Benin

PROFIL REQUIS

• Formation de base et/ou expérience
• Formation de niveau Supérieur en Comptabilité ou Gestion (Bac +2 au minimum).
• Trois années d'expérience préalable à un poste similaire (au minimum).
• Très bonne connaissance "utilisateur" des logiciels informatiques usuels.
• Bonne connaissance verbale et écrite de la langue officielle de travail.
• La connaissance de la principale langue vernaculaire de la zone est un plus.
• Attitudes et comportements
• Bonne présentation et facilité pour la communication.
• Rigueur, précision, ordre et bonne capacité d'organisation.
• Grande probité.
• Esprit d'analyse et de synthèse.
• Respect des délais.
• Grande discrétion.
• Capacité de travailler en équipe.
• Disponibilité et flexibilité dans les horaires de travail.
• Éthique, honnêteté et adhésion aux valeurs d'Iles de Paix.

1/ SECRETARIAT

• Assurer l'accueil des visiteurs, leur apporter les renseignements demandés et/ou les orienter vers les instances et personnes indiquées.
• Assurer la permanence téléphonique : gestion des appels entrant et sortant, tenue du "cahier des appels" et filtrage (entrant et sortant).
• Assurer la gestion des courriers physiques entrant et sortant : enregistrement, classement, tenue du registre, transmission et archivage.
• Assurer, à la demande du responsable du service, la tenue de son agenda et la prise de ses rendez-vous.
• Assurer, à la demande du responsable du service, la centralisation, synthèse et diffusion du programme mensuel d'activités du personnel.
• Effectuer, à la demande du responsable du service, la saisie, la rédaction et la mise en forme de documents divers (correspondances, PV de réunions, etc.).
• Assurer la gestion et le classement des archives (physique et électronique) du service.

2/ GESTION FINANCIERE

• Assurer la tenue des caisses du service.
• Communiquer au responsable du service, les besoins d'approvisionnement des caisses et/ou des comptes.

3/ GESTION COMPTABLE

• Vérifier le respect des procédures d’acquisition et la conformité des pièces comptables. Signaler les cas de manquement ou d’irrégularité au responsable du service.
• Effectuer l’ensemble des paiements approuvés par le responsable du service.
• Gérer les relations avec les fournisseurs de biens et services en ce qui concerne les payements et l'élaboration des documents correspondants.
• Assurer, via l'encodage informatique, la tenue journalière des journaux comptables et effectuer le classement et l'archivage de l'ensemble des pièces justificatives correspondantes.
• Vérifier la situation des comptes et des caisses en présence de la responsable du service suivant les échéances prescrites au manuel de procédures.
• Effectuer la conciliation mensuelle des journaux comptables avec les comptes bancaires.
• Encoder et contrôler les comptabilités des partenaires de terrain.
• Assister le responsable du service dans la clôture comptable mensuelle (vérification du solde de caisse et de banque, contrôle des pièces justificatives, préparation des copies pour transmission, etc.).

4/ GESTION DES BIENS MATERIELS

VEHICULES

• Elaborer le planning hebdomadaire d'affectation des véhicules sur base des demandes des membres de l'équipe.
• Elaborer les ordres de mission et assurer le suivi des retours de mission.
• Communiquer les ordres de mission aux chauffeurs, organiser et assurer le suivi de leur travail.
• Assurer le suivi administratif des véhicules (assurances, immatriculations, certificats d'importation temporaire).
• Assurer l'encodage des feuilles de route et recouper les informations avec les feuilles de bord et factures d'achats de carburants.
• Assurer le suivi, l'encadrement et l'organisation des travaux d'entretien des véhicules (planification des opérations à réaliser).

BIBLIOTHEQUE

• Assurer la gestion de la bibliothèque : enregistrement de nouveaux ouvrages, enregistrement de prêts, classement, etc.

AUTRES MATERIELS

• Assurer la gestion du matériel non affecté à un utilisateur déterminé (tenue des inventaires, octroi des prêts autorisés, suivi des retours et tenue des cahiers de prêts).
• Assurer l'approvisionnement régulier des fournitures de bureau/consommables et la gestion des stocks : encodage des bordereaux d'entrée et sortie, contrôles physiques périodiques.

5/ AUTRES ACTIVITES

• Effectuer les démarches administratives à l'extérieur (remise de paiement, prise d’informations dans les services administratifs).
• Superviser et encadrer le travail du personnel d'appui (gardiens, chauffeurs, personnel chargé d'assurer la maintenance et la propreté).

Master

Min 10 ans d'expérience internationale

Dans le cadre du développement de ses activités, la CTB recherche un (h/f):

 

Assistant Technique International – Coresponsable de l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel au Ministère de l’Agriculture, de l’élevage et de la Pêche   

 Pour son programme Agricole au Bénin

 

Réf.: BEN/13/026-2B

Lieu d’affectation: Cotonou, BENIN au sein du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) avec de fréquentes missions sur le terrain dans les régions.

Durée du contrat: 48 mois  

Date probable d’entrée en fonction: 01/09/2015

Package salarial mensuel: entre 5.079,60 euros et 7.224,55 euros (en ce compris le salaire brut mensuel et les avantages liés au statut d'expatrié: primes d’éloignement et de pénibilité). Le salaire est calculé en fonction de la composition de ménage et de l’expérience professionnelle pertinente.

Contexte:

Programme agricole de la coopération bénino-belge

Les interventions de la coopération belge dans le secteur agricole au Bénin se proposent d’accompagner le Gouvernement du pays dans la mise en œuvre des politiques agricoles qui favorisent une croissance économique offrant des opportunités aux populations rurales de sortir à court terme de leur situation d’insécurité alimentaire et de pauvreté.

Le Programme Indicatif de Coopération (PIC) 2013-2017 de la coopération belgo-béninoise pour le secteur agricole marque le passage de l’approche projet à une approche « programme ». Cette orientation vers un programme, constitué d’un ensemble d’interventions complémentaires et synergiques à différents niveaux stratégiques du secteur, a pour ambition d’améliorer l’efficience, l’efficacité et la cohérence des interventions agricoles bénino-belges en vue d’avoir un impact systémique sur le secteur. Elle s’inscrit comme une étape dans le processus d’alignement visant à appuyer, avec d’autres partenaires techniques et financiers, la mise en place d’une approche sectorielle pour le secteur agricole au Bénin.

Le programme se propose de combiner des appuis ‘institutionnels’, destinés à renforcer les capacités institutionnelles, organisationnelles et individuelles des acteurs impliqués dans le développement agricole, aux niveaux national et déconcentré et des appuis ‘opérationnels’, destinés à mettre en œuvre les politiques nationales et territoriales dans des territoires définis en lien avec le développement des filières agricoles.

Interventions d’appui institutionnel au MAEP

La composante d’Appui Institutionnel du programme agriculture de la coopération bénino-belge a pour but d’améliorer l’environnement institutionnel en faveur de la promotion des filières agricoles au Bénin.

Elle s’inscrit dans la continuité et la consolidation du projet d’Appui Institutionnel au Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage (AI MAEP), en appui des services centraux et déconcentrés (CARDER) du Ministère.

L’intervention s’inscrit également en appui à la mise en œuvre du Programme Administration et Gestion du Secteur Agricole (PAGSA) du Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole (PSRSA), dont elle adopte les principes de mise en œuvre. Le PAGSA vise à « améliorer l’environnement institutionnel, financier, juridique et politique de façon à créer les conditions requises pour rendre l’agriculture, l’élevage, la pêche et l’aquaculture attrayants et compétitifs ».

Les résultats à atteindre par les nouvelles interventions de la composante d’Appui Institutionnel sont définis comme suit:

R1: Le MAEP central dispose des capacités opérationnelles, administratives et techniques pour le pilotage, la coordination sectorielle et l’opérationnalisation de son cadre programmatique de promotion des filières agricoles.

R2: Les six Centres Agricoles Régionaux pour le Développement Rural (CARDER) disposent des capacités organisationnelles et techniques leur permettant d’assurer la coordination régionale de la mise en œuvre des stratégies agricoles dans le respect des rôles et responsabilités des différents acteurs.

R3: En partenariat avec le MAEP, la Chambre Nationale d’Agriculture et les faîtières nationales d’Acteurs Non Etatiques (ANE) sont des parties prenantes organisées, efficaces et crédibles du processus de promotion des filières tout en assurant un encadrement et des services de qualité à leurs membres.

R4: Les principaux instruments de  financement prévus par le schéma de financement du secteur agricole sont en place et fonctionnels.

Fonction:

Sous la responsabilité hiérarchique du Représentant Résident de la CTB au Bénin, un co-responsable est recruté afin de conseiller et assister le responsable délégué de l’Unité Fonctionnelle (UF) dans la gestion courante de l’intervention.

De manière spécifique, l’expert assure les tâches suivantes:

Gestion technique et de coordination du volet institutionnel

• Assurer la cohérence et la coordination des activités d’appuis institutionnels.

Le co-responsable sera un élément moteur dans le travail de concertation visant à la définition et à la mise en œuvre des politiques et stratégies de promotion des filières agricoles. Il est garant de la qualité des processus et veille à leur appropriation par les acteurs. Il apporte une attention particulière au partage des rôles entre les ministères techniques, les autorités décentralisées, les organisations de producteurs et les acteurs du secteur privé.

Avec le responsable délégué, assurer la planification des activités visant à atteindre les résultats de développement, en répartissant les tâches et responsabilités entre les membres de l’équipe et ou en mobilisant les expertises requises. Il veille à leur cohérence avec l’objectif spécifique du programme et les politiques nationales.

• Accompagnement technique au quotidien.

Le rôle de conseil technique se concentre principalement sur les résultats 1 et 2 de l’intervention.

Il apporte des conseils techniques au secrétariat général, directions générales et directions techniques du MAEP pour la mise en œuvre des stratégies et l’organisation du ministère.  Il appuie plus particulièrement le MAEP:

-       dans ses fonctions de pilotage sectoriel,

-       dans sa fonction de coordination sectorielle en matière de promotion des filières agricoles,

-       dans ses fonctions de régulation, en particulier pour l’élaboration de la politique et des règlements sanitaires.

Contribution à l’animation du processus de réforme interne en proposant des méthodologies participatives.

En tant que membre du pool d’expertise technique, il contribue au travail de capitalisation et de réflexion sur les approches et outils méthodologiques en matière d’appui institutionnel et stratégies de promotion des filières.

• Assurer la mobilisation des expertises spécifiques.

En concertation avec le responsable, le coresponsable mobilise les expertises spécifiques nécessaires à l’atteinte des résultats. Il apporte notamment un appui technique dans la préparation des termes de référence des différents marchés de prestations. 

Pour ce qui concerne le résultat 4, il supervise et facilite le travail des assistants techniques logés dans l’unité d’appui et de coordination du programme agriculture (UAC).

• Contribuer à la mise en place du dispositif de suivi évaluation.

Avec le responsable de suivi évaluation de l’UAC, mettre en place un système de suivi évaluation permettant de mesurer effectivement les changements en matière de changement institutionnel et développer sur cette base un mode de coopération basé sur la redevabilité mutuelle et l’obtention de résultats.

• Superviser l’organisation des missions de backstopping, d’évaluation mi-parcours et l’évaluation finale.

 

Gestion financière et administrative du volet institutionnel

En étroite concertation avec le Responsable Administratif et Financier du programme, le co-responsable assure, avec le responsable national, la gestion courante de l’Unité Fonctionnelle en matière d’administration, de gestion financière et de gestion des ressources humaines.

-       Veiller au quotidien à la bonne gestion des ressources et moyens mis à disposition de l’Unité Fonctionnelle.

-       Exercer au quotidien la coresponsabilité administrative et financière de l’intervention : planification des dépenses et suivi de l’évolution des budgets, approuver tous les titres d’engagement des dépenses et des titres de créances, dans les limites et selon les prescriptions du manuel de procédure du programme. Il a accès à l’ensemble des informations concernant la gestion de l’intervention.

-       Superviser les processus de préparation de signatures et de suivi des accords d’exécution/accords de financement avec les partenaires de l’intervention, dans les limites et selon les prescriptions du manuel de procédure du programme.

-       Coordonner et superviser les relations de l’intervention avec les institutions gouvernementales concernées, ainsi que les relations avec les services de l’administration territoriale des départements concernés.

-       Coordonner la préparation des termes de référence des différents marchés de services, travaux et équipements prévus dans les planifications, superviser les procédures d’attribution de marchés.

-       Gérer et coordonner les ressources humaines mises à disposition de l’intervention, incluse l’organisation des cercles de développement.

Planification et rapportage

-       Appuyer l’élaboration des programmes de travail de l’équipe de l’UF et l’analyse des outputs.

-       Coordonner la préparation des planifications financières annuelles et trimestrielles de l’intervention et les transmettre à l’Unité d’Appui.

-       Rédiger les rapports intermédiaires et le rapport final d’exécution, ainsi que les rapports de suivi.

-       Soumettre l’état d’avancement des activités et le degré de réalisation des résultats à la SMCL, au travers de l’unité d’appui.

-       Organiser les réunions de Comités Techniques d’Orientation et de Suivi.

Profil:

-       Diplôme de niveau Master en management/gestion ou spécialisation pertinente avec la fonction proposée;

-       Une expérience internationale d’au moins 10 années dont 7 ans au minimum dans une fonction d’appui institutionnel à un ministère en charge de l’agriculture et/ou développement rural. Il aura appuyé dans cette fonction l’accompagnement d’un processus de réforme interne au ministère dans une optique de recentrage sus ses fonctions régaliennes;

-       Minimum trois ans d’expérience dans un poste de (co)-responsable pour la mise en œuvre d’un programme d’appui institutionnel et organisationnel;

-       Expériences avérées en matière de renforcement institutionnel et organisationnel des structures étatiques;

-       Expertise au niveau des processus de décentralisation/déconcentration et de développement local;

-       Bonne connaissance des mandats et du fonctionnement des Ministères techniques en Afrique et spécifiquement de ses rôles régaliens (planification, coordination, suivi/évaluation, régulation…) et de service public;

-       Bonne maîtrise des outils de planification et de suivi/évaluation de projets/programmes avec des notions importantes d‘outcome mapping;

-       Connaissances avérées en matière de planification et gestion axée résultats;

-       Des qualités humaines de facilitateur qui lui permettront de mobiliser les équipes autour d’objectifs communs. Il devra être capable d’impulser des dynamiques de changement durable et les amener à travailler de manière concertée;

-       Des aptitudes requises pour travailler au sein d‘une équipe pluridisciplinaire au niveau d’un programme;

-       Une excellente capacité d’expression et de rédaction en Français.

Intéressé(e)?

Postulez au plus tard le 06/04/2015 via notre site web www.btcctb.org en utilisant notre CV standardisé et une lettre de motivation. Vous trouverez le modèle du CV standardisé dans la page « offres d’emploi » de notre site web. Pour toute question supplémentaire, contactez-nous au 02/505 18 65.

• Etre, de préférence, titulaire d’un diplôme universitaire d’informaticien ou ingénieur civil ou expérience jugée équivalente ; • Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans les systèmes d’information dont l’expérience en Afrique et dans les systèmes d’assurances santé sont considérées comme souhaitables. • Avoir une expérience probante en formation, transmission de son expertise et/ou coaching. voir details en annexe

FONCTION L’Assistant Technique International (ATI), informaticien, spécialisé en matière de développement de systèmes d’information en gestion d’assurance maladie universelle et système d’information hospitalier, vient en appui aux informaticiens qui travaillent déjà au Ministère de la Santé, notamment avec la Direction de l’informatique et du Pré archivage (DIP). Il apportera un appui afin d’assurer : - Le renforcement des capacités nationales en gestion de l'information sanitaire et en suivi et évaluation ; - La mise en place des mécanismes garantissant la disponibilité à temps, l'exhaustivité et la qualité des données. voir details en annexe