Compétences et profil recherchés

• Études pertinentes en administration, finance et secrétariat, ou formation/expérience professionnelle équivalente
• Excellentes capacités en planification, rédaction, organisation, suivi administratif et financier
• Expérience d’au moins 3 ans dans la fonction recherchée ou fonction semblable
• Compétences informatiques : connaissances approfondies d’Office Windows
• Bonne connaissance des enjeux liés au développement international et du contexte associatif en Belgique
• Affinités avec les thématiques du développement et des enjeux socio-économiques
• Adhésion aux valeurs, options et finalités des associations
• Esprit d’ouverture, d’écoute et de travail en équipe
• Rigueur et capacité d’autonomie dans le respect de cadres établis et d’objectifs/résultats à atteindre
• Parfaite maîtrise du français oral et écrit et bonne maîtrise de l’anglais et de l’espagnol
• La connaissance du néerlandais et du portugais est un atout

Offre d’emploi - Entraide et Fraternité

Adjoint.e administratif.ve au Département Partenariat International   CDI – 4/5ème

Nous cherchons une personne responsable, organisée, entreprenante et pragmatique, capable de travailler dans une équipe dynamique et en évolution.

Notre organisation

Entraide et Fraternité/Vivre Ensemble est une organisation catholique de développement et de solidarité internationale qui promeut la réduction des inégalités, la lutte contre la pauvreté et la justice sociale en Belgique et dans les pays appauvris. Notre organisation est reconnue par la Coopération belge et la Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle organise deux campagnes de sensibilisation et de récolte de fonds annuelles et met en place un travail d’éducation, de plaidoyer et de soutien à 65 associations dans le Sud et 93 en Belgique.

Pour en savoir plus, voir nos sites internet https://www.entraide.be/ et https://vivre-ensemble.be/

La fonction

La personne Adjointe administrative est responsable du suivi et contrôle des politiques et procédures administratives du Département Partenariat International (DPI) dans le respect des priorités définies. Elle appuiera la direction du Département dans la gestion des programmes, le suivi financier et le bon fonctionnement opérationnel du DPI ainsi qu’un soutien logistique et un appui administratif aux membres du Département. L’équipe du DPI est composée d’un Directeur, de quatre Chargées de Partenariat, d’une chargée des financements institutionnels et de la personne adjointe. Elle se rapporte directement au Directeur du Département.

• En tant que responsable du suivi et contrôle des politiques et procédures administratives, elle assurera le respect des normes et procédures établies et contribuera à l’amélioration des outils de suivi administratif et financier.
• Pour la gestion du programme, elle sera amenée à appuyer l’équipe dans l’analyse des rapports financiers et la confection des budgets annuels et la rédaction de propositions et de rapports à soumettre. Elle sera responsable de la gestion des projets particuliers.
• Finalement, elle assurera le bon fonctionnement opérationnel de l’ensemble du DPI. Elle facilitera la logistique des déplacements du personnel et des représentants des organisations partenaires, la relecture et la mise en forme des documents produits et le classement des fichiers électroniques. Elle maintiendra une relation professionnelle régulière avec les Partenaires ainsi que les principaux bailleurs de fonds, dont la Coopération belge.

 

Entraide et Fraternité/Action Vivre Ensemble vous offre :

• Un contrat à durée indéterminée (4/5)
• Le poste est basé à Bruxelles, au siège de l’organisation (près de la Gare Centrale et d’autres transports en commun).
• Un poste important pour notre organisation, diversifié et permettant la prise d’initiatives.
• L’opportunité de travailler en solidarité avec de nombreux partenaires, en Belgique et au niveau international.
• L’opportunité de travailler au sein d’une équipe dynamique et engagée.
• Une rémunération suivant les barèmes du non marchand de la Région wallonne.
• Chèques-repas de 6 euros par jour travaillé. Remboursement en partie du transport. Octroi d’un treizième mois.
• Possibilité de télétravail.

Intéressé.e ?

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation pour le 23 juillet 2023, au Service du personnel, rue du Gouvernement Provisoire, 32 - 1000 Bruxelles ou à emploi@entraide.be. Les tests écrits et les interviews sont prévus la semaine du 24 juillet. L’entrée en fonction est aussitôt que disponible.

 

 

Education : Diplôme d’Etudes Supérieures (License/Master) en sciences sociales ou tout autre diplôme supérieur équivalent.

Expérience : Expérience de 2 ans au minimum de travail sur l’axe thématique décolonisation en coopération au développement ; de préférence dans le milieu de la santé.

ET

Avoir donné minimum 3 formations/atelier sur la thématique.

Être en mesure de conduire toute la consultance en français ; la connaissance du néerlandais est considérée comme un atout mais elle n’est pas un critère essentiel pour postuler.

1. Type de service

Formation et facilitation

2. Contexte et Justification

Memisa est une organisation non gouvernementale (ONG) médicale belge de coopération au développement. Nous luttons pour un accès aux soins de santé pour toutes et tous, particulièrement pour les plus vulnérables. Memisa est présente dans les pays suivants :

• Belgique
• Mauritanie
• Guinée
• Bénin
• République Démocratique du Congo
• Burundi
• Inde

La coopération internationale est un secteur fortement impacté par le passé colonial. En partant de la considération que la déconstruction de l’héritage colonial est un processus et un apprentissage permanent, nous trouvons important de créer des espaces d’échanges, de réflexions et de négociations réguliers entre le siège basé à Bruxelles, les équipes de terrain, les partenaires de mise en œuvre et la population cible de nos actions. Nous estimons nécessaire d’analyser nos pratiques, stratégies et approches et de les changer si nécessaire, pour les adapter afin qu’elles contribuent toujours plus à un monde juste, durable et inclusif. A cette fin MEMISA a créé en fin 2021 une Task Force Décolonisation/Partenariat équitable qui, en interne, travaille sur ces sujets.

3. Objectifs attendus

Objectif Général : 

Renforcer les compétences en interne en matière de partenariats équitables et décolonisation.

Objectif Spécifique 1 :

Développer une note stratégique “partenariat équitable/décolonisation” MEMISA

Objectif Spécifique 2 :

Elaborer des nouveaux outils qui seront utilisés pour analyser l’approche de MEMISA et pour réaliser des activités futures favorisant la prise de parole de toutes les parties prenantes sur le terrain, notamment au cours des ateliers dans les pays d’intervention, l’évaluation et la proposition des suggestions pouvant servir lors de la mise à jour de sa politique de partenariat. 

4. Méthodologie

Nombre de participants : de 15 à 20 participants

8 demi-journées d’ateliers participatifs réparties sur 2 mois.

Méthodologie utilisée :

Il est attendu que la formation se fasse selon une méthodologie constructiviste, fondée sur le travail de groupe. Le parcours proposé devra prendre en compte la complexité de l’organisation et du secteur pour définir un cadre d’intervention et consolider la stratégie de MEMISA. Nous proposons d'adapter l’approche par niveaux : individuel, interpersonnel, groupal, organisationnel, institutionnel (J. Ardoino 2004). Les outils seront proposés, adaptés et partagés pendant l’atelier. La formation se concentrera surtout sur les aspects opérationnels de l’intégration de l’approche décoloniale dans le programme Memisa, et non uniquement sur des concepts théoriques et sur la réflexion sociétale. Nous souhaitons un travail par projets, dans lequel le transfert opérationnel, prévu dans les méthodologies constructivistes, pourra être réalisé.

Les ateliers devront être construits autour de la thématique du partenariat équitable et de la décolonisation dans le secteur de la coopération au développement, et spécifiquement dans le secteur de la santé.

Les documents de référence sont :

• Le programme Memisa 2022-2026, en particulier le programme de Memisa en RDC
• Partenariat et interventions en contexte de fragilité. Document stratégique Memisa. (26/06/2014)
• La recherche Shift the Power, commandité par 11.11.11, NGO Federatie et ACODEV
• La décolonisation c’est maintenant ! Guide pratique d’inspiration pour une collaboration internationale équitable (11.11.11 et NGO Federatie)

Il est attendu que le/la formateur/trice prenne connaissance de ces documents/outils à l’avance et prépare les demi-journées de formation au préalable afin de proposer des outils adaptés.

5. Résultats Attendus

R1 : Le draft d’une note stratégique “partenariats équitables/décolonisation” pour Memisa est proposé

R2 :  Les participants ont acquis les compétences clés afin de répliquer les formations à leurs pairs lors des missions/ateliers/échanges et d’intégrer les outils et connaissances appris dans leur travail au quotidien

R3 : Les modules complets de formations sont créés et mis à disposition de Memisa

R4 : Les activités 2023 et/ou 2024 sont examinées avec les outils de la formation ; les activités 2025 sont programmées grâce aux outils de la formation.

6. Livrables

• Matériel de formation (présentations PowerPoint et outils d’évaluation)
• « Trousses » d’outils pour tous les participants
• Un rapport de réflexion (format libre, maximum 15 pages) sur l’activité à l’attention de la direction de Memisa
• Note stratégique “partenariats équitables/décolonisation” pour Memisa
• Un rapport narratif sous le format fourni par Memisa
• Une présentation orale en fin de formation des outils/concepts travaillés.

Les livrables doivent être remis à Memisa au plus tard 10 jours calendrier après le dernier atelier de formation prévu.

Memisa remettra ses observations maximum 15 jours calendrier après avoir reçu les livrables.

La dernière version des livrables, pourra dès lors être remise à Memisa pour validation. 

7. Organisation et Calendrier

Les demi-journées des ateliers doivent se planifier en coordination avec Memisa.

Logistique :

Le lieu de formation sera mis à disposition par Memisa.

Du matériel audio-visuel (Télévision et/ou projecteur) sera mis à disposition par Memisa.

Tout autre matériel devra être prévu par le.a consultant.e.

Durée de la formation :

8 demi-journées et une séance de restitution, en plus deux demi-journées de préparation/rédaction (plus si estimé nécessaire).

10 jours complets de travail au total.

8. Budget

Le budget prévu pour ce service est de maximum 4500 euros, tous frais et taxes inclus.

20% de la rémunération se fera 10 jours ouvrables après signature du contrat.

80% de la rémunération se fera 10 jours ouvrables après validation des livrables par Memisa.

         9. Lieu et conditions de travail

En présentiel dans les bureaux de MEMISA à Bruxelles (Square de Meeus 19, Ixelles 1050)

       10. Soumission du dossier

Le dossier de candidature composé d’une lettre de motivation, CV et de l’offre technique et financière doit être déposé avant le 28/07/2023 à minuit par mail aux adresses suivantes : jean.clovis.kalobu@memisa.be ; hilde.buttiens@memisa.be

       11. Critères d’évaluation d’offres

Le.a candidat.e ayant obtenu le meilleur score aux caractéristiques techniques (CV, expérience, méthodologie) et ayant fourni une offre financière détaillée et conforme au budget disponible sera invité pour un entretien.

REQUIREMENTS

Education & Experience

• University degree in Finance or equivalent through experience in Finance within MSF or INGO
• At least 5 years of professional experience in a finance role in charge of forecast and budget processes
• MSF field experience in a finance position is a strong asset

 

Competencies

• Advanced knowledge of Microsoft Excel, Power BI, knowledge of Board, WeFin or any other CPM/EPM application is a real plus
• Organised, financial data minded, analytical skills, detail-focused, accurate, problem-solving individual
• Team player and interpersonal skills to work in a multicultural environment 
• Establish and maintain effective relationships with key stakeholders in all departments, in the field, regional hubs and offices
• Strong communication (oral and written) skills, including pedagogical approach to non-financial persons
• Ability to work independently and manage priorities effectively to meet deadlines
• Motivation and interest to work in an humanitarian organization and MSF

 

Languages

• Good oral and written communication capacity in English and French

CONTEXTE

Within MSF Belgium (OCB - Operational Center Brussels), the Finance Department is composed of 6 units for a total of 33 FTEs. Its mission is to ensure that financial statements give a true and fair view of the financial position of MSF Belgium/OCB, including accurate Budget & Forecasts to pilot the organization and decision making, and ensuring an optimal and efficient use of financial resources towards the MSF OCB social mission.

MSF’s financial autonomy depends heavily on the trust of donors around the world, as private gifts account for the majority of its financial resources. Accountability and transparency are key elements of the Finance strategy to strengthen the trust from the different stakeholders (donors, beneficiaries, employees, Board members, association members...).

Mid-2019, MSF OCB launched a reform aiming at providing more autonomy to the projects: the Field Recentralization programme/FrC with different phases in Southern Africa, Central Africa (CA), in Europe and South America to develop a regional and innovative and transformational support approach to operations. Along to this, OCB non operational departments started to regionalize support functions in hubs in other countries closer to operations. These changes come with the need to revise roles and responsabilities but also processes, tools, and financial flows or activities

Within the OCB Finance Department, the Financial Planning Unit is responsible for the quality, coherence and diffusion of the financial information for HQ managed expenses and follow-up to enable decision making. Its role is not limited to control, it covers also the promotion and implementation of good practices and corrective actions aiming at improving the performance and efficiency of MSF Belgium/OCB.

Within a unit composed by 3 persons, the Financial Planning Analyst is under direct supervision of the HQ Financial and Planning Manager.They work as a team on both budget and forecast follow-up for HQ and transversal activities in the development and management of reports, indicators, tools and processes.

 

RESPONSABILITIES

As Financial Planning Analyst, you will be in charge of:

•  

Elaboration of the budget and forecast follow up for MSF-Belgium HQ

• Support the coordination of the budget and forecast process of MSF-Belgium HQ with the team on the process, methodology, allocation rules, cost centers structure and assumptions, tasks and priorities
• Active partnership with HQ budget holders and department directors: variances analyses, identification of changes, risks and opportunities, provides projections and estimations to enable decisions, ensures specific department’s projects financial follow up of Budget and Forecast is accurate and captured
• Briefing of new budget holders, organisation of review meetings to gather information, consolidation and challenging the forecast information, encoding of forecast in the budget & forecast tool
• Specific focus on the decentralized /regionalized set-up’s, FTE’s and positions, liaising with other Finance teams and other departments across the organization 
• Implementation of standard control measures on actual HQ expenses: liaise regularly with the Accounting Unit for purchase orders and invoices processes, with the Procurement unit, with HR administration, with project managers, and budget holders

 

•  

HQ FTE’s planning and follow up

• Custodian of the accurate budget and forecast follow up of HQ FTE’s regardless their geographical location (Brussels and others)

• Identification of risks, opportunities, trends, including salaries impact
• advise the direction and management regarding the FTE financial impact
• Coordination with the HR department to have the appropriate recruitment approval process in line with management guidelines to optimize the FTE’s follow-up

 

Annual closing / International reporting /combined accounts (HQ expenses)

• Ensures appropriate HQ costs allocation as per MSF international allocation guidelines, with recommendations and validation of the analytical reporting
• Provides HQ expenses figures for international reporting (monthly or RSA monitoring) and participates to the annual closing and combined accounts

 

•  

Tools, systems, and reports

• Implement improvements and enhancements regarding the budgeting & forecasting tools (CPM Board tool, reports, workflows, WeFin tool) to ensure the proper functioning of the tools in alignment with changes needed or finance department strategy. Responsible to ensure the appropriation of those by the budget holders and departments stakeholders to enable the HQ expenses follow up along the years
• Support managing the analytical structure for the follow up of the costs: cost centres, project codes, any other needs
• Participate to the improvement of processes and tools related to or impacting HQ financial planning processes (under finance or other departments)
• Oversee regular or ad hoc reports: mobile phone, HQ projects for salary, travel, investments, master data & others

CONDITIONS

 

• Expected starting date: As soon as possible
• Location: Brussels (Belgium)
• Eventual punctual travel to be confirmed
• Contract type: Open-ended contract – Full time - 50% homeworking possible per week
• Salary according to MSF-OCB HQ grid
• Meal Vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioural Commitments

 

Deadline to apply:  19 July 2023

 

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit.HQ.finance@brussels.msf.org and mention “Financial Planning Analyst” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to create an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

• Vous adhérez aux 7 principes fondamentaux du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
• Vous avez suivi une formation supérieure en Sciences Humaines, Sociales, Politiques, Droit, Communication ou autre diplôme en lien avec la fonction.
• Vous démontrez une expérience de minimum 3 ans en coordination d’équipe et de projets.
• Vous avez une expérience probante en éducation et/ou en formation de publics jeunesses ou adultes.
• Vous possédez une connaissance théorique du DIH et vous avez un intérêt marqué pour l’éducation à la citoyenneté mondiale.
• Vous disposez d’une solide expérience dans le secteur des organisations non gouvernementales, plus particulièrement dans le volet d’activités de sensibilisation et de mobilisation des publics en Belgique (volet Nord).
• Vous avez une expérience de travail avec des bailleurs de fonds institutionnels (DGD, UE, Fédération Wallonie-Bruxelles, …)
• Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles.
• Vous faites preuve de bonnes capacités d’analyse et de compréhension des enjeux.
• Vous êtes capable de mener des négociations et d’assurer les opportunités de représentation.
• Vous êtes polyvalent, bon communicant, capable de vous adapter et résistant au stress.
• Vous avez un excellent sens de l’organisation, de la gestion des échéances et priorités, mais vous êtes aussi capable de mener plusieurs projets de front.
• Vous êtes flexible, diplomate et à l’écoute des besoins. Vous savez également faire entendre votre avis lorsqu’il s’agit de votre domaine d’expertise.
• Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques MS Office (Word, Excel, Outlook, …) et vous êtes confortable dans l’utilisation des logiciels digitaux interactifs (Teams, Open office, …)
• Vous avez une parfaite maîtrise du français à l’écrit et à l’oral, vous avez une bonne connaissance de l’anglais (écrit – parlé). La connaissance du néerlandais est un atout.
• Une expérience de volontariat ou la connaissance des spécificités de l’engagement citoyen volontaire est un atout.
• Vous êtes disposé·e à effectuer des déplacements occasionnels en Belgique.

Ce job est fait pour vous ? Expliquez-nous pourquoi et envoyez-nous votre curriculum vitae et lettre de motivation via le bouton « JE POSTULE ». Nous sommes impatients de vous connaître !

https://jobs.croix-rouge.be/jobs/responsable-de-service-education-a-la-citoyennete-mondiale-et-droit-international-humanitaire-7509/

Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ?

La possibilité de donner du sens à vos compétences en travaillant pour des projets et des activités qui ont un impact concret & positif sur la société. L’occasion de mettre vos compétences au service des plus fragilisés et de contribuer à une société plus inclusive, au sein d’une organisation humanitaire composée de plus de 13.000 volontaires et 1.900 salariés.

Les points forts du job :

• un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
• la possibilité d’influer directement sur la qualité et l’efficacité des actions d’aide aux personnes fragilisées ;
• une rémunération en lien avec votre expérience, assortie d’avantages extra légaux : chèques-repas, assurance groupe, prise en charge à 100 % des frais de transports domicile-travail, 4 jours de congé supplémentaires aux congés légaux dès la première année, et 3 de plus l’année suivante, une assurance groupe, une assurance vie privée et des tarifs avantageux pour l’assurance hospitalisation ;
• une politique de travail hybride (télétravail/sur site) ;
• un mode de management favorisant l’autonomie ;
• un milieu professionnel qui partage des valeurs d’engagement, de bienveillance, de diversité et de coopération.

VENEZ RELEVER UN CHALLENGE HUMAIN AU SEIN DU PLUS GRAND RESEAU HUMANITAIRE MONDIAL !

Que fait le Département international ?

Le Département international (DI) a pour mission de contribuer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (CRCR) en vue d’améliorer la résilience et les conditions d’existence des personnes vulnérables dans le monde et de leurs communautés. Pour ce faire, le DI mène une série d’activités en lien avec le mandat et les missions de la Croix-Rouge de Belgique, à savoir le soutien au développement et à l’action de partenaires sur le continent africain, la participation aux opérations de secours du Mouvement CRCR au niveau international, les activités de maintien et de rétablissement des liens familiaux suite à un conflit armé, à une catastrophe naturelle ou à la migration et enfin, le plaidoyer en faveur du respect du droit international humanitaire (DIH).

Que fait le Service Education à la citoyenneté mondiale et Droit international humanitaire ?

Au sein du DI, le Service Education à la citoyenneté mondiale et Droit international humanitaire (ECM-DIH) réalise un plaidoyer en faveur d’un meilleur respect du DIH. Cette mission se fait en lien avec le Mouvement CRCR et vise à inciter les décideur·euses politiques belges à agir en faveur des victimes des conflits armés, au regard du statut d’auxiliaire des pouvoirs publics de la Croix-Rouge de Belgique. Elle se décline notamment au travers des axes suivants :

• renforcement du cadre juridique national et international en faveur d’un meilleur respect du DIH par un dialogue bilatéral et confidentiel avec les autorités politiques belges ;
• renforcement de la conscience citoyenne mondiale, principalement des jeunes, sur les enjeux du respect de la dignité humaine en temps de guerre à travers l’accompagnement des encadrant·es jeunesse (enseignant·es, …) ;
• renforcement de la capacité de (futur·es) professionnel·les à appliquer le DIH dans l'exercice de leur métier, essentiellement par des formations et des évènements à grande échelle ;
• renforcement d’un réseau de volontaires actifs pour sensibiliser et mobiliser les publics sur les conséquences humaines et environnementales des conflits armés.

Concrètement, les responsabilités sont les suivantes :

Sous la responsabilité de la direction du DI et en étroite collaboration avec les autres responsables de Services au sein du Département, vous aurez pour mission principale d’organiser et de superviser les activités du Service ECM-DIH, en cohérence avec les objectifs généraux du DI. Pour ce faire vous assumerez les responsabilités suivantes :

• définir la stratégie et les objectifs du Service ECM-DIH à partir du mandat de la Croix-Rouge de Belgique, en lien avec la mission du Mouvement CRCR ;
• piloter au quotidien les activités du Service ECM-DIH, en assurant l’accompagnement d’une équipe de  7 personnes et en relayant les défis et réalisations auprès de la Direction du DI ;
• faciliter la diffusion du DIH et le déploiement de l’approche en éducation à la citoyenneté mondiale (ECM) en coordonnant le développement et la mise en œuvre d’actions innovantes et pertinentes au regard de la mission du Service ;
• rechercher activement de financements, rédiger des appels à projets, assurer la redevabilité auprès des bailleurs, élaborer et assurer le suivi des budgets ;
• être garant·e de la qualité des processus et des interventions selon les standards du Mouvement CRCR, des différents bailleurs de fonds et du secteur des acteurs de la coopération non gouvernementales ;
• représenter le Service ECM-DIH et ses intérêts en interne en lien avec les autres Département de la Croix-Rouge de Belgique et en externe auprès des différents partenaires et parties prenantes à l’intervention.