Candidate profile

• Masters level or equivalent. Supply chain or purchasing specialization would be welcome.
• At least 2 years of experience in a purchasing function
• Professional experience in Africa or Asia and/or an NGO experience would be a strong added value
• Ability for coaching and training
• Good knowledge of excel and ERP
• Organization skills
• Ability to work in a multi-cultural environment
• Proven diplomatic and listening skills
• Autonomous
• Fluency in French and English is required
  

Conditions

• Long term contract - full time - Work place (when not on the field): Brussels
• Ready to travel 50% of the time
• Hospital insurance (DKV) - pension plan - canteen - 100% reimbursement for public transport costs

Starting date: As soon as possible

Deadline for applications: before 31^th of Augustus 2017

Curriculum Vitae and cover letter (in English) to be sent by e-mail to Camille Dumonceau - Recruit-HQ-SC@brussels.msf.org with “FIELD/PURCHEXP” in the subject.

Context

 

MEDECINS SANS FRONTIERES is an international non-governmental organization today working in 60 countries. Our volunteers provide assistance to populations in distress and victims of conflict, without any discrimination on the grounds of race, religion, philosophy or political affiliation. The Supply Unit of the OCB (Operational Center Brussels) covers the entire supply chain management at international and local levels of the operations of MSF Belgium.

As part of it, the purchasing direction is responsible for the global purchases, headquarters purchases and field local purchases, looking after a total of around 100 M of purchase budget. Our aim is to improve the efficiency of OCB purchases with optimization and expertise support, through a comprehensive purchasing approach on all these areas.

To help us achieve this objective, we are recruiting a purchasing expert to strengthen the field purchasing support team.

Job Profile

Under the supervision of the Purchasing Director, the Field Purchasing Expert will contribute to develop the level of purchasing competencies and the purchasing strategic approach on the field through:

• Field assignments including (up to 50% of the time):

1. Training in procurement domain
2. Coaching to supply managers /officers, procurement managers and purchasers
3. Technical support for specific instances (procurement strategy definition, market assessments, negotiations contract, etc…)

• Remote field support from the headquarters including:

1. Briefing of expatriates when relevant
2. Training in procurement domain
3. Remote technical support
4. Development of the relevant guidelines, policies, procedures, tools, indicators and training course

Formation

 Un diplôme universitaire, de préférence en sciences économiques et gestion 

Connaissances et expérience

•   Au moins 5 ans d’expérience en gestion comptable et financière et de préférence aussi en gestion des ressources humaines, dans un poste senior 
•   Expérience dans l’élaboration et la mise en place de processus de gestion financière et RH 
•   Excellente connaissance de la gestion d'une organisation (développement stratégique et organisationnel, gestion financière, gestion des ressources humaines, contrôle interne, suivi des KPI) 
•   Expérience dans la direction de processus de changements stratégiques et organisationnels, et expérience en tant qu’agent de changement 
•   Expérience avec les procédures des bailleurs de fonds (ex. DGD, ECHO, USAID) et avec le secteur de la coopération au développement est un atout 
•   Excellentes connaissances informatiques 
•   Bonne connaissance du français et de l’anglais ; la connaissance du néerlandais est un atout

Compétences

•   Fortes capacités en leadership et en people management. Capacité et expérience démontrées à diriger et motiver des équipes dans plusieurs pays
•   Excelle à prester dans un environnement dynamique, à inspirer les parties prenantes et à les engager avec enthousiasme dans un projet
•   Orienté-e résultats
•   Excellentes capacités de communication et de réseautage
•   Fortes capacités d’adaptation à un contexte changeant 

Attitudes

•   Partager les valeurs (respect, transparence et durabilité), la vision et la mission de Vétérinaires Sans Frontières
•   Faire preuve de respect des autres et des autres cultures
•   Avoir l’esprit ouvert, avec une attitude positive, qui inspire confiance
•   Être disposé-e à voyager régulièrement en Afrique

ORGANISATION

En Afrique, des millions de gens vivent de leur cheptel. Mais les soins vétérinaires sont souvent insuffisants. Lorsque les éleveurs perdent leurs troupeaux, décimés par la maladie, la sécheresse ou les conflits, ils perdent tout : leur fierté, leur culture, leurs économies et leur garde-manger. En soignant le bétail et en améliorant la production, l'ONG Vétérinaires Sans Frontières lutte aux côtés des populations locales contre la faim et la pauvreté.

Vétérinaires Sans Frontières est une ONG belge ayant son siège à Bruxelles et des bureaux régionaux en Afrique de l’Ouest et dans la région des Grands Lacs. Vétérinaires Sans Frontières soutient des programmes de développement dans 8 pays d’Afrique : Mali, Burkina Faso, Niger, RD Congo, Rwanda, Burundi, Ouganda et Tanzanie.

En Europe, Vétérinaires Sans Frontières entreprend des activités de sensibilisation et de plaidoyer auprès des professionnels de l’élevage, des décideurs politiques et des consommateurs sur l’importance de l’élevage familial et des modes de production et de consommation durables au travers des dialogues.

DÉFIS

Nous sommes une organisation dynamique, reconnue internationalement pour son expertise et la qualité de son travail. Nous venons d’entamer un processus de changement organisationnel pour que les services de support de l’organisation (Finance, RH, IT, Admin et Logistique) puissent mieux répondre aux attentes de ses clients.

Nous sommes à la recherche d'un-e Directeur/-rice des Services de Support pour relever les défis suivants : 

•   Améliorer l'efficience des services de support de l'organisation et la suivre au travers d’indicateurs clés de performances ;
•   Amener l’organisation vers plus de stabilité financière ;
•   S’assurer que les stratégies financière et RH de l’organisation renforcent la position de Vétérinaires Sans Frontières en tant qu’acteur reconnu pour son expertise en matière d'élevage.

RÔLE

Le-la Directeur/-rice est responsable du bon fonctionnement des départements des services support – Finance, RH, IT, Admin et Logistique – qu’il/elle dirige en tenant compte de la stratégie globale approuvée par le Conseil d'Administration. Avec son énergie, son enthousiasme et son leadership, il/elle inspire et motive les employé-e-s des différents départements service.

Le/la Directeur/-rice des Services Support rapporte au Directeur Général. Il/elle fait partie du Comité de Direction et rapporte aussi au Conseil d’administration pour les départements services.

RESPONSABILITÉS

•   S’assurer que les différents départements Services fonctionnent de manière optimale et décentralisée ;
•   Contribuer au développement stratégique de l’organisation ;
•   S’assurer que la stratégie pour tous les services (gestion financière, gestion ressources humaines, IT, etc) soit développée sur base de la stratégie globale ; 
•   S’assurer qu’un cadre motivant de gestion financière, comptable et de contrôle interne, de gestion des ressources humaines, IT, etc. soit développé/amélioré et mis en œuvre ;
•   Veiller à ce que l’organisation dispose de tableaux de bord financiers fiables et pertinents et en assurer la communication aux parties prenantes ; 
•   S’assurer que les rapports financiers soient produits et soumis de manière conforme aux exigences des bailleurs de fonds et veiller au bon déroulement des audits financiers ;
•   Diriger et assurer le coaching d’une équipe internationale.

COMMENT POSTULER ?

Merci d’envoyer avant le 30 septembre 2017 votre lettre de motivation, votre curriculum vitae ainsi que les noms et coordonnées de trois personnes de référence par voie électronique à director@vsf-belgium.org.

 

Les candidats doivent être éligibles à travailler dans l’Union Européenne.

 

Pour plus d’informations sur notre organisation : www.veterinairessansfrontieres.be

• Le/la stagiaire travaille sous la responsabilité des responsables de programmes ;
• Il/elle contribue à l’élaboration des divers documents relatifs à la gestion des projets (propositions, rapports etc.) 
• Il/elle participe à la capitalisation des résultats des actions, la synthèse des données collectées au niveau de chaque programme, la réflexion sur les orientations de programme ;
• Il/elle élabore des documents sur des sujets spécifiques relatifs aux programmes et aux problématiques de droit et de justice dans les contextes d’intervention de RCN Justice & Démocratie.

RCN Justice & Démocratie est une ONG belge qui développe des actions dans le domaine de la justice auprès des autorités engagées dans un processus d’instauration ou de restauration de l’Etat de droit et auprès de la société civile (www.rcn-ong.be). L’objectif est de contribuer à garantir le respect des droits fondamentaux de toute personne en défendant plus particulièrement le droit à la justice, ainsi que la protection des droits reconnus par les conventions internationales. 

 

RCN Justice & Démocratie travaille au Rwanda, au Burundi, en République Démocratique du Congo, au Tchad, au Sénégal et en Belgique. Les activités comprennent un appui technique aux institutions judiciaires ; le soutien à la formation d’acteurs de justice ; le renforcement des capacités opérationnelles des acteurs de la société civile œuvrant à la promotion de la justice et des droits humains ; la diffusion/vulgarisation du droit auprès de la population ; l’appui aux espaces de dialogue, de réflexion et d’échanges sur des questions de droit et de justice entre la société civile et les autorités judiciaires.

 

RCN Justice & Démocratie recrute un/e stagiaire Assistant des programmes :

 

Tâches :

• Le/la stagiaire travaille sous la responsabilité des responsables de programmes ;
• Il/elle contribue à l’élaboration des divers documents relatifs à la gestion des projets (propositions, rapports etc.) 
• Il/elle participe à la capitalisation des résultats des actions, la synthèse des données collectées au niveau de chaque programme, la réflexion sur les orientations de programme ;
• Il/elle élabore des documents sur des sujets spécifiques relatifs aux programmes et aux problématiques de droit et de justice dans les contextes d’intervention de RCN Justice & Démocratie.

Date de début et durée du stage : mi-septembre 2017, pour 3 mois.

Conditions : Remboursement des frais de transport, sur présentation des pièces justificatives. 

Pour postuler, envoyez CV+LM en français le 8 septembre 2017 au plus tard à Florence Liegeois, à l’adresse suivante : job@rcn-ong.be. 

 

RCN J&D se réserve la possibilité de finaliser la sélection avant la date de clôture de réception des candidatures. Merci pour votre compréhension.

 

Les candidats sont invités à préciser leurs disponibilités dans la lettre de motivation. 

 

Attention : Seuls les candidats retenus pour un entretien recevront une réponse. Merci de ne pas téléphoner.

PROFILE

Qualifications

Para-medical background: nurse or midwife

Work experience

• At least 6 months experience with MSF in the field.
• Knowledge of the MSF catalogues and guidelines
• Work experience in one of the OCs or supply centres is an asset.  

Specific skills

• Computer skills are essential
• Fluent in both English and French (reading and writing)
• Technical writing capacities
• Strong communication (diplomacy) and organizational skills

CONDITIONS

• Starting date:                           ASAP
• Contract:                                  Fixed-term at 50%
• Location:                                  Brussels, Belgium

Deadline for applications:   11 September 2017

 

Please submit your application only by email to:

IO-recruitment.gva@msf.org indicating “ITC Medical Assistant“ in the title.

Please submit your CV and cover letter in ONE file and name the file with your LAST NAME.

-Only short-listed candidates will be contacted-

MSF INTERNATIONAL

 

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international, independent, medical humanitarian organisation that delivers emergency aid to people affected by armed conflict, epidemics, healthcare exclusion and natural disasters. MSF offers assistance to people based only on need and irrespective of race, religion, gender or political affiliation.

MSF International is the legal entity that binds MSF’s 21 sections, 24 associations and other offices together. Based in Geneva, MSF International provides coordination, information and support to the MSF Movement, as well as implements international projects and initiatives as requested. MSF International also provides administrative support to the MSF Access Campaign.

CONTEXT AND RATIONALE

The International Technical Coordination ITC was originally created to maintain consistency in the choice of medical and non-medical articles between MSF sections in order to improve MSF interventions, while taking into account field realities. Proposed and developed by the logistics and medical departments, ITC was officially recognised at International level in 1994 and integrated into MSF International in 2006.

ITC core role is coordinating the expression of the demand of articles (medical and non-medical) and ensure it is properly translated for supply whose role is to fulfil that demand. The role of ITC is to coordinate decision making, to inform and advise decisional bodies but it is not responsible for taking decisions.

In 2016, UniData was implemented, which is the unique central article database of MSF that contains all the codes created in MSF[1], avoiding duplication, improving the articles description. Therefore it provides visibility on the expression of the demand and helps streamlining supply chain processes. UniData details all items available for the field and shares article changes with the Movement. It contains all standard and non-standard articles with their descriptions. UniData shares this article information with all relevant MSF staff and systems including the field.

The position of the ITC medical assistant is a position at the ITC in Brussels, to support the work of the ITC medical referent and medical data steward coordinator. The assistant should help to maintain the medical standards through contacts with the working groups, the QA coordinators, the ESC referents and resulting by the final validation by the medical directors.

With the new UniData platform the medical assistant is also a data steward in charge of checking the non standard articles in UniData: for the correct coding (code and labels) as well as the technical sheet.

PLACE IN THE ORGANISATION

The ITC medical assistant reports directly to the ITC Medical Coordinator.

OBJECTIVES

The objective of the position is to help the ITC medical referent is to improve the quality of the medical catalogues  with the follow-up of the creation of new standard articles, starting from the request form up to the publication of the technical sheet in the catalogue.

The second objective is to maintain the data quality of the articles and descriptions in UniData for standard an non standard articles. ITC is responsible for the creation and description of the codification rules as well as the application of those rules standard articles, and also non standard articles in UniData.

SPECIFIC TASKS

UniData data steward role:

• Formalize, enforce and improve rules for the creation of medical articles, codes, labels and descriptions according the data governance system, with the input of ESC data-owners. 
• Follow-up on outstanding questions/feedbacks regarding medical articles with the relevant referents and adapt the codes, labels and/or codification rules when needed.
• Be the contact point for ESC data-owners and OC working group members for any request of code creation or extraction of information from UniData.
• Check and validate the medical article creations in UniData following the codification rules
• Review and check the quality of the medical Master Data on a regular basis, check if the medical information abides to the specified rules. Assure that corrections in codes, labels and other attributes are made when needed to guarantee uniformity.
• Contribute to improvements in UniData.
• Elaborate and process the workflows in UniData

Article descriptions (reporting to the International Medical Coordinator)-

• Ensure that standard descriptions (technical sheets) are created, validated and maintained
• Motivate the OC referents to write technical sheets for non- standard articles under their responsibility.
• Follow-up on outstanding questions or feedbacks regarding the descriptions with relevant referents.
• Edit and check the paper an digital versions of the catalogue

Maintain medical standards

• Gather all requests for new articles, changes or deletions (from field, from procurement centers, from WG….)
• Identify the articles assortment under the responsibility of the WG and request annual review
• Organize the communication between medical supports of all MSF sections by permanent exchanges, and dispatch the requests/proposals to IWG and/or relevant contacts
• Assist and bring up the issues to the international meetings of the medical WG (15)
• Ensure all necessary information is collected (promote the use of the standard document for request) and do some bibliographic research (medical devices: existing norms…)
• Organize the meetings with medical material/ biomedical / laboratory product meeting groups: inform procurement units and technicians about proposals of IWG groups to compile the technical information and supply possibilities. Stimulate the collaboration between MSF procurement centers on researching agreements on medical articles.
• Edit any medical lists on requests of a WG, contact group or OC
• Assisting the medical coordinator in writing and dispatching the yearly summary of changes for the medical items

Coherence of the medical catalogues

• Guarantee the coherence between the medical catalogues and some MSF guidelines – particularly “Essential drugs” and “The clinical guideline”, by following the new editions
• Check the links on the keywords in the catalogues and the guides (web and other digital media)