Belgium

• Diplôme universitaire (Master en sciences économiques, en sciences de gestion, en sciences politiques et administratives) ou expérience équivalente
• Expérience préalable dans une fonction en lien avec le poste (management, gestion de projet, gestion administrative et financière, comptabilité…)
• Excellentes habiletés comptables (budgets, gestion de la trésorerie, planification…)
• Maîtrise des logiciels de gestion financière et de comptabilité (donc Excel, WinBooks et autres)
• Excellentes habiletés relationnelles, facilités à travailler en équipe et expérience de supervision du personnel
• Sens de l’initiative, autonomie, discrétion et rigueur
• Maîtrise des outils informatiques usuels (suite Office…)
• Bonne compréhension des obligations fiscales des ASBL (ONSS, PP, TVA, dons, transparence financière)
• Bonne compréhension des défis propres aux ASBL et/ou aux instituts de recherche
• Capacités d’expression orale, de rédaction et de synthèse
• Très bonne connaissance du français et de l’anglais (langues de travail), connaissance du néerlandais considérée comme un atout
• Expériences dans la gestion des ASBL, en management participatif et/ou en gestion de projet sont considérées comme des atouts
• Adhésion aux projets et aux options fondamentales du GRIP (voir www.grip.org) et engagements antérieurs compatibles avec la mission sociale du GRIP

Fondé à Bruxelles en 1979, le GRIP est institut de recherche et d’information du public orientant ses travaux sur les questions de sécurité au sens large. Il a acquis une expertise reconnue sur les questions d’armement et de désarmement (production, réglementations et contrôle des transferts, non-prolifération), sur la prévention et la gestion des conflits (en particulier sur le continent africain et sur le maintien de la paix) et sur l’intégration européenne en matière de défense et de sécurité. En éclairant citoyens et décideurs sur des problèmes complexes, le GRIP entend contribuer à la diminution des tensions internationales et œuvrer en faveur de la prévention des conflits, du désarmement et de l’amélioration de la maîtrise des armements.

Profil

Le/la responsable des services administratifs et financiers assure, sous l’autorité du directeur, la gestion financière, administrative, logistique et des ressources humaines. II/elle coordonne et supervise le travail de l’équipe administrative et comptable, communique toutes les informations utiles à l’équipe, identifie les situations problématiques, propose des solutions et les relaie à la Direction. Il met en œuvre des procédures de contrôle interne et en assure le suivi. Il/elle participe à l’élaboration de la stratégie financière et coordonne les opérations de levée de fonds. D’autres fonctions supplémentaires pourront être identifiées à l’avenir en concertation avec l’employeur.

Mandats

Gestion des ressources humaines

• Organiser, optimiser, piloter et assurer l’action opérationnelle des ressources humaines et son reporting
• Initier la réflexion, établir les procédures et assister la Direction dans le recrutement et la sélection des employés, dans la gestion et le développement des compétences, les processus d’évaluation, la définition de fonction, le bien-être, le suivi d’indicateurs
• Élaborer, mettre en place et gérer les plans de formations et de développement des compétences
• Apporter du conseil interne, aux travailleurs, à la Direction et aux instances de décisions, sur les questions qui touchent la législation sociale du travail et concernant les domaines des ressources humaines (droit du travail, formation, recrutement, contrats de travail, rémunérations…)
• Superviser et collaborer à la gestion administrative du personnel du GRIP (gestion des contrats, avenants, gestion payroll, absences pour maladie, pensions, etc.)
• Gérer les contacts avec le secrétariat social
• Gérer les relations externes avec l’inspection du travail et la sécurité sociale, etc.

Finances

• Superviser et coordonner le travail en lien avec la gestion financière de l’ASBL, à savoir : la comptabilité, la gestion des subsides et des autres recettes, le contrôle des achats et des investissements
• Élaborer et veiller à la mise en œuvre et au respect des procédures financières internes
• Collaborer à l’élaboration du budget annuel de l’ASBL, des projets et des investissements
• Suivre la gestion financière (trésorerie, suivi des subsides)
• Respecter les cadres règlementaires en vigueur
• Établir avec le directeur le budget annuel de l’association
• Établir avec la comptabilité diverses projections sur l’emploi en fonction des besoins
• Assurer un suivi des coûts salariaux, des factures émises, des récupérations de créance, etc.
• Assurer le suivi des tableaux de bord à présenter à la Direction et au CA
• Conseiller et proposer des stratégies à la Direction
• Gérer en collaboration avec la Direction les relations avec le réviseur externe et avec les différents organes de contrôle

Administration et logistique

• Participer aux tâches administratives et superviser le personnel mobilisé par ces tâches
• Communiquer toutes les informations utiles à l’équipe et à la Direction
• Identifier les défis, proposer des solutions et les relayer à la Direction
• Gérer les assurances

Statut et traitement

Il s’agit d’un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée. Le traitement est basé sur le barème A101 de la fonction publique bruxelloise. Le candidat ou la candidate doit satisfaire aux conditions ACS de la Région de Bruxelles-Capitale.

Le poste de responsable des services administratifs et financiers est basé à Bruxelles. Il exige la volonté et la disponibilité à voyager. Ce besoin doit bien sûr être contrebalancé par la nécessité d’être présent au GRIP et de participer à ses activités, ainsi que par le besoin plus large d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Procédure

Envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à l’intention de Yannick Quéau, Directeur du GRIP ASBL, par courriel à l’adresse suivante : admi@grip.org. La date limite de dépôt des candidatures est le 31 juillet 2021.

Pour des volontaires qui aiment le travail assez physique.

Le SCI-Projets internationaux propose des projets de volontariat en Belgique et à l’étranger, des formations et animations en éducation à la citoyenneté et des espaces de mobilisation citoyenne. Reconnu en tant qu’ONG d’éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire et organisme de jeunesse, nos objectifs sont : promouvoir la paix, l’interculturalité, la solidarité et la transition écologique au travers de nos activités.

Projet de volontariat avec Oasis, 25 juillet au 7 août 2021:

Oasis est un centre éco-citoyen de formation, d'apprentissage, de recherche en écologie appliquée. C'est un lieu de rencontre, d'échanges, d'expositions et de conférences. Il a été créé en 2013. Depuis février 2020, il a déménagé dans un nouveau lieu situé à Quaregnon. Dans ce cadre, de nombreux aménagements sont prévus pour l’année 2021. La volonté du centre est de montrer qu'il existe des alternatives écologiques applicables dans tous les domaines du quotidien, de favoriser la réappropriation de savoirs et de savoir-faire pour pouvoir suivre un mode de vie simple, sain, non nocif pour la santé et l'environnement. En résumé, l’écocentre se veut un lieu de démonstration pédagogique des techniques écologiques portant sur l’habitat, l’énergie, l’eau et l’alimentation. Leur initiative souhaite recréer du lien, retisser des solidarités, générer des économies auprès des habitants du quartier, entre autres.

Type de travail: Une des thématiques abordées par le centre est l'éco-rénovation, dont le projet sera l'objet. Les participants s'impliqueront dans la rénovation écologique du lieu, axée sur la récupération autant que possible, afin de montrer que rénover un bâtiment de manière écologique sans dépenser de sommes énormes en technologie est possible.
L’Oasis venant de déménager sur un nouveau site, tout est à faire. Les volontaires feront surtout des activités d’aménagement, de déblaiement, de rénovation et de nettoyage du lieu. Il y aura aussi diverses tâches en permaculture dans le jardin, des aménagements extérieurs et des aménagements de la pièce où est situé le four à pain.

Thème d'étude et de réflexion: Environnement, éco-rénovation. Les thématiques explorées et exploitées sont l’alimentation, la permaculture, le maraîchage biologique, la culture d’arbres fruitiers bio de variétés anciennes et locales, l’agriculture urbaine, la récupération, la rénovation écologique du bâtiment, l’énergie, la gestion de l’eau et les chantiers participatifs, la culture et les arts associés à ces thématiques. La philosophie de l’Oasis se fonde à la fois sur une approche globale et une réflexion locale. Elle tient dans la formule maintenant connue « penser globalement pour agir localement ». Elle ne se limite pas à la transmission de recettes techniques, mais cherche à articuler de façon cohérente réflexion et action.

Logement: Logement sous tente dans le jardin de l’écocentre (prendre tente, matelas, oreiller et sac de couchage).

Langue: Anglais, Français

Lieu du projet: Quaregnon, dans les environs de Mons, est une ville qui se trouve à 70 km de Bruxelles, dans le sud de la Belgique. Mons a été la capitale européenne de la culture en 2015. Pour plus d'informations sur la ville : http://www.visitmons.be/ Le train venant de Bruxelles s’arrête à Quaregnon (2 arrêts plus loin que Mons). Quaregnon est une ville multiculturelle très populaire et dynamique.

Remarques: Point mesure de sécurité covid :

• Les masques buccaux seront à utiliser seulement en dehors de la bulle formée par le groupe
• Aérer les espaces de vie et de couchage
• Les surfaces de contact seront régulièrement nettoyées
• Le matériel restera autant que possible dans la bulle
• Se rappeler de tousser dans le coude, se laver les mains régulièrement, utiliser des mouchoirs à usage unique
  • Nous demanderons aux participants de signer une attestation signalant qu’ils.elles n’ont souffert d’aucun symptôme pouvant être en lien avec le COVID au cours des deux semaines précédant le projet de volontariat (maux de gorge, toux, maux de têtes, fièvre).

Plus d'infos: https://workcamps.sci.ngo/icamps/BE-SCI/fr/camp-details/camp-14770.html

 

Votre profil :

• Vous êtes titulaire d’un bachelier ou équivalent par l’expérience
• Vous avez au moins 5 ans d'expérience pertinente en matière de paie et d'administration du personnel.
• Vous avez une bonne connaissance générale de la législation sociale. 
• Une expérience avec un système d'enregistrement du temps de travail est un plus
• Vous maîtrisez les applications MS Office et avez une connaissance approfondie d'Excel.
• Vous avez une très bonne connaissance du français et du néerlandais (écrit et parlé).
• Vous êtes attentif aux possibilités d'optimisation des processus et des méthodes de travail actuels, et vous prenez des initiatives et des responsabilités à cet égard.
• Vos points forts sont la planification et le travail précis
• Vous aimez travailler avec et pour les gens et vous traitez les questions et les données personnelles avec discrétion.
• Vous appréciez un environnement dynamique et vous savez gérer le stress.
• Vous adhérez aux valeurs d’Oxfam

 

Oxfam vous propose :

• Un contrat à temps plein (38h) à durée déterminée d’au moins 9 mois, avec une possibilité de prolongation.
• Un salaire mensuel brut aligné sur le secteur des ONG (min. 2279,36 € et max. 3931,43 € pour 27 ans d’expérience relevante)
• De nombreux avantages extra-légaux : intervention dans les frais de transport, 13ème mois, éco-chèques, assurance hospitalisation et revenu garanti, RTT, horaires flexibles, jusqu’à 50 % de télétravail structurel possible avec compensation, soutien appuyé à la formation ;
• L’opportunité de travailler pour une ONG leader dans le domaine de la coopération au développement et de jouer un rôle dans les changements majeurs et inspirants. Vous faites partie d’une équipe motivée et passionnée, qui se sent impliquée par sa mission
• Un travail stimulant et passionnant dans une organisation qui apporte une grande attention à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Etes-vous la personne que nous recherchons ?

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à OBE.jobs@oxfam.org avec la référence « Nom Prénom + HR Payroll Officer » avant le 6ème juin 2021.

 

Pour Oxfam, l’égalité des chances est importante. Les candidats sont donc sélectionnés sur la base de leurs qualités et compétences, sans tenir compte de l’âge, de l’origine ou du sexe.

 

Oxfam s'engage à protéger et à promouvoir le bien-être de tout être humain et attend de tous les membres du personnel et des volontaires qu'ils partagent cet engagement via des valeurs communes et un code de conduite (plus d’infos: https://www.oxfam.be).

Contrat de remplacement à temps plein (38h) et à durée déterminée (8 mois), avec possibilité de prolongation) – Gand

 

Oxfam est une organisation mondiale d’aide au développement qui unit les forces citoyennes contre la pauvreté et l’injustice.

En collaboration avec des organisations partenaires, nous travaillons en vue d’un changement durable afin de permettre aux communautés vulnérables de prendre leur destin en main. Oxfam Belgique se concentre sur une combinaison d’aide humanitaire, de projets de développement et de campagnes afin d’influencer les politiques et sensibiliser la population. Avec un réseau de près de 250 magasins, Oxfam Belgique promeut également le commerce équitable et durable et soutient l'économie circulaire et sociale.

 

En quoi consiste la fonction ?

En tant que Payroll Officer, vous travaillerez au sein d'un service de 9 collaborateur.trice.s RH enthousiastes et motivé.e.s. Vous ferez partie de l'équipe Administration RH, dont le rôle est la gestion transversale de l’administration des salaires et du personnel des différentes entités d'Oxfam.

Vos responsabilités :

• Vous assurez le calcul correct et le paiement ponctuel des salaires, y compris les pécules de vacances et les primes de fin d'année, etc., en tenant compte des dispositions légales du droit social et du droit du travail. Pour cela, vous travaillez en étroite collaboration avec un secrétariat social ;
• Vous réglez les avantages extra-légaux tels que les éco-chèques et les chèques-repas et assurez l'administration (sociale) en matière de maladie, d'hospitalisation, d'assurance de groupe, etc. ;
• Vous êtes responsable de la saisie et de la gestion des données dans notre logiciel de paie (entrées, sorties, changements) ;
• Vous êtes l'interlocuteur interne du personnel en matière de paie et d’administration du personnel ;
• Vous gérez différents outils RH, tels que le système d'enregistrement du temps de travail ;
• Vous produisez divers rapports RH, notamment en matière de temps de travail et de paie ;
• Vous assurez le suivi des différents dossiers de subvention ;
• Vous contribuez à l'élaboration d'une politique RH qualitative.

• Bachelier/ Master en Sciences Humaines ou en Sciences Sociales et/ou expérience pertinente équivalente
• Expérience en gestion et organisation de voyages/d’événements est un atout
• Bilingue Français- Anglais
• La connaissance du Néerlandais ou d’une autre langue est un plus
• Bonnes connaissances de MS-Office : Word, Excel
• Organisé(e), méthodique et rigoureux(se)
• Sens des responsabilités
• Orienté(e) solutions et services
• Flexible et dynamique
• Sachant travailler de manière autonome, en équipe (vrai team-player) et sous pression
• Adhérence aux principes de MSF
• Motivation pour le secteur humanitaire

International Mobility Officer (m/f/x)

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.

CONTEXTE

L’équipe IMU (International Mobility Unit) est en charge de l’organisation de la mobilité internationale des travailleurs de MSF. L’International Mobility Officer devra donc être conscient(e) des challenges liés au contexte actuel, notamment les restrictions de voyage liés au Covid19, les changements de dernière minute mais également que la prise du poste sera presque exclusivement en télé travail. Adaptation, flexibilité et esprit d’équipe seront des atouts majeurs.

RESPONSABILITES

Pour organiser le départ et le retour des expatriés sur le terrain, l’International Mobility Officer sera responsable de :

Sur le plan de la mobilité

- Assurer la préparation et la bonne gestion du/des visas, collecte des documents de diverses sources, encodage et suivi du visa, gestion du timing. Adaptations régulières des procédures de visa pour offrir un support de qualité

- Organiser les briefing/débriefing et partager le planning avec les personnes concernées

- Planifier et réserver le billet d’avion/logement des expatriés avec l’implant selon les besoins opérationnels

- Assurer la délégation, l’implémentation et le suivi de la gestion des voyages vers le terrain (parler du projet de centralisation)

- Gérer certaines visites terrain du staff siège et les autres mouvements de populations spécifiques

- Maîtriser les procédures visa de son portfolio de pays, mettre à jour le tableau visa de façon régulière, maintenir un contact régulier avec le terrain pour adapter la procédure visa si besoin et maintenir les personnes concernées (Pool Manager, Sections Partenaires) informées des changements importants.

Sur le plan administratif

    -         Gestion des entrées :

- Gérer les contrats belges ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrière (prolongation, modification, fin de contrat, etc.) dans le respect de la législation en vigueur en Belgique

- Etre le point focal pour les autres sections contractantes afin de fournir les informations nécessaires à l’établissement du contrat pour le staff expatrié qui n’a pas de contrat belge.

- Briefer chaque expatrié et s’assurer qu’il connaisse et ait accès aux bénéfices terrain OCB et, en fonction de son type de contrat et de son profil, le briefer sur le contrat, les assurances liées, la taxation, l’outil Hr.net et certaines procédures HR.

- Etre le garant de la bonne compréhension de ces informations sur le terrain

- Effectuer des check-lists mensuelles, garant de la qualité des données reprises dans le logiciel HR.net

- Se former en législation sociale et en fiscalité pour pouvoir répondre aux questions première ligne

-         Gestion des sorties :

- Assurer le suivi légal et administratif des fins de contrats

- Débriefer chaque expatrié en lui donnant toutes les informations relatives à sa fin de contrat

Pour assurer la qualité de la bonne gestion et du suivi, l’International Mobility Officer devra

- Maîtriser le logiciel « hr.net » 

- Pouvoir répondre à toute question relative aux matières liées à sa fonction

- Participer activement à la mise en place d’outils, de documents et de procédures permettant d’améliorer le support de qualité offert au terrain et à la gestion quotidienne des dossiers

Pour répondre aux missions et à la réalité MSF, il/elle devra

- Pouvoir réagir rapidement avec calme et maîtrise de soi aux urgences qui surviennent.

- Faire preuve de flexibilité avec une répartition des pays au sein de l’équipe en constante évolution et pouvant être modifiée à tout moment.

- Veiller à ce que les bénéfices terrain OCB soient bien compris dans les missions et réagir activement quand il/elle constate que ce n’est pas le cas.

CONDITIONS

• Date de début : 19/07/2021
• Durée de contrat : 9 mois temps plein, avec possibilité d’extension
• Type de contrat : CDD
• Localisation : basé à Bruxelles
• Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ – Assurance hospitalisation (DKV) – plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun.
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable 

Date limite pour postuler : 06/06/2021

Comment postuler ?

CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-HR@brussels.msf.org avec en sujet « Candidature pour le poste IMU ».

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.