• Justifie d’un diplôme en comptabilité
• Fait preuve de très bonnes capacités d’analyse, d’organisation et de recherche
• Apprécie le travail en équipe
• A une maîtrise parfaite du français et de bonnes connaissances de l’anglais
• Maîtrise la suite Microsoft office
• Est à l’aise avec les outils numériques
• A de l’expérience en comptabilité en partie double
• A de l’expérience en logistique
• A de bonnes connaissances du programme Bob50 ou ciel compta
• S’adapte facilement et apprécie de prendre des responsabilités
• A un intérêt d’apprentissage du processus de recrutement
• Justifie d’un intérêt en faveur des droits humains et de l’accès à la justice

Ses principales responsabilités sont

Comptabilité 

• Responsable du processus mensuel de la comptabilité (encodages, sauvegardes, paiements, réconciliations des comptes) du bureau belge :
  • Est responsable de l’encodage des paiements dans les logiciels de banking online ;
  • Est responsable de l’impression régulière et du travail de scan des extraits de banque des différents comptes bancaires de l’association ;
  • Est responsable du processus de traitement des factures, notes de crédit et des notes de frais (Réception, vérification, dispatching pour approbations, encodage comptable, mise en paiement, classement physique, scanning électronique) ;
  • Est responsable de préparer la réconciliation mensuelle des caisses et banques du bureau belge ;
  • Assiste au suivi comptable des comptes fournisseurs du bureau de Bruxelles.
• Gestion des archives papier des bureaux pays et du bureau de Bruxelles
• Appui lors de la préparation d’audits financiers de projet à Bruxelles
• Scanning des pièces de comptabilité du bureau de Bruxelles et est responsable de la bonne gestion des classeurs comptables

Administration & Logistique

• Assure l’accueil des visiteurs et des appels entrants
• Effectue la recherche de nouveaux fournisseurs logistiques et assure la communication avec les prestataires confirmés
• Vérifie la conformité de la procédure d’achat pour les achats de biens et services réalisés au bureau de Bruxelles
• Assure la tenue de l’inventaire du bureau belge
• Assure la maintenance des biens et de l’espace de travail du bureau belge
• Gère les fournitures de bureau ainsi que le copieur et les téléphones
• Gestion des voyages (rédaction des ordres de mission, vols, lettres invitations, réservations hôtels…)
• Aide à l’organisation logistique des évènements ASF à Bruxelles (réservations hôtels, transports aéroports et autres)
• Envois DHL et courriers divers
• Légalisation des documents organisationnels

Support RH 

• Appui au recrutement (réalisation de longlisting, shortlisting, entretiens de motivation…)
• Préparation des documents de début de contrat et fin de contrat
• Classement et archivage des dossiers du personnel
• Préparation des plannings des briefings et débriefings du staff BXL et Expats

PREREQUIS

Formation et Expérience

- Expérience en encodage, gestion des données, administration

Compétences

- Orienté.e service à la « clientèle » (donateurs) : empathique, à l’écoute, minutieux(se), communicatif(ve), centré(e) solutions

- Rigueur, autonomie et rapidité d’action

- Motivation et intérêt humanitaire et envers MSF

Langues

- Le parfait bilinguisme français et néerlandais à l’écrit et à l’oral est une exigence

- L’anglais est un plus

CONTEXTE

Au sein de l'équipe de collecte de fonds de MSF Belgique, le service des donateurs joue un rôle essentiel. Il sert de point de contact central pour les donateurs néerlandophone et francophones de MSF en ce qui concerne les questions relatives à leurs dons, leurs données personnelles, leur correspondance, etc. Le service des donateurs forme ainsi le lien entre les interventions médicales de MSF d'une part et les personnes qui les rendent possibles d'autre part.

En tant que Chargé.e de Relations Donateurs bilingue, en collaboration avec deux autres collègues, vous vous efforcerez de maximiser la satisfaction de nos donateurs, de les fidéliser et de leur assurer une confiance durable dans l'organisation. Sous la responsabilité du Gestionnaire du Service Donateurs, vous veillez à la bonne tenue et la mise à jour de  la base de données donateurs.

RESPONSABILITES

Mise à jour de la base de données donateurs

• Effectuer les adaptations nécessaires dans la base de données à la suite des demandes des donateurs faites par email, téléphone ou lettre, telles que des changements d’adresse, la vérification et la correction de coordonnées personnelles.
• Procéder à l’encodage des dons si nécessaire.
• Corriger les attestations fiscales quand celles-ci ne sont pas correctes.
• Veiller au classement et à l’archivage des documents

D’autres tâches pourraient vous être confiées en l’absence de vos collègues. Ainsi, vous pourriez être amené.e à contrôler des données personnelles et des dons sur base de listings journaliers, effectuer des remboursements, encoder des dons faits sur la plateforme de dons en ligne (dons ponctuels et validation de SEPA en ligne), encoder les retours postaux.

Relations donateurs

• Répondre aux appels téléphoniques, aux courriers et aux e-mails des donateurs (NL et FR)
• Suivre les demandes d’infos et les plaintes éventuelles reçues via téléphone, courrier ou mail
• Préparer des lettres diverses, des cartes de remerciement…
• Envoyer des duplicatas d’attestations fiscales
• Assurer le suivi des événements de ‘crowdfunding’ (collecte de dons à l’occasion d’un anniversaire, un mariage, un événement sportif, etc) et envoyez des listes de dons aux organisateurs de ces collectes

En fonction de l’évolution du secteur et des méthodes de récolte de fonds, de nouvelles tâches pourraient s’ajouter.

CONDITIONS

• • Date de début : ASAP
  • Localisation : Bruxelles (Belgique)
  • Type de contrat : Contrat à durée indéterminée – Temps partiel (80%) – possibilité de 50% de télétravail par semaine
  • Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
  • Chèques repas - Assurance hospitalisation (DKV) – plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun
  • Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
  • Adhésion aux engagements pour un comportement responsable

Date limite pour postuler : 24/09/2023

Comment postuler ?

CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.org avec en sujet “Chargé.e des Relations Donateurs bilingue”.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre politique de confidentialité destinée aux candidats.

Education
• Formation de niveau bachelier ou Master avec orientation en Ressources Humaines, ou équivalent par expérience.
Connaissances et Expérience
• Expérience de minimum 3 ans en gestion des salaires et administration du personnel. L’expérience de la gestion d’expatriés est un atout.
• Expérience de recrutement et connaissance des techniques d’interview ;
• Très bonne maîtrise de Microsoft 365 ;
• Très bonne connaissance du français et du néerlandais et bonne connaissance de l’anglais.
Compétences
• Très bonnes capacités d’organisation ;
• Fait preuve de rigueur ;
• Excellentes compétences relationnelles et interpersonnelles, empathie ;
• Motivé.e par le secteur des Ressources Humaines ;
• Soucieux.se et motivé.e d’apprendre et se développer de manière continue ;
• Affinités avec les outils digitaux et désireux.se d’apporter son soutien à la digitalisation des processus ;
Attitudes
• Partager les valeurs (respect, transparence et durabilité), la vision et la mission de VSF-B ;
• Respectueux.se des autres cultures et de la diversité ;
• Une personne de confiance et intègre ;
• Doit pouvoir éventuellement effectuer des missions sur le terrain.

Contexte et rôle

Le nombre d’employés de VSF-B a fortement augmenté ces dernières années et les défis stratégiques de l’organisation ne manquent pas. Notre organisation compte sur un département RH professionnel, pragmatique et innovateur. Dans cette optique, nous souhaitons renforcer le département RH au niveau du siège.
L’Assistant.e Ressources Humaines assure la bonne gestion de la partie administrative, salariale et légale de l’équipe du siège et de nos 4 expatriés ainsi que la gestion opérationnelle de certains processus RH au siège.
Par ses connaissances, sa curiosité et son orientation « qualité », il/elle fait des propositions d’amélioration et/ou de simplification de nos processus existants.
L’équipe RH du siège se compose actuellement de 3 personnes, une Assistante Admin/IT/RH, une RH Officer et une RH Manager. L’Assistant.e RH rapportera au RH Officer.

Responsabilités

• L’assistant.e RH veille à la bonne exécution des salaires et de notre politique salariale (avec les secréta-riats sociaux) du personnel du siège et de nos 4 expatriés ainsi que l’administration du personnel dans le respect des règles légales. A ce titre, il/elle est la personne de contact pour nos collègues.
• Il/elle est en charge de la partie opérationnelle des ressources humaines du siège. A ce titre, il/elle est en charge de coordonner les processus de recrutement (1 ou 2/an) et de gestion des performances et d’ap-porter le soutien nécessaire aux superviseurs et directeurs. Il/elle apparaît, à ce titre, un conseiller privi-légié pour la gestion de leurs équipes.
• Il/elle s’assure, en outre, que les superviseurs disposent des compétences nécessaires pour mener à bien les différents processus RH et que les politiques et procédures RH soient connues de tout le staff dans un souci de transparence. Il/elle peut, dans ce cadre, être amené.e à donner des sessions de formation.
• Notre organisation est en croissance et en développement ; plusieurs projets vont encore voir le jour (HR based on Data, Talent Management, Digitalisation,…). Ceci permettra à l’Assistant.e RH de participer au développement et à la mise en oeuvre des projets RH au niveau de l’organisation (siège et/ou global).
• La gestion d’une partie de nos assurances siège et terrain feront partie des responsabilités de l’Assistant.e RH
• Il/elle pourrait également être amené.e à prendre en charge la mise à jour de la partie RH de l’intranet.

Formation :

• Graduat ou Master en science économique ou de gestion, diplôme d'école de commerce, 
•  Minimum 3 ans d'expérience dans une fonction similaire dans une structure associative
• Une expérience de terrain est souhaitable

Compétences Principales :

• Très bonnes connaissance des exigences des bailleurs de fonds publics et des procédures de rapports financiers
• Possibilité de se déplacer à différents moments à l’international ou sur les projets en Belgique
• Parfaite maîtrise du pack Office. Maîtrise d’Excel indispensable.
• Maitriser les règles et normes comptables 
• Esprit analytique et grande rigueur dans le traitement des informations.
• Résistance au stress et respect des délais.
• Bonne organisation personnelle.
• Connaissance de Winbooks, Saga, Isabel
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine
• Maîtrise parfaite du français et bonne connaissance de l’anglais, le néerlandais étant un plus

QUI SOMMES NOUS ?

Fondée en 1996 avec un siège social basé à Bruxelles, Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique aux Balkans et en Afrique. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

Tous nos projets et actions au quotidien sont menés dans le respect de nos valeurs institutionnelles  (Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, et Equilibre) et concernent les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l'égalité ou contre les violences sexuelles) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Notre mission se base sur 3 piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Médecins du Monde fait partie d'un réseau international qui rassemble 16 associations dans le monde entier, réunies par une Charte commune : soigner, témoigner et changer. Médecins du Monde est aussi un membre actif de plusieurs réseaux dont Consortium 12-12.

En Belgique, Médecins du Monde se tient aux côtés de toutes les personnes qui ne peuvent pas se soigner. Généralement plus vulnérables et rejetées par la société, c'est notre mission de nous battre pour qu'elles puissent accéder aux soins. Il peut s'agir de personnes avec des problèmes administratifs ou financiers, des personnes sans-abri, sans-papier, toxicomanes, en déplacement, travailleuses du sexe, etc.

Nous travaillons sur des thèmes spécifiques tels que la santé sexuelle et reproductive, la violence basée sur le genre et le principe "One Health".

L’ONG emploie 159 salariés en Belgique et 33 à l’international, ainsi qu’environ 300 contrats nationaux sur les programmes internationaux et 500 bénévoles. Le budget prévisionnel 2023 est de 45 millions d'euros.

Aujourd'hui, nous recherchons notre Chargé(e) de Gestion Financière des Opérations.

L’ESSENTIEL

En tant que Spécialiste financier : vous orientez, conseillez les collaborateurs des programmes dans les domaines spécifiques financiers. Vous appuyez la mise en œuvre des processus et outils financiers dans les projets menés afin de contribuer à la réalisation d’une bonne et saine gestion financière au sein de l’organisation.

Exemples de tâches :

• Superviser les coordinateurs/trices programmes dans l’élaboration des budgets annuels, des propositions et rapports financiers aux bailleurs de fonds, dans l’utilisation et la mise en œuvre des procédures et des outils dans le respect des exigences en matière de contrôle interne
• Produire les rapports financiers intermédiaires et finaux dans le respect des exigences des bailleurs de fonds
• Réaliser une analyse régulière les données financières des programmes (suivis budgétaires…) et jouer le rôle d’alerte auprès des responsables pour limiter les risques financiers
• Veiller au respect et à l’harmonisation du cadre budgétaire interne (i.e : budgets par programme) vérifier l’éligibilité et contrôler les imputations analytiques des dépenses
• Mettre à jour le fichier « base de données bailleurs » ainsi que le plan de trésorerie liés aux contrats bailleur
• Archiver et classer tous les dossiers relatifs aux subsides (contrats, lettres de créance, courrier, rapport financiers, MOU, etc.)
• Préparer et assurer le suivi des audits bailleurs 

En tant que Membre de l’équipe de coordination des projets : vous participez activement aux réunions afin de garantir le partage d’information pertinente comme aide aux décisions opérationnelles :

• Fournir des avis dans les matières financières pour le bon déroulement des opérations
• Assurer la bonne communication et l’appropriation des budgets et couvertures financières par l’ensemble des équipes
• Evaluer les outils/méthodes/processus en cours et leur application, le cas échéant formuler des recommandations
• Participer à l’élaboration et la réflexion du plan stratégique et des plans d’actions annuels des opérations

En tant que Collaborateur du service Finance, vous analysez, communiquez et apportez les améliorations aux procédures, modèles, méthodes et outils existants

Exemples de tâches :

• Collaborer à l'alimentation et mise à jour des tableaux de bord, guides et manuels du service (i.e : base de données bailleurs de fonds…)
• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés)
• Élaborer et mettre à jour les guides et manuels (ex : guide de gestion financière...)
• Participer à l’évaluation et l’élaboration des plans d’actions annuels du service finance
• Participer activement aux réunions internes (Universités, Semaine des opérations, réunions transversales opérations/services généraux)
• Superviser les stagiaires dans la réalisation de certaines tâches

NOUS OFFRONS

• Une fonction à impact, enrichissante et essentielle au cœur des projets de Médecins du Monde Belgique, une institution qui se repense et fait face à de nombreux défis sur le court et le long terme
• L'appartenance à une communauté motivée de salariés et de bénévoles, dont chaque action au quotidien est tournée vers la réalisation du mandat de MdM BE.
• Un contrat de durée indéterminée, à temps plein (100% - 5 jours semaines - 39h)
• Tickets restaurants - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun – Assurance hospitalisation
• Un salaire brut de 3.348,06 € pour 3 années d’expérience ; un salaire brut de 3.413,07 € pour 5 années d’expérience ; un salaire brut de 3 575,59 € pour 10 années d’expérience. Expérience pertinente reconnue.
• Tickets restaurants (8€ dont 1,09€ par employé et 6,91€ par employeur) – Assurance hospitalisation - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.
• Possibilité télétravail jusqu’à 2 jours/sem, avec une prime de 14€/jour pour tout le mois
• Congés : 20 jours légaux + 6 jours RTT + 4 jours extra légaux entre Noël et Nouvel an.

INTERESSE-E ?

Merci d’adresser votre candidature en utilisant le formulaire de recrutement approprié au plus vite.

 

Un permis de travail valide et sans restriction dans le pays d'affectationd du poste est requis au moment de la candidature.

Nous nous réservons la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.

Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.