PROFIL DU CANDIDAT

• Entreprenante, la personne pourra transmettre avec conviction et enthousiasme les valeurs et les activités de MSF.
• Créatif et capable d'anticiper les changements sous pression. Networker disposant des compétences sociales nécessaires pour cela.
• Aptitude confirmée à planifier et à gérer rigoureusement des projets, notamment en les hiérarchisant avec des échéances multiples et souvent concurrentes en établissant des calendriers et des documents narratifs.
• Expérience en communication digitale. Savoir utiliser un CMS (Drupal) et constituer une newsletter (Mailchimp) est un plus.
• Capable de travailler de manière indépendante, de préserver la confidentialité et de travailler dans un environnement axé sur le travail en équipe.
• En possession d’un baccalauréat ou d’un master dans un domaine d’étude pertinent et de l'expérience dans l'organisation d'événements.
• Capacité à s’exprimer de façon professionnelle en français et en néerlandais.
• Connaissance en informatique (Word, Excel, power point).
• En possession d’un permis de conduire.
• Investissement : le travail peut également se réaliser en dehors des heures de bureau en semaine, les week-ends et les soirées des événements. 
• Expérience avec Médecins Sans Frontières appréciée.  La personne adhère aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation.
• CDI – temps plein – basé à Brussels (Ixelles)
• Assurances Hospitalisation – Assurance pension – Cantine à prix démocratique – remboursement 100% des frais de transport en commun
• Date de début : 01/03/2019

CONDITIONS

Date limite pour postuler: 31/01/2019

CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.org avec « Responsable évènements récolte de fonds » dans le sujet.

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.

CONTEXTE

La personne responsable élabore et planifie des stratégies en ligne et hors ligne en vue d’augmenter les revenus des événements organisés par ou pour MSF. Pour ce faire, ce poste entretient des contacts étroits et quotidiens avec le public en Belgique.  En collaboration avec l’unité digitale, la personne pourvoit au développement de plates-formes online de récolte de fonds dédiées.

La personne assume aussi la responsabilité globale des tâches quotidiennes suivantes :

1)     identifier et proposer une stratégie permettant de se greffer à des événements existants dont une partie des bénéfices pourrait revenir à MSF ;

2)     répondre aux besoins des personnes externes qui souhaitent organiser un événement au profit de MSF et assurer leur fidélisation ;

3)     identifier et proposer une stratégie d’acquisition de nouveaux donateurs par le biais de dons spéciaux (dons en mémoire, mariages, anniversaires,…)

RESPONSABILITES

v  ÉVÉNEMENTS DE RECOLTE DE FONDS

• Concevoir et mettre en œuvre des stratégies et des outils de communication pour encourager et soutenir les organisations d’événements incluant une composante de récolte de fonds
  • Développer et entretenir des relations solides avec les sympathisants de MSF et les organisateurs d’événements pour qu’ils organisent des actions au profit de MSF. Servir de point focal pour toutes les demandes et opportunités, ainsi que le suivi administratif et logistique.
  • Développer des événements de récolte de fonds organisés directement par MSF.
  • Créer différents outils utiles au bon déroulement des différents événements.
  • Veiller à ce que les messages rédigés, la tonalité et le contenu des activités externes soient conformes à la politique de communication, au style rédactionnel et à l’identité institutionnelle de MSF. Rester informé sur les activités de MSF.
  • Veiller à garder un dialogue permanent avec les organisateurs d’événements en les remerciant, les gardant engagés et informés de toute possibilité d’organiser des événements de récolte de fonds supplémentaires.
  • En collaboration avec le secteur communication, coordonner et assigner des conférenciers (MSF avec expérience terrain) lors de certains événements.
  • Travailler en collaboration avec les autres membres du département qui organisent également des événements (unité one to one, event officer com belge ,…) et les personnes qui gèrent la base de données donateurs.
  • Gérer les consultants externes et les fournisseurs dans la planification et l’exécution des événements.

 Identifier et proposer une stratégie d’acquisition de nouveaux donateurs, notamment par le biais de dons spéciaux (dons en mémoire, mariages, anniversaires,…)

• • Proposer des actions promotionnelles sur les canaux en ligne et hors ligne en identifiant les supports de communication.
  • Assurer le suivi administratif et logistique ad hoc.
  • Gérer les relations avec les donateurs (remerciements, retargeting,…).

 v  REPORTING

• Mener régulièrement des évaluations et adapter les activités si nécessaire.
• Etablissement de plannings rétroactifs.
• Etablissement de documents narratifs et financiers (dépenses et résultats) de chaque action à partager avec le One to Many Manager.

CANDIDATE PROFILE

• Academic level with strategic vision and decision capacity
• Experience in project management and change management
• Knowledge in project management methodology
• Result and quality oriented: perseverance, energy, voluntarism, pragmatism, performance oriented, consistency, be able to take initiatives
• Capacity to represent, negotiate and influence: to manage resistances, be inclusive, have empathy and create buy-in; to be able to arbitrate
• Proven experience in inclusive management style
• Agrees in the principles which lay at the basis of this new managerial model
• Able to develop relations and a network
• Fluent in English, French is an asset
• 5 years of MSF or international NGO experience in a management position, preferably in both field and HQ
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment

CONDITIONS

• Initial fixed-term contract until end of year (may turn in open-ended contract) - Full-time - based in Brussels with (ir)regular travels
• Hospital Insurance (DKV) - Pension plan – Canteen at democratic price - 100% reimbursement for public transportation costs
• Starting position as soon as possible

 CV + cover letter to be sent before 30/01/2019, to General Direction-Sarah Laevens, via e-mail : Recruit-HQ-DG@brussels.msf.org

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CONTEXT

After a study and workshop organised in 2018, MSF OCB launches a programme to increase decisional power closer to the gravity and reality of our field work and to design an adapted operational support.

For the last 20 years, the world in which we work has become more complex, MSF grew rapidly in volume and the size of some projects became equivalent of what used to be the size of missions.

In response to the growing complexity of the organisation’s external environment and the requirements to improve the quality of its operational management and response, MSF developed its operational support by concentrating experience and expertise mainly at headquarters. This de facto generated an increase in internal complexity, with fragmentation of more & more specialised expertise, duplication of validation processes, the research for more and more innovative solutions and the development of highly technical tools.

The “field recentralisation” programme will work through learning by doing, starting with a purposely sought bottom up approach in projects of the OCB Southern Africa portfolio, but may include other operational contexts soon after. Solutions will be specific depending on contextual realities, needs, objectives, and future perspectives. These solutions will evolve through experimenting but also along the evolution of the operational portfolio.

Core principles of the new managerial culture - with the field projects in the centre - which we want to develop are laid out in a roadmap and are based on the following principles:

1. a more stimulating, less bureaucratic and more agile and efficient management: responsibilising field managers, including the role of medical staff in operational decision-making
2. an adapted operational support which contributes to becoming a more diverse and global organisation

JOB PROFILE

The candidate will be responsible to lead the operational translation of the output & recommendations of the consultant’s report into the Southern African (SA) region and beyond. This report can be obtained on request by DG-office.

(S)he will be responsible for the designing & guiding the practical translation of this road map at the level of each pillar and set objectives, timelines, priorities and define deliverables & outcomes, resulting in a project document with a project charter and a “dynamic” project follow up dashboard.

(S)he will identify the key actors of change at field, HQ & MSF SA level; organise working groups and meetings (ad hoc & quarterly progress monitoring meetings); identify and manage necessary support.

(S)he will create buy-in; organise internal communication through capitalisation on the experience, building of success stories;, etc.

(S)he works in an inclusive manner; identify blockages, regulate tensions created by the change, facilitate the resolution of complex problems, foster a positive dynamic. (Change management)

(S)he will monitor progress and budget consequences, analyse risks and suggest solutions. Regular presentations of progress update and difficulties to the Steering Committee (Programme management)

(S)he will feed the organizational model through the experiences and look for examples out of OCB in the MSF movement and beyond. (Strategical organizational reflection)

(S)he will be the focal point for this programme at OCB, will be available to explain key concepts to other (OC-Departments & operational cells) and act as an advisor to guide them into similar paths, if requested

The programme manager will have to be able to travel within Europe and to/in the Southern African region and beyond, whenever needed or requested.

The Programme manager falls under the OCB DG department and reports to the Programme Steering Committee.

• Diplomé Haute école ou Université en communication, sciences politiques ou linguistique. Aussi ouvert aux étudiant(e)s en dernière année.
• Parfaitement bilingue Français-Néerlandais.
• A l’aise avec Excel, le monitoring de base de données et les statistiques.
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Bonne connaissance du paysage médiatique belge
• Dynamique, créatif/ve, curieux/se et polyvalent/e
• Bonne capacités organisationnelles et capable de travailler de manière indépendante
• Sensible à la problématique Nord-Sud et aux activités d’Oxfam

Oxfam-Solidarité, ONG belge de développement et d’aide humanitaire, axe son travail sur la lutte contre l’injustice qui est à la base de la pauvreté. Pour cela, Oxfam-Solidarité s’associe à des organisations partenaires dans le Sud et mène des activités de sensibilisation, de plaidoyer et des campagnes dans le Nord. Oxfam-Solidarité est membre d’Oxfam International, confédération regroupant 17 Oxfams dans le monde.

Tâches

• Traductions : traductions du néerlandais au français de textes pour notre site web, pour la presse… Rédaction finale de traduction (français), petits travaux de rédaction (site web, magazine..).
• Communication : collaboration à nos outils de communication (Globo, communiqués de presse, site web, newsletter, médias sociaux…). Participation active aux réunions du service communication. Assistance quotidienne aux activités du service.
• Presse : Analyse thématique et réorganisation du monitoring de nos actions presse. Gestion et actualisation de nos listes de contacts presse. Archivage de nos actions presses.

Offre

• Une expérience de travail dans l’une des plus grandes ONG de Belgique
• L’occasion de développer vos talents en communication dans un environnement international et multilingue.
• Une expérience pratique dans une équipe jeune
• Période de stage : période et durée négociables (minimum 2 mois).

Intéressé(e) ?

Envoyez une lettre de motivation + cv avec en intitulé « stage communication » à Esther Favre-Félix (efa@oxfamsol.be).

WE ARE LOOKING FOR

The successful candidate will hold a Bachelor/Master’s Degree in Human Sciences and have a relevant professional experience of minimum 4 yearsin Human Resources and/or International mobility.

We are looking for a well organised person, result and innovation oriented person, a team player with participative leadership and team management skills, able to perform in a changing environment.

An MSF or other NGO experience as international staff is highly recommended.

For internal candidates, experience in the Field Administration Unit will be considered as strong added value.

In our international environment we look for a candidate with excellent knowledge of French and English. Dutch will be an asset.

The candidate adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment

BACKGROUND

 

Within the People Deployment Hub, the international mobility (IM) team is in charge of the organisation of the International Mobility of MSF workers. The mission of this position is to lead the International Mobility team and contribute to an effective and efficient international mobility.

The mobility team consists of 9 fix international mobility officers and one flying mobility officer plus a support function.

Within the logic of an agile way of working, some of the main activities will be shared with one or more team members to allow a gradual increase of autonomy within the team.

This position is at the same time new in the organization as part of the HR Department reform but in line with the current Field Administration Unit (FAU) team leader position.

 

JOB PROFILE

 

Head of International Mobility

The Head of International Mobility has final accountability of the team’s mission to organize a timely and administratively fully prepared departure and return for MSF employees from and to the field. The IM is in charge of both administrative (contract, insurance) and practical (ticketing, visa, accommodation, briefing and debriefing organization) aspects of the departure and return.

She/he makes sure the priorities and objectives identified each year and the spirit of the team are oriented towards the operational HR needs in terms of international mobility.

As facilitator this role will be the main focal point for other actors for common projects, priorities or improvements. This role may gradually change over time when a more agile way of functioning is in place and different team members could act as focal points.

 

Team manager of the mobility team

As team manager, is in charge of recruitment, induction, evaluation and daily supervision and management of the mobility team.

She/he guides the team towards an agile model of working where participation and dynamic roles’ distribution are put with the aim of an efficient, qualitative and operations oriented service.

 

International Mobility projects and files

Besides the management roles this position will also be assigned as referent to different specific roles related to international mobility: travel and accommodation policy, focal point for the travel agency implant, referent for the visa service and for the Schengen visa procedure and policy.