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Réf.: 2015-0595/AA/2109

Assistant(e) Administratif(ve) Cellule Tracing - Bilingue FR/ANGL (h/f)

Contrat de travail à durée indéterminée – Mi–temps - horaire variable 

Début du contrat prévu : dès que possible

Lieu de travail : 1180 Bruxelles

Le Département International en quelques mots : il a pour mission de participer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue d’améliorer les conditions d’existence des personnes vulnérables. À cette fin, il soutient le développement et l’action des Sociétés Nationales partenaires et promeut le respect des règles et principes humanitaires. Il participe au rétablissement des liens familiaux suite à un conflit ou une catastrophe naturelle. Les actions humanitaires et de développement s’inscrivent autours de quatre missions humanitaires: sensibiliser, prévenir, secourir et reconstruire, sur les thématiques suivantes: réponses & reconstruction suite aux catastrophes, prévention et préparation aux risques des catastrophes, protection de l’enfance, santé communautaire et nutrition, diffusion des normes humanitaires.

Fonction :

Le Service Tracing/Rétablissement des Liens Familiaux (RLF) assure quotidiennement une des activités de la Croix-Rouge visant au rétablissement et au maintien des liens familiaux en cas de perte de contact suite à un conflit armé, une catastrophe naturelle ou toute autre situation humanitaire. En collaboration avec le Comité International de la Croix-Rouge (CICR), l’ensemble des Sociétés Nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, le service participe à l’élucidation du sort d’enfants, femmes et hommes disparus. Pour ce faire, elle traite des demandes individuelles de recherches reçues par courrier ou au travers d’entretiens et met tout en œuvre pour obtenir des informations sur le sort de ces proches disparus. Le Service, composé de 4 personnes, assure les missions suivantes : les recherches, l’échange de Messages Croix-Rouge et les regroupements familiaux (faisant suite à une recherche). L’Assistant(e) administratif(ve) doit être au courant du contenu de ces activités, assurer la gestion et le suivi administratif de celles-ci en soutien à la responsable de service, l’équipe et aux bénéficiaires.

 

 

Rapportant à la Responsable de la Cellule, vous aurez pour mission d’assurer suivi et support administratifs aux activités et à l’équipe de la Cellule Tracing. Pour ce faire vous assumez les responsabilités suivantes :

• Suivi quotidien des tâches de secrétariat du service: assurer, en matinée, la permanence téléphonique du service;
• Assister la gestion administrative et logistique des activités du service en lien avec le responsable de service et l’équipe;
• Accueil de qualité des bénéficiaires;
• Suivi autonome IN-OUT de la base de données CRM, veille fonctionnelle de cette base de données, production de data management reports;
• Tenue de classements : archivage, statistiques, facturation, documentations relatives aux missions du service.  

 Dans ce cadre vous prenez en charge les tâches ci dessous:

Suivi administratif :

• Fournir un appui administratif des dossiers de recherches et de regroupements familiaux : permanence téléphonique matinale, encodage des courriers, accueil; téléphonique, prises de rendez-vous, archivage des dossiers clôturés;
• Produire et suivre des statistiques de fonctionnement du service grâce à l’usage des bases de données et la connaissance des dossiers;
• Suivre les factures entrantes du service en coordination avec la responsable de service;
• Mettre sur pied et suivi d’un carnet d’adresse en soutien aux missions du service;
• Suivre et gérer de l’agenda du service.

Accueil des bénéficiaires :

• Recevoir et accueillir les bénéficiaires;
• Entendre et identifie le besoin;
• Assurer la bonne transmission de leurs demandes aux services compétents;
• Prendre les rendez-vous par téléphone;
• Se montrer discret, spontané et appliquer les règles éthiques et déontologiques propres aux missions du Tracing.

Equipe :

• Participer aux réunions d’équipe, réunion RKV (Rode Kruis- Vlaanderen);
• Prendre part aux activités du Département International;
• Soutenir  et garantir une capacité de réactivité et de relai en cas de besoin sur les dossiers traités par les chargées de recherches.

Partenaires externes :

• Gérer les contacts avec les partenaires du service : ADA, OIM, DVZ, service d’interprétariats, etc;
• Être en contact avec les institutions et autres acteurs du Rétablissement des Liens Familiaux ;
• Prendre en charge l'accueil, les rendez-vous,  le suivi des demandes  et la transmission des messages.

Profil :

• Bachelier en secrétariat, communication ou expérience équivalente;
• Connaissances linguistiques : maîtrise parfaite du français et de l’anglais (test prévu), connaissance du néerlandais (réunions dans cette langue avec l’équipe RKV), toute autre langue sera un atout non-négligeable;
• Connaissances informatiques : connaissance de l’outil informatique en général, connaissance et expérience de l’outil CRM (test prévu);
• Expérience de quelques années dans le domaine du secrétariat, si possible dans le domaine humanitaire et/ou de solidarité internationale;
• Compétences relationnelles : accueil d’un public vulnérable, capacité d’identification de besoins, autonome et débrouillard(e);
• Attrait pour le travail en contexte multiculturel, attrait pour la dimension humanitaire des tâches administratives;
• En accord avec les 7 principes de la Croix-Rouge.;
• En possession d'un passeport APE.

Profil recherché

Le/la candidat/e idéal/e :

• Est diplômé/e (niveau universitaire) en droit international pénal, droits de l’Homme, sciences politiques, ou en Communication;
• A de solides connaissances en matière de justice internationale, voire une expérience similaire préalable dans le domaine ;
• A une pratique des réseaux sociaux, et de manière générale, une pratique en techniques de communication journalisme/community manager (capacités rédactionnelles, recherches et traitement d’informations, sensibilité aux supports photos…) ;
• Est à l’aise avec l’outil informatique (Wordpress…) ;
• A de bonnes capacités organisationnelles, étant donné la diversité des sources d’information ;
• Est attentif/ve au travail de qualité (sens du détail et de précision);
• A un intérêt pour les droits humains et pour les problématiques liées aux pays en développement, et à la justice pénale internationale et transitionnelle ;
• A les capacités linguistiques suivantes : français (langue maternelle) et anglais; la connaissance de l’espagnol est vivement souhaitée
• Peut travailler en autonomie, dans un cadre d’équipe.

Pour postuler

Veuillez envoyer les éléments suivants à l’adresse e-mail communication@asf.be, en précisant la référence « Stagiaire Intersections » : CV + lettre de motivation + dates de disponibilité.

 Les tests et entretiens auront lieu à partir du 21 septembre 2015.

 Seul/es les candidat/s sélectionné/es pour les entretiens seront contacté/es.

 Merci pour votre intérêt.

Découvrez l'offre complète du stage ici

Avocats Sans Frontières recherche un/une stagiaire Justice Internationale/Communication

      

·         Lieu                                     Siège d’ASF (Bruxelles, Belgique)

·         Entrée en fonction                  de préférence le 13 octobre 2015

·         Durée du stage                      4 mois

·         Clôture des candidatures         le 18 septembre 2015

 

Avocats Sans Frontière : justice pour un monde équitable

 

Créée en 1992 à Bruxelles, Avocats Sans Frontières (ASF) est une ONG internationale spécialisée dans la défense des droits humains et l’accès à la justice. Nous avons des bureaux permanents dans plusieurs pays (Burundi, République Démocratique du Congo, Maroc, Ouganda, République Centrafricaine, Tanzanie, Tunisie et Tchad). Nos activités dans ces pays se divisent en 3 axes : provision de services d’aide juridique ; renforcement des capacités (formation) ; plaidoyer (lobbying).

 

Plus d’infos sur www.asf.be.

 

ASF et la justice internationale

 

Dans le cadre de son programme Justice internationale et droits de l’Homme, ASF cherche à contribuer à la lutte contre l’impunité pour les crimes internationaux, à la restauration de la dignité des victimes grâce à leur participation aux procès, à la promotion du respect des droits de la défense, et à la reconstruction des systèmes de justice nationaux.

 

ASF mène entre autres un projet intitulé INTERSECTIONS, dont l’objectif  est de contribuer à la pleine mise en œuvre des principes du Statut de Rome, en renforçant l’accès à la justice en RD Congo, en Ouganda, au Burundi, au Népal, au Guatemala et en Colombie. Plus d’infos sur le site ASF

 

Description du stage

Horaire du stage : 4 jours par semaine.

 

Objectif de la fonction : appuyer la promotion du projet INTERSECTIONS, essentiellement en activant la communication en ligne, en diffusant régulièrement des actualités liées au projet ASF, aux contextes (pays) liés au projet et  à la justice internationale (JI) en général.

 

Tâches principales :

1.    Recherche et tri des informations sur la JI (source : activités sur le terrain, actualités média, développement au niveau de la Cour Pénale Internationale…) ; 

2.    Mise à jour du site internet et des réseaux sociaux du projet : rédaction des articles et posts, gestion des traductions, mise en ligne et diffusion ;

3.    Développement de la visibilité en ligne du projet (ex. blog, forums…) ;

4.    Suivi des relations avec les équipes de terrain d’ASF et de ses partenaires, sous la supervision du Coordinateur de projet ;

5.    Suivi général.

Le/a stagiaire travaillera sous la supervision de l’équipe Communication, en coordination avec l’équipe Justice Internationale. 

Profil recherché - Diplôme Marketing et/ou Sciences de la Communication ou expérience comparable. - 5 à 10 ans d’expérience en marketing et/ou communication, de préférence dans le secteur non-marchand. - Qualités confirmées de management. - Expérience solide en management d’équipe. - Capable de travailler en synergie avec d’autres départements. - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). - Parfaite maîtrise du français, et maîtrise de l’anglais (l’allemand et le luxembourgeois sont des atouts). - Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives. - Sens de l’organisation. - Excellentes qualités relationnelles. - Se sentir attiré(e) par la mission de Handicap International : œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Dans le cadre du renforcement de son département Marketing et Communication et de la diversification de ses activités de collecte de fonds privés et de communication, Handicap International recherche un/une Directeur(trice) Marketing et Communication, poste basé à Luxembourg. Mission : Sous la responsabilité du Directeur de l’Association luxembourgeoise, et en relation avec la Direction fédérale de la communication et de la collecte, le(la) Directeur(trice) Marketing et Communication développe de façon durable et sensible les ressources financières non institutionnelles de l’Association Nationale, et renforce la notoriété de Handicap International au Luxembourg pour que l’association demeure un acteur incontournable dans le domaine de l’aide au développement et de l’aide humanitaire. Pour cela, il/elle établit la stratégie Marketing et Communication de l’association et coordonne une équipe de 5 collaborateurs autour de 5 piliers d’activités : le marketing de masse, le marketing relationnel, la communication interne et externe, l’éducation au développement et le plaidoyer. Responsabilités : • définit un plan d’action pour les différents piliers et secteurs de son département. • élabore et gère le budget du département sous la supervision du directeur national. • capitalise et diffuse les informations et les outils de communication et de collecte. • valide les productions, publications, etc. réalisées par son département. • établit et supervise les plans d’actions individuels des membres de son département. • appuie le directeur général sur sa communication interne et externe. • représente et communique au nom de Handicap International lors de demandes d’interventions publiques, par délégation du directeur général. Type de contrat: Contrat : CDI temps plein, situé à Luxembourg ville, à compter de novembre / décembre 2015, avec période d’essai de 6 mois. Salaire en fonction du profil. Candidatures (CV avec photo + lettre de motivation en Fr) à soumettre jusqu’au 20 septembre 2015 par email à contact@handicap-international.lu (objet : DMC-2015) ou par courrier à l’adresse suivant : Handicap International - Recrutement DCC-2015 140, rue Adolphe Fischer L-1521 Luxembourg

 

·         Universitaire avec 3 ans d’expérience ou au moins 10 ans d’expérience probante

·         Très bonne connaissance parlée et écrite du français et de l’anglais, le néerlandais est un atout

·         Très bonne connaissance des outils Office (Word, Excel, Powerpoint)

·         Capacités analytiques, rigoureux, autonome, flexible, diplomate, discret.

·         Prêt à effectuer quelques fois par an des déplacements en Europe

 

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 100 collaborateurs offrent  un service logistique  intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. En 2014, 23 000 m³ de matériel ont été expédiés à destination des populations victimes de conflits et de catastrophes.

Nous recherchons actuellement pour renforcer notre organisation

un(e) Executive Assistant (h/f )

qui rapportera au Site Director

 

 

 

Vos responsabilités :

·         Vous soutenez l’organisation des réunions du comité de direction, du conseil d’administration (gestion des agendas, préparation des présentations rédaction de PV, etc.)

 

·         Vous gérez en collaboration avec le département communication de MSF les demandes d’interview, de visites, de prises de vue, etc.

 

·         Vous fournissez un support administratif  aux  7 directeurs (effectuer des réservations pour les différents déplacements, établir les notes de frais, réaliser des présentations et des dossiers, etc.)

 

·         Vous mettez à jour différents tableaux de bord utiles au comité de direction

·         Vous garantissez la mise à jour du Système Documentaire du Management de la Qualité (procédures)