Responsable administrati(-ve)

Formation de base et/ou expérience

• Formation de niveau universitaire ou formation de bachelier juridique et/ou RH ou expérience équivalente
• Une expérience pertinente dans un emploi similaire de minimum 3 ans
• Connaissances juridiques/légales : e.a. législation sociale, gestion des contrats, marchés publics, RGPD, successions, …. Disposé.e à développer ces connaissances.
• Très bonne connaissance "utilisateur" des logiciels informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint et Outlook). La connaissance d’outils CRM est un plus.
• Excellente connaissance du français (expression écrite et orale)
• Très bonnes connaissances de l’anglais. Des connaissances en espagnol sont un plus
• Bonne capacité à comprendre et traiter des informations chiffrées

Attitudes et comportements

• Intérêt pour la coopération internationale et motivation pour le secteur associatif
• Adhésion aux valeurs d'Iles de Paix et aux principes d’intégrité promus par Iles de Paix
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Dynamisme, capacité d’empathie, esprit d’équipe
• Organisation et rigueur
• Autonomie, proactivité, orienté.e solutions
• Capacité d’adaptation, gestion multitâche
• Bonnes compétences communicationnelles et interpersonnelles
• Capacité à la gestion collaborative d’une petite équipe et de volontaires

• Responsabilités principales

Exercer au sein de l’unité Finances, Administration et Ressources humaines (UFARh), avec l’appui d’assistants administratifs/RH et de volontaires, et en bonne synergie avec l’équipe compta/finances et logistique, la responsabilité et l’exécution des activités administratives diversifiées relatives à l’association, aux biens et aux personnes ;

Exercer la fonction de gestionnaire des plaintes intégrité conformément au Code éthique et de conduite de l’association.

La fonction est sous la supervision du responsable de l’unité UFARh.

• Activités

Le-a responsable administratif-ve organise, coordonne et/ou réalise la gestion administrative des dossiers RH et administratifs gérés dans l’unité. Parmi ceux-ci :

L’administration du personnel siège (y compris volontaires permanents et stagiaires), Luxembourg et expatrié :

• Production et tenue à jour des templates RH (offres d’emploi, définitions de fonction, contrats, etc.)
• Appui au recrutement de nouveaux collaborateurs, y compris le personnel volontaire et les stagiaires (publication, screening des CV, planning des entretiens, etc.)
• Réalisation de tâches liées à l’entrée et à la sortie du personnel (contrat, induction, formation, etc.)
• Tenue à jour des dossiers du personnel (barèmes, contrats, suivi des mouvements, etc.)
• Organisation administrative des visites de terrain des collaborateurs à l’étranger
• Gestion des assurances liées aux personnes
• Gestion des subsides à l’emploi et à la formation
• Lancement de l’organisation et suivi des entretiens annuels
• Cartographie des besoins et élaboration du plan de formation, suivi et appui à la mise en œuvre

L’administration des biens :

• Organisation de l’administration des bâtiments (gestion des bâtiments de Huy et Bruxelles, gestion des copropriétés, syndic, etc.) et du matériel, en collaboration avec le logisticien et des volontaires permanents
• Gestion des assurances liées aux biens immobiliers et mobiliers
• Gestion des véhicules de fonction
• Organisation du classement (électronique et physique) des dossiers et archives de l’unité

L’administration générale de l’association :  

• Gestion des dossiers de succession : suivi des dossiers, correspondance avec les notaires et autres légataires, organisation des liquidations de succession
• Appui du responsable Intégrité dans le déploiement de la politique Intégrité
• Assurer le rôle de référent RGPD  
• Gestion administrative des dons : supervision du traitement et encodage des dons reçus, en collaboration avec l’équipe comptable et les volontaires permanents
• Mise à jour de la base de données « donateurs » : suivi des retours de courriers postaux et encodage des modifications liées aux données des donateurs, suivi et traitement des demandes des donateurs. Ceci en collaboration avec des volontaires permanents
• Organisation et facilitation des travaux de traduction via un réseau de volontaires-traducteurs
• Appui à la rédaction ou relecture de contrats / conventions/ marchés publics / dossier d’obtention de subvention
• Coordination, rédaction et suivi de nouvelles procédures, notes ou politiques transversales
• Coordination de la permanence téléphonique de l’association
• Participation/ pilotage de projets de l’unité et/ou institutionnels