Belgium

1. EXPERIENCE

Essential

 Proven experience of effectively leading grants, finance and office-related teams (At least 5 years experience) and line-managing and mentoring other staff members.

• Proven experience in effectively managing grants, including project budgeting, financial reporting and auditing (at least 5 years experience).
• Proven project management experience, showing an ability to proactively manage a complex team and portfolio of projects and processes to ensure high quality delivery within available resources.
• Experience of strategy planning, budgeting and organisational development.

  Desirable

•  The above experience in an international network of NGOs and in the development sector.
• Recent experience of managing grants from European institutions.
• Proven experience of managing projects as a lead member of multi-country consortia.

  2. APTITUDE, SKILLS AND KNOWLEDGE

 Essential

• Excellent communication skills in English, both written and oral.
• First class people skills, with a proven ability to motivate, lead and manage teams, and to negotiate with and convince others, particularly externally. This includes a desire and ability to invest in partner capacity development, including partners from the Global South, to help joint working improve.
• Excellent project management skills, and proven ability to focus on delivering high quality results on time, while planning to prevent pinch points and stress.
• Good understanding of finance and accounting, in order to oversee and support colleagues’ work.
• Understanding and interest in key development issues especially those relating to development finance

 Desirable

• Knowledge of current EC grant management (preferably in the development sector) and other donor processes.
• Proficiency in French. Spanish also an advantage.

  3. VERY STRONG COMMITMENT TO EURODAD’S OBJECTIVES

 

Application deadline: 18th January 2016 before midnight Central European Time. 

 

This challenging and exciting role is key to the success of the leading European NGO network on finance and international development. You will lead a team charged with ensuring that Eurodad remains well funded, that grants, finances human and other resources are managed effectively, and that the organisation continues to develop.  You will use your experience of grants management to make sure Eurodad meets all funders’ requirements, and that resources are managed to allow Eurodad staff to focus on delivering the change we want to see in the world. A skilled negotiator and strong communicator, you will lead and mentor a small but expanding team, and develop strong and supportive relationships with colleagues and many external implementing partners.  A first class planner and project manager, you will take on a wide responsibility for ensuring Eurodad remains effective, efficient, and the Director and Eurodad’s highly motivated staff have the support they need to deliver on our vital and ambitious agenda for global economic justice. 

 

Role Profile

A. LEADING THE FINANCE AND OFFICE TEAM  (50%)

• Lead a team currently comprising: one Grants Officer, one Finance and Accounting Officer and one Grants, Events and Admin Officer, but planned to expand to include a Fundraising Coordinator, and potentially additional grant officers, depending on workload, and managing other interns and volunteers as necessary. This includes overseeing their work to ensure high standards, including rigorous quality assurance of outputs, and supporting their learning and capacity development. 
• Ensure appropriate division of responsibilities within the team to ensure all team objectives are achieved, and plan to make sure workloads are manageable throughout the year. This will include identifying areas of work that need to be contracted out, and hiring appropriate consultants to do this. The responsibilities of the team include:
• Human resource policies and systems, including administration of recruitment 
• Financial management systems (including Budgets, forecasts and other financial analysis and reporting, Books, Accounts, tax year end and closing, Payments, payroll, cashflow management and audits)
• Fundraising and grant management systems, including reporting schedules and monitoring systems. 
• Office management, including procurement contracts and insurance, purchasing and liaison with building management 
• IT
• Arrangement of meetings, events and travel
• Ensure that systems in all the above areas are well documented, understood, followed and improved. 

B. GRANTS MANAGEMENT AND FUNDRAISING (50%)

• Managing relationships with funders:
• Oversee all reporting deadlines and ensure that all funders’ requirements are met (including, for example, the European Commission, governments, Eurodad members and private foundations). 
• Ensure our overall portfolio of funding is well managed to ensure that resource use is maximised, funders requirements (such as co-funding) are met, and Eurodad meets its annual target of contributions to reserves.  
• Actively renegotiate with donors changes to agreed budgets, where necessary.
• Oversee Eurodad members’ financial contributions, including ensuring fees are paid on time and dealing sensitively and appropriately where they are not. 
• Support the Director and other staff to build and maintain positive relationships with funders and key contact staff, as required.
• Managing relationships with partners
• Negotiate grant budgets with lead partner (where this is not Eurodad) and with grant partners (when Eurodad is leading) and ensure grants are received (others leading) and paid out (where Eurodad is leading) on time.
• Build and maintain relationships with relevant staff in partner organisations to ensure timely and appropriate exchange of information concerning budgets & accounts, agree Memoranda of Understanding and support partners when required.
• Ensuring we deliver
• Oversee the delivery of agreed outputs for all grants, including ensuring partners have delivered as agreed, and met reporting requirements, and identifying difficulties with relevant policy lead and ensuring they are addressed appropriately and in time.
• Summarize progress in overall delivery of agreed outputs/outcomes, and budget expenditure with the relevant Policy lead on a quarterly basis, and agree what to do to rectify any outstanding issues.
• Fundraising
• Ensure Eurodad’s fundraising strategy is well coordinated and Eurodad’s fundraising strategy and pipeline is well coordinated. 
• Make sure that new proposals are delivered on time and that budgets are accurate, realistic and fit within Eurodad’s overall organisational growth plan.

C. GOVERNANCE, HUMAN RESOURCES & ORGANISATIONAL DEVELOPMENT (25%)

• Human resources
• Ensure Eurodad’s human resources policies and systems are up to date with current HR best practice and relevant legal developments, and understood by staff, and new or amended policies agreed with the Director as needed, and after appropriate consultation with staff.
• Oversee the process of selecting new staff members to ensure our systems are designed to allow for effective selection of high quality staff.
• Eurodad good governance 
• Ensure effective management of key organisational processes including board meetings, general assemblies and internal planning days.
• Ensure the Eurodad team and office has the resources and systems necessary to function efficiently, and represent the grants, finance and office team in management team meetings.
• Organisational Development
• Monitor the implementation of Eurodad’s Strategy Implementation Plan, and take responsibility for all improvements of internal systems in your area, including a new Human Resources Handbook and IT upgrade, and contribute to other initiatives, including those shared across the whole organisation, such as a new monitoring, evaluation and learning framework. 
• General

This role description is not prescriptive and the post-holder may be required to undertake other responsibilities reasonably required by the Director in order to fulfil the purpose of the role.

• Vous êtes un professionnel de la santé (médecin ou infirmier), avec une formation en santé maternelle, reproductive et infantile, et idéalement un Master en Santé Publique • Vous avez au moins 5 ans d’expérience professionnelle significative dans un pays à faible ou moyen revenu, en santé maternelle, néonatale, infantile et reproductive, idéalement dans le handicap • Vous maîtrisez les concepts et méthodologies en santé publique • Vous connaissez la gestion de projet, et l’ingénierie de formation • Vous maîtrisez le français et l’anglais, idéalement l’espagnol

Handicap International est une association à but non lucratif, sans affiliation politique ou confessionnelle. Elle repose sur un réseau d’associations structurées en Fédération, œuvrant de manière constante à la mobilisation des ressources, à la gestion des projets et à la mise en œuvre de la mission sociale. Depuis sa création en 1982, Handicap International a mis en place des programmes de développement dans plus de 60 pays, et intervient dans de nombreuses situations d'urgence. Au siège, les programmes sont pilotés par deux directions opérationnelles distinctes : - La Direction de l’Action de Développement (DAD) ; - La Direction de l’Action Humanitaire (DAH) en lien étroit avec la Direction des Ressources Techniques (DRT) La Direction des Ressources Techniques (DRT) est composée de 6 unités qui fournissent un soutien technique et un cadre aux 60 programmes de Handicap International dans le monde. Elle permet d'assurer la qualité de nos méthodologies et interventions. CONTEXTE Au sein de l’unité « Santé et Prévention », il s’agit de remplacer le référent technique santé maternelle et infantile qui a évolué en mobilité interne. Le domaine Prévention et Santé travaille de façon rapprochée avec les autres domaines techniques (Réadaptation, Services sociaux et économiques, Soutien à la société civile, Urgences et Mines) dans une approche intégrée qui a comme objectif la pleine participation des personnes handicapées et vulnérables dans tous les aspects de la vie quotidienne. OBJECTIFS DU POSTE : Sous la supervision du responsable de Domaine Prévention et Santé, vous serez en charge de la référence technique sur les projets du champ d'action de Handicap International en Santé maternelle, néonatale et infantile. Ce champ d'action s’articule selon plusieurs axes : • Prévention primaire, secondaire et tertiaire des déficiences liées à la SMNI chez la mère et l’enfant • Amélioration de l'accès aux services de santé pour les femmes en situation d'handicap RESPONSABILITES : Vous êtes en charge de la gestion du portefeuille de projets, ainsi que de la gestion des connaissances et savoir-faire de l'association pour les projets de santé maternelle, néonatale, infantile. Vous travaillez en lien étroit avec les autres référents techniques de Handicap International en fonction de l'orientation des projets, notamment les référents techniques Santé de la reproduction, santé mentale, maladies non transmissible et réadaptation fonctionnelle pour les aspects de stimulation et rééducation précoce de l'enfant handicapé ou de la mère. ACTIVITES: • Vous développez et faites la promotion les compétences et savoir-faire individuels et collectifs de l’association dans son champ professionnel • Vous accompagnez la conception et la mise en œuvre des projets en veillant à leur cohérence par rapport au mandat et aux positionnements professionnels de l’association • Vous contribuez à la qualité des ressources humaines des projets en lien avec le DP et les RH siège • Vous élaborez et diffusez des approches, savoir-faire et positionnements professionnels dans le champ de la SMNI • Vous assurez la gestion administrative et financière du secteur Cela implique d’effectuer 3 à 5 missions par an sur le terrain et des déplacements entre le Centre Opérationnel Bruxelles et la Fédération à Lyon Vous serez également amené à travailler sur les projets suivants : - fournir un support technique thématique à l’Accord cadre DGCD en cours (de 10 à 20% du temps de travail) concernant RDC, Rwanda, Burundi pour l’Afrique et Laos, Vietnam et Cambodge pour le Sud Est Asie - participer à la définition des axes stratégiques d'intervention DGD pour la SMNI concernant la prochaine phase 2017-2020 - accompagner les programmes dans leur relation avec les bailleurs principaux en SMNI ( AFD, DGD, GIZ, Usaid, GCCA, selon les demandes et possibilités - participer activement à la diffusion du document cadre sur la SMNI et veiller à son application sur les terrains; - participation à deux congrès internationaux sur la thématique pour assurer le rayonnement du savoir faire HI en SMNI

Profil et compétences • Fonction généraliste requérant une expérience pertinente de 4 à 5 ans dans minimum deux des trois domaines suivants:  - Quality management,  - M&E et Accountability au niveau organisationnel,  - Risk Management • Bilingue FR/NL et très bonne connaissance de l’anglais. • Esprit analytique et synthétique • Très bon communicateur/trice, doté d’une bonne plume. • Aptitudes de conceptualisation • Aptitudes à structurer et prioriser les tâches • Aptitudes à conseiller Plan Belgique vous offre • Un contrat temps plein à durée indéterminée pour une entrée en fonction immédiate • Un salaire conforme au secteur et incluant des avantages extralégaux • Une politique active de formation • Un environnement de travail au centre de Bruxelles, desservi par tous types de transports en commun Intéressé(e) ? • Pour plus d’informations sur Plan, surfez sur www.planbelgique.be • Envoyez vos CV et lettre de motivation avant le 10 janvier 2016 à job@planbelgique.be, avec en titre de mail la référence Quality 2016 L’ONG Plan Belgique prône l’égalité des chances et s’engage pour la protection des enfants et l’équité du genre. Nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs. Dans ce cadre, le/la candidat(e) choisi(e) devra se conformer à la Politique de Protection de l’Enfant en vigueur dans l’organisation.

Depuis 1983, l’ONG Plan Belgique, membre de la coalition internationale Plan, agit avec et pour les enfants les plus vulnérables du Sud et leur communauté afin de lutter contre la pauvreté, l’injustice, les inégalités. Dans 50 pays parmi les plus pauvres d’Afrique, d’Asie et d’Amérique latine, nous leur donnons la chance de faire valoir leurs droits et de changer leur avenir. En Belgique, nous sensibilisons le grand public, récoltons des fonds, mettons les droits de l’enfant au cœur de l’agenda des écoles, des médias et des politiques. La recherche de la qualité est l'un des objectifs fondamentaux de l'organisation. Plan Belgique (PB) est actuellement à la recherche d’un(e) QUALITY MANAGEMENT EXPERT pour prendre en charge les tâches suivantes : • Développer et suivre l’approche de gestion de la qualité, en ligne avec la vision et la stratégie de PB : stimulation d’une culture de gestion de la qualité au sein de l’organisation, implémentation et affinement de la stratégie de Management de la Qualité existante, organisation de moments de réflexion sur l’amélioration de la qualité • Développer et suivre l’approche de Monitoring et d’Évaluation : développement de l’approche M&E de l’organisation, conseil à la direction et au management dans la mise en place et l’évaluation des plans d’action de l’organisation et des départements, formulation de points d’amélioration relatifs aux processus M&E • Développer et suivre la Gestion des Risques : développement et affinement de l’approche de Gestion des Risques de PB, suivi du Registre et de la Matrice des Risques de PB, suivi de la gestion des risques dans les plans d’action, établissement et suivi de rapports. • Promouvoir la durabilité : être le promoteur de la durabilité et de la diminution de l’empreinte écologique de l’organisation, stimulation de la durabilité dans les achats, l’utilisation et la consommation de biens et de services • Stimuler l’apprentissage organisationnel : élaboration d’une approche pour l’apprentissage organisationnel, l’organisation de moments d’apprentissage et d’échanges de l’équipe, encouragement du transfert et de l’archivage des connaissances • Représentation et expertise : représenter PB dans les réseaux professionnels de management de la qualité, dans le secteur, ainsi qu’au sein de la Coalition internationale Plan, développement de l’expertise, rapportage relatif au management de la qualité envers la Coalition internationale Plan

De formation en Sciences Politique, Sociologie, Développement et Actions Humanitaires, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans ce domaine. Vous avez une excellente connaissance de l’anglais et du français et vous maitrisez les outils informatiques. Votre capacité d’écoute et de gestion du stress, votre autonomie, et votre réactivité seront des atouts essentiels afin de mener à bien votre mission.

Handicap International est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Handicap International est une association à but non lucratif, sans affiliation politique ou confessionnelle. Elle repose sur un réseau d’associations structurées en Fédération, œuvrant de manière constante à la mobilisation des ressources, à la gestion des projets et à la mise en œuvre de la mission sociale. Pour plus d’information sur l’association : http://www.handicapinternational.be/ CONTEXTE DE TRAVAIL : Le « desk » AGL-H est en charge du suivi à partir du siège de Bruxelles des programmes localisés dans la région de l’Afrique des grands Lacs et en Haïti DESCRIPTION DU POSTE : Responsabilité 1 : accompagner le développement d’un portefeuille de projets • Appuyer et accompagner les équipes du desk dans le montage de projets (planification-suivi-évaluation). Plus spécifiquement en ce qui concerne l’Accord cadre DGD, il est prévu un investissement d’environ 20% du temps de travail du chargé de projets COB au moment de l’élaboration de la proposition d’Accord-cadre (actuellement tous les trois ans), en collaboration avec la DRT et sous l’impulsion du secteur programme de l’ANB, en « mode projet ». • Appuyer et accompagner les équipes du desk dans l’élaboration des documents « projets » à destination des bailleurs ; A ce titre :  Développer au niveau du desk une connaissance accrue des financements et bailleurs sur la zone, et assurer un rôle d'interface avec les programmes et le service Stratégie Financière Programmes ;  Opérationnaliser les recherches de financements sur la base des objectifs et des approches fixées par son Responsable géographique ;  Responsable du suivi des échéances projets et du contrôle-qualité des documents soumis aux bailleurs (propositions de projets, rapports, amendements, …) Plus spécifiquement en ce qui concerne l’Accord-cadre DGD, il est prévu environ 10% du temps de travail du chargé de projets COB pour qu’il puisse assurer l’accompagnement méthodologique, le suivi des échéances et le contrôle qualité des documents DGD, également en collaboration avec la DRT et sous l’impulsion du secteur programme de l’ANB, en «mode projet». • Le cas échéant, responsable des projets (ou « dispositifs ») régionaux de sa zone. Responsabilité 2 : accompagner la gestion d’un portefeuille de projets de l’association afin d’en garantir une mise en œuvre qualitative, dans le respect des moyens et des cadres impartis • Venir en appui aux programmes du desk sur tous les aspects méthodologiques et organisationnels des projets • Sur la base du plan d’action et des cadres opérationnels des programmes de son Desk, participer au pilotage stratégique du Desk et contribuer au contrôle qualité des projets par la mise en place et le suivi d’indicateurs. Systématiser la production de données qualitatives et quantitatives sur les actions de son desk. • Contribuer au processus de management des connaissances, notamment en veillant aux processus de capitalisation d’expérience, et en informant de façon appropriée les services et directions responsables du management des connaissances et de la politique de communication (grand public, professionnelle, etc.). • En tant qu’interface principale sur l’opérationnalisation des projets, assurer une coordination fluide et réactive entre les programmes et les autres services du siège, notamment la DRT (autorité scientifique), les ressources humaines, le contrôle de gestion, le service SFP, la communication, … • Participer à la gestion des ressources humaines des projets. • Améliorer et développer les outils de communication interne au sein du desk. • Veiller au respect des échéances. • Sur délégation de son responsable, représenter et communiquer en externe sur les activités de l’association dans la zone. • Participer et contribuer aux dynamiques de la structure. Rémunération : selon expérience + langues + chèques repas + assurance groupe + assurance hospitalisation Prise de poste: idéalement au 1/2/2016 Pour postuler, envoyer CV + lettre de motivation à bruno.lemaire@handicap.be ou via notre site www.handicap.be