VOTRE PROFIL

FORMATION / EXPERIENCE

• Bachelier ou licencié en logistique internationale, humanitaire, commerciale ou autre étude en relation.
• 5 ans d’expérience terrain probante dans la coordination logistique sur projets et/ ou en capitale.

COMPETENCES

• Connaissance des principaux bailleurs de fonds institutionnels et des procédures de rapports logistiques.
• Excellente maîtrise de la Suite Office, connaissance Suit Power est un plus.
• Maîtrise du français, excellent niveau de communication écrit ou oral en anglais. Toute autre langue est un atout.
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Esprit analytique et grande rigueur dans le traitement des informations ;
• Communication efficace et efficiente avec autrui.

 

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).
Nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.
Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre site : https://medecinsdumonde.be

 

L'ESSENTIEL

Sous la supervision du responsable logistique siège, vous êtes chargé d’assurer la supervision et le support de la logistique des opérations pour les missions internationales afin de :

• Assurer la redevabilité de transparence des missions dans les différents volets logistiques (rédaction manuels, procédures, contrôles, suivi, etc.).
• Supporter et développer la logistique opérationnelle des missions et assurer la qualité requise dans nos activités.
• Relayer les questions du terrain vers le siège, collaborer avec les collègues du département logistique afin d’améliorer les outils de suivi, de documentation et de partage.
• Déterminer les besoins en formation et renforcement de capacité des équipes logistiques missions.

Vous serez basé au siège à Bruxelles avec des déplacements réguliers sur nos missions. Vous assurez la supervision technique et fonctionnelle des Coordinateurs Logistiques des pays.

 

TÂCHES ET RESPONSABILITES 

Support logistique administratif, assurer la qualité des procédures et de la documentation suivie par les missions afin de respecter les exigences internes et celles des bailleurs de fonds.
Exemples de tâches :

• Conseils découpage des marchés, vérification du respect des règles bailleurs.
• Support pour la rédaction des cahiers de charge techniques pour les marchés logistiques et contrats-cadre des missions.
• Supervision, correction, validation siège et vérification administrative des dossiers d’achat.
• Suivi des signatures siège pour les dossiers d’achat.
• En collaboration avec le terrain, planifie le cycle de commande des commandes médicales internationales.
• Validation des paiements siège sur base des réceptions physiques faites sur le terrain.
• Suivi et contrôle facturation – lien comptabilité siège.
• Suivi et contrôle des plans d’achat des missions, consultances, services hors logistique.
• Support aux audits siège ou terrain.
• Vérification des demandes de déclassements et donations d’équipements.
• Contrôle interne– des différents volets logistiques et support à la régularisation si nécessaire.

En tant que Responsable du reporting de la logistique internationale, assurer la qualité des rapports envoyés afin d’assurer un suivi clair de la logistique projets/missions

Exemples de tâches :

• Contrôle du reporting mensuel (consommations parc véhicules, suivi achats, biens d’investissement, stock, contrats, …) et assurer un feedback écrit aux missions.
• Assurer les clôtures et archives log mensuelles / annuelles.
• Assurer le reporting des demandes internes, bailleurs et auditeurs.

En tant que Référent log opérationnel :

• Vérification des budgets pour Propals, plans d’achat annuels, révisions budgétaires annuelles, …
• Appui et conseils logistiques techniques, opérationnels, et administratifs quotidiens.
• Ouverture/fermeture projet ou base, organisation de workshop et formations terrain, gap-filling en cas de situation critique/urgente.
• Implémentation des standards de sécurité MDM, faire des recommandations.
• Faire des états des lieux log et proposer des recommandations.
• Assurer un rapport de mission en cas de visite terrain.
• Aide à la définition des profils de poste et recrutement (Colog, WASH et logs terrain, …).
• Support organisationnel RH terrain (distribution tâches et responsabilités, vérification profils de poste, planning, etc.).
• Briefings log des expats et du personnel siège.
• Evaluation technique des coordinateurs logistiques.
• Organisation de formations du staff national aux procédures log.

En tant que Membre de l’équipe logistique et membre des services généraux;

• Supporter à la définition et à la rédaction des politiques (IT, achats,…), les plans d’actions terrain/ siège et outils logistique.
• Assurer le back up du responsable logistique HQ.
• Participer aux groupes de travail thématiques / transversaux.

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

NOUS OFFRONS

• Une fonction enrichissante et essentielle au cœur des projets de Médecins du Monde Belgique.
• Un contrat de durée indéterminée à temps plein (5 jours semaine – 39h).
• Un salaire brut de 3.348,06 € pour 3 années d’expérience ; un salaire brut de 3.413,07 € pour 5 années d’expérience ; un salaire brut de 3 575,59 € pour 10 années d’expérience. Expérience pertinente reconnue.
• Tickets restaurants (8€ dont 1,09€ par employé et 6,91€ par employeur) – Assurance hospitalisation - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.
• Congés: 20 jours légaux + 6 jours RTT + 4 jours extra légaux entre Noël et Nouvel an.
• Possibilité télétravail jusqu’à 2 jours/sem, avec une prime de 14€/jour pour tout le mois.
• Lieu de travail : Bruxelles.
• Prise de poste : Janvier.

 

INTÉRESSÉ.E ?

Merci d’adresser votre candidature en utilisant ce formulaire , avant le 07/01/2024. 
MdM-BE se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.

MdM-BE ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

MdM s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.

Education & Experience

• Minimum of 3 years of MSF international experience in low- or middle-income countries is mandatory
• In the last 5 years, having participated in at least two major emergency interventions, including one in a position of coordination is mandatory
• Minimum of a 12-month mission in a coordination position with MSF
• Clinical medical / paramedical experience is a major asset

Competencies

• Strategic vision
• Leadership (able to set priorities, make choices and assume decisions)
• Very good management capabilities
• Diplomacy and negotiation skills
• Excellent communication skills in both written and oral
• Acute sense of human contact and interpersonal dynamics
• Ability to work under pressure with good self-awareness and management of personal well-being
• Sensitive and protective of the well-being of the team
• Pro-active in building a network culture of mutual support and prevention of professional exhaustion
• Flexibility and autonomy
• Knowledge of international humanitarian law is an asset

Languages

• Excellent written and spoken communication in English and French
• Spanish, Portuguese, or Arabic is an asset

CONTEXT

The Operations Department of MSF OCB (Operational Centre Brussels) consists of 8 managerial and technical teams called Cells or Regional Support Teams (RST), each in charge of a portfolio of countries and 1 Emergency Unit (E-Pool) for the management of intense emergency interventions. These teams directly supervise and support the interventions implementation.

The main responsibility of the E-Pool is to intervene with medical activities, directly and quickly in crisis situations like conflicts, epidemics, and natural disasters, while guaranteeing the quality of interventions. As such, we are responsible anywhere, anytime for monitoring, identification, and implementation of operations in any crisis situation that may arise.

The E-pool includes 3 Emergency Coordinators (EMCOs) based in Brussels; each Coordinator may be required to manage 1 or 2 or more specific emergencies simultaneously depending on the volume and complexity of the response. One of the 3 Coordinators leads the overall E-pool. The EMCOs (whether medical and non-medical profile) work closely with the medical coordinator of the E-pool to develop, review, implement, and monitor the medical strategy. Emergency Coordinators are seconded by a team of specialists in Supply chain, logistics, pharmacist, administration, human resources, and finance.

The E-pool includes 25 to 30 emergency responders (Emergency Mobile Coordinators and implementors) coordinating emergencies in the MSF countries of intervention. An ad hoc task force may be created inside the E-pool for specific and acute emergency operations.

As Emergency Coordinator, you are in charge of an emergency response and you monitor various aspects of the intervention (operations strategy, as well as logistics and supply strategy, and HR and finance strategy) with the support of the other E-pool members and OCB departments. You report to the Coordinator of the Emergency Pool.

You will spend annually 3 to 4 visits (of 2 to 4 weeks) in the MSF countries of intervention. The objectives of these visits could be to start an emergency, support the operations, do an exploratory mission (explo), fill a strategic gap, coach a field EMCO, evaluate the intervention, meet authorities, etc.

MAIN RESPONSIBILITIES

1. Direct management of an emergency (first line coordinator)
   1. At the beginning of the emergency 

• Quickly assess the situation through different information sources and available data
• Decide in a short time and in accordance with the people concerned (Director of Operations, Coordinator of the Epool, Medical coordinator of the Epool, Cell, Field) the type of intervention to implement (evaluation, explo/actions, immediate response)
• Discuss the best medical strategy and activities with the Medical Emergency Coordinator
• Organize a Project Committee with the different information on which to base the decision to intervene and its mode of management
• Establish the strategy and mobilize the resources (HR, supply, finance ...)
• Assess the safety in contexts of conflict and tensions
• Determine supply routes
• Allocate the roles of support
• Ensure that the various departments are mobilized to respond appropriately to the identified needs
• Inform /coordinate with the Emergency Desks of the other MSF Sections
• Brief the teams
• Organize short ad hoc training for the International Mobile Staff (IMS) leaving to emergency projects when the situation requires it
• Estimate budget needs for first months and present to DO for approval
• Prepare budget and narrative for donors when requested
  2. During the emergency
• Monitor the situation and refocus, readjust the strategy and the resources (HR, supply, finance) in light of such developments
• Keep regular contact with the field and give feedbacks to the team on ongoing operations, mirror effect
• Evaluate the needs of for advocacy with the direct support of the Analysis Department
• Keep the communication department informed
• Keep the relevant Director of Operations informed, as well as the departments and the other emergency desks on the evolution of the activities
• Assure, in collaboration with the medical coordinator and epidemiologist, appropriate and timely medical data collection and analysis
• Produce and share daily or weekly update
• In insecure contexts, closely monitor the security and take appropriate measures in close coordination with Security Focal Point and Security MIOs
• Brief and debrief the IMS
• Assess the possibility of launching an evaluation of the response as early as possible during the course of the emergency response
  3. After the emergency
• Archive the documents
• Prepare activity and financial reports
• After Action Review (AAR): assess the response and draw the lessons learned on medical and logistics strategy, supply, ....
• Organize meetings to share the different conclusions of the lessons learned
• Organize an evaluation if necessary

2. Launch emergency response in the countries of interventions, make field assessment at the onset of an emergency / epidemic / etc. and perform gap fil as EMCO in ongoing E-response
3. Outside of the direct management of an emergency

• Give support and provide advice to the different cells for emergency response
• Support / interact with the local Emergency Pools as Pool d’Urgence Congo (PUC) & Latin America Emergency Hub (LATAM E-hub) (training, field visits, technical support, expertise exchange, detachments to & from, etc.)
• Provide help for the field teams in setting up any local emergency team
• Participate in various trainings on demand as the “Population en situation précaire” (PSP), “Project Coordination Course” (PCC), and regional trainings
• Participate in project committees when there is an “emergency” component
• Attend meetings of the Operations Department (Project Committees, review of multi-year/annual plans, budgets and goals, ad hoc meetings ...)
• Scan medical issues “at risk” such as malnutrition, diseases prone to outbreaks – cholera, dengue, Ebola, malaria - and other humanitarian crises: displaced population – refugees, medical-humanitarian access, etc. in different countries or regions
• Strategize with other departments to improve intervention, based on recommendations of AAR & evaluations
• Develop vulnerability risk charts (security, political, economic, social, climate, environmental, health) per region/country with the collaboration of missions & cells in order to feed Emergency Preparedness Research Evaluation & Practice (EPREP) plans and trigger timely action
• Put in place the appropriate indicators and analyze them regularly
• Follow the context (other actors, etc.)  

4. Cross-disciplinary tasks as Emergency Coordinator 

• Together with the Emergency Log/supply and pharmacy responsible, develop different supply options according to the Emergency Scenarios and potential constraints (shutdown of airlines, disturbance of the supply chain, etc.)
• Together with the HR responsible, adapt current emergency trainings and develop new ones
• Work with the Risk Management Unit to update the security tools, training and policies
• Work with the Knowledge Management Unit of the Log Department and other experts on Information Management with the objective for all Emergency Responders in the field to have immediate access to the best information at all times

CONDITIONS

• Expected starting date: As soon as possible
• Location: Brussels (Belgium)
• Contract type: Open-ended contract – Full-time
• Salary according to MSF-OCB HQ grid
• Meal Vouchers - Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs – 1 day Telework per week
• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment
• Adhere to the MSF Behavioral Commitments

Extended deadline for applications: 21st of January 2024

How to apply?

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org and mention “Emergency Coordinator” in the subject of your email.

Only shortlisted candidates will be contacted.

Position only open to candidates with previous MSF experiences ("Médecins Sans Frontières")!

No MSF experiences? Check out other job offers on our website.

MSF values diversity and is committed to creating an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation.

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.

Action Damien est une organisation médicale belge non marchande qui se mobilise en faveur des personnes souffrant de la lèpre, de la tuberculose et d’autres maladies infectieuses qui touchent en particulier les communautés les plus vulnérables. Avec des programmes de santé dans 13 pays en Afrique, Asie et Amérique Latine ainsi qu’un projet en Belgique.

Afin de poursuivre son action sur le terrain, de sensibiliser et d'apporter de nouveaux financements à sa cause, elle cherche actuellement à recruter un(e)  Direct Marketing Assistant

Description du poste

Au sein de l’équipe chargée de la communication et de la collecte de dons, vous assurez le processus de production des projets de communication et des produits d’activation. Vous gérez leur planification et vous portez garant du respect des normes de qualité, des délais et des budgets. Vous identifiez des améliorations continues.

Dans ce cadre, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Vous êtes force de proposition sur toutes les matières relative à la production d’outils de communication au sens large (formats, type de papier, type de production, optimisation de la production etc..)
• Vous rédigez les demandes d’offres pour des prestataires divers (copywriters, traducteurs, graphistes, imprimeurs ; sociétés de manutention, de merchandising, de production vidéo, d’expédition etc..).  Vous évaluez celles-ci, en bonne collaboration avec le responsable achats.
• Vous participez au développement des outils de communication, principalement pour corriger et valider des textes, proposer des images pertinentes, veiller à la cohérence des divers outils au sein d’une campagne.
• Vous vous portez garant de la qualité d’exécution par les prestataires.
• Vous assurez le suivi de production avec l’ensemble des parties prenantes, en particulier un suivi rigoureux du planning.
• Vous êtes chargé du contrôle des listes de diffusion des campagnes de marketing direct ; pour ce faire vous maitrisez Excel et travaillez couramment avec un CRM
• Vous êtes chargé de la validation des BAT
• Vous assurez le suivi de l’expédition des productions, le cas échéant vous coordonnez leur mise à disposition
• Vous effectuez les tâches administratives et de coordination relatives à la fonction, en ce inclus le suivi, le contrôle et le reporting budgétaire. Vous établissez des rapports appropriés, afin d'évaluer les performances, d'identifier les améliorations possibles et de prendre des mesures correctives.
• Vous vous tenez au courant des meilleures pratiques du secteur afin de stimuler l'innovation et l'efficacité. Vous identifiez de nouvelles opportunités.

Vous pouvez faire valoir

• Un Bachelor ou une expérience équivalente.
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Être structuré, rechercher l'efficacité et avoir le souci du détail.
• Maîtrise d’Excel, des fonctionnalités de publipostage en Word, Powerpoint et CRM.
• D’excellentes compétences rédactionnelles.
• Excellente maîtrise du français et du néerlandais à l’oral et à l’écrit et bonne connaissance de l'anglais.

Nous vous proposons

• Un poste passionnant et stimulant dans un environnement diversifié et international
• Un rôle à forte valeur ajoutée au sein d'une ONG internationalement reconnue, avec des collègues très engagés.
• Un contrat à temps plein assorti d’une rémunération attrayante et d’avantages extralégaux.

Intéressé.e?

Envoyez votre CV et lettre de motivation à jobs@damienfoundation.be. Les candidatures seront gérées au fur et à mesure.

Votre profil :

• Vous disposez de bonnes connaissances ou expérience en matière d’assurances, marchés publics, règlementions urbanistiques, environnementales ;
• Vous avez une expérience dans la gestion d’installations techniques du bâtiment ;
• Vous avez géré des grands projets complexes (rénovations, constructions, déménagements, …) ;
• Vous êtes structuré·e, organisé·e et vous maîtrisez au moins une méthodologie de gestion de projet ;
• Vous avez des capacités analytiques et de résolution de problèmes ;
• Vous disposez d’une vision stratégique et avez une capacité de planification des tâches ;
• Vous avez au moins 3 ans d’expérience dans une fonction similaire avec gestion d’équipe. Vous savez guider, soutenir et motiver une équipe. Vous avez aussi des compétences en coaching et dans la résolution de conflits. Votre comportement fait de vous un exemple pour les autres. Vous avez de réelles compétences humaines ainsi que de communication et de collaboration.
• Vous avez de l’expérience en gestion administrative d’un service Facility.
• Vous avez une bonne connaissance du néerlandais et du français.
• Vous êtes diplômé·e de l’enseignement supérieur ou équivalent par expérience ;
• Vous disposez du permis B ;
• Vous partagez les valeurs d'Oxfam ;
• Vous habitez en Belgique.

Contrat à temps plein (38h), avec possibilité de 4/5ème, à durée indéterminée – Bruxelles

Oxfam est en lutte pour un modèle économique plus juste, qui respecte les droits humains et la planète. Nous voulons mettre un terme à la pauvreté et aux injustices, maintenant et à long terme. Notre mouvement rassemble des millions de personnes qui s’attachent, aux côtés d’une multitude de partenaires et de communautés, à bâtir une vie meilleure, améliorer leur résilience et construire une meilleure protection, y compris en temps de crise. Nous nous mobilisons en parole et en actes : à travers des partenariats dans le monde entier, en démontrant qu’un autre modèle commercial est possible, et en menant des campagnes et des actions de lobbying pour obtenir des changements structurels. Car chaque personne mérite un avenir avec les mêmes chances, pour vivre pleinement et pas seulement survivre. Pour un avenir à égalité.

Aidez-nous en mettant vos compétences à profit ! Oxfam cherche à pourvoir un poste de Coordinateur·trice Facility.

Votre place dans l’organisation :

Vous intégrez l’équipe Facility d’Oxfam qui gère l’ensemble des bâtiments. Votre travail se déploiera entre Bruxelles et Gent.

Vos responsabilités :

• Vous coordonnez les chantiers de rénovation et de maintenance des bureaux de l’association;
• Vous organisez et supervisez l’activité et motivez des collaborateurs (5 ETP) du service sur les différents sites (Gand, Bruxelles, …);
• Vous assurez le bon état général et la gestion administrative et technique des bâtiments et du matériel qui s’y trouve. Notamment :
  • Vous participez à l’élaboration du budget annuel relatif aux travaux à effectuer et en assurez le suivi ;
  • Vous organisez les travaux en fixant les priorités (vous proposez les ressources humaines nécessaires, les entreprises après appel d’offre, les délais,...) ;
  • Vous assurez la mise en œuvre et le suivi des procédures de marché publics, et les protocoles internes ;
  • Vous assurez le suivi technique et le bon déroulement des travaux ;
  • Vous assurez le suivi de la conformité des installations techniques HVAC (gaz, électricité, chaudières…) ainsi que les systèmes anti-incendie ;
  • Vous veillez à la propreté des bâtiments (intérieur/extérieur) en ce compris la gestion des nuisibles et gérez les déchets ;
  • Vous assurez le contrôle de sécurité des bâtiments dont Oxfam est propriétaire (dispositifs de sécurité, alarmes et contacts avec les forces de l’ordre,…) ainsi que tous les aspects EHS en liaison avec la/le responsable prévention ;
  • Vous gérer l’espace de travail (workplace management) ainsi que le catering ;
  • Vous suivez les évolutions règlementaires et législatives applicables à son domaine d’activité ;
  • Vous assurez la délivrance des permis d’exploitation ainsi que la mise en conformité de tous les bâtiments dont Oxfam est propriétaire ;
• Vous collaborez étroitement avec vos collègues en ce compris la·le conseillière.ier en prévention.

Oxfam vous propose :

• Un contrat à temps plein (38h) à durée indéterminée, avec possibilité de 4/5ème ;
• Un salaire mensuel brut aligné sur le secteur des ONG, à savoir entre 2.999,34€ et 5.067,75€ pour 30 ans d’ancienneté ;
• De nombreux avantages extra-légaux : prise en charge des frais de transport en commun, 13ème mois, chèque-repas, assurance-groupe, congés extra-légaux, horaires flexibles, télétravail structurel jusqu’à 50%, soutien appuyé à la formation, déplacements professionnels réguliers…
• L’opportunité de prendre part à un réseau mondial d’influence et de mobilisation dans la lutte contre les inégalités et de jouer un rôle dans les changements majeurs et inspirants.  Vous faites partie d’une équipe motivée et passionnée, qui se sent impliquée par sa mission ;
• Un travail stimulant et passionnant dans une organisation qui apporte une grande attention à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ;
• Un environnement de travail « safe », bienveillant et inclusif. Oxfam s'engage à protéger et à promouvoir le bien-être de tout être humain et attend de tous les membres du personnel et des volontaires qu'ils partagent cet engagement via des valeurs communes et un code de conduite (plus d’infos: https://www.oxfam.be) ;
• Un soutien constant à la formation.

Êtes-vous la personne que nous recherchons ?

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à obe.jobs@oxfam.org avec en référence « Nom Prénom + Facility Manager ».

Vous doutez d’entrer dans le cadre ? Vous n’êtes pas certain·e d’être la bonne personne mais le poste vous intéresse ? Tentez votre chance : Oxfam est ancrée dans des valeurs fortes et nous nous assumons comme mouvement féministe, charpenté par des principes féministes. Nous sommes donc ouverts à tous les talents, toutes les différences; la diversité de nos équipes fait grandir chaque jour notre impact. Les candidat·e·s sont donc uniquement sélectionné·e·s sur la base de leurs motivations, qualités et compétences. Chacun·e peut recevoir, sur demande, un feedback détaillé sur sa candidature.