PROFILE

Qualifications

• Previous humanitarian experience with an IO/INGO is mandatory
• Minimum 5 years in the field with an IO/INGO, 2 years in volatile context.
• 2 years experience in a coordination position (Field Coordinator, Head of Mission, Emergency Coordinator)
• Strong interest and commitment to evolve in the risk management field of activity
• Experience in coaching and training of staff
• Excellent written and oral communications skills
• Ability to set priorities and organize his/her own work
• Fluent written and spoken English and French

Personal competences

• Ability to work independently
• Ability to plan and organize in stressful environment
• Strong capacity to work under pressure
• Sense of humor (even caustic) is highly appreciated

CONDITIONS

• Reports to Security Focal Point
• 1 year fixed-term field contract - full time
• Based minimum 70% in the field and the rest at OCB HQ Brussels

To apply, please, provide:

• CV
• Motivation letter: why are you interested by the job? Why do you think you are qualified?
• Your answers to the following questions (word document,A4, “Calibri” police, size 11)

1)      What are the main topics to consider in a NGO risk management framework? (bullet-points)

2)      How do you see your role regarding the decision making line? (5 lines max.)

3)      If you have to design training, what are the main elements to consider? (bullet-points)

4)      What evokes, for you, the concept of human factor in the risk management? (10 lines max.)

5)      From your NGO experience, describe a situation where you had to take a decision under uncertainty. What were the factors you have considered? (20 lines)

Documents should be sent before 16^th November 2016 to Carole COEUR, Risk Management Unit, Operations Department, Rue de l’Arbre Bénit 46, 1050 Brussels.

Website www.msf.org  Email: security-support2@brussels.msf.org

CONTEXT

The MIO Risk Management (RM) Trainer & Adviser contributes to the security and safety support to the missions of MSF-OCB in terms of training, assessment and advisement.

He/she reports regularly to the MSF-OCB Security Focal Point on the state of projects within his/her domain.

He/She is a member of the Risk Management Unit (RMU), belonging to the Operation (OPS) department

MAIN ACTIVITIES

Capacity Building and Training

• Conduct RM trainings at the headquarter and field level
• Evaluate needs for new trainings
• Contribute to the design & elaboration of the training’s offer in the RM area of expertise

Security assessment, Risk Analysis & Risk reduction

• Conduct RM assessment & contribute to the Risk Analysis and Risk Reduction process for the benefit of the missions
• Contribute to the design and elaboration of operational tools concerning RM of the MSF-OCB missions
• Contribute to the RMU operational research projects

Security support to the field

• On request, provide an operational support to the missions for the design and implementation of RM procedures in the field
• Contribute to promote an embedded RM culture among MSF-OCB missions

Other Tasks:

• Assist and back-up the Security Focal Point on request.
• Participate to the daily administration of the MSF-OCB incident reporting system.
• Participate to the researches of MSF-OCB in the RM area of interest.

Vous reconnaissez-vous dans ce profil? • Vous êtes trilingue NL/FR/ANGL, tant écrit que parlé • Vous disposez d’une formation en secrétariat de direction ou d’une expérience probante dans le même type de fonction • Vous avez au moins 5 ans d’expérience dans une fonction similaire • Vous maîtrisez parfaitement l’outil informatique et la suite MS Office ainsi que les média sociaux • Vous êtes discrèt(e) et respectueux(se) des informations confidentielles et faites preuve de rigueur et d’organisation • Dynamique et proactif(ve), vous passez facilement d’une tâche à l’autre et prenez les décisions nécessaires • Au sein d’une équipe motivée, vous pouvez gardez le cap dans les situations de stress. Détails pratiques pour une entrée immédiate : • un contrat à durée indéterminée pour une fonction à temps plein • des avantages extralégaux • une politique active de formations • un environnement de travail au centre de Bruxelles, desservi par tous types de transports en commun Faites-nous part de votre intérêt et envoyez votre CV et lettre de motivation jusqu’au 20/11/2016 à l’adresse job@planbelgique.be avec référence ‘PA 2016’

Depuis 1983, l’ONG Plan Belgique, membre de la coalition Plan international, agit avec et pour les enfants les plus vulnérables du Sud et leur communauté afin de lutter contre la pauvreté, l’injustice, les inégalités. Dans 50 pays parmi les plus pauvres d’Afrique, d’Asie et d’Amérique latine, nous leur donnons la chance de faire valoir leurs droits et de changer leur avenir. En Belgique, nous sensibilisons le grand public, récoltons des fonds, mettons les droits de l’enfant au cœur de l’agenda des écoles, des médias et des politiques. Venez rejoindre notre super équipe pour assister notre directrice nationale et le management team dans l’organisation du travail, la gestion et le suivi de dossiers spécifiques, la communication efficace au sein de Plan Belgique Organisation du travail: • Traitement du courrier et courriel de la direction entrant et sortant, préparation des réponses ou éléments de réponses et gestion des deadlines, classement de la correspondance après traitement • Réception des appels téléphoniques de la direction et filtrage des appels • Organisation du planning de travail et suivi des activités de la directrice nationale (prises de rendez-vous pour les entretiens, réunions et déplacements professionnels…) • Gestion de l’agenda des réunions internes et externes • Archivage et gestion du système informatique des données Gestion / suivi de dossiers et réunions: • Planification et participation à certaines réunions : organisation pratique, prise de note et rédaction des minutes, diffusion des comptes-rendus vers les personnes concernées et classement de ces comptes-rendus de manière systématique et logique • Planning et Préparation de dossiers et compilation de l’information et des données nécessaires à la prise de décision • Sélection, gestion et classement des documents et informations émanant des différents départements, organes de gestion, CA, AG, ou autres , tant au niveau de Plan Belgique que Plan International • Traductions de textes courts et moyens, et révisions de traductions de textes plus longs effectuées par des traducteurs externes Varia: • Suivi de l’organisation des déplacements professionnels de la Direction et des membres du CA/AG • Coordination et facilitation de la circulation d’informations entre la directrice nationale et le reste de l’organisation, tant au niveau de Plan Belgique que Plan International • Organisation et participation à des activités externes (réunions, séminaires, conférences, événements…), parfois le weekend ou en soirée