Détails de l'annonce
Organisation : Croix-Rouge de Belgique - Communauté francophone
Site web : http://www.croix-rouge.be/jobs/nos-offres-en-belgique/details/?offreid=2305
Adresse email : jobs@croix-rouge.be
Lieu de l'emploi : 1180 Bruxelles /
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Autre
Fonction : Secrétariat
Date de publication : 30/08/2015
Date limite : 19/09/2015
Profil
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Description
Réf.: 2015-0595/AA/2109Assistant(e) Administratif(ve) Cellule Tracing - Bilingue FR/ANGL (h/f)
Contrat de travail à durée indéterminée – Mi–temps - horaire variable
Début du contrat prévu : dès que possible
Lieu de travail : 1180 Bruxelles
Le Département International en quelques mots : il a pour mission de participer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue d’améliorer les conditions d’existence des personnes vulnérables. À cette fin, il soutient le développement et l’action des Sociétés Nationales partenaires et promeut le respect des règles et principes humanitaires. Il participe au rétablissement des liens familiaux suite à un conflit ou une catastrophe naturelle. Les actions humanitaires et de développement s’inscrivent autours de quatre missions humanitaires: sensibiliser, prévenir, secourir et reconstruire, sur les thématiques suivantes: réponses & reconstruction suite aux catastrophes, prévention et préparation aux risques des catastrophes, protection de l’enfance, santé communautaire et nutrition, diffusion des normes humanitaires.
Fonction :Le Service Tracing/Rétablissement des Liens Familiaux (RLF) assure quotidiennement une des activités de la Croix-Rouge visant au rétablissement et au maintien des liens familiaux en cas de perte de contact suite à un conflit armé, une catastrophe naturelle ou toute autre situation humanitaire. En collaboration avec le Comité International de la Croix-Rouge (CICR), l’ensemble des Sociétés Nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, le service participe à l’élucidation du sort d’enfants, femmes et hommes disparus. Pour ce faire, elle traite des demandes individuelles de recherches reçues par courrier ou au travers d’entretiens et met tout en œuvre pour obtenir des informations sur le sort de ces proches disparus. Le Service, composé de 4 personnes, assure les missions suivantes : les recherches, l’échange de Messages Croix-Rouge et les regroupements familiaux (faisant suite à une recherche). L’Assistant(e) administratif(ve) doit être au courant du contenu de ces activités, assurer la gestion et le suivi administratif de celles-ci en soutien à la responsable de service, l’équipe et aux bénéficiaires.
Rapportant à la Responsable de la Cellule, vous aurez pour mission d’assurer suivi et support administratifs aux activités et à l’équipe de la Cellule Tracing. Pour ce faire vous assumez les responsabilités suivantes :
- Suivi quotidien des tâches de secrétariat du service: assurer, en matinée, la permanence téléphonique du service;
- Assister la gestion administrative et logistique des activités du service en lien avec le responsable de service et l’équipe;
- Accueil de qualité des bénéficiaires;
- Suivi autonome IN-OUT de la base de données CRM, veille fonctionnelle de cette base de données, production de data management reports;
- Tenue de classements : archivage, statistiques, facturation, documentations relatives aux missions du service.
Dans ce cadre vous prenez en charge les tâches ci dessous:
Suivi administratif :
- Fournir un appui administratif des dossiers de recherches et de regroupements familiaux : permanence téléphonique matinale, encodage des courriers, accueil; téléphonique, prises de rendez-vous, archivage des dossiers clôturés;
- Produire et suivre des statistiques de fonctionnement du service grâce à l’usage des bases de données et la connaissance des dossiers;
- Suivre les factures entrantes du service en coordination avec la responsable de service;
- Mettre sur pied et suivi d’un carnet d’adresse en soutien aux missions du service;
- Suivre et gérer de l’agenda du service.
Accueil des bénéficiaires :
- Recevoir et accueillir les bénéficiaires;
- Entendre et identifie le besoin;
- Assurer la bonne transmission de leurs demandes aux services compétents;
- Prendre les rendez-vous par téléphone;
- Se montrer discret, spontané et appliquer les règles éthiques et déontologiques propres aux missions du Tracing.
Equipe :
- Participer aux réunions d’équipe, réunion RKV (Rode Kruis- Vlaanderen);
- Prendre part aux activités du Département International;
- Soutenir et garantir une capacité de réactivité et de relai en cas de besoin sur les dossiers traités par les chargées de recherches.
Partenaires externes :
- Gérer les contacts avec les partenaires du service : ADA, OIM, DVZ, service d’interprétariats, etc;
- Être en contact avec les institutions et autres acteurs du Rétablissement des Liens Familiaux ;
- Prendre en charge l'accueil, les rendez-vous, le suivi des demandes et la transmission des messages.
Profil :
- Bachelier en secrétariat, communication ou expérience équivalente;
- Connaissances linguistiques : maîtrise parfaite du français et de l’anglais (test prévu), connaissance du néerlandais (réunions dans cette langue avec l’équipe RKV), toute autre langue sera un atout non-négligeable;
- Connaissances informatiques : connaissance de l’outil informatique en général, connaissance et expérience de l’outil CRM (test prévu);
- Expérience de quelques années dans le domaine du secrétariat, si possible dans le domaine humanitaire et/ou de solidarité internationale;
- Compétences relationnelles : accueil d’un public vulnérable, capacité d’identification de besoins, autonome et débrouillard(e);
- Attrait pour le travail en contexte multiculturel, attrait pour la dimension humanitaire des tâches administratives;
- En accord avec les 7 principes de la Croix-Rouge.;
- En possession d'un passeport APE.