Belgium

COMPÉTENCES SPÉcifiques

• Communication et linguistique :
  • Excellente communication écrite et orale ;
  • Capacités à s’exprimer, présenter et rédiger de manière claire, concise et convaincante ;
  • Maîtrise de la relecture et de la correction (y compris orthographique) de documents ;
  • Très bonne aptitude relationnelle ;
  • La connaissance de l’anglais est nécessaire
  • La connaissance du néerlandais ou d’autres langues constitue un atout.
• Aspects techniques
  • Connaissance des méthodes de classement ;
  • Être de bonne présentation.
• Informatique :
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques courants, en particulier traitement de texte (MS Word), tableur (MS Excel), présentation (MS PowerPoint) et gestion en ligne du courrier électronique (Google Mail) ;
  • Téléphonie.
• Contexte institutionnel :
  • Bonne connaissance de la Fédération Wallonie Bruxelles, de ses compétences, structures et fonctionnement ;
  • Connaissance du monde de la coopération (académique) au développement constitue un atout.

Compétences Génériques

• Gestion de l’information :
  • Analyser l’information : vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information.
• Gestion des tâches :
  • Résoudre des problèmes : vous traitez et résolvez des problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions.
• Gestion des relations :
  • Ecouter activement : vous explorez, écoutez et comprenez le message des autres et vous vous mettez à leur place ;
  • Agir de manière orientée service : vous accompagnez les interlocuteurs internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Travailler en équipe : vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues
• Gestion de son fonctionnement personnel :
  • Faire preuve de respect : vous montrez du respect envers les autres, leurs idées et leurs opinions. Vous acceptez les procédures et les instructions ;
  • S’adapter : Vous adoptez une attitude souple face aux changements et vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées ;
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité ;
  • Gérer le stress : vous réagissez au stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique. Vous prenez rapidement de bonnes décisions en situation de crise et maintenez une attitude positive vis-à-vis de vos tâches même quand la pression est élevée ;
  • Valeurs personnelles : autonomie, confiance en soi, discrétion et réserve, respect de la diversité.

DIPLÔME REQUIS

• Diplôme de graduat ou de bachelier en secrétariat de direction, sciences administratives, ou diplôme de même niveau dans une matière en lien avec la fonction est souhaité. A défaut, un diplôme secondaire supérieur à orientation secrétariat/science administrative ou en lien avec la fonction constitue une condition de recevabilité.
• Un diplôme ou une formation complémentaire probante en matière de secrétariat constitue un atout.

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

• Une expérience professionnelle probante de minimum 1 an en rapport direct avec la fonction est souhaitée ;
•  
• Une expérience en service public constitue un atout 
• Une expérience professionnelle en matière académique en Fédération Wallonie-Bruxelles, en Belgique ou à l’étranger constitue un atout ;

CADRE INSTITUTIONNEL

L’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES) est la fédération des établissements d’enseignement supérieur.

Organisme d'intérêt public, elle est chargée de soutenir les différents établissements de la Fédération Wallonie-Bruxelles dans leurs missions d’enseignement, de recherche et de service à la collectivité. Elle fédère 6 universités, 19 hautes écoles, 16 écoles supérieures des arts et 86 établissements d’enseignement supérieur de promotion sociale dont elle organise la concertation et pour lesquels elle promeut les collaborations à l’échelle nationale et internationale.

En tant que coupole unique, l’ARES assure au secteur de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles une coordination globale.

Elle veille notamment à la cohérence de l’offre de formation et à son adéquation au marché de l’emploi, elle soutient les établissements dans leurs efforts de représentation et de relations internationales et formule des recommandations en matière de politique de recherche scientifique ou artistique. L’Académie fournit l’information sur les études supérieures en Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle coordonne également l’engagement des établissements en matière d’apprentissage tout au long de la vie, de promotion de la réussite ou encore de coopération au développement. Enfin, elle collecte et traite un ensemble de données scientifiques et statistiques touchant au secteur dans une optique de veille, d’évaluation et d’amélioration des pratiques en faveur de la qualité des enseignements ou de l’accompagnement des étudiants.

www.ares-ac.be

FONCTION

En tant que Secrétaire de direction, vous assistez principalement la Directrice de la Coopération au développement de l’ARES mais également les membres de cette direction vous apportez un soutien logistique et administratif pour l’organisation et le suivi des activités. Vous procurez un support et une aide permanente en termes d’organisation, d’information, de planification, de classement et de suivi des dossiers. Vous accueillez et informez les visiteurs/interlocuteurs de l’ARES dans le respect des procédures en vigueur et des principes d’organisation. Vous veillez au bon déroulement des réunions et à leur suivi.

Tâche 1 : Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction

• Assurer le suivi administratif des dossiers pour assurer leur exactitude, complétude et bon ordre ;
• Prendre les contacts nécessaires avec des intervenants internes ou externes en vue de garantir la bonne exécution et mise en œuvre des dossiers ;
• Prendre en charge la rédaction de comptes rendus de réunion et de divers autres documents (formulaires, rapports, courriers etc.) ou le suivi de certains dossiers administratifs, en appui et sous la guidance des collaborateurs concernés, en vue de contribuer à l’avancée des dossiers ;
• Le cas échéant, contribuer au suivi de certains marchés publics et/ou de suivi de certains documents relevant de la gestion des ressources humaine ;
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la direction, à la demande des collaborateurs ou du supérieur hiérarchique.

Tâche 2 : Prendre en charge l’organisation et le suivi des réunions

• Inviter les personnes concernées ;
• Réserver la salle de réunion et en coordonner la logistique ;
• Rassembler, analyser et synthétiser l’information nécessaire au bon déroulement de la réunion ;
• Préparer les dossiers des membres de l’ARES participant à la réunion sur demande de votre/vos supérieur(s) hiérarchique(s) ;
• Assurer un soutien pour préparer les présentations et autres supports éventuels ;
• Rédiger et transmettre les ordres du jour ;
• Le cas échéant, participer aux réunions et assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.

Tâche 3 : Gérer l’agenda de votre/vos supérieur(s) hiérarchique(s)

• Fixer les réunions et autres rendez-vous en fonction des missions prioritaires et des emplois du temps ;
• Organiser les déplacements et séjours éventuels.

Tâche 4 : Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Assurer un soutien pour rédiger et assurer l’envoi de courriers ;
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.

 

Par ailleurs, le/la secrétaire de direction pourra être sollicitée à titre subsidiaire et exceptionnel, pour contribuer à des tâches d’accueil (quotidien et/ou dans le cadre d’événements organisés par l’ARES), ou pour un apport ponctuel face à une surcharge de travail momentanée dans l’institution.

Le/la Secrétaire de direction fera preuve de proactivité et proposera régulièrement des éléments et des projets enclins à participer à la réalisation de ses tâches.

POSITION DANS L’ORGANIGRAMME

• Supérieur hiérarchique : Hédia Hadjaj-Castro, Directrice de la Coopération au développement
• Cette fonction n’est pas amenée à gérer une équipe.

 

Si vous souhaitez plus d’informations sur cette fonction, vous pouvez contacter une personne de référence ci-dessous :

Olivier SOUMERYN-SCHMIT Directeur des Affaires générales olivier.soumeryn@ares-ac.be

Hédia HADJAJ-CASTRO Directrice de la Coopération au développement hedia.hadjaj@ares-ac.be

CONDITIONs D’ACCÈS

• Cet emploi est accessible aux Belges ou aux ressortissants de l’Espace économique européen (ou de la Suisse) ou aux ressortissants hors Espace économique européen disposant d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.
• Être en possession du/des diplôme·s requis ou de leur équivalence octroyée par le service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles au moment de la candidature.
• Disposer de l’expérience requise.
• Être de bonne vie et mœurs.

Profile

• Minimum Master’s degree, preferably in the economic sphere
• At least 7 years of relevant experience in strategic business development and international resource mobilization
• Top-of-the-shelf-insight and understanding of the main challenges for farmers in low and middle income countries and the role of different actors, and especially Farmers’ organisations and their cooperatives in this
• Familiarity with current trends and innovations in development cooperation and international partnerships. Demonstrated knowledge of priorities and strategic orientations of the major donors in the global context
• Excellent networker, used to move around in high level international environments
• Proven stakeholder management skills, strong and proven communication skills and diplomacy, strong facilitation skills
• Strong writing skills and the ability to draft strategies and concise programs. Excellent knowledge of the quality criteria of international donors. Proof of quality of programmes elaborated and written for high level international institutions. Experience in participatory program design processes
• Capacity for quick analysis of interest of certain opportunities or innovations for the network and of the results and approaches of the agri-agencies.
• Courageous character needed that dears to think out of the box to position AgriCord in the international donor community and to engage in partnerships.
• Capacity to synthesize complex contexts and trends or results into simple messages.
• Ability to work in an international team. Ready to travel overseas for at least 5 times a year
• Independent, flexible worker with high level of stress tolerance and able to achieve under strict deadlines.
• Strong organisational skills.
• Excellent working knowledge of English and French. Knowledge of Spanish is an asset.
• Have the right to work and live in Belgium

AgriCord is an initiative of professional farmers’ organisations and their cooperative businesses from countries in the European Union, Canada, Africa, Asia and Latin America, together representing more than 70% of the rural and farmer population in their countries. The initiating farmers’ organisations have formed development agencies, also called agri-agencies, to facilitate and embody their support to their peers in developing countries. The AgriCord alliance has today 13 member agri-agencies.

AgriCord operates as a network, with a small central office based in the European centre of Brussels, currently working with 7 staff members. AgriCord organises the international “farmer-to-farmer” cooperation. As a network, AgriCord manages “Farmers Fighting Poverty”, a comprehensive framework programme for capacity development support to farmers’ organisations in developing countries.

The AgriCord central office is looking for a

Strategic Partnership Facilitator

M/F/X, 100% fulltime equivalent, based in Brussels (Belgium)

Job description

The aim of the Strategic Partnership Facilitator is to pull and bring dynamism in the international fundraising efforts in line with the financial and strategic ambitions of the AgriCord Alliance and to strengthen the positioning of the Alliance at the international level. The Strategic Partnership Facilitator builds and maintains a strategic collaboration with key persons in the regional farmers’ organisations, international financial and technical partners. She/he establishes long term relations with key contacts at potential donors and traditional donors of the alliance. She/he actively explores new and innovative funding opportunities outside the traditional donor community.

He/ she shall also write the concept notes and elaborate the basic design of new programmes for and within this partner community. He/she shall strive to find a balance between innovation and doing things differently at the one side and the realities of the field on the other side. He/ she uses a network approach within the alliance of AgriCord to involve and activate members in the promoted strategies and envisioned results. He/she can explore new ways but can guarantee to deliver on time.

The duties of the Strategic Partnership Facilitator contain:

1. Consolidation and deepening of current partnerships and donors

• Maintaining and deepening network and relationships with UN agencies, EU, Multilateral Development banks, bilateral government agencies
• Facilitation of networking for fundraising and development of programs
• Coordination of design of new programmes and communication with donors, involved partners, strategic FOs and agri-agencies
• Coach agri-agencies in their role in fundraising, to donor delegations in the regions and in program development

2. Strategize and develop innovative partnerships and new fundraising initiatives

• Develop strategy for innovative partnerships and new fundraising models:
  • Coordination of the development of regional and thematic strategies for the alliance in line with AgriCord’s overall strategy and based on important results and successes in the alliance
  • Multistakeholders set-ups (local governement – banks – private sector – FO's – AgriCord)
  • Set-up/pilot collaboration with private sector, blending mechanisms, Public Private Partnerships

• Develop the strategic relationship and collaboration model between AgriCord and the RFOs for joint fundraising.
• Set-up partnerships with other international alliances and networks in function of strategic interests of the Alliance
• Support and activate agri-agencies for their joint efforts for partnerships and fundraising.

3. Contribute to the external communication, profiling and international visibility of the Alliance

• Contribute to the development of the communication strategy for the Alliance,
• Coordination of external communication approach, organization of events and development of products
• Steer and coach AgriCord staff and agri-agencies in their contribution to the alliance’ visibility
• Positioning the Alliance with evidence based positions and studies, expertise linked to global challenges, building business cases, join learning platforms
• Sharpen added value and sell the Service delivery/expertise of the Alliance
• Organise participation of Alliance and its members in international conferences and networks

Dans le cadre d’un lien de collaboration structurelle entre les deux organisations, Solidagro et Viva Salud sont à la recherche d’un collaborateur financier audit (M/F/X) pour leurs bureaux, respectivement à Sint-Niklaas et à Bruxelles.

Description des tâches

• Cette fonction comprend entre autres les tâches suivantes, selon les besoins de chacune des organisations. Elles peuvent être spécifiques en fonction de l’organisation :
• Contrôle interne et audit de l’organisation (y compris les succursales étrangères)
• Suivi financier et audit des rapports des organisations partenaires des asbl (dans le cadre du lien de collaboration)
• Audit concernant le respect des lignes directrices et de la législation, tant par les organisations partenaires qu’en Belgique
• Renforcement des capacités des organisations partenaires sur le plan financier en collaboration avec le bureau local
• Assistance à l’administration financière et générale des asbl
• Vous rapportez au coordinateur financier et administratif

Profil

• Vous avez un diplôme de comptabilité ou une expérience similaire
• Vous avez une expérience de 3 ans minimum dans la comptabilité ou le contrôle financier
• Vous avez connaissances des processus financiers et procédures de contrôle interne
• Vous vous exprimez couramment en français, anglais et néerlandais (écrit et parlé). L’espagnol et l’arabe sont un atout.
• Vous avez les connaissances informatiques nécessaires : Excel, Word, E-mail, logiciel comptable
• Vous êtes prêt à travailler tant à Sint-Niklaas qu’à Bruxelles et à vous rendre à l’occasion à l’étranger
• Vous aimez les contacts et êtes sociable
• Vous êtes flexible, critique, analytique, précis, avide d’apprendre
• Vous pouvez travailler tant de manière indépendante qu’en équipe
• Vous êtes impliqué et avez un comportement engagé
• Vous n’avez pas peur de prendre des responsabilités et vous travaillez de façon planifiée, axée sur les résultats
• La solidarité internationale vous tient à cœur
• Vous vous sentez proche de la vision et de la mission de Solidagro et Viva Salud

Offre

• Travail à plein temps
• Entrée en fonction immédiate possible
• Contrat et lieu de travail : jusqu’au 31/12/2020 uniquement chez Solidagro à Sint-Niklaas, et par la suite réparti entre les deux organisations, chez Solidagro à Sint-Niklaas et chez Viva Salud à Bruxelles
• Vous rejoindrez des équipes enthousiastes et un environnement de travail flexible et stimulant, avec de l’espace pour réaliser des idées créatives dans un cadre international
• Formations possible
• Salaire et conditions de travail B1c suivant PC 329.01
• Remboursement des frais de déplacement domicile-travail

Cet offre vous intéresse ?

Envoyez une lettre de motivation et votre CV à anuschka@vivasalud.be avant le 14 septembre 2020. Les entretiens et tests auront lieu fin septembre 2020.

Solidagro soutient les familles les plus pauvres en Bolivie, en Afrique de l’Ouest et aux Philippines. On s’engage, en collaboration avec des organisations partenaires locales, pour le droit à l’alimentation en soutenant l’agriculture agro-écologique dans les zones rurales isolées. On explique à travers les voyages de familiarisation pour les jeunes et les activités de sensibilisation pour les volontaires la cohérence globale des problèmes agricoles et alimentaires dans l’hémisphère nord et sud. Nous voulons sensibiliser les jeunes et les adultes en Flandre au problème de la sécurité alimentaire et en même temps indiquer la cohérence globale des problèmes agricoles et alimentaires dans l’hémisphère nord et sud. Solidagro invite à la solidarité matérielle et politique active.

Viva Salud est une ONG qui agit en faveur du droit à la santé et du développement souverain. Nous soutenons le développement de mouvements sociaux forts qui organisent et mobilisent les gens en faveur du droit à la santé aux Philippines, en Palestine, en République démocratique du Congo, à Cuba et ailleurs. En Belgique, Viva Salud soutient leur lutte politique à travers des actions, des campagnes et du travail de réseau au niveau international. Nous souhaitons, en collaboration avec les mouvements sociaux, mobiliser les gens afin de modifier les politiques belges et européennes pour qu’elles s'opposent à l’exploitation et l’oppression afin de promouvoir le droit à la santé dans le monde entier.

• Bachelier en comptabilité ou expérience équivalente
• Langue maternelle FR ou NL avec une bonne connaissance (orale et écrite) de la seconde langue nationale
• Bonne connaissance de Word et Excel
• Connaissance du logiciel Winbooks est un atout
• Connaissance de l’outil Outlook
• A l'aise avec les chiffres
• Rigoureux, bien organisé, précis, autonome

Conditions

- CDI à mi-temps (18h45 par semaine)
- Possibilité de télé-travail pour une partie de l'horaire
- Une formation en interne est prévue
- Date souhaitée pour l'entrée en fonction : septembre 2020

Pour poser sa candidature

- CV et lettre de motivation à envoyer à brigitte.debliquy@pegasus-ngo.be

 

PEGASUS asbl, prestataire de services aux ONG recherche un/une assistant.e comptabilité et administration mi-temps (h/f)

Pegasus est une asbl composée de 4 salariés. Elle preste des services à destination des ONG et des asbl, en matière de payroll et de soutien administratif en ressources humaines. Pour plus d’informations : www.pegasus-ngo.be.

Tâches principales

Comptabilité générale:

• Gestion des facturations
• Imputation des factures d’achats, des banques et opérations diverses
• Paiement des factures
• Comptabilité clients et fournisseurs
• Formalités administratives diverses
• Participation à l’analyse et au contrôle interne (budget, bilan provisoire,…)
• Clôtures et reportings annuels
• Déclaration TVA trimestrielle, listing client annuel
• Etablissements des comptes annuels (sofista)

Administration :

• Envoi et suivi des courriers au courtier d’assurances
• Envoi de courriers divers
• Suivi des assurances
• Tâches administratives diverses