Search for Common Ground seeks a professional, motivated intern to assist its European Affairs and Partnership (EAP) team in all European business development activities, including funding research, fundraising data analysis, and support to proposal development. Interns must be available to work at least 32 hours per week for a period of six months from September 2024 onward.

Depending on the intern’s individual learning goals and interests, which will be determined at the beginning of the internship, the EAP intern can gain the following knowledge and skills:

- Insights into peacebuilding and conflict transformation methodologies and programming

- Knowledge of the work of European institutions and European governments on the topic of peacebuilding

- Experience of business development:

understanding of funding instruments and funding research; proposal development

- Skills to better organize and prioritize own work, time management

- Expanded network in Brussels

Progress against the learning objectives will be monitored by the intern and their supervisor. The learning objectives and/or tasks may be modified during the internship if this is deemed appropriate by both parties.

The intern will be an integral part of a dynamic Brussels Headquarters team and the GAP team. The intern’s responsibilities are to: a) support the business development work of the EAP department, particularly through research, b) support the advocacy work of the EAP as needed and c) to support with administrative work as needed.

Business development (70%)

• Conduct research on European (EU, governments, foundations) funding opportunities 
• Support the writing and reviewing of proposals and related documents 
• Analysis of fundraising data
• Other tasks related to business development

Other support (30%)

• Provide general administrative support

Education and skills requirements

• • Bachelor Degree, preferably in international relations, conflict studies, development studies, political science or similar;
  • Completed studies in a relevant field at Master’s level are an asset;
  • Demonstrated research skills with the ability to pay close attention to detail;Good knowledge of European institutions and understanding of EU decision-making procedures; 
  • Prior (volunteering) experience in business development or a related field is an asset;
  • Excellent oral and written communication in English and French;
  • Knowledge of German, Dutch, or any other European language is an asset;
  • Good organizational and time-management skills, with the ability to prioritize tasks and manage multiple projects simultaneously within a demanding environment.

Behavioral Competencies

• • Working with People. The ability to respect the views and contributions of other team members; shows empathy, listens, supports; consults others and shares information and expertise, builds team spirit and adapts to the team.
  • Flexibility.  The ability to adapt to changing circumstances and priorities, to tolerate ambiguity, to adapt personal style to different people and situations.
  • Communication. The ability to effectively exchange information with others, to effectively deliver critical information, to gather information and communicate with others.
  • Ethical Practice. The ability to integrate Search vision, mission and core values, integrity and accountability throughout all organizational and business practices.
  • Commitment to Search Values:  Audacity, Tenacity, Collaboration, Empathy, Results.

Duration: The candidate must be available for at least 32 hours per week for a period of four to six months from February 2024 onward; candidates available for a full-time, six-month internship are preferred. 

The internship will fall under the Convention d’Immersion Professionnelle (CIP) or Beroepsinlevingsstage, a framework for internships in Belgium for recent graduates. Hence, the candidate must have completed their studies and have the legal ability to live and work in Belgium (this includes citizens of the European Economic Areas and Switzerland).

The internship will be compensated with 1.035,30 EUR/month (full-time).

Location: Brussels

Deadline: Candidates are asked to send their application until July 29, 2024, 11 p.m. CET. Applications will be accepted on a rolling basis.

As job descriptions cannot be exhaustive, the position holder may be required to undertake other duties that are broadly in line with the above key responsibilities. 

In a world often divided, Search for Common Ground stands for the power of bringing diverse people together to find solutions. By meeting this moment with Search, you join a powerful global peace movement that believes in the profound impact of courageous multilateralism—that all voices should be heard and respected in shaping a better, more connected world and that a collaborative vision is essential for lasting peace.

Search for Common Ground takes a dynamic approach by building solutions that are based on the needs of communities. We engage with leaders and elected officials to advance dialogue and collaboration. We are community leaders. We are youth activists. We are women. We arePeacebuilders. We have been doing this work for over 40 years, we have developed ourunderstanding of what peace looks like, being able to quantify our impact and design moreeffective programming. Peace moves at the speed of trust, so we invest for the long haul. When we’re no longer needed, we leave, leaving behind people and institutions with the ability to manage future conflicts.

Interns play a critical role in Search’s peacebuilding programs through fundraising from governments, multilateral organizations, and foundations, and the design of new programs in coordination with our regional teams. This internship offers students hands-on experience in program design and a behind-the-scenes look at a non-governmental organization. Interns will be introduced to our network of donors and partners in the field of peacebuilding and within the broader humanitarian-development-peacebuilding nexus. Progress against the learning objectives will be monitored by the intern’s supervisor.

 

Votre profil :

• Vous disposez de bonnes connaissances ou expérience en matière d’assurances, marchés publics, règlementions urbanistiques, environnementales ;
• Vous avez une expérience dans la gestion d’installations techniques du bâtiment ;
• Vous avez géré des grands projets complexes (rénovations, constructions, déménagements, …) ;
• Vous êtes structuré·e, organisé·e et vous maîtrisez au moins une méthodologie de gestion de projet ;
• Vous avez des capacités analytiques et de résolution de problèmes ;
• Vous disposez d’une vision stratégique et avez une capacité de planification des tâches ;
• Vous avez au moins 3 ans d’expérience dans une fonction similaire avec gestion d’équipe. Vous savez guider, soutenir et motiver une équipe. Vous avez aussi des compétences en coaching et dans la résolution de conflits. Votre comportement fait de vous un exemple pour les autres. Vous avez de réelles compétences humaines ainsi que de communication et de collaboration.
• Vous avez de l’expérience en gestion administrative d’un service Facility.
• Vous avez une bonne connaissance du néerlandais et du français.
• Vous êtes diplômé·e de l’enseignement supérieur ou équivalent par expérience ;
• Vous disposez du permis B ;
• Vous partagez les valeurs d'Oxfam ;
• Vous habitez en Belgique.

Vous doutez d’entrer dans le cadre ? Vous n’êtes pas certain·e d’être la bonne personne mais le poste vous intéresse ? Tentez votre chance : Oxfam est ancrée dans des valeurs fortes et nous nous assumons comme mouvement féministe, charpenté par des principes féministes. Nous sommes donc ouverts à tous les talents, toutes les différences; la diversité de nos équipes fait grandir chaque jour notre impact. Les candidat·e·s sont donc uniquement sélectionné·e·s sur la base de leurs motivations, qualités et compétences. Chacun·e peut recevoir, sur demande, un feedback détaillé sur sa candidature.

Contrat à temps plein (38h), avec possibilité de 4/5ème, à durée indéterminée – Bruxelles

Oxfam est en lutte pour un modèle économique plus juste, qui respecte les droits humains et la planète. Nous voulons mettre un terme à la pauvreté et aux injustices, maintenant et à long terme. Notre mouvement rassemble des millions de personnes qui s’attachent, aux côtés d’une multitude de partenaires et de communautés, à bâtir une vie meilleure, améliorer leur résilience et construire une meilleure protection, y compris en temps de crise. Nous nous mobilisons en parole et en actes : à travers des partenariats dans le monde entier, en démontrant qu’un autre modèle commercial est possible, et en menant des campagnes et des actions de lobbying pour obtenir des changements structurels. Car chaque personne mérite un avenir avec les mêmes chances, pour vivre pleinement et pas seulement survivre. Pour un avenir à égalité.

Aidez-nous en mettant vos compétences à profit ! Oxfam cherche à pourvoir un poste de Coordinateur·trice Facility.

Votre place dans l’organisation :

Vous intégrez l’équipe Facility d’Oxfam qui gère l’ensemble des bâtiments. Votre travail se déploiera entre Bruxelles et Gent.

Vos responsabilités :

• Vous coordonnez les chantiers de rénovation et de maintenance des bureaux de l’association;
• Vous organisez et supervisez l’activité et motivez des collaborateurs (5 ETP) du service sur les différents sites (Gand, Bruxelles, …);
• Vous assurez le bon état général et la gestion administrative et technique des bâtiments et du matériel qui s’y trouve. Notamment :
  • Vous participez à l’élaboration du budget annuel relatif aux travaux à effectuer et en assurez le suivi ;
  • Vous organisez les travaux en fixant les priorités (vous proposez les ressources humaines nécessaires, les entreprises après appel d’offre, les délais,...) ;
  • Vous assurez la mise en œuvre et le suivi des procédures de marché publics, et les protocoles internes ;
  • Vous assurez le suivi technique et le bon déroulement des travaux ;
  • Vous assurez le suivi de la conformité des installations techniques HVAC (gaz, électricité, chaudières…) ainsi que les systèmes anti-incendie ;
  • Vous veillez à la propreté des bâtiments (intérieur/extérieur) en ce compris la gestion des nuisibles et gérez les déchets ;
  • Vous assurez le contrôle de sécurité des bâtiments dont Oxfam est propriétaire (dispositifs de sécurité, alarmes et contacts avec les forces de l’ordre,…) ainsi que tous les aspects EHS en liaison avec la/le responsable prévention ;
  • Vous gérer l’espace de travail (workplace management) ainsi que le catering ;
  • Vous suivez les évolutions règlementaires et législatives applicables à son domaine d’activité ;
  • Vous assurez la délivrance des permis d’exploitation ainsi que la mise en conformité de tous les bâtiments dont Oxfam est propriétaire ;

• Vous collaborez étroitement avec vos collègues en ce compris la·le conseillière.ier en prévention.

Oxfam vous propose :

• Un contrat à temps plein (38h) à durée indéterminée, avec possibilité de 4/5ème ;
• Un salaire mensuel brut aligné sur le secteur des ONG, à savoir entre 3059,33€ et 5169,11€ pour 30 ans d’ancienneté ;
• De nombreux avantages extra-légaux : prise en charge des frais de transport en commun, 13ème mois, chèque-repas, assurance-groupe, congés extra-légaux, horaires flexibles, télétravail structurel jusqu’à 50%, soutien appuyé à la formation, déplacements professionnels réguliers…
• L’opportunité de prendre part à un réseau mondial d’influence et de mobilisation dans la lutte contre les inégalités et de jouer un rôle dans les changements majeurs et inspirants.  Vous faites partie d’une équipe motivée et passionnée, qui se sent impliquée par sa mission ;
• Un travail stimulant et passionnant dans une organisation qui apporte une grande attention à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ;
• Un environnement de travail « safe », bienveillant et inclusif. Oxfam s'engage à protéger et à promouvoir le bien-être de tout être humain et attend de tous les membres du personnel et des volontaires qu'ils partagent cet engagement via des valeurs communes et un code de conduite (plus d’infos: https://www.oxfam.be) ;
• Un soutien constant à la formation.

Êtes-vous la personne que nous recherchons ?

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à obe.jobs@oxfam.org avec en référence « Nom Prénom + Facility Manager ».

REQUIREMENTS 

Education & experience 

• Higher education degree (preferably in business administration, political science or equivalent) required 

• At least 2 years of professional experience in similar position (Executive assistant or similar) required 

• Humanitarian and/or volunteer experience is an asset  

• Project management and event coordination is an asset 

• Experience and knowledge of board and associative work, administration and governance, is an asset 

  Competencies 

• Excellent organizational, planning and time management skills  

• Strong interpersonal and communication skills (written and oral) 

• Ability and willingness to work autonomously and to take initiatives 

• Ability to take minutes, synthesize complex and sensitive material, document decisions and topics for follow up, produce information material 

• Ability to work under pressure, with tight and often changing deadlines whilst maintaining the appropriate priorities and needed communication 

• Service-oriented, creative and dynamic 

• Proficient with Office 365, MS Office applications (Word/Excel/PowerPoint, etc.), at ease with other software  

  Languages 

• Fluency in English and French mandatory (spoken and written)  

• Dutch is an asset 

 

CONTEXT  

MSF is a worldwide movement of 27 associations, 6 operational directorates, 24 sections and 18 Branch offices.  They are bound together in the MSF international association. MSF-Belgium is the legal hub for the operational center in Brussels (MSF-OCB) which is run by 9 MSF associations (Belgium, Brazil, Denmark, Hong Kong, Italy, Luxemburg, Norway, South Africa and Sweden) and two branch offices (Lebanon and Finland). The role of the MSF-B/OCB association is to ensure good governance and to safeguard the MSF identity and core principles.  

Being employed by MSF means adhering to MSF’s humanitarian principles: neutrality, impartiality and independence. The beneficiaries of MSF, the patients, are at the core of everything that MSF does. Medical ethics and voluntarism are part of the MSF spirit. 

Together with the President and the Association team (three employees), the Board Support Officer forms the Board and Association Team. The Board Support Officer will be supporting and assisting the Boards of MSF Belgium and OCB.  

You, as Board Support Officer, serve as a crucial link between the Boards and the Executive, especially in terms of planning and information sharing. Your role involves close collaboration with the Association Team, the President and the General Director (GD), as well as similar roles in other MSF sections, when needed. 

You are tasked to support the President and the Boards of Directors (BoD) as well as to be a liaison between the BoD and the Executive. Your role ensures that the President and the BoD have the required means to fulfill their respective mandates and roles effectively. As Board Support Officer, you provide administrative, logistical and governance support to the President, the Board and the Executive. Though the focus is on administrative support, the position is both administrative and strategic in nature. 

 

MAIN RESPONSIBILITIES 

ADMINISTRATIVE AND LOGISTICAL SUPPORT TO THE PRESIDENT AND THE BOARDS  

• Support the President and other members of the Boards as needed: day to day business, travel bookings, meetings, preparation of documents etc.

• Carry full responsibility for the administrative and logistic support and follow up of all board meetings (BM): 

• Responsible for the logistics around BM for board members and guests: visas, transportation, hotel bookings, catering, room preparation and audio/video setup etc.

• Prepare and disseminate the agenda to all participants in a timely manner
• Receive and organize supporting documents related to the BM from the Executive and others
• Take minutes at the BM and ensure complete and precise outcomes and minutes are produced promptly
• Update, track and follow-up on outcomes in the decision log, flagging for deadlines and new requests. Keeping the President and the Secretaries of the Boards regularly updated
• Ensure accurate filing and sharing of all board meeting agenda/minutes and outcomes 

• Support the Board functioning committee of the Boards on request by the President: administrative and logistical support, call for meetings, agenda and minutes as well as follow up. Can support/lead other committees if agreed together with the President and the concerned working group

• Administer and join meetings, upon request by the President

• Archive documents and make sure the Association has access to relevant governance documents through the platforms defined (SharePoint, Inside OCB, Teams, Souk etc.) 

• Co-own the Board and Association Teams and SharePoint channels with the Association team and the President 

GOVERNANCE SUPPORT 

• Act as a liaison between the Boards and the Directors (CoDir), by coordinating activities and communication between the Boards and the executives

• Fiduciary understanding of the governance of MSF B and OCB, and the application thereof in support of the Boards 

• Support the President in creating the appropriate agenda in connection to the Annual Cycle and relevant strategic issues

• Support the President in developing the Board work and board training

• Ensure that the Boards priorities and activities with the annual activity planning and control cycle, are updated on yearly basis and shared with the General Director and dep. General Directors (Yearly plan/Board plan) 

• Collect, synthesize and present information at board meetings or other associative forums, when requested 

• Interact with all members of the Boards

• Ensure compliance with formal and legal procedures of MSF Belgium as an Association: 

• Ensure that the steering documents (e.g., Statutes and Internal Rules (IR)) are up to date and comply with both MSF and national regulations (Moniteur belge)

• Review and update the Statutes and IR every year. Ensure they follow national regulations, movement requirements and ensuring a good governance of MSF Belgium - liaise with the Association team  

• Prepare and send updated decisions and other steering documents as required by operations, finance department and the Moniteur belge, in a timely manner 

COORDINATE, MONITOR AND REPORT 

• Coordinate with the Association team to develop and carry out the Yearly Plan and budget in relation to the MSF Belgium and OCB Boards

• Support the Association team in the follow up and evaluation of results and actions throughout the year in relation to the Yearly Plan 

• Propose, and together with the President, monitor / follow up the boards’ budgets

• Monitor and report expenses and ensure relevant suppliers and invoices are filed according to the procedures 

• Take full responsibility for the creation of reports when requested to  

• Support the planning and organizing of larger MSF associative events (such as GA and Gathering), when requested by the President

  The scope and responsibilities of the position might slightly evolve/change as the set-up is under revision 

 

CONDITIONS 

• Expected starting date: As soon as possible  

• Location: Brussels (Belgium)  

• Mobility: available for 3 to 4 international meetings a year in various MSF offices 

• Contract type: Open-ended contract – full time - maximum 2 days of homeworking per week 

• Salary according to MSF-OCB HQ grid 

• Meal Vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs 

• The position requires flexibility in working hours during evening and weekends    

• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment 

• Adhere to the MSF Behavioral Commitments 

Deadline for applications: 31st July 2024 

How to apply? 

Online applications to submitted via the following link. After clicking on this link, you will be directed to our online application tool.  

Only shortlisted candidates will be contacted. 

MSF values diversity and is committed to creating an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation. 

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants. 

• Il         faut          disposer       obligatoirement        d’un       statut         ACS       (voir  https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/contrat-acs/ pour les conditions)

• Diplôme de l'Enseignement Supérieur universitaire ; ou expérience valorisable
• Une expérience dans le secteur associatif est un atout
• Intérêt/connaissance du paysage institutionnel belge et européen, de l’Afrique centrale, avec une capacité à travailler avec des partenaires locaux et une disponibilité à effectuer des missions à l’étranger
• Intérêt/connaissance des thèmes d’expertise de Justice et Paix
• Intérêt pour l’actualité et capacité d’analyse socio-politique
• Capacités d’expression orale, de rédaction et de synthèse
• Capacités de planification et de gestion de projets, par des processus d’éducation permanente et d’éducation au développement
• Capacités d'initiative et de travail en équipe, aisance relationnelle
• Capacités d'animation et de conduite de réunion
• Connaissance active de l’anglais et du néerlandais
• Ouverture à la sensibilité chrétienne de Justice et Paix
• Une souplesse horaire est demandée (l'employé·e peut être amené·e à prester des heures de travail en soirée et le week-end)

Offre

• L’opportunité de mener de nombreux défis dans une équipe dynamique
• Un contrat de remplacement à temps plein
• Barème de la Commission Paritaire 329.02, échelon 4.2.
• Statut ACS obligatoire1
• Début de contrat le lundi 2 septembre 2024

Lieu de travail

208, Chaussée Saint-Pierre – 1040 Bruxelles (Métro Mérode)

Procédure de recrutement

Envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à info@justicepaix.be pour le vendredi 16 aout au plus tard. Les candidatures retenues feront l'objet d'un test écrit le jeudi 22 aout en matinée et d’une interview, la semaine du 26 aout.

Pour     plus    de    renseignements     sur    la    fonction,    veuillez     prendre            contact       avec  quentin.hayois@justicepaix.be ou par téléphone au +32 (0)2 896 95 00.

Toute candidature n’attestant pas du statut ACS sera systématiquement écartée.

Justice et Paix souhaite que son personnel reflète la société belge dans toute sa diversité. L’organisation est garante d’une politique de recrutement et d’une politique du personnel non-discriminatoires et reflétant les valeurs de l’organisation. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés.

 

Description de l’association

Justice et Paix est une ONG et une organisation d’éducation permanente belge qui conscientise et interpelle les citoyen·ne·s, les acteurs éducatifs et les responsables politiques sur les questions de conflits, de démocratie et d’environnement. Justice et Paix encourage ces protagonistes à « comprendre pour mieux agir » pour la paix et la justice, ici et ailleurs.

L’objet de son travail est de développer une prise de conscience et une connaissance critique des réalités de la société, sur base notamment des méthodologies de l’éducation permanente et de l’éducation à la citoyenneté mondiale et solidaire, à travers l’analyse, la sensibilisation, les formations et le plaidoyer politique. Pour plus d'informations, voir www.justicepaix.be

Tâches

Dans le cadre de sa mission de responsable de l’Afrique centrale, il/elle développera le positionnement politique de l’association sur la région des Grands Lacs africains, rédigera des textes courts et longs et assurera des contacts réguliers avec les responsables politiques belges et européens et les partenaires internationaux. Avec ces derniers, il/elle développera un programme commun en Afrique centrale. Il/elle sera en outre amené·e à collaborer aux démarches pédagogiques de l’association.

Par ailleurs, cette personne développera les thèmes d’expertise de CJP : prévention et gestion des conflits / construction de la paix (dont la question de l’exploitation des ressources naturelles et des processus de démocratisation).

Ce travail sera effectué en étroite collaboration avec les responsables du plaidoyer, de la formation et de l’animation de Justice et Paix ainsi qu’avec des groupes de volontaires.