Candidate profile

Education

Bachelor’s Degree/Technical degree (or equivalent relevant experience) in Accounting, Finance, Business Administration or another relevant field

In-depth specialist knowledge and professional qualification in finance or equivalent

Relevant professional training courses (Red Cross/Red Crescent related, humanitarian and development sector, management, etc.) is an asset

Experience

At least 5 years relevant professional experience in finance and administration

Developing budgets, plans and financial analysis

Management of an accounting services function

Communicating financial results to managers

Preparation for, conduct of and/or support to external financial audit

Minimum of 2 years work experience with an International Organisation, international non-governmental organization, NGO and/or government development agency is an asset

Volunteer or work experience within the Red Cross / Red Crescent Movement is an asset

Skills

Highly organised/time management

Advanced skills in computer productivity applications (Word, Excel, PowerPoint, and Outlook)

Advanced knowledge of accounting concepts

Knowledge of International Financial Reporting Standards or equivalent

Self-organised, with ability to work effectively as part of a team

Advanced knowledge of financial management and reporting applications (e.g., CODA and Business Objects)

Understanding of treasury management concepts

Excellent relationship building skills; ability to build and strengthen internal and external networks, and to establish effective partnerships with National Societies

Financial management skills

Languages

Fluently spoken and written English

Good command of another IFRC official language (French, Spanish or Arabic) is an asset.

Job Title: FINANCE SENIOR OFFICER

OCTOBER 2022

Background information

Founded in 1983, the Red Cross EU Office (RCEU) is a membership office representing the 27 National Red Cross Societies in the EU, the Norwegian Red Cross, the Icelandic Red Cross and the International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC).

RCEU helps to coordinate relations between its member organisations and EU decision-makers and stakeholders, sharing their extensive expertise in supporting vulnerable people and communities within and outside the EU. Based on our members’ practical insights and technical experience, we promote the dignity and wellbeing of vulnerable people by facilitating and voicing common positions and recommendations towards the EU and Member States. We also monitor European developments that could impact the implementation of our members’ work, as well as supporting them to prepare joint proposals to access EU funding.

For more information, please visit https://redcross.eu/. You can also connect with us via Facebook, Twitter, Instagram, and LinkedIn.

Job purpose

Reporting to the Director of the Red Cross EU Office, the incumbent is responsible for providing finance management and accounting services to the Red Cross EU office and its staff in line with Federation financial procedures and policies, and for providing financial management support.

Key responsibilities

Accounting Tasks

• Prepare accounting journals and send the field returns journals to Regional Office for Europe;
• Effectively manage the funds available for programmes and operations consistent with organizational policies and with a view to minimizing the risk of loss;
• Receive supplier invoices, check for proper documentation, coding and accuracy and seek budget holder’s approval, thereafter, make timely payments to the suppliers;
• Perform month end closure of accounts. Ensure the “month end checklist” is followed, all the corrections done in the in-tray, clearance of Swiss Francs (CHF) differences and reconciliation of all the balance sheet accounts;
• Prepare monthly bank reconciliations for the Red Cross EU Office accounts;
• Liaise with Payroll Company to obtain Payroll related accounting documents and prepare payroll entries, review and reconcile Payroll accounts and analyse outstanding balances;
• Manage the day-to-day processing of transactions in accordance with established procedures;
• Updating and maintaining the Red Cross EU Office financial system database;
• Monitor the Red Cross EU Office bank account balances and ensure monthly bank reconciliations are completed in a timely manner;
• Monitor the petty cash to ensure that the balances are reconciled with the accounting at least on a monthly basis;

 

 

Financial Management

• Support the Red Cross EU Office Project Managers and Budget Holders with the preparation of operating budgets;
• Prepare Operating Budget revisions in consultation with budget holders on a regular basis;
• Review Shared Office and Services Costs budgets and expenditure on a monthly basis and advise the Director on improvements to ensure cost efficiency and value for money.
• Analyse and prepare monthly and ad hoc financial reports for management reporting purposes;
• Ensure adequate cash flow for the Red Cross EU Office activities through timely preparation of monthly cash forecast and cash requests; and manage bank accounts balances to minimize foreign exchange volatility;
• Provide support and training to the Red Cross EU office staff in financial management, including budget preparation, preparing financial reports, accessing financial information, interpreting financial reports and any other identified finance-related training needs;
• Monitor the budget implementation and alert the Red Cross EU Office Director and Budget Holders of any deviation and variances for corrective action;
• Ensure that a rigorous internal control environment is maintained in accordance with the finance policies, processes and procedures;
• Lead the month-end financial close process for the Red Cross EU Office in accordance with policies and procedures
• Ensure the implementation of internal and external audit recommendations;
• Ensure that a financial risk assessment is conducted for project proposals;
• Follow up on the preparation of documents requested by the funding organizations after the closure of projects;
• Monitor fixed assets;
• Liaise with EU institutions on financial matters related to Red Cross EU Office staff activities;
• Liaise with National Societies on financial matters e.g., relating to membership fees, voluntary income, and staff on loan funding arrangements;
• Evaluate the existing provision of support to staff on finance issues.
• Collaborate closely and provide the necessary support and/or back-up for the HR and Admin departments;
• Take the necessary initiatives to solve ongoing problems that may arise in the office (technical or otherwise).
• Monitor, and report on key performance indicators, advise the Director and Project Managers on actions to be taken to improve the implementation of budgets while minimizing the risk of loss (i.e. due to funding gaps and/or potential deficits);

 

Additional tasks

• Support Red Cross EU Office Director and HR in revising national and international staff rules and regulations, salaries, compensations & benefits package as well as the well-being of the staff and their financial aspects;
• Support Project Managers prepare cash pledges;
• Ensure the liaise between Members and IFRC office and the follow-up on the cash pledge process;
• Provide finance validation to agreements and contracts in the e-Contracts system;
• Continuously ensure regulatory compliance in the Red Cross EU Office, particularly as it pertains to banking, taxation and other financial regulations;

 

Terms and Conditions

Open-ended contract under Belgian labour legislation (this requires an official registration in Belgium),

 

Based in Brussels, Belgium, with occasional travel within Europe.

 

Full time position of 38 hours per week.

 

Monthly gross salary according to Red Cross EU Office salary scale: EUR 3300. In addition, we offer extra holidays, pension scheme, health insurance, meal vouchers, work-related public transport, and teleworking costs.

 

Application procedure

Please send your CV (max. two pages), a cover letter (max. one page) in English to HR@redcross.eu by midnight CET on 23 October 2022.

Please include the job title and your full name in the file names, and mention “Finance Senior Officer” in the email subject.

Applications received after the deadline will not be considered. Only shortlisted candidates will be contacted for an interview.

If you do not hear back from us by 15 November 2022, unfortunately your application has not been selected.

Expected start date: December 2022

PROFIL RECHERCHÉ ET COMPÉTENCES REQUISES

• Enseignement supérieur et/ou universitaire en comptabilité ou en lien avec le poste ;
• 1 an d’expérience en comptabilité générale ;
• La connaissance de Winbooks ;
• Parfaite maîtrise du français et connaissance satisfaisante de l’anglais ;
• Maîtrise des outils informatiques et plus particulièrement de la suite Office ;
• Capable de travailler en milieu multiculturel, en toute autonomie, dynamique, rigoureux et organisé ;
• Esprit analytique et précis ;
• Motivé.e et polyvalent.e ;
• La connaissance de l’UCLouvain et l’expérience dans des projets interculturels est un réel atout.
• Savoir-être : Flexibilité et disponibilité, Esprit d’équipe et ouverture d’esprit, Bienveillance.

OFFRE

• Contrat 0,5 ETP CDD de 2 mois en vue d’un CDI ;
• Barème de la CP 329.02, échelon 4.2 ;
• Travailler dans un environnement interculturel stimulant, au sein d’une équipe dynamique ;
• Congés extra légaux et 13e mois ;
• Horaire flexible et formations accordées selon les besoins de l’institution ;
• Intervention dans les frais de transport, PC de travail, etc.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

• Les candidatures sont à envoyer à l’adresse candidature@placet.be ;
• Entrée en fonction le plus rapidement possible.

NB : les candidat.e.s doivent être dans les conditions APE au moment de l’embauche (inscrit.e comme demandeur d’emploi au Forem, aussi si vous habitez en dehors de la Wallonie).

CONTEXTE ET MISSION
Le Centre Placet est une association sans but lucratif créée en 1973 et liée à l’Université Catholique de Louvain (UCLouvain). Elle est agréée et subsidiée par la Coopération belge au développement en tant que foyer d’accueil international hébergeant et accompagnant des étudiant·e·s issus des pays de ladite coopération. Cette mission première de l’ASBL s’est, au fil du temps, étendue pour englober diverses autres activités citoyennes, créatives et sociales pour différents publics.

FONCTIONS ET TÂCHES PRINCIPALES
La ou le comptable du foyer Placet encode au quotidien les factures d’achat, de vente, des financiers et opérations diverses ; gère la comptabilité analytique et les paiements, s’occupe du suivi des tâches administratives liées au département comptable, participe à l’établissement du reporting interne, les comptes annuels, etc.
Sous la supervision de la direction, ses tâches principales consistent à :

• Identifier les besoins et stratégies comptables du foyer, en veillant aux échéances liées à son poste ;
• Encoder les pièces comptables : factures d’achat, déclarations de créances, financiers (codas) et opérations diverses (rémunérations, loyers à percevoir, autres) ;
• Préparer et émettre les déclarations de créances à temps ;
• Gérer le plan comptable général et l’analytique du Centre Placet ;
• S’occuper de la gestion et du suivi des comptes tiers : fournisseurs, clients, locataires ;
• Gérer et suivre les garanties (en relation avec les locations de salles, chambres étudiants, le matériel) ;
• Préparer les rapports et comptes annuels : réconciliation des rémunérations, amortissements, justification des comptes de bilan, factures à recevoir, charges à reporter, etc ;
• Etablir la déclaration fiscale sur le patrimoine ;
• Contribuer à la préparation du budget annuel + la révision semi-annuelle et annuelle ;
• Suivre les dépenses et recettes par rapport au budget.

L’employé.e aura aussi à accomplir des tâches administratives en lien avec la gestion des logements du foyer :

• Gérer les demandes de logement en collaboration avec la direction et le service social du foyer ;
• Gérer un certain type de contrats de location des chambres étudiants, états des lieux d’entrée et de sortie ;
• Assurer les liens directs avec le service logements de l’UCLouvain, gestionnaire de la majorité du parc locatif.

L’employé.e est amené.e à travailler en synergie avec les autres collègues des différents pôles d’activités, sous la responsabilité directe du directeur du Centre Placet.

• ​​​​​Vous êtes passionné·e par la solidarité internationale et vous vous reconnaissez dans la vision de Viva Salud.
• Vous avez de bonnes aptitudes sociales, vous aimez les gens et les contacts sociaux.
• Vous osez mettre vos idées en avant et êtes créatif·ve.
• Vous êtes organisé·e et savez gérer plusieurs tâches en même temps.
• Vous êtes engagé·e et motivé·e.
• Vous avez l'esprit d'équipe et aimez travailler avec des collègues et des bénévoles, mais vous pouvez également travailler de manière autonome.

Compétences

• Vous vous sentez à l’aise avec l’organisation d’événements.
• Vous maîtrisez les programmes informatiques courants.
• Vous avez déjà de l'expérience dans l'utilisation d'applications CRM, ou vous êtes prêt·e à apprendre à travailler avec elles.
• Vous travaillez de manière méthodique et ordonnée et vous savez fixer des priorités.
• Vous êtes orienté·e vers les résultats.
• Vous savez manipuler les chiffres et pouvez adapter le planning sur la base des informations financières.
• Vous parlez et écrivez couramment le néerlandais ou le français et avez une bonne connaissance de l'autre langue. L'anglais est un atout.

Viva Salud est à la recherche d’un⸱e collègue enthousiaste prêt⸱e à s'engager pour élargir et renforcer l'assise sociale pour le droit à la santé à travers des campagnes de mobilisation et de récolte de fonds.

Notre organisation

La santé est une préoccupation que nous partageons toutes et tous. C’est aussi un droit fondamental. Malheureusement, pour la plupart des gens, ce droit fondamental est menacé par la pauvreté, l'inégalité, l'exploitation et la guerre. Les voix critiques sur cette question sont soumises à une pression croissante. Viva Salud lutte pour le droit à la santé et au développement souverain. À cette fin, nous soutenons le développement de mouvements sociaux forts qui défendent le droit à la santé aux Philippines, en Palestine, en République démocratique du Congo et ailleurs. Avec ces partenaires, nous organisons des actions et des campagnes dans le monde entier et nous nous engageons dans des réseaux internationaux tel que le People’s Heatlh Movement. De cette manière, nous mobilisons les citoyen·ne·s engagé·e·s, les mouvements sociaux et les décideur‧euse‧s politiques pour changer les politiques en faveur du droit à la santé dans le monde entier.

La fonction

Vous traduisez les campagnes politiques de Viva Salud en campagne pour mobiliser la base sociale de Viva Salud et récolter des fonds pour nos partenaires. Vous organisez chaque année des événements de mobilisation en marge de défis sportifs (20km de Bruxelles, Gent Marathon, Palestina Marathon, …), vous êtes présent·e lors de certains festivals (ex : Manifiesta) et grâce à vos idées créatives, vous mobilisez notre base sociale pour qu’elle mette en place des activités pour faire connaître Viva Salud et récolter des fonds en sa faveur. Vous aidez à visibiliser ces campagnes sur nos réseaux sociaux avec le soutien de la chargée de communication. Vous êtes également le premier point de contact avec nos donateur·rice·s et assurez le suivi des dons reçus grâce au soutien de l’équipe finances.

Tâches et responsabilités

• Vous élaborez la stratégie de mobilisation de notre base sociale et de la récolte de fonds et la traduisez dans un planning cohérent avec les campagnes politiques en cours.
• Vous élaborez des campagnes et activités concrètes et veillez à ce qu'elles atteignent leurs objectifs.
• Vous organisez des événements sportifs (ex : 20 km de Bruxelles) ou toutes autres activités créatives qui mobilisent la base sociale de Viva Salud et vous soutenez ces dernier⸱e⸱s dans leurs démarches
• Vous entretenez et développez des relations ou des partenariats à long terme avec la base sociale de Viva Salud en vue de la récolte de fonds.
• Vous vous assurez que les souhaits et les besoins de nos donateur·rice·s régulier·e·s sont satisfaits et vous travaillez activement à la recherche de nouveaux donateurs et donatrices régulières.

Ce que nous proposons

• Contrat 4/5e (30,4 h par semaine) à durée indéterminée, avec entrée en fonction immédiate.
• Un cadre de travail captivant et international, offrant de l’espace pour réaliser des idées créatives.
• Une immersion dans une équipe très engagée et motivée.
• Des horaires de travail flexibles, tenant compte des tâches à accomplir mais aussi de vos propres besoins.
• Un lieu de travail agréable à proximité de la gare de Bruxelles-Nord et du métro Botanique.
• Remboursement intégral des frais de déplacement domicile-travail.
• Possibilité de télétravail partiel.
• Salaire et conditions de travail B1c selon la commission paritaire 329.
• Votre talent est plus important que votre origine, votre âge, votre sexe, votre identité de genre, votre expression de genre ou votre orientation sexuelle.

PROFILE

• Higher education in Business administration or other related fields.
• Minimum 5 years experience in related fields. Very good knowledge of operational functions, including projects management, public relations, communications, events management, and marketing, with the ability to engage a wide range of stakeholders and cultures.
• Strong written and verbal English & French and/or Dutch communication skills. Arabic is an asset. You must be based in Belgium.
• Autonomy. We expect the operational manager to be completely autonomous in his/her work. The board members will be present to support and advise.
• Excellent organization. Demonstrated experience in organizational management with the ability to achieve strategic objectives, coach staff, manage teams, as well as set, and manage a budget.
• Strong fundraising knowledge. Have an established network, know how to obtain public and private funding. Experience in fundraising in Belgium is a strong asset.
• Interest in the cause. You must be aware of the cause defended by DFL. Any experience in the field of associations or Middle East issues is a plus.
• Technical skills : Mailing, Microsoft Suites, Google Suites, WordPress, donations platforms, designing tools (CANVA)

WHAT WE OFFER

• A full time position. We are looking for a person for 10 months in full time. Possibility to extend the contract at the end.
• Flexible working hours. The work will be done exclusively by teleworking. However, we expect the operational manager to be able to move easily around Belgium if necessary.
• An impact-driven job. Your work will have a direct impact on the lives of young female students at DFL. You will also have the opportunity to get in touch with many Belgian figures.
• A position of responsibility. You will have a great freedom in all your actions.

INTEREST ?
 

+32 470 57 52 78
DFLEcommunications@daughtersforlife.com
Brussels, Belgium

ABOUT US

Daughters For Life is a foundation which creates accessible education opportunities for young women from the Middle East and helps them become strong, well-informed women that are able to speak up and change their communities and the face of the world. We offer full graduate scholarships in any field of studies to fully develop scholars’ potential.

 

POSITION DESCRIPTION
Your job will be to supervise the development of the European branch of DFL in all its aspects. The operational manager is the intermediary between the board of directors and other stakeholders such as students or partners. You will therefore have a central role in the good organization of the association and will be involved in all processes. As the board members are all volunteers, you will be the main person responsible for the day-to-day management of the association's affairs.

TASKS

• Administrative work & strategic planning. Follow-up of daily administrative tasks. Provide adequate support for the Board of Directors and produce extensive reports.
• Program management. Support the scholars in all scholarship-related matters and develop reporting procedures.
• Partnership management. Communicate with current partners and reach out to prospective partners. Act as the point of contact and serve as a liaison between the foundation and the academic institutions.
• Fundraising & budget management support. Oversee the financial responsibilities of the foundation with the guidance of the Board Treasurer and help in the fundraising.
• Event management. Organize events such as conferences and workshops. Organize internal meetings and other events as needed.
• Volunteers management. Recruit volunteers, coordinate teams and assign tasks.
• Communications management. Lead the digital marketing of the foundation, manage the LinkedIn page and manage internal communications.