Belgium

 

De formation en  Sciences Politique, Sociologie, Développement et Actions Humanitaires, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans ce domaine. Vous avez une excellente connaissance de l’anglais et du français et vous maitrisez les outils informatiques.

 

Votre capacité d’écoute et de gestion du stress, votre autonomie, et votre réactivité seront des atouts essentiels afin de mener à bien votre mission.

 

 

Handicap International est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

 

Handicap International est une association à but non lucratif, sans affiliation politique ou confessionnelle. Elle repose sur un réseau d’associations structurées en Fédération, œuvrant de manière constante à la mobilisation des ressources, à la gestion des projets et à la mise en œuvre de la mission sociale.

 

Pour plus d’information sur l’association : http://www.handicapinternational.be/

 

 

 

CONTEXTE DE TRAVAIL :

 

Le « desk » ASENE est en charge du suivi à partir du siège de Bruxelles des programmes localisés dans la région du nord-est et sud-est asiatique (Chine, Corée du Nord, Vietnam et Laos)

 

 

 

DESCRIPTION DU POSTE :

 

 

 

Responsabilité 1 : accompagner le développement d’un portefeuille de projets

 

• ·         Appuyer et accompagner les équipes du desk dans le montage de projets (planification-suivi-évaluation). Plus spécifiquement en ce qui concerne l’Accord cadre DGD, il est prévu un investissement d’environ 20% du temps de travail du chargé de projets COB au moment de l’élaboration de la proposition d’Accord-cadre (actuellement tous les trois ans), en collaboration avec la DRT et sous l’impulsion du secteur programme de l’ANB, en « mode projet ».
• ·         Appuyer et accompagner les équipes du desk dans l’élaboration des documents « projets » à destination des bailleurs ; A ce titre :
  • Ø  Développer au niveau du desk une connaissance accrue des financements et bailleurs sur la zone, et assurer un rôle d'interface avec les programmes et le service Stratégie Financière Programmes ;
  • Ø  Opérationnaliser les recherches de financements sur la base des objectifs et des approches fixées par son Responsable géographique ;
  • Ø  Responsable du suivi des échéances projets et du contrôle-qualité des documents soumis aux bailleurs (propositions de projets, rapports, amendements, …)  Plus spécifiquement en ce qui concerne l’Accord-cadre DGD, il est prévu environ 10% du temps de travail du chargé de projets COB pour qu’il puisse assurer l’accompagnement méthodologique, le suivi des échéances et le contrôle qualité des documents DGD, également en collaboration avec la DRT et sous l’impulsion du secteur programme de l’ANB, en «mode projet».
• ·         Le cas échéant, responsable des projets (ou « dispositifs ») régionaux de sa zone.

 

 

 

Responsabilité 2 : accompagner la gestion d’un portefeuille de projets de l’association afin d’en garantir une mise en œuvre qualitative, dans le respect des moyens et des cadres impartis

 

• ·         Venir en appui aux programmes du desk sur tous les aspects méthodologiques et organisationnels des projets
• ·         Sur la base du plan d’action et des cadres opérationnels des programmes de son Desk, participer au pilotage stratégique du Desk et contribuer au contrôle qualité des projets par la mise en place et le suivi d’indicateurs. Systématiser la production de données qualitatives et quantitatives sur les actions de son desk.
• ·         Contribuer au processus de management des connaissances, notamment en veillant aux processus de capitalisation d’expérience, et en informant de façon appropriée les services et directions responsables du management des connaissances et de la politique de communication (grand public, professionnelle, etc.).
• ·         En tant qu’interface principale sur l’opérationnalisation des projets, assurer une coordination fluide et réactive entre les programmes et les autres services du siège, notamment la DRT (autorité scientifique), les ressources humaines, le contrôle de gestion, le service SFP, la communication, …
• Participer à la gestion des ressources humaines des projets.
• ·         Améliorer et développer les outils de communication interne au sein du desk.
• ·         Veiller au respect des échéances.
• ·         Sur délégation de son responsable, représenter et communiquer en externe sur les activités de l’association dans la zone.
• ·         Participer et contribuer aux dynamiques de la structure.

 

• Niveau Bachelor ou équivalent par expérience
• Une expérience en gestion RH de minimum 2 ans
• Forte affinité avec les valeurs et missions d’Oxfam-Solidarité
• Bonne connaissance du français et du néerlandais.
• La connaissance de l’anglais est un atout
• Capacité à travailler en équipe tout en pouvant être autonome
• Rigoureux, flexible et orienté résultat
• Bonne connaissance de base en informatique (Word, Excel)

   

Offre:

• Lieu de travail: Rue des Quatre-Vents 60 à 1080 Bruxelles
• Salaire brut: min . € 1530,40- max. € 2544,8 (pour 30 ans d’expérience utile) + chèques repas
• Contrat à temps partiel 4/5 (30h24min par semaine) pour une durée déterminée, une prolongation sera possible
• Entrée en service : le plus vite possible

 
Intéressé(e) ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation avec la référence “Assistant/e RH ” avant  le 25 janvier 2015 par mail à jobs@oxfamsol.be ou par la poste à Oxfam Solidarité rue des Quatre-Vents 60 à 1080 Bruxelles
 

L’assistant(e) RH est responsable de l’exécution des tâches suivantes :

Suivi administratif des recrutements

•  Publication des offres d’emploi
•  Encodage des candidatures reçues
• Invitation des candidats aux entretiens
• Envois de courrier aux candidats non-retenus.
• Préparation des fardes d’accueil pour les nouveaux employés

L'administration générale de la direction du personnel

• Organisation des examens médicaux
• Rapports et suivi des accidents et des assurances
• Exécution des petites traductions néerlandais / français - français / néerlandais
• Rapports de réunions
• Réservation de salles de réunion
• Classement et copie des documents
• Soutien de projets RH

Le suivi administratif de la formation

• Enregistrement des demandes de formation
• Recherche des formations les plus appropriées
• Traitement des évaluations de formation
• Maintien à jour de la base de données de formation

 

       Master études européennes, humanitaire et / ou de développement ou Bac + 4  (IEP; école de commerce)

 

       Connaissance des bailleurs institutionnels européens est nécéssaire et une première expérience avec ces bailleurs serait en plus.

 

       Maîtrise de l'anglais et du français à l'écrit et à l'oral; la connaissance de l'espagnol est un plus.

 

       Intérêt ou expérience dans le domaine du handicap et des ONG serait un avantage.

 

       Autonomie, sens de l'initiative et facilité de communication.

 

       Rigueur et fiabilité, et sens du travail en équipe.

 

 

 

 

Handicap International est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

 

Handicap International est une association à but non lucratif, sans affiliation politique ou confessionnelle. Elle repose sur un réseau d’associations structurées en Fédération, œuvrant de manière constante à la mobilisation des ressources, à la gestion des projets et à la mise en œuvre de la mission sociale.

 

Pour plus d’information sur l’association : http://www.handicapinternational.be/

 

 

 

 

 

CONTEXTE DE TRAVAIL :

 

Au sein du Sécretariat Fédéral de la Fédération Handicap International, l'équipe Stratégie Financements Institutionnels (SFI, composé par 1 Responsable de service,  4 Chargé(e)s de financements institutionnels et 3 personnes en appui aux audits) est responsable de développer les fonds institutionnels pour les activités de l'association, d’identifier des nouveaux bailleurs, de consolider les relations avec des bailleurs existants, d’améliorer l’efficience de la recherche de financements institutionnels et d’optimiser l’utilisation des fonds propres dans le cadre des choix stratégiques de l’organisation.

 

 

 

Intégré(e) à l’équipe SFI au Centre d'Opération de Bruxelles (COB), le / la stagiaire participera au suivi des dossiers sur les financements européens de l'association, à la mise à jour des règles bailleurs, leur diffussion en interne et la capitalisation, à l'amélioration des outils de formation pour les programmes et la recherche des nouvelles opportunités de financement dans le système européen.

 

 

 

 

 

Collaborations :

 

Le/la stagiaire sera placé(e) sous la responsabilité de la Chargé des financements institutionnels pour la Commission Européenne basée à Bruxelles.

 

Il/elle pourra avoir des liens ponctuels avec les autres membres de l'équipe SFI et les programmes (directeurs de programmes sur le terrain ; responsables de programmes et chargés de projet au siège) et les autres services du siège (Finances).

 

 

 

 

 

DESCRIPTION DU POSTE :

 

 

 

Objectifs spécifiques du stage :

 

1.       Commission européenne, Direction Générale en charge de l'aide Humanitaire et de la Protection civile (DG ECHO) :

 

Appui à l'élaboration d'un module de formation à distance sur le nouveau CCP 2014 (exercices)

 

Préparer les exercices du module de formation ECHO CCP 2014

 

 

 

2.       Commission européenne, Direction Générale du Développement et de la Coopération (DG DEVCO) :

 

Traduire et mettre en forme le module de formation du Cadre financier Pluriannuel 2014-2020 de l'anglais vers le français (y compris les exercices)

 

 

 

3.       Assurer une veille sur les appels à propositions de la Commission européenne pertinents pour l'association, les analyser et rédiger des résumés sur ces opportunités de financement

 

 

 

4.       Travail d’analyse des programmations H2020, DG SANCO, DG Recherche et autres DG pertinentes de la Commission européenne par rapport à un intérêt potentiel pour HI

 

 

 

5.       Appui sur les procédures internes :

 

Contribution au tableau résumant les règles logistiques sur les règles de la DG ECHO et de DEVCO en la matière

 

Contribution aux exercices de programmation pays de l'association (Cadre Opérationnel Pluri-annuel) par rapport aux priorités de financement de l'Union européenne

 

 

 

6.       Réseau CONCORD : compilation des commentaires

 

Appui dans l'animation et participation aux réunions, prise de notes et résumé

 

 

 

7.       Appuyer les activités de la SFI en fonction des besoins et priorités.

 

 

 

En fonction des priorités et actualités de la SFI, des activités peuvent être modifiées / rajoutées.

 

 

 

Stage à mi-temps débutant début janvier pour une durée de 6 mois

 

CANDIDATE PROFILE

Required

•  Fluent in French and English with the ability to draft clear and concise guidelines/instructions and other written communication in both languages
•  Experience using SQL to summarize, analyse, and modify data housed in a relational database such as MySQL
• Strong MS Excel skills
• Willingness, enthusiasm, and availability to travel to and work in different field settings

Desirable

•  Some programming/scripting experience or training   
•  Experience deploying and/or providing support for an enterprise level information system with experience in health IS and IT specifically being a distinct advantage
• Experience implementing and/or maintaining another health information system such as openMRS or DHIS2
• Experience conducting business analysis
• Training or experience in healthcare, healthcare management, public health, or epidemiology
• Field experience in developing countries, preferentially, but not exclusively, with MSF
• Experience in training is a significant asset
• Good communication skills, team spirit

CONDITIONS

•  Field contract, 1 year,
•  Full time position based in Brussels, 60% of the time spent abroad
•  Salary according to MSF-OCB Field salary scale
•  Reports to the Data Integration Officer
• Starting date: as soon as possible

Deadline for applications: February 2, 2015

Please submit all applications only by email to: Caroline Maes, caroline.maes@brussels.msf.org stating Health IS MIO position in the title

Please submit only one file containing your CV and cover letter and name the file with your last name only

Only short-listed candidates will be contacted

www.msf.be

BACKGROUND

The Medical Department (MED) provides technical support on medical issues and strategic guidance for the operations of MSF’s Operational Center of Brussels (OCB). The department is composed of advisors in various fields, among them health informatics. The medical department’s health informatics support to operations facilitates the collection and analysis of data for project monitoring and epidemiologic surveillance.

The Health Information System (HIS) Mobile Implementing Officer (MIO) is responsible for initial field deployment and ongoing support in the field and in HQ of OCB supported health information systems. The MIO spends 60% or more of his or her time in the field and is the key onsite representative of the health information unit to the field. The core application the MIO will deploy and support is the Medical Information Network for Operational Support (MINOS) which is a custom software application developed by the in-house Information Technology and Information Services (IT/IS) Unit. The system is used to manage the aggregate medical data from our field operations including intra-organizational transmission of data and to automate the production of trends of standard medical indicators.

OBJECTIVES OF THE POSITION

The MIO works at least 60% of the time in the field to assist in all aspects of the design, customized project level implementation, and ongoing support of information systems, MINOS in particular, that enable efficient and effective data collection, transmission, analysis and reporting on medical operations. While the MIO is the key onsite service provider in the field, s/he works in the headquarters as well to provide expertise and support at all organizational levels relating to OCBs health information systems. 

JOB PROFILE

Field based support

• Install and configure software and MySQL database (variables and lists, data validation rules, data entry forms, reports, etc.) to meet the needs of the field and HQ
• Act as a change agent providing leadership and support to field project managers to facilitate successful deployments
• Communicate with stakeholders before and after field visits to establish goals, resolve outstanding issues, and report on progress
• Train field personnel on supported systems and establish a network of “super users” capable of providing first-line support and training
• Assist in field testing and piloting HIS tools
• Perform data quality audits to identify when procedural and/or system related functions are not leading to good quality data; analyze and assist in correcting the problem and data
• Assist in the integration of HIS tools being used in the field potentially including the creation and/or customization of system interfaces
  

Business Analysis

• Assess and document the needs, opportunities and difficulties regarding routine medical data (collection, storage, transmission, analysis) in the medical services
• Assist in writing use cases in the field and HQ to inform new features, applications and system interfaces
• Develop and communicate recommendations to improve data quality and optimize the use of current features for project monitoring, surveillance, and decision making

 Ongoing support

• Monitor data quality and assist in the correction of identified data problems, including authoring and executing or ensuring the execution of SQL queries in the field as necessary
• Assist in the development, distribution, and maintenance of bilingual (French/English) end user documentation, training videos, courses
• Manage remote updates and reconfiguration of systems to keep them current with evolving project needs, goals and system features
• Provide HIS training to HQ staff or field personnel passing through Brussels
• Assist in handling or routing and following-up on incoming data related questions or system bug reports
• Assist in diagnosing software bugs and testing/deploying software patches
• Assist in day-to-day system administration (e.g. maintenance of translation files used to provide multi-lingual software and reports, update system documentation and logs)