Assistant.e administration et Ressources Humaines

ASF propose un contrat d'immersion professionnelle de 6 mois. Il s'agit d'un stage rémunéré (+- 1000€/mois).

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Nous recherchons un.e candidat.e qui : 

• Justifie des études d’Assistant.e de direction ou de Secrétariat
• Fait preuve de très bonnes capacités d’analyse, d’organisation et de recherche
• Apprécie le travail en équipe
• A une maîtrise parfaite du français et de bonnes connaissances de l’anglais
• Maîtrise la suite Microsoft office
• Est à l’aise avec les outils numériques
• A de l’expérience en comptabilité en partie double
• A de l’expérience en logistique
• S’adapte facilement et apprécie de prendre des responsabilités
• A un intérêt d’apprentissage du processus de recrutement
• Justifie d’un intérêt en faveur des droits humains et de l’accès à la justice

Ses principales responsabilités sont

Comptabilité 

• Participe au processus mensuel de la comptabilité (encodages) du bureau belge :
  • Est responsable de l’impression régulière et du travail de scan des extraits de banque des différents comptes bancaires de l’association ;
  • Est responsable du processus de traitement des factures, notes de crédit et des notes de frais (Réception, vérification, dispatching pour approbations, encodage comptable, mise en paiement, classement physique, scanning électronique) ;
  • Assiste au suivi comptable des comptes fournisseurs du bureau de Bruxelles.
• Gestion des archives papier des bureaux pays et du bureau de Bruxelles
• Appui lors de la préparation d’audits financiers de projet à Bruxelles
• Scanning des pièces de comptabilité du bureau de Bruxelles et est responsable de la bonne gestion des classeurs comptables

Administration & Logistique

• Assure l’accueil des visiteurs et des appels entrants
• Effectue la recherche de nouveaux fournisseurs logistiques et assure la communication avec les prestataires confirmés
• Vérifie la conformité de la procédure d’achat pour les achats de biens et services réalisés au bureau de Bruxelles
• Assure la tenue de l’inventaire du bureau belge
• Assure la maintenance des biens et de l’espace de travail du bureau belge
• Gère les fournitures de bureau ainsi que le copieur et les téléphones
• Gestion des voyages (rédaction des ordres de mission, vols, lettres invitations, réservations hôtels…)
• Aide à l’organisation logistique des évènements ASF à Bruxelles (réservations hôtels, transports aéroports et autres)
• Envois DHL et courriers divers
• Légalisation des documents organisationnels

Support RH 

• Appui au recrutement (réalisation de longlisting, shortlisting, entretiens de motivation…)
• Préparation des documents de début de contrat et fin de contrat
• Classement et archivage des dossiers du personnel
• Préparation des plannings des briefings et débriefings du staff BXL et Expats