Belgium

Knowledge, qualifications and experience

• Solid knowledge and experience of financial and administrative management EU funded projects
• Solid knowledge and experience in financial and administrative management of an office
• Solid knowledge and experience in liaising with accountants, auditors and Belgian regulations and administration

Skills and abilities

• Excellent English and French
• Organised, with an eye for detail in financial and administrative management
• A positive problem-solving approach
• Ability to work with a team-spirit
• Creativity, flexibility, self-motivation and the ability to prioritise workloads to meet deadlines and cope with pressure
• Good interpersonal skills and communication skills proven ability to work as an effective team-player and to collaborate with others

Personal qualities

• Commitment to and compliance with Saferworld’s safeguarding principles
• Commitment to respect and value equality and diversity, and understanding of how this applies to own area of work
• Commitment to own continuing personal and professional development
• Commitment to the vision, mission and values of Saferworld

Other requirements

• Willingness to travel to Saferworld’s London office.

Application process

To apply: Download and complete an application form at http://www.saferworld.org.uk/jobs/jobs and send to jobs@saferworld.org.uk (Ref: EUF&A)
Deadline for applications: 31 July 2020
We would like to fill this post as soon as possible so applications will be assessed on a rolling basis – applicants are encouraged to submit their completed form promptly

 

 

 

Saferworld is an independent international organisation working to prevent violent conflict and build safer lives. We work with people affected by conflict to improve their safety and sense of security, and conduct wider research and analysis. We use this evidence and learning to improve local, national and international policies and practices that can help build lasting peace. Our priority is people – we believe in a world where everyone can lead peaceful, fulfilling lives, free from fear and insecurity. We are a not-for-profit organisation operational in 12 countries across Africa, Asia and the Middle East.
Globally, we advocate for international security and development policies that are conflict sensitive and create conditions for sustainable peace. Our long-standing work on arms control, peacebuilding responses to terrorism and migration, the Sustainable Development Goals, and Gender, Peace and Security makes us well positioned to push for these issues at European and international levels.
We are seeking an experienced Finance and Administration Officer to join our team in Brussels, Belgium. The post-holder will have substantial knowledge and skills in financial management. S/he will also have experience in relation to funds clearance and project approval for accounting, auditing and donor purposes. S/he will have solid knowledge and experience of financial and administrative management EU funded projects.
Saferworld is committed to providing a safe and trusted environment that safeguards our staff, partners and communities. Our organisational integrity is derived from the values and principles that underpin and guide our work.

Job purpose:
The post-holder will be responsible for maintaining financial, administrative systems as well as making logistical arrangements and ensuring the smooth and efficient management of the administration and financial systems for our EU office in Brussels.

Financial management

• Handle invoice payments/finance requests
• Reconcile bank statements and expenses and provide monthly financial reports to the accountant and UK office
• Preparation of documents for the auditors
• Preparation for board meetings, tax declarations, publication of costs, transparency registry
• Grant financial payments and financial management including reconciliations, notably for the EU China project
• Liaise with EU team, finance team, China team and the accountant
• Contribute to a computerised accounting system in line with agreed procedures (SUN system)
• Ensure agreed reporting dates are maintained and financial policies adhered to
• Ensure expenses are authorised and processed in accordance with agreed procedures
• Monitor project and organisational spending to ensure it is to agreed budgets.
• Petty cash maintenance
• Prepare fund requests and expenditure reports
• Prepare reports for fundraising purposes
• Prepare and maintain books of accounts, annual budget, financial reports in line with donor and in-country compliance
• Conduct and maintain records of all financial transactions Office administration
• Develop and maintain effective office systems, ensuring these are consistent with

Saferworld’s operating requirements.

• Travel bookings
• Provide administrative support to members of staff as required
• Deal with general communications to service providers
• Develop and manage a filing system in the EU office
• Assist with the preparation of official correspondence
• Maintain and update the contacts data base and activities list
• Perform other administrative and organisational tasks assigned.
• Maintain vendor’s list useful for office purchases, services and maintenanceDevelop and implement a plan in line with CESI recommendations

Logistics

• Provide logistical support for visitors and Saferworld staff visiting Brussels and EU team and partners travel.

Key working relationship

• EU office team, London finance team, China team, Global Policy and Advocacy team, Human Resources in London, Accountant, Auditor, Belgian social secretariat and administration.

Scope and accountability
Decision making and limits of authority

• Management of financial and administration day to day operations with oversight from Head of EU office and in liaison with London finance team
• Monthly reporting

Financial resources

• Annual budget of approximatively 500,000 euros
• Processing of financial transactions
• Funding generation

Other resources

• Responsibility for information database, quality and accuracy of data (information for accountant and auditors and SUN system)
• Responsibility of contacts/ activities list
• Responsibility to ensure EU office compliance with Saferworld’s financial policy and procedure manual

Legal, regulatory and compliance responsibility

• Ensure all accounts are completed and recorded in line with both Belgian financial regulations and EU project regulations

Le candidat idéal/La candidate idéale

• A un diplôme en communication, journalisme, lettres, traduction ou équivalent.
• Maîtrise parfaitement le français ou le néerlandais. Très bonne connaissance de l’anglais.
• Est intéressé par la thématique des droits humains dans des pays fragiles.
• Est particulièrement à l'aise avec les outils informatiques.
• A une pratique des réseaux sociaux, et de manière générale, une pratique en techniques de communication, journalisme, community management... (capacités rédactionnelles, recherches et traitement d’informations, sensibilité aux supports photos, etc.).
• La connaissance des logiciels Wordpress et Mailchimp est un atout.
• Une bonne maîtrise de la suite Adobe.
• La connaissance de logiciels de montage vidéo est un atout.
• S’adapte facilement et apprécie de prendre des responsabilités.

Le.la stagiaire travaille sous la supervision du chargé de Communication.

Il.elle collabore principalement aux projets suivants :

• Gestion du site internet, de l’intranet, du blog, de la newsletter électronique et des comptes Facebook, Twitter, Flickr, Linkedin et Issuu d’ASF ; rédaction d'articles et mise en ligne.
• Animation de la communication interne.
• Soutien organisation conférence internationale Lawyering for Change
• Suivi des dons et des cotisations.
• Réalisation de vidéos (optionnel).
• Relecture d’études et de publications.

• Tâches administratives occasionnelles.

 

Profil

• Diplômé(e)  de l’enseignement supérieur ou universitaire (Bio-ingénieur - Agroéconomiste - ou formation équivalente) ;
• Intérêt pour les thèmes de développement agricole (développement agricole, relations internationales et coopération, politiques agricoles, commerciales, financement…) ;
• Autonomie dans le travail ;
• Organisé(e), ayant le sens des responsabilités, l’esprit d’initiative, la capacité d’innovation ;
• Polyvalent(e) ;
• Planification et gestion des priorités ;
• Ecoute ;
• Rigueur dans les procédures ;
• Capacité de rédaction ;
• Rigueur et capacité d’analyse ;
• Animation et accompagnement des organisations agricoles ;
• Capacité à se mettre au service des organisations agricoles ;
• Disponibilité pour des missions (au Sud) ;
• Bonne connaissance de l’anglais ;

 

Expérience requise :

Expérience de minimum 2 ans en gestion de projets dans le domaine du développement agricole.

 

Conditions de travail et financières

Emploi à temps plein (37h50’ / semaine) et à durée indéterminée.

Durée et horaire: Temps plein de 37h50’ par semaine, réparti en semaine de cinq jours.

Horaire de travail : du lundi au vendredi: de 9.00 h à 13.20 h et de 14.00 h à 17.30 h. Des modifications dans l'horaire de travail peuvent être envisagées en concertation entre l’employeur et l’employé.

Lieu de travail habituel : au siège de l’organisation, Bld Léopold II, 184D, 1080 Bruxelles.

Il sera exigé une disponibilité lors de l’organisation d’événements et de mission de visites de terrain en Belgique et à l’étranger conformément aux dispositions de la Commission paritaire 329.02.

Contrat d’employé à durée indéterminée avec salaire mensuel au barème CSA avec en outre les avantages suivants.

• Titres-repas par jour presté, comprenant une participation de l'employé.
• Frais de déplacement domicile – lieu de travail en transports publics pris en charge par l’employeur.
• Assurance hospitalisation.
• Prime de fin d'année après 4 ans d'ancienneté et une demi-prime après 2 ans d’ancienneté, selon les résultats financiers globaux du CSA. 
• Prise de fonction souhaitée : Juillet - Août 2020

 

Prière d’envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de motivation pour le 12 juillet 2020 au plus tard à l’attention de : Madame Thérèse Bintoma, Collectif Stratégies Alimentaires ASBL à l’adresse électronique suivante : emploi@csa-be.org  avec la mention « candidature chargé(e) de projets » dans l'objet du mail.

 

Conditions ACS (qui devront être attestées par ACTIRIS) :

• Habiter la Région de Bruxelles-Capitale ;

• Posséder un diplôme lié à la fonction requise ;

• Ne pas faire partie du conseil d’administration de l’ASBL qui vous engage.

ET vous devez également répondre à l'un de ces critères :

• SOIT être inscrit comme chercheur d’emploi inoccupé auprès d’Actiris et fournir la ou les attestation(s) qui prouvent que vous répondez à l’une des conditions suivantes :
  • avoir été inscrit comme chercheur d’emploi inoccupé pendant 6 mois au moins auprès d’un service public d’emploi d’un Etat faisant partie de l’Espace économique européen au cours des 12 mois qui précèdent l’engagement ;
  • bénéficier du droit à l’intégration sociale ou de l’aide sociale et avoir bénéficié pendant 6 mois au moins d’un revenu d’intégration ou d’une aide sociale au cours des 12 mois qui précèdent l’engagement.
• SOIT être chômeur complet indemnisé ou chercheur d’emploi bénéficiaire du droit à l’intégration sociale et remplir l’une des conditions suivantes :
  • être âgé de 40 ans au moins ;
  • être engagé par un établissement d’enseignement reconnu par la Communauté française ou flamande;
  • être engagé par un organisme d’accueil d’enfants de moins de 12 ans ;
  • être engagé en remplacement d’un agent qui interrompt sa carrière ;
• SOIT être chercheur d’emploi :
  • dont le droit aux allocations de chômage a été suspendu pour cause chômage de longue durée ; conformément aux articles 80 à 88 de l’arrêté royal du 25 novembre 1991 ;
  • handicapé qui bénéficie des allocations de remplacement de revenus ou d’intégration (loi relative aux allocations aux personnes handicapées du 27 février 1987);
  • sportif de haut niveau présenté par une fédération sportive agréée par la Communauté flamande ou la Fédération Wallonie Bruxelles. 

Chargé(e) de projets : Bio-ingénieur - Agroéconomiste - ou formation équivalente

 

Le CSA est une ONG développement créée en 1985 qui veut promouvoir l’agriculture durable et la sécurité alimentaire par le renforcement des organisations agricoles et la promotion de la souveraineté alimentaire dans les différentes régions du monde. Le CSA est l'agri-agence de la Fédération Wallonne de l'Agriculture (FWA), de l’Union des agricultrices wallonnes (UAW) et la Fédération des jeunes agriculteurs(FJA).

Les actions du CSA visent à réorienter, en ce sens, les politiques agricoles et commerciales et à renforcer les associations paysannes, identifiées comme moteurs d’une agriculture durable au travers la viabilité de l’agriculture familiale (www.csa-be.org).

 

Le Collectif Stratégies Alimentaires recherche deux chargé(e)s de projets : Bio-ingénieur - Agroéconomiste - ou formation équivalente à temps plein et à durée indéterminée, pour ses projets d’éducation à la Citoyenneté Mondiale et Solidaire (ECMS) en Belgique et d’appui aux partenaires au Sud (Afrique des Grands Lacs, Afrique de l’Ouest, Asie du Sud-Est).

Pour l’un de ces postes, le candidat doit être dans les conditions ACS. Merci de les vérifier et d’en attester dans votre courrier.

 

Contenu général du travail - description des fonctions

Au Nord, le (la) chargé(e) de projets participera à la mise en œuvre du programme ECMS du CSA en collaboration avec l’équipe ECMS.  Ce programme vise à susciter, en Wallonie, la réflexion et les débats sur divers enjeux de l’agriculture familiale.  Il s’adresse en particulier aux agriculteurs wallons et aux organisations agricoles FWA, UAW et FJA. Il fait également intervenir les agriculteurs et organisations agricoles des pays du Sud.  Un volet plaidoyer vise également à améliorer l’environnement socio-économique des exploitations familiales en Europe et dans les pays du Sud. 

Il (elle) interviendra également dans l’appui à la recherche des financements ainsi qu’à l’alimentation du site web et la gestion de la newsletter en collaboration avec la responsable communication.

Au Sud, le (la) chargé(e) de projets assurera d’une part, le suivi administratif et financier des projets et d’autre part, l’accompagnement des organisations agricoles et le suivi technique des projets.

Les tâches consisteront essentiellement en :

• Suivi de projets de développement en Afrique des Grands Lacs, Afrique de l’Ouest et Asie du Sud-Est

• Suivi de projets des organisations de producteurs partenaires depuis Bruxelles et via des missions de terrain ;
• Participation aux programmes de renforcement des capacités des partenaires dans les domaines suivants : systèmes de production agricoles durables, suivi des exploitations agricoles, organisation coopérative et transformation de produits agricoles.

• Mise en œuvre et suivi du programme d’Education à la Citoyenneté Mondiale et Solidaire (ECMS)

• Conception, organisation et animation des activités du programme ECMS en partenariat avec les organisations agricoles wallonnes FWA, UAW et FJA et en collaboration avec l’équipe ECMS
• Réalisation d’études, d’analyses et d’articles
• Capitalisation des activités
• Contribution au suivi des politiques agricoles, commerciales de coopération.
• Suivi-évaluation et rapportage du programme.

 

 

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Profil :

*Vous adhérez aux valeurs, à la mission et à la vision d'Action Damien et vous démontrez de l'enthousiasme pour notre organisation.
*Vous êtes motivé.e, sociable, communicatif.ve et avez le talent organisationnel nécessaire.
*Vous avez déjâ travaillé avec, recruté et motivé des bénévoles.
*Vous êtes intéressé.e par le monde des ONG et le secteur de l'éducation.
*Vous savez travailler en équipe, mais aussi de manière indépendante.
*Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques habituels (Office 365) et les réseaux sociaux.
*Vous voyez des opportunités et vous aimez les projets croisés.
*Vous êtes prêt.e à travailler le soir et le week-end selon un horaire flexible.
*Vous êtes bilingue néerlandais/français et vous comprenez et parlez l'anglais.
*Vous avez un permis de conduire B.

Nous offrons :

*Un travail socialement pertinent et engagé dans une organisation en croissance avec des employés motivés.
*Un contrat temps plein à durée indéterminée.
*Un acceuil approprié, un coaching et une formation continue.
*Une rémunération correcte (assurance hospitalisation, assurance groupe) et un support matériel pour l'accomplissement de la fonction (gsm, voiture de société).

Intéressé.e?

Alors envoyez-nous votre CV + lettre de motivation avant le 17/07/2020 à marie.vanhauw@actiondamien.be.
Pour plus d'informations, vous pouvez contacter Jacques Ryon au 0478/791487.
Vous pouvez également consulter notre site web : actiondamien.be ou nos réseaux sociaux : Facebook, Instagram, LinkedIn et Twitter sous le profil "Action Damien".

Action Damien est une ONG médicale belge qui veut faire la différence dans la lutte mondiale contre la lèpre, la tuberculose et d'autres maladies négligées. L'accent est mis sur l'accès aux soins de santé de qualité et sur la réinsertion sociale des patients atteints de la lèpre et de la tuberculose. Le département Volunteer Work à Bruxelles recherche un.e responsable volontaires et écoles pour renforcer son équipe. Vous êtes le lien direct entre Action Damien et le réseau de bénévoles.

Fonction :

*Avec les autres responsables, vous donnez forme au réseau de volontaires (recrutement, communication, coaching, soutien, développement stratégique et optimalisation) dans le but de sensibiliser et de récolter des fonds pour nos projets.
*Vous participez à la préparation et à l'exécution des campagnes récurrentes annuelles (dont la campagne de janvier). Vous faites aussi le suivi de la vente des produits Action Damien (entre autres, les fameux marqueurs). La stimulation et l'accompagnement d'autres activités de fundraising font également partie de vos tâches.
*Vous êtes une personne proactive qui s'investit dans le recrutement de nouvelles écoles et dans l'entretien des relations déjâ existantes avec les écoles. Vous participez aussi activement aux animations dans les écoles.
*Vous motivez aussi les jeunes, ainsi que les autres organisations volontaires, à s'engager activement pour Action Damien.