Belgium

voir ci-dessus

RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER INTERNATIONAL DES ACTIONS DE MEMISA AU BURUNDI

 Basé au Burundi, en province, avec déplacements fréquents dans le pays et vers la capitale

 L’ACTION

La présente description de fonction présente le profil du RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER des actions de Memisa au Burundi. La fonction comporte également la consolidation des rapports financiers et le contrôle de gestion des actions mises en œuvre dans le consortium de Memisa-ENABEL-LOUVAIN COOPERATION-MSV, ayant Memisa comme chef de file et qui s’inscrit dans le programme « Mesure d'Appui à la résilience des populations du Burundi » « Composante 2 : Santé », cofinancé par l’Union Européenne au Burundi.

Description du Programme de Memisa :

Memisa met en œuvre différents programmes complémentaires qui se cofinancent mutuellement et qu’il s’agit de mettre en œuvre de façon cohérente en veillant à la complémentarité dans la planification, la réalisation et la justification des actions. L’ensemble de ses différents programmes constituent le programme de Memisa.

Programme cofinancé par l’Union Européenne

Zone géographique :

-       Consortium Memisa-ENABEL-Louvain Coopération-MSV : Burundi, provinces de Karuzi, Muyinga et Bubanza ainsi que la stratégie nationale pour la santé mentale

-       Consortium ENABEL-Memisa-OMS-OIM : Bujumbura Rural, Kirundo, Muramvya, Rumonge.

-        

Objectif Global (OG) : L’objectif global du programme est de contribuer au renforcement de la résilience de la population burundaise.

Objectif spécifique (OS) : L'objectif spécifique de cette composante consiste à contribuer à accroître l'accessibilité universelle à des services de santé de qualité (en particulier paquet minimum et paquet complémentaire), y inclus la santé sexuelle et reproductive et répondre aux besoins spécifiques en matière de santé des populations en situation de crise.

Programme cofinancé par la Belgique

Le programme cofinancé par la Belgique est un programme commun Memisa-MSV. Il vise l'amélioration de la qualité, de la disponibilité et de l'accessibilité des soins de santé au plus grand nombre avec une attention particulière aux populations vulnérables. Ce programme s'articule sur trois principaux axes : (1) l'amélioration de la gouvernance, (2) l'amélioration de l'offre et (3) l'amélioration de l’accès aux services et soins de santé dans six provinces du Burundi (Muyinga, Karusi, Gitega, Muramvya, Bujumbura Rural et Bujumbura Mairie). Nous voulons renforcer les acteurs du système de santé pour qu’ils puissent assumer leurs rôles. Au niveau de la gouvernance nous renforçons le leadership local des communautés, des acteurs de la société civile, des équipes-cadres de district sanitaire et des directions des hôpitaux de district et des centres spécialisés. Au niveau de l’offre nous nous concentrons sur le renforcement des capacités médicotechniques et organisationnelles des prestataires des soins et nous donnons un appui en infrastructures, matériel médical, médicaments et consommables. Au niveau de la demande nous contribuons entre autres à l’organisation de la subvention des soins des vulnérables indigents au niveau local et au renforcement des capacités de sensibilisation et d’organisation des acteurs communautaires. Ce programme met un accent particulier aux aspects de la durabilité écologique, de genre et de la digitalisation.

LA FONCTION

Activités et tâches

Le RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER valide et consolide les données financières de Memisa et du consortium.

Le RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER doit assurer la gestion opérationnelle de l’action en collaboration étroite avec les partenaires impliqués :

Considéré au sein de l’Organisation comme garant de toutes les procédures de gestion financière de l’Organisation et des Bailleurs. Il joue un rôle important dans la gestion des budgets, dans le suivi budgétaire des projets, du contrôle des mouvements financiers (au niveau des partenaires financiers que sont les banques et aussi au niveau des BAT et BDOM).

 

1.    1. Attributions du Service

Le RAF est chargé de la gestion des ressources financières et de la gestion administrative, y compris l’administration des ressources humaines au sein de l’ONG. Il est sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur de l’Action (CA) de qui il reçoit des ordres et à qui il rend compte. Le RAF a un lien fonctionnel direct avec le Responsable de Projet de Memisa au siège et un lien technique direct avec le Comptable Projets de Memisa Belgique au siège.

 

2.    Responsabilités du RF

 

2.1.        Au Plan du budget 

·           L’élaboration du Budget de Memisa au Burundi chaque année sur base des orientations du siège ;

·           Le suivi budgétaire mensuel au niveau organisationnel et par bailleurs de fonds

2.2.        Au Plan de la trésorerie

·         Le contrôle de tous les transferts du Siège vers les comptes des projets chez les partenaires financiers (banques) ;

·         La réception de transfert des fonds venus du Siège;

·         La vérification de la conformité de toutes les dépenses de Memisa au Burundi ;

·         Les réconciliations bancaires ;

·         Le paiement de toutes les dépenses sur base des engagements ;

·         Le paiement du personnel dans le respect strict des dispositions légales et des engagements contractuels ;

·         Les contrôles périodiques et inopinés de la comptabilité sur terrain et des caisses dans les bureaux projets ;

2.3.        Au Plan de la comptabilité

·         La Tenue de la comptabilité avec le logiciel SAGE ;

·         Le Contrôle de la conformité de toutes les pièces comptables le scannage et l’envoi au Siège ;

·         L’archivage des pièces justificatives,

·         La Clôture des comptes en fin d’exercice

·         La réconciliation des soldes de trésorerie et des bailleurs des projets

·         La consolidation des données comptables des autres membres du consortium et le contrôle de gestion.

·         La production des rapports financiers de suivi mensuels et ceux à l’attention des bailleurs selon les échéances convenues.

2.4.        Au Plan de renforcement de capacité du personnel

·         L’accompagnement des comptables, caissiers, agents administratifs pour la maîtrise de la comptabilité de l’ONG ;

·         L’analyse des rapports financiers des partenaires en collaboration avec les RP siège

·         L’appui dans le processus du recrutement du personnel des finances

·         L’évaluation du personnel administratif placé sous ses ordres 

2.5.        Au Plan des Audits

·         La préparation de tous les documents requis pour les audits;

·         L’accompagnement des audits jusqu’à la production des rapports.

2.6.        Au Plan de l’administration des Ressources humaines

·         Tenir à jours les dossiers du personnel et veiller au respects des obligations légales et contractuelles

·         Organiser les évaluations du personnel avec les services concernés;

·         Au Plan de l’administration des Ressources humaines

2.7         Au plan de l’administration

·         Veiller aux intérêts de Memisa dans les relations avec les banques, ou des tierces parties

·         Tenir les dossiers administratifs et veiller au respects des engagements légaux et contractuels

·         Produire les inventaires

 

Hiérarchie

N+1 hiérarchique       : Coordinateur de l’Action au Burundi

N+1 hiérarchique       : Responsable Projet à Bruxelles

N+1 technique            : Comptable Projet Memisa à Bruxelles

N-1 hiérarchique        : toute l’équipe administrative au Burundi

Dans le cadre du consortium, sans qu’ils ne soient sous son autorité, assurer les liens avec les responsables administratifs et financiers ENABEL, LC et MSV.

 LE PROFIL

Etudes

Exigé : Licence ou Master universitaire en sciences économiques, commerciales, comptabilité, sciences de gestion, audit.

Expérience

Minimum : 7 ans d’expérience dans une fonction de responsable administratif des projets de coopération internationale dans un pays d’Afrique.

Connaissance des procédures bailleurs de fonds. Expérience avérée en matière de gestion de programmes multi-bailleurs en Afrique.

Souhaité : Expérience au Burundi ou en Afrique Centrale.

Langues :

Exigé : parfaite maîtrise du français, parlé et écrit.

Aptitudes et attitudes :

-          Connaissance du logiciel Sage ligne 100 et du paramétrage analytique

-          Expérience en Audit et ou contrôle de gestion dans une ONG

-          Capacité de travailler dans un milieu multiculturel et multidisciplinaire

-          Très bonne organisation, autonomie, esprit de synthèse

-          Calme et capable de supporter la pression

-          Bonne capacité d’analyse et de résolution de problèmes

-          Flexible dans l’organisation du travail

 

OFFRE

·         un CDI avec date de fin liée à la date de fin du programme (36 mois, prise de fonction probable en avril 2019 – dépend du démarrage du programme)

·         un poste basé en province avec de nombreux déplacements à l’intérieur du pays et vers la capitale

Rémunération: suivant le profil, avec des avantages

 

Envoyez votre lettre de motivation et votre CV par mail à greta.desmyter@memisa.be avec au moins deux références avant le 31/01/19.

 

Veuillez limiter votre lettre de motivation à une page maximum et votre CV à 2 pages maximum. Veuillez indiquer votre date de disponibilité et votre prétention salariale en €.

 

CANDIDATE PROFILE

• 5 years of MSF or international NGO experience in a management position.
• Experience in project management and in change management.
• Knowledge in project management methodology is an asset.
• Fluent in English and French
• Strategic vision and decision capacity.
• Result and quality oriented : perseverance, energy, voluntarism, pragmatism, performance and result oriented, consistency, congruence, be able to take initiatives
• Planning and organization.
• Capacity to represent, negotiate and influence: to manage resistances, to be able to arbitrate, empathy.
• Able to develop relations and a network.
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment

CONDITIONS

• Open-ended contract - Full-time - based in Brussels

• Hospital Insurance (DKV) - Pension plan – Canteen at democratic price - 100% reimbursement for public transportation costs
• Starting position as soon as possible

 CV + cover letter to be sent before 06/02/2019, to Human Resources - Muriel Moussiaux, via e-mail recruit-hq-hr@brussels.msf.org with “HR PM Co” in the title

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

CONTEXT

MSF, like other organizations, manages more and more transversal projects and experiences the same difficulties as the other organizations in this new dynamic because MSF hasn’t been structured to manage these projects in an effective and efficient manner. In fact these types of projects have an impact at different levels of the organization and require the implication of different departments and inputs of different actors. These projects may thus have to face different types of blocking factors or have contradictory priorities.

In order to support the facilitation of those transversal projects, a project management office (PMO) has been created. It will ensure a specific project management methodology as well as integrated and harmonized tools.

For each project, an identified project manager will ensure that the objectives are met. He/she will be responsible to facilitate and to reinforce the different actors’ contributions, to facilitate discussions and to take the necessary decisions to achieve the goals within the predefined deadlines. The project manager and the PMO coordinator will identify the potential risks and if necessary passes on the issues to the relevant stakeholder / steering committee.

In this context the role of the PMO coordinator is to provide a strategic transversal vision to the HR department, possibly establishing links between different projects. His role is also to ensure that the objectives are met efficiently while respecting the predefined budget.

The second part of the PMO coordinator‘s role is the following: as keeper of a global and integrated HR strategy, he/she also plays a role regarding strategic orientation and a decision-making role with people involved in managing these projects. In addition he represents them in strategic decision-making bodies. This systemic approach guarantees a logic and effectiveness of implementation of transversal projects and existing or new organizational dynamics. The PMO coordinator plays a key role as he evaluates the structural, functional and human impact of certain changes from an organizational point of view, and he reports certain risks and potential opportunities to key actors, this way helping them to create potential internal synergies.

The PMO coordinator reports directly to the Human Resources Director.

JOB PROFILE

1. Manage synergies: Co-ordinate, follow-up and facilitate decision making for transversal HR and inter-departmental activities and projects.
2. Facilitate HR Strategy: Prepare and follow-up strategic HR challenges and dashboard with key performance indicators.
3. Increase competence: Support the HR department to work with a common approach for process and project (agile) management.
4.  Represent HR in OCB projects and OCB project platform.
5. Project management: Develop and professionalize project management within OCB HR department. Guarantee methodology (and necessary adaptations) and the good governance of the projects.
6. Coach Project Managers in their roles: Support project managers in the definition of their project (project ID Card, planning...) and challenge project’s feasibility (timing, budget, deliverables, ambition...)
7. Manage autonomously vertical projects assigned to him/her.

• Perfect tweetalig (Nederlands, Frans). Vlotte kennis van het Engels;
• Relevante ervaring in activiteiten met vergelijkbare verantwoordelijkheden;
• Kennis van de humanitaire en verenigingssector;
• Degelijk inzicht in marketingconcepten en -technieken voor fondsenwerving;
• Ervaring in teammanagement;
• Leidinggevende vaardigheden, zin voor dialoog, luisterbereidheid en uitstekende relationele vaardigheid;
• In staat zijn om de strategische en operationele prioriteiten te bepalen, oplossingen te zoeken en beslissingen te nemen;
• Nauwgezet, zelfstandig en reactief;
• De verantwoordelijke One to Many Acquisition onderschrijft de volgende managementwaarden van AZG: respect, transparantie, erkentelijkheid, integriteit, vertrouwen en verantwoordelijkheidszin.

CONTEXT

De verantwoordelijke voor One to Many Acquisition wordt in overeenstemming met het specifieke karakter van fondsenwerving van AZG (ethische aspecten), de perceptie van het grote publiek en de leden van de organisatie belast met:

• Onder de supervisie van de One to Many Manager de opstart, testfase, ontwikkeling en toekomst van een wervingsstrategie op lange termijn voor nieuwe donateurs (maandelijkse en eenmalige giften) in samenhang met andere marketingsectoren gericht op het grote publiek;
• De formulering van innovatieve voorstellen met het oog op de algemene strategie inzake fondsenwerving;
• Toezicht op het uitdragen van het imago van AZG onder het doelpubliek en het smeden van een bevoorrechte band tussen het doelpubliek en AZG.

HOOFDTAKEN

De implementatie van de strategische visie voor fondsenwerving ontwikkeld door de One to Many Manager en een beleid realiseren rond de volgende pijlers:                        

- Strategische denkoefeningen maken rond de benadering van nieuwe donateurs

- Een wervingsstrategie voor nieuwe donateurs uitwerken en tot stand brengen:

• De Belgische markt en de concurrentie op dit vlak analyseren;
• Een maandelijkse opvolging van de jaarlijkse doelstellingen en van het budget dat nodig is voor de implementatie van de verschillende strategieën rekening houdend met de tijd die vereist is voor de verschillende beoogde acties (ontwikkeling, planning, uitvoering);
• Indien nodig, samen met de One to Many Manager de gevolgde strategie heroriënteren;
• De opvolging van het wervingsplan en de berekende doelstellingen voor de schenkers (maandelijkse en eenmalige giften) binnen de verschillende kanalen zoals onder meer de face-to-facecontacten, e-mailcampagnes, telemarketing, off- en onlinecampagnes ...;
• De contacten met de betrokken doelgroepen onderhouden;
• Marketingtools ontwikkelen die de strategie activeren in overeenstemming met de filosofie van AZG en hun rendabiliteitsratio’s evalueren (bijv. prospectiecampagne, telemarketing, face-to-face, digitaal, mass media, nieuwe kanalen ...);
• Alle productiefasen in samenhang met de geïmplementeerde acties opvolgen;
• Werkvergaderingen organiseren (zowel intern als met de diverse groepen die representatief zijn voor de uitgestippelde strategie ...) om de realisatie van de doelstellingen te optimaliseren. 

- Het Face-to-Face team coördineren:

• De geïdentificeerde acties realiseren om een antwoord te bieden aan de behoeften van de F2F-activiteit en ook de hulpmiddelen implementeren om deze activiteit te ondersteunen;
• Het proces om recruiters geinformeerd te houden garanderen: als bemiddelaar optreden om de informatie van het hoofdkantoor aan recruiters door te geven (persbericht, campagne, evenementen, enz.);
• Het budget opvolgen dat is toegewezen aan de Face to Face teams (HR en operatie) met de steun van de administratieve assistent voor directe dialoog;
• De balans van de verschillende acties (van deur tot deur, bedrijven, ziekenhuizen ...) realiseren en indien nodig heroriënteringen voorstellen;
• De personen die verslag uitbrengen begeleiden, motiveren, informeren en hun keuzes onderschrijven;
• Het teamwerk optimaliseren.

 - Op internationaal vlak:

• Voortbouwen op de expertise, ervaringen en goede praktijken van andere secties van Artsen Zonder Grenzen

PROFIL DU CANDIDAT

• Parfait bilingue français, néerlandais.  Anglais courant
• Une expérience significative dans son domaine d’activité avec des responsabilités similaires
• Connaissance du secteur associatif et ou humanitaire souhaitée
• Bonnes connaissances des concepts et techniques de marketing appliqués à la récolte de fonds
• Expérience en gestion d’équipe
• Leadership, sens du dialogue, qualité d’écoute et excellent relationnel
• Capacité à identifier les priorités stratégiques et opérationnelles, à trouver des solutions et prendre des décisions.
• Rigueur, autonomie, rapidité d’action
• Le Responsable One to Many Acquisition adhère aux valeurs managériales de MSF : Respect, Transparence, Redevabilité, Intégrité, Confiance, Responsabilisation
• Contrat de remplacement de minimum 3 mois – temps plein – basé à Brussels (Ixelles)
• Assurances Hospitalisation – Assurance pension – Cantine à prix démocratique – remboursement 100% des frais de transport en commun
• Date de début : dès que possible

CONDITIONS

Date limite pour postuler: 18/02/2019

CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.orgavec « Responsable OTM » dans le sujet.

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.

CONTEXTE

En adéquation avec les spécificités de la récolte de fonds propres à MSF (aspects éthiques), à la perception du grand public, des membres de l'organisation, le Responsable One to Many Acquisition aura la responsabilité :

-           Sous la supervision du One to Many Manager, d’initier, tester, développer et rendre viable à long terme la stratégie existante d’acquisition de nouveaux donateurs (mensuels et ponctuels) en complémentarité avec les autres secteurs du marketing exercé auprès du grand public ;

-           De formuler des propositions innovantes au regard de la stratégie générale de récolte de fonds ;

-           De veiller à véhiculer une image adéquate de MSF auprès du public cible et créer un lien privilégié entre eux et MSF.

RESPONSABILITES

Mise en œuvre de la vision stratégique en matière de récolte de fonds élaborée par le One to Many Manager et mettre en œuvre une politique pour les axes suivants :

Formuler des réflexions stratégiques concernant l’approche des nouveaux donateurs

• Analyser le marché belge et la concurrence dans ce domaine ;
• Suivre mensuellement les objectifs annuels et le budget nécessaire à l’implémentation des différentes stratégies en tenant compte des délais nécessaires pour les diverses actions envisagées (élaboration, planning, mise en œuvre) ;
• En accord avec le One to Many Manager, réorienter la stratégie si nécessaire ;
• Suivre le plan d’acquisition et les objectifs chiffrés pour les donateurs ponctuels et mensuels dans différents canaux tels que par exemple le Face to Face, les mailings, le télémarketing, les campagnes off-line et on-line,… ;
• Gérer l’ensemble des contacts avec les cibles concernées ;
• Créer des outils marketing activant la stratégie en adéquation avec la philosophie de MSF et évaluer leurs ratios de rentabilité (par exemple : campagne de prospection, télémarketing, face to face, digital, mass media, nouveaux canaux…) ;
• Suivre tous les aspects de la production liée aux actions implémentées ;
• Organiser les réunions de travail (tant internes qu’avec divers groupes représentatifs de la stratégie élaborée…) en vue d’optimaliser la mise en œuvre des objectifs.

Coordonner l’équipe Face to Face

• Mettre en place les actions de diversification identifiées répondant aux besoins de l’activité F2F ainsi que les outils pour supporter cette activité ;
• Garantir le processus d’information des recruteurs : médiateur entre les informations émanant du siège et les recruteurs (communiqué de presse, campagne, événements etc.) ;
• Suivi du budget alloué au Face to Face (RH et fonctionnement) avec le support de l’assistant administratif dialogue direct ;
• Réaliser le bilan des différentes actions (door to door, entreprises, hôpitaux…) et proposer des réorientations si nécessaire ;
• Encadrer les personnes qui lui rapportent en vue de les motiver, les informer et avaliser leurs choix ;
• Optimaliser le travail d’équipe ;
• Encourager la motivation à la réalisation d’objectifs futurs ;
• Supporter les Team Leaders F2F dans le processus de recrutement et de suivi des évaluations de leurs équipes. Intervenir quand nécessaire.

International

• Mettre à profit le partage d’expérience et bonnes pratiques émanant des autres sections du mouvement.