Détails de l'annonce
Organisation : OXFAM SOLIDARITE
Site web : http://www.oxfamsol.be
Adresse email : mla@oxfamsol.be
Lieu de l'emploi : Bruxelles 1080, rue des Quatre-Vents, 60 /
Fichier :2015.10_secretaire_direction_fr.pdf
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Secrétariat
Date de publication : 29/09/2015
Date limite : 10/10/2015
Profil
Vous avez un diplôme de bachelier ou équivalent par expérience.
Vous avez au moins 3 années d’expérience dans une fonction d’administration et/ou de secrétariat.
Vous vous exprimez aisément en français et en néerlandais, tant à l’écrit qu’à l’oral; vous avez une bonne maîtrise de l’anglais, et la connaissance de l’espagnol est un atout.
Vous êtes polyvalent(e) et résistant(e) au stress.
Vous êtes discret(-ète) et fiable.
Vous êtes flexible (être prêt(e) à assister 1 fois par mois à des réunions en soirée).
Vous possédez de bonnes capacités organisationnelles.
Vous êtes capable de planifier et d’organiser vos tâches en fonction des priorités.
Vous manipuler sans difficultés les logiciels Word, Excel, Access et Powerpoint.
Pour Oxfam, l’égalité des chances est importante. Les candidats sont donc sélectionnés sur base de leurs qualités et compétences, sans tenir compte de l’âge, l’origine ou le sexe.
Description
Oxfam est une organisation internationale de développement qui mobilise le pouvoir citoyen contre la pauvreté.
Description de la fonction
En qualité de secrétaire de direction vous êtes chargé(e) d’assurer les tâches administratives du Secrétariat général et de soutenir le Secrétaire général dans son travail quotidien.Vos tâches
Tâches administratives diverses:
o Gérer la boîte électronique générale d’Oxfam-Solidarité
o Répondre au téléphone et traiter le courrier entrant et sortant
o Rédiger des lettres et des rapports en français et en néerlandais
o Réaliser des traductions: français-néerlandais et néerlandais-français
o Gérer l’agenda du Secrétaire général, planifier des réunions et fixer des rendez-vous
o Faire le suivi de factures et établir des ordres de paiements
o S’occuper des aspects logistiques lors de missions à l’étranger du Secrétaire général (billets d’avion, réservations d’hôtel, demandes de visa, avances mission)
o Organiser le classement du Secrétariat général
o Assurer les publications obligatoires de l’asbl dans le Moniteur Belge
o Participer à l’élaboration du budget du Secrétariat général et en faire le suiviCoordination du rapport annuel:
o Rassembler et centraliser les informations nécessaires
o Assurer la traduction, l’impression et la diffusion du rapport annuel
o Assurer le suivi et le traitement des legs en faveur de l’organisation
o Assurer le suivi et le traitement des obligations de solidarité :
o Gérer et entretenir la base de données
o Assurer le paiement des intérêts annuels, des remboursements anticipés, et entreprendre les démarches nécessaires en cas de décès d’un titulaireCoordination d’événements sociaux :
o Envoyer les invitations et suivre les inscriptions
o Assurer l’encadrement logistique.