Belgium

 

• Formation universitaire ou d’enseignement supérieur (avec un diplôme de bachelor minimum)
• Intérêt marqué pour la coopération internationale (développement, humanitaire, droits de l’homme, droits de l’enfant) se traduisant par une orientation dans ce sens dans la formation et/ou une expérience dans le secteur
• Engagement marqué et forte motivation pour la mission de l’UNICEF dans le monde
• Facilité de rédaction de texte et d’autre matériel de communication
• Utilisation aisée des programmes d’Office
• Langues : excellente connaissance du français et du néerlandais, bonne connaissance de l’anglais
• Résident(e) en Belgique
• Capacité de travailler de manière autonome

UNICEF Belgique vous offre la chance de découvrir de l’intérieur une organisation humanitaire internationale réputée et orientée vers les résultats au sein d’une équipe dynamique et motivée. Êtes-vous intéressé par ce domaine et êtes-vous motivé et impliqué par la mission de l'UNICEF, les droits de l'enfant et par l’aide au développement? Envoyez le plus vite possible et de préférence avant le 27 mai 2015 votre candidature (CV et lettre de motivation) à hr@unicef.be. Nos bureaux sont situés au cœur de Bruxelles, à proximité de la Gare Centrale, accessibles facilement en transports en commun

UNICEF Belgique cherche un(e) stagiaire non-rémunéré(e)/volontaire bilingue FR/NL pour collaborer au travail du service des Programmes Internationaux pendant une période de 4 mois à 1 an, à raison de 3-4 jours par semaine.
Fonction:
Soutien au travail de l’International Programme Officer d’UNICEF Belgique, principalement pour les aspects suivants :
- L’exploitation des rapports de terrain (sur les activités d’urgence et de développement) à des fins de communication vers les différents publics de l’organisation (donateurs, website média, etc…)
- La rédaction de propositions et de rapports sur les programmes à soutenir/soutenus pour des donateurs privés ou publiques, y compris les aspects financiers

 

Profil

* Vous avez d'excellentes compétences en informatique et des connaissances approfondies de : suite Office, CRM Drupal (site), Adobe Premiere-Photoshop-Indesign, Illustrator...

* Les réseaux sociaux n'ont pas de secret pour vous

* Vous avez des compétences en SEA, SEO et optimisation des conversions

* Une expérience en gestion de sites et en mise en page graphique est un plus

* Vous faites preuve de capacité d'organisation et de résistance au stress

* Vous êtes proactif(ve) et créatif(ve) et travaillez de manière indépendante

* Vous êtes entreprenant(e) et persévérant(e)

* Vous avez une connaissance parfaite du néerlandais

* Vous avez au moins 3 ans d'expérience pertinente

* Vous disposez au moins du titre de bachelier 

Description de la fonction

* Vous assurez et coordonnez la communication online d'Action Damien

* Vous gérez la photothèque

* Vous vous chargez de la mise en forme graphique des documents en rapport avec la   communication interne

* Gestion du site internet francophone et néerlandophone (mise à jour des infos, campagnes online, dons online, webshop, évaluation et analyses du site)

* Gestion des réseaux sociaux francophones et néerlandophones (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedln...)

* Rédaction, création et envoi de l'e-communication francophone et néerlandophone (newsletters, newsflashes, mailings...)

* Gestion de la photothèque

* Responsabilité de l'implémentation du style de l'association (templates, logo, signatures)

* Mise en page graphique de documents francophones et néerlandophones à usage interne et pour les bénévoles (lettres, rapports d'activités, invitations, présentations power point....) 

We are looking for someone who is organised, open, efficient, flexible, personable, and can work effectively in a small team. The successful candidate would have to be a good team worker, be able to take initiative, be a good planner, pay attention to detail, and be equally supportive and assertive.

Essential:

• At least three years’ experience of relevant financial and administrative management 

• Understanding of accounting software and double entry book-keeping

• Ability to communicate well in French and English 

• Excellent computer skills (Word, Excel, Internet)

• Ability to handle multiple tasks and competing demands

• Support minded

• An interest in environmental and social issues.

 

Desirable:

• Experience of working for an NGO

• Able to communicate in Dutch.

Fern is a non-governmental organisation (NGO) created in 1995. Our mission is to achieve greater environmental and social justice, focusing on forests and forest peoples’ rights in the policies and practices of the European Union. We do this by co-ordinating NGO networks and by working co-operatively with partners to achieve change.

We believe that to be effective it is essential to understand and address the social dimension of environmental conflicts; that strong coalitions are more likely to achieve lasting change; and that presenting ways forward is often more effective than highlighting problems.

 We have no director, and strive to make decisions by consensus.

 

Details of our current campaign areas can be found at www.fern.org/campaignareas.html

We currently have 14 staff working from two offices, in Brussels (Belgium) and Moreton in Marsh (UK).

We are looking for a new Finance Officer to provide strong and professional support to the organisation. The post will be 4 days per week, but there is flexibility about how these 4 days are worked. The post will be based in Brussels.

Key areas of responsibility and associated tasks

 As a member of Fern’s Finance & Administration team, the Fern Finance Officer (FFO) works with colleagues to ensure that Fern’s campaigns are properly supported to achieve their aims, by providing sound financial and administrative systems, procedures and structures for the organisation.

 The FFO is responsible for the key day-to-day accounting functions of Fern. Keeping accounts for both countries (according to Belgian standards), the FFO ensures that all expenses are processed according to Fern’s policies, paid and booked on time. The FFO follows all payments and receipts, ensuring they are properly documented, and that Fern has up to date financial information available at all times.

 The FFO takes a lead on Belgian administrative issues of the Brussels office including working with the landlord and dealing with health & safety, insurance and Human Resources.

 Specific tasks include:

 Purchase invoices, expenses & payments

·         Ensuring all payments are properly authorised, coded and documented, and making payment
·         Booking payments into Venice & filing paper documents
·         Liaising with suppliers, staff and others to resolve queries
 General accounting & cash/bank management

·         Obtaining bank statements / petty cash accounts, booking onto Venice & filing
·         Reconciling control & suspense accounts and taking corrective action where needed
·         Including suppliers, salary, tax, social security, pensions, lunch voucher accounts
·         Processing partners’ reports and booking into the accounting software
·         Preparing reports & downloading data from the accounting software; supporting colleagues to understand and interpret the information and responding to their queries
·         Monitoring the short-term cash situation and ensuring money is in the correct bank account when needed
·         Applying the correct exchange rates to accounting entries
·         Managing the relationship with Fern’s banks

Salaries & Belgian HR

·         Administering HR information, including collecting and submitting it to Fern’s social partner, (currently Securex), overseeing salaries and managing the relationship with the social partner
·         Acting as focal point for staff queries re human resources and researching answers where necessary
·         Collating, distributing & filing salary & other human resource documentation, contracts, lunch vouchers and similar
·         Posting adverts, sifting applications, coordinating staff input & following up on recruitment processes
·         Dealing with new staff and leaving staff  with regards to contracts, dismissals & resignations
·         Booking UK & Belgium  payroll data into Fern’s software, including payslips, net pay, pensions, tax (UK & Belgium)
·         Supporting staff to prepare timesheets, allocating salary costs per timesheet, and booking salary cost allocations into the accounting software 

Belgian Office Management

·         Establishing & updating Belgium insurance requirements, approving invoices, coordinating claims, managing contracts and filing documentation
·         Ensuring a safe & healthy working environment in Brussels, including management of the landlord relationship and attending Office Management meetings
·         Maintenance of Fern’s legal registration, including publishing information in the Belgian Gazette, filing accounts & tax returns
Finance & Administration Team (FAT) management:

(Jointly with finance & administration team colleagues)

·         Participating in quarterly FAT meetings
·         Establishing FAT objectives and drafting quarterly FAT work plans
·         Regularly reviewing and updating Fern’s House Rules and Procedures
·         Developing FAT job descriptions and participating in recruitment of colleagues into the FAT.

Other requirements

 ·         Travel. As is an international organisation with offices in UK and Belgium, some travel will be required between the offices and possibly further afield
·         Management of the organisation. The finance officer shares responsibility with all colleagues for contributing to the managing of the organisation by attending and inputting to the monthly CCS meetings, held in each office.
 Participate with all staff in the annual strategy meeting and annual board meeting.
 ·         Flexibility. FERN is a small campaigning organisation, and some flexibility will be required with regards to working hours, for example in the case of preparing urgent funding proposals, budgets etc.

• Indicative salary & working conditions

 From €2,417 to €3,467 gross monthly salary Full Time Equivalent (Pro-rata for time worked).  Lunch vouchers, contribution to travel costs from home to office, and legal holidays money (double-pécule de vacances) equivalent to, approximately one month net salary are also included.

How to apply

Applications should be submitted in English and comprise a short covering letter and a CV detailing all relevant work experience. The covering letter should explain why you are interested in this job; what attracts you to Fern; and what you could bring to Fern. Applications without a properly prepared cover letter will not be considered.

Only selected candidates will be contacted.

Deadline for applications: 9am Brussels time, 1st June 2015

Interviews :                        1st interviews will be in Brussels on Wednesday 10th June

                                                2nd interviews will be in Moreton-in-Marsh, UK on Wednesday 17th June

                               

 Send applications to: julie@fern.org

Savoir ▪ Diplôme : Licence en économie (contrôle de gestion / finances) ou équivalent par expérience ▪ Connaissance des réglementations financières et comptables belges ▪ Langues : maîtrise du français et du Néerlandais. L’anglais est un plus. Savoir faire ▪ Expérience professionnelle dans le domaine financier est un atout (y compris comptabilité). ▪ Maîtrise du cycle entier de la gestion financière et comptable ▪ Expérience de l’expatriation ou dans le milieu associatif est un plus. ▪ Maîtrise des outils Windows (très bonne maîtrise d’Excel) Savoir être ▪ Autonomie ▪ Travail en équipe ▪ Rigueur ▪ Organisation ▪ Motivation pour le secteur associatif ▪ Adhérer à la vision de Handicap International : un monde ou toute forme de handicap peut être prévenue, guérie ou intégrée et dans lequel les droits des personnes handicapées sont respectés et appliqués

Contexte et fonctions essentielles du poste Le secteur finances de l’association est responsable de toutes les activités liées à la gestion des dépenses et recettes de l’Association Nationale Belge (ANB) Handicap International (fonds privées et fonds institutionnels). Le Responsable financier (m/f) est responsable de la gestion financière et comptable de l’association Nationale belge et respecte les obligations normatives et réglementaires belges ainsi que les principes et les règles internes de la Fédération Handicap International en conformité avec les valeurs éthiques de HI et en respect des délais requis. Le Responsable financier (m/f) de l’association nationale Belge travaille en étroite collaboration avec le secteur financier du centre opérationnel bruxellois localisé dans les mêmes bureaux. Dans de nombreuses situations leur travail sera mutualisé, il pourra faire appel à l’aide de ses collègues du centre opérationnel bruxellois d’une part et leur portera aide et assistance en cas de surcharge de travail de leur part. Même si structurellement séparé, ils travailleront pour le même objectif commun Le Responsable financier (m/f) de l’association nationale belge est sous la responsabilité du Directeur de l’Association Nationale, et collabore régulièrement avec la Département financier fédéral international et fait appel à des conseils extérieurs en cas de besoin (juridique, financier et conseils RH). ________________________________________ Responsabilités Gestion du secteur ▪ Elaborer le plan d’action annuel du secteur et assurer sa mise en œuvre ▪ Elaborer et gérer le budget du secteur ▪ Participer, en concertation avec l’équipe de l’ANB, aux groupes de travail, mécanismes transversaux et aux réunions Finance des plateformes d’association Belges (ACODEV-NGO-Federatie). Gestion comptable ▪ Supervision du développement de l’outil de gestion comptable (Navision) ▪ Encodage des toutes les opérations comptables ▪ Clôtures comptables mensuelles, semestrielles et annuelles ▪ Réconciliation mouvements comptes bancaires ▪ Gestion des immobilisations et amortissements (inventaire et encodage des écritures comptables) ▪ Gestion des comptes de tiers (avances, fournisseurs, clients, bailleurs) ▪ Réalisation des déclarations fiscales ▪ Elaboration, mise en place et contrôle du respect des règles et procédures comptables de l’association Gestion financière Du siège de l’association ▪ Gestion des risques (analyses et mise en place de mesures limitant les risques) ▪ Appui aux responsables dans l’élaboration des budgets de leur secteur ▪ Elaboration, compilation des budgets du siège ▪ Préparation et analyse des suivis budgétaires ▪ Etablissement des comptes annuels et semestriels ▪ Gestion de la trésorerie (planification des besoins, gestion des paiements, des transferts, des placements). ▪ Elaboration, mise en place et contrôle du respect des règles et procédures financières de l’association Gestion financière des projets financés et/ou cofinancés par l’ANB ▪ Gestion financière des contrats de financements ▪ Contrôle des budgets projets menés directement par l’ANB lors de leur élaboration / révision et suivi ▪ Elaboration et des tableaux de pilotages de financement institutionnels Appui à la Direction ▪ Appui à la gestion associative (Réunion du Conseils d’Administration, Assemblées Générales Compte-rendu ▪ Validation et transfert de la gestion financière de tous les rapports et documents requis pour la réalisation des comptes généraux combinés ▪ Préparation et transfert des rapports à la fédération après validation par l’association nationale belge. ▪ Préparation des audits et mise à disposition de tous les documents à la disposition des auditeurs. Coordination de la préparation des dossiers de vérification et d’agréments divers. Principales interactions Interface Fréquence Interne 1. collègues siège quotidiennement Externe 1. Auditeurs lors des clôtures semestrielle et annuelle 2. Banques occasionnellement 3. Fournisseurs régulièrement 4. Prestataires informatiques régulièrement 5. FHI et HIB régulièrement 6. Membres du réseau HI occasionnellement ________________________________________ Localisation Bruxelles – Association Nationale Belge Entrée en service : 15/6/2015