-wb.be
Entretiens prévus la 1ère quinzaine de mai.

• Minimum un baccalauréat de préférence en droit, économie ou en RH
• Bilingue FR-NL (connaissances approfondies requises)
• Sens du service
• Grande aisance dans l’utilisation de l’outil informatique. La connaissance d’un logiciel de paie est un atout
• Rigueur, organisation, polyvalence, esprit d’initiative et autonomie
• Résistant au stress

• Effectuer la gestion des salaires du personnel belge des ONG et asbls
• Effectuer la gestion des salaires du personnel expatrié des ONG
• Faire le suivi des affiliations aux assurances du personnel expatrié
• Assurer les conseils aux ONG en matière de payroll, ainsi qu’au niveau administratif, juridique et fiscal (en collaboration avec des experts)
• Développer un savoir-faire spécifique dans le domaine de la gestion du personnel expatrié ONG