Belgium

Votre profil

• Vous êtes en possession d’un diplôme de bachelier en communication assimilé ou une expérience pratique professionnelle suffisamment démontrée dans une fonction de communication.
   
• Vous maitrise bien la gestion d’un site web (expérience WordPress est un atout) et des social media. 
   
• Vous avez minimum 2 ans d’expérience dans une fonction administrative ou une expérience pratique professionnelle suffisamment démontrée dans une fonction de communication.  
   
• Que vous ayez 2 ans ou 20 ans d’expérience, nous sommes intéressé.e.s de vous rencontrer si vous répondez également aux conditions suivantes.  
   
  •  Vous avez à cœur d’être un véritable soutien pour une équipe ou un département;
     
  • Vous aimez travailler en équipe, vous vous intégrez facilement et vous adaptez votre communication en fonction de votre interlocuteur.rice;
     
  • Vous avez du talent en termes d’organisation et de planification  ; une tâche dont vous vous acquittez avec la flexibilité nécessaire pour fixer des priorités et gérer des circonstances imprévues;
     
  • Vous aimez apprendre et intégrez aisément vos nouveaux acquis;
      
  • Vous êtes curieux.se, aimez les challenges, faites preuve d’ouverture d’esprit et vous appréciez la multi-culturalité;
     
  • Vous maîtrisez l’environnement Windows;
     
  • Vous êtes orienté.e résultats;
     
  • Vous parlez et écrivez couramment le français  et le néerlandais. Etant donné l’environnement international dans lequel vous travaillerez, une excellente connaissance de l’anglais est dès lors requise;
       

Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel).

Enabel est l’agence belge de développement. Notre mission est d’œuvrer pour un monde durable où toutes les personnes vivent dans un État de droit et ont la liberté de s’épanouir pleinement. Avec nos partenaires, nous fournissons des solutions pour relever des défis mondiaux urgents - le changement climatique, les inégalités sociales et économiques, l’urbanisation, la paix et la sécurité, la mobilité humaine - et pour promouvoir la citoyenneté mondiale. 
 

Nous avons plus de 25 ans d’expérience dans divers domaines allant de l’éducation et des soins de santé à l’agriculture, en passant par la protection de l’environnement, la digitalisation, l’emploi et la gouvernance. L’expertise d’Enabel est sollicitée dans le monde entier - par le gouvernement belge, les institutions de l’Union européenne, les gouvernements d’autres pays, ou encore le secteur privé. Nous collaborons avec des acteurs de la société civile, des instituts de recherche et des entreprises, et nous encourageons une interaction fructueuse entre la politique de développement et d’autres domaines. 
 

Avec 2100 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère plus de 200 projets dans une vingtaine de pays, en Europe, en Afrique et au Moyen-Orient.  
 

Contexte

Le Programme Junior offre l’opportunité aux jeunes talents d’origine, de genre et de parcours de formation diversifiés de contribuer professionnellement à des projets de solidarité internationale. Durant leur expérience, les jeunes professionnel·les développent des compétences pour s’engager activement et durablement à relever les défis des Objectifs de développement durable.
 

Le Programme Junior ambitionne d’en faire des citoyen·nes du monde actif·ives, critiques et engagé·es en faveur des ODD. Au travers de cette vision, le Programme Junior se définit comme un “révélateur de talents”.
 

Concrètement, le programme donne l’opportunité aux jeunes talents européens mais aussi issus des 14 pays partenaires de la coopération gouvernementale belge de collaborer professionnellement à un projet de développement pendant 2 années maximum. Réparti.e.s dans des projets de développement gérés par Enabel ou par nos 28 ONG partenaires, les jeunes expert·e.s développent de nouvelles compétences et démontrent l’impact lié à leur engagement comme citoyen.ne du monde. 
 

Description de la fonction

Le poste est financé à 80 % dans le cadre du programme Junior. Les 20 % restants du poste sont consacrés au support de l’équipe Learning and Developement. 
 

Pour le premier volet de la fonction, afin de soutenir les activités du Programme junior, sous la supervision du projet manager du Programme junior, l’Assistant.e doit assurer et développer davantage la communication du Programme Junior dans le but de promouvoir le programme, de communiquer sur les réalisations du Programme Junior et de contribuer à une plus grande sensibilisation à la citoyenneté mondiale. Elle/il sera responsable  : 
 

• De la gestion de la communication du Programme Junior : élaboration/adaptation et mise en œuvre de la politique et de la stratégie de communication, rédaction et diffusion des contenus de communication du programme, organisation d’événements, mise à jour constante des outils de communication (site web, folders,…) pour mieux informer le public-cible;
   
• D’accompagner les Expert.es Junior.es dans la réalisation de résultats de communication dans le cadre de leurs projets de citoyenneté mondiale et inventariser les outputs;
   
• De participer à la mise en œuvre des activités de sélection et de formation afin de bien comprendre tous les aspects du programme : être membre du jury au processus de recrutement et au processus d’onboarding selon les besoins du Programme (2 fois par année);
   
• D’appuyer à la création d’un réseau d’Alumni du programme et de l’intégrer dans les réseaux existants engagés pour les objectifs de développement durables;
   
• D’être le back up des autres membres de l’équipe et surtout de l’assistant selection & briefing en cas d’absence;
   

Pour le second volet de la fonction, l’assistant.e sera  en appui à l’équipe Learning and Development afin de se charger :
 

• De la gestion administrative des activités Learning and Development (onboarding, boîtes mail, actions d’apprentissage…);
   
• D’appuyer l’organisation du programme d’onboarding des nouveaux.nouvelles collaborateurs.trices;
   
• D’appuyer à la création de support de communication pour le service (page intranet, support de formation, rédaction de document etc.).
   

Nous vous offrons

• Une fonction variée et enrichissante dans un environnement international.
   
• Un contrat à durée déterminée jusqu'au 31/12/2027. Vous travaillerez principalement à Bruxelles.  
   
• Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut (classe 4 – fonction générique de référence: assistant.e administratif.ve) ainsi que des chèques repas, une assurance hospitalisation/soins de santé, une assurance de groupe, une ETHIAS-Assistance 24 h/24, un 13e mois, un double pécule de vacances et un remboursement à 100% des frais de transports en commun.
   

Cette publication peut donner lieu à la constitution d’une réserve de recrutement pour une durée de 3 ans pour toute fonction similaire.
 

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.
 

Intéressé.e ? 

Postulez au plus tard le 26/02/2025 ici en ligne et joignez  votre  CV actualisé et une lettre de motivation.

Seules les candidatures introduites via ce portail seront prises en considération. 

Your skills and experience

• 2 years of experience in finance and/or grant control. Understanding and knowledge of non-profit grant sector and non-profit accounting environment would be an asset.
• Relevant background in Grant or financial project management, preferably with a Bachelor or Master’s  in Finance.
• Experience in budget development, monitoring and internal and external financial reporting.
• Ability to analyse financial data at a general level, as well as at the detailed project/programme level.
• Ability to build and maintain strong relationships with programme officers and other stakeholders at all levels.
• Familiarity with Isabel, and Winbooks or equivalent software packages would be an asset.
• Excellent command of English. Knowledge of French and other languages is a plus.
• IT literate, with excellent knowledge of Excel.
• Legally entitled to work in Belgium (EU citizen or currently in possession of a Belgian work permit).

What we are offering

• An exciting job in an international and diverse environment (18 nationalities represented at the Brussels Office)
• Open-ended Belgian contract
• Competitive Benefits package which includes health care insurance and pension plan, meal vouchers, transportation and telework allowance, and SIM card
• 40h/week and 32 leave days/year
• The possibility to telework 3 days a week

Start date: as soon as possible

The selected candidate will need to reside in or relocate to Belgium when the employment contract starts.

Recruitment process

Closing date: 23/02/2025, midnight (CET).

Please submit your application using the webform: https://vacancies.eip.org/jobs/detail/grant-finance-assistant-89

Our hiring team will review all applications after the closing date of the vacancy. We will keep you informed on the status of your application.

The Institute firmly believes that diverse perspectives are key to our work. Therefore we are committed to equity, diversity and inclusiveness. Your qualities and commitment are what matter to us, regardless of race, nationality, gender, age, religion, disability, or sexual orientation.

Based in Brussels and active in over a dozen countries, the European Institute of Peace (www.eip.org) is an independent organisation working collaboratively with the parties to the conflict, those who represent people suffering from insecurity or at risk of violence, as well as European decision-makers and the conflict prevention, resolution and mediation community.

We provide practical experience, technical expertise, and policy advice on conflict resolution. We use a variety of tools to help us do this, including analysis, mapping and design of peace processes and agreements, facilitating policy discussions, and proposing practical engagement, for example through inclusive dialogue and mediation support. 

Are you captivated by our innovative approach to peace, and do you want to contribute to the mission of our institute? Do you share our vision for a world where people live in safety and peace because conflicts and grievances are resolved through inclusive dialogue and lasting political agreements?

We are looking for a Grant & Finance Assistant to join our Finance & Grant team to support the Institute’s operations. As Grant & Finance Assistant you will ensure effective financial stewardship, accurate reporting, and compliance across all grant-related activities. This role requires close collaboration with internal teams, external partners and donors to support the organisation’s mission and maximise the impact of its projects.

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Your place in the team

As Grant & Finance Assistant you will report to the Senior Finance & Grant Manager and work together with four other colleagues to effectively manage financial tasks and implement project grants.
You will

• Facilitate effective internal coordination with program, fundraising, and finance teams.
• Maintain active external collaboration with donors and partners.
• Serve as the focal point to update the grants database, including coordination with the Fundraising team.
• Update the reports calendar and remind teams of deadlines. Oversee and update grant tracking tools, ensuring accurate documentation and compliance.
• Monitor and maintain accurate partner files, including communications regarding approvals, extensions, and amendments.
• Create and track pipeline budgets, ensuring dashboards are regularly updated and coordinating follow-ups with relevant teams.
• Assist in monitoring budget implementation and developments on grant administration issues. Monitor budget lines and liaise with the finance team to correct discrepancies.
• Reconcile and monitor approved budgets against actual transactions from the accounting system. Help analyse the impact of cost allocation and caps on individual grants, supporting periodic reforecasting.
• Gather and manage supporting documents to ensure compliance with donor requirements.
• Review and prepare contracts or agreements for awarded grants for signature by senior management.
• Assist Project Managers in drafting project budget proposals and financial reports for various donors, including EU and public donors, ensuring compliance with contractual stipulations.
• Prepare and monitor payment requests to be submitted to donors for awarded grants. Liaise with Programme Managers regarding narrative reports, providing consolidated feedback before submission to donors.
• Ensure the accuracy of accounting records for assigned projects and prepare documentation for audit purposes. Review financial data and prepare reports as needed.

·Être diplômé·e ou en MA3 médecine ou diplômé·e en soins infirmiers au moment du départ ;
·Être motivé.e, fiable, responsable, bon contact avec les adolescent.e.s, patient.e, à l’écoute et avec une bonne capacité d’adaptation ;
·Avoir une expérience professionnelle préalable est un plus ;
·Avoir un intérêt pour le contexte africain.

DBA recherche 5 bénévoles diplômé.e.s en soins infirmiers ou médecine pour encadrer sur le plan de la santé un groupe de jeunes belges âgé.e.s de 15 à 19 ans partant en Afrique (rwanda, bénin, maroc, sénégal).

Le contexte:

Ce séjour d’immersion de 2 à 3 semaines est consacré aux échanges interculturels entre jeunes belges et jeunes africain.e.s et à la participation à des immersions avec les populations, mettant en avant les initiatives locales. Les groupes de jeunes sont encadrés par une équipe expérimentée de bénévoles et/ou salarié.e.s de l’ONG qui assure l’encadrement, l’organisation et l’intendance du séjour.

• Rôle de l’accompagnant.e santé :
Gérer le groupe de jeunes sur le plan de la santé physique au niveau préventif (conseils, suivi, écoute) et curatif (petits soins uniquement), accompagner les éventuelles consultations vers des professionnels de santé, gérer la transmission d’information et les éventuels rapatriements.

• Conditions :
·Suivi d’une journée de formation obligatoire avant le départ (organisée par DBA en mars/avril 2024, date à préciser) ;
·Participation à la confection des pharmacies de séjour ;
·Participation au coût du voyage : 400€. DBA prenant en charge le reste des frais (+/- €1200).
➔Il faut ajouter à ce montant les frais de passeport1, visa éventuel, antipaludique et vaccin(s)2 qui restent à charge du/de la bénévole ;
·Les interventions médicales sur place se feront sur base d’un protocole d’intervention remis et expliqué au préalable par le référent santé de DBA ;
·Respect des valeurs et missions de DBA.
• Candidature :
Si vous vous entendez bien avec des jeunes de 15 à 19 ans, si l’idée de prendre part à un projet de solidarité Nord-Sud, d’échanges interculturels et de découvrir une région d’Afrique vous intéresse, faites-nous parvenir un CV actualisé ainsi qu’une lettre de motivation succincte.

Merci de préciser vos disponibilités dans la candidature :
Mai : 2 semaines du 26 avril au 11 mai
Eté : entre 16 et 20 jours, départs différés entre début juillet et fin-juillet.

Ces documents sont à envoyer par mail à info@ongdba.org pour le 12 février 2025 au plus tard. Nous traiterons les candidatures au fur et à mesure de leur arrivée et nous donnons le droit de finaliser le processus dès que nous aurons 5 personnes identifiées.

Si vous êtes sélectionné·e, nous vous enverrons d’abord un test écrit et proposerons ensuite un entretien oral (en distanciel ou présentiel) aux candidat.e.s préselectionnées.

Plus d’infos ?
Contactez-nous à l’adresse suivante elsa@ongdba.org
Tel : 02 346 12 29

REQUIREMENTS

Education & Experience

• Bachelor’s degree in computer science, Information Technology, Business, Digital Marketing or a related area of study (Master’s degree preferred) or equivalent through experience
• Minimum 5 years of experience in a communication and fundraising digital support or solutions management role, including team leadership and management experience
• Strong experience in website user experience and functionalities optimization
• Experience with project management tools (e.g., Jira, Trello, Asana) and methodologies (Agile/Scrum preferred)
• Experience in capacity management

Competencies

• Strong analytical abilities with experience in managing data analysis and reporting
• Familiarity with CRM and hubs systems and practices (Salesforce, HubSpot, or similar platforms)
• Excellent problem-solving skills, with the ability to troubleshoot technical issues and propose effective solutions
• Effective communicator with the ability to work across diverse teams and present complex ideas clearly
• Leadership and mentoring skills, with the ability to develop team capabilities and encourage professional growth
• Understanding of digital marketing and customer journey strategies
• Strong interest and motivation to work within a humanitarian organization, and more particularly with MSF

Languages

• Proficient level in English and French, both spoken and written, is mandatory
• Good knowledge of Dutch is an asset

CONTEXT

The communication and fundraising MSF Belgium department is organized in 5 different teams: Information and Media, Engagement and Acquisition, Face to face Acquisition, Supporter Loyalty and Strategic Partnerships. To achieve the objectives, those teams develop strategies translated into actions that need to be supported by strong and future proof tools and solutions.

That’s why we are creating a new Communication and Fundraising Support and Solutions Team which will be responsible for the product ownership of the CRM, the Donors Hub, the Website, the digital payment platforms (and other smaller products and solutions) as well as for the Data Analysis. 

As the Communication and Fundraising Support and Solutions Manager, you supervise a team of three newly hired members, translating the business needs of five other department teams into innovative solutions. You will ensure these solutions are developed by your team or other internal and external technical experts. Your role will focus on optimizing the website user experience and functionalities, ensuring the delivery of high-quality support, solutions, and continuous improvement in systems and processes. Additionally, you will develop roadmaps for communication and fundraising systems, lead projects, and coordinate cross-functional collaborations to meet business objectives.

 

MAIN RESPONSIBILITIES

Capacity management / ticketing system process:

• Hire, lead, manage, and mentor a team consisting of a Data Analyst, CRM Product Owner and a Donors hub Product Owner
• Set clear goals, provide guidance, and offer constructive feedback to ensure high performance and professional development of each team member
• Foster a collaborative, solution-driven environment that promotes teamwork and accountability
• Manage/ optimize the priorities, capacities and resources across the different work streams
• Conduct regular performance reviews and support team members with training, growth opportunities, and problem-solving

Support & Solutions Management:

• Oversee the team’s support functions, ensuring timely and accurate resolution of technical issues and requests from clients or internal stakeholders
• Develop and maintain robust support processes and escalation procedures to enhance operational efficiency
• Analyze data and feedback to identify recurring issues and develop solutions to prevent future occurrences
• Provide proactive solutions to address business challenges and continuously improve support workflows
• Propose innovative solutions

Website Product owner:

• Design the front-end functionalities of our website and, with the help of the technical responsible in the ICT department and of the external development agency, develop and maintain this website
• Respond to specific needs for new designs, improved user experience or more advanced front-end functionality
• Set up and manage site performance monitoring tools, including Google Analytics and GTM, to track key performance indicators (KPIs) and provide reports on site performance
• Work closely with our backend agency and our internal technical expert to ensure smooth integration of Drupal CMS updates
• Create and manage the donation pages (E-commerce) for the fundraising part managed via the payment platform

Collaboration and Stakeholder Management:

• Work closely with cross-functional teams, including IT, to ensure smooth execution of projects and alignment of goals
• Communicate effectively with key stakeholders, both internally and externally, to ensure the team is providing the right solutions and driving communication and fundraising success
• Prioritize and manage multiple projects, balancing short-term support issues with long-term solution development

Reporting and Continuous Improvement:

• Develop and present regular reports to management on team performance, project progress, and any issues or challenges faced
• Analyze team performance metrics and identify areas for improvement, implementing changes as necessary.
• Leverage feedback and data to enhance overall service delivery and solution efficiency

CONDITIONS

• Expected starting date: As soon as possible
• Location: Brussels (Belgium)
• Contract type: Open-ended contract – Full-time – Up to 50% homeworking per week
• Salary according to MSF-OCB HQ salary grid
• Meal Vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Deadline for applications: 13th of February 2025

How to apply?

➢ Submit your application via the 'Apply here' button on the vacancy page

➢ You will be directed to the online application form for this position

➢ It should take 5-10 minutes to complete. Thank you in advance for having your CV and motivation letter in English or French ready to upload

 

Only shortlisted candidates will be contacted.

MSF values diversity and is committed to creating an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.