Belgium

Vous avez au 7 ans d’expérience ou plus dans la gestion de projets et vous avez des compétences  tant stratégiques (définition d’une vision, analyse systémique, formulation des objectifs avec les partenaires, …) qu’opérationnelles (donner des impulsions et un rythme à l’avancement du projet, adapter ses contours en fonction de la réalité rencontrée, reporting, suivi budgétaire, …) pour les faire avancer et évoluer. Atteindre des résultats avec les activités est au centre de vos préoccupations.

Vous aimez rencontrer de nouvelles personnes et vous avez le contact facile.

Vous savez comment vous y prendre pour mobiliser des groupes autour d’objectifs fédérateurs : vous modérez en prenant juste la place qu’il faut et vous êtes flexible sans perdre de vue les objectifs visés. Votre style est plus de faciliter ou de coacher que de faire.

 Vous aimez animer et vous maîtrisez des outils d’intelligence collective.

Vous aimez faire grandir les équipes tout en les coordonnant. Parler en public, tant comme modérateur que comme orateur, est un défi délicieux pour vous.

Vous avez déjà rédigé des dossiers de description de projet et êtes familiers avec le jargon des bailleurs de fonds.

Vous adhérez à la philosophie d’Echos Communication et vous aimez travailler en équipe.

La connaissance du néerlandais est un plus.

Conditions :

Le lieu de travail est Louvain-la-Neuve, siège de l’ONG. Les activités se déroulent sur Bruxelles et la Wallonie.

La langue de communication interne à l’ONG est le français, bien que tout le monde comprenne le néerlandais.

Contrat à plein temps, du type Contrat à Durée Indéterminée.

Salaire : grille salarial de la Convention Paritaire 329.02 + nombreux avantages

Passeport APE requis

Début du contrat : dès que possible

Si vous êtes intéressé(e), veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV à Miguel de Clerck, Directeur, à l’adresse mail suivante : miguel@echoscommunication.org avant le 23 octobre 2018

 

Echos Communication (www.echoscommunication.org) est une ONG initiatrice de changements dans la coopération au développement par l’activation des dynamiques humaines. Certaines activités se déroulent également en Belgique. Pour les mener, les coordonner et les développer, Echos Communication recherche :

Un.e Responsable Opérationnel.le pour la Belgique

Vos missions :

Pour obtenir plus d’information sur les activités, veuillez envoyer un mail à miguel@echoscommunication.org avec comme objet « demande d’informations Responsable Opérationnel Belgique ».

Coordination pays

A ce jour, les deux activités en Belgique sont 1) inciter les jeunes de certaines communes belges à devenir moteurs de citoyenneté et 2) faciliter des dynamiques d’écoles ouvertes sur leur quartier.

Gérer la cohérence et l’atteinte des résultats des activités qui se déroulent en Belgique, et en assurer le suivi, le reporting narratif et la récolte d’indicateurs. En charge de la communication du projet. Assurer la gestion des équipes impliquées: 1 personne en plus de vous-même

Recherche de bailleurs de fonds pour les activités menées dans le pays : pour assurer la continuité, l’extension, l’accroissement des marges de manœuvre, les éventuels co-financements, …

En charge de développer de nouveaux projets en Belgique : conception, écriture de dossiers pour recherche de fonds, approche des bailleurs potentiels, suivi.

Contribue au média Youmanity par des remontées d’expériences du terrain.

Coordination avec les autres responsables pays.

Coordination de l’activité sur les dynamiques d’écoles ouvertes sur leur quartier

Etre impliqué.e opérationnellement dans les activités des écoles ouvertes : mener les activités, identification et entretien des partenaires, suivi des budgets, décisions sur les stratégies et les moyens à mettre en œuvre, animations de groupes, suivi des partenariats, ...

PROFIL DU CANDIDAT

• Diplôme d’enseignement supérieur
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle, de préférence au sein d’organisations internationales complexes et/ou dans le secteur ONG.
• Flexibilité et résistance au stress
• Dynamisme
• Bonne capacité de planification et d’organisation du travail
• Haut sens de la rigueur
• Efficacité et motivation à travailler volontiers aussi bien de manière autonome qu’en équipe
• Bonne connaissance des outils MS Office
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse
• Très bonnes capacités relationnelles et de communication
• Parfaitement bilingue français et anglais (connaissances orales et écrites indispensables)
• Adhésion aux objectifs de MSF ainsi qu’à nos valeurs managériales : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation

CONDITIONS

• Contrat à durée indéterminée - Temps plein - basé à Bruxelles
• Assurance Hospitalisation – Pension complémentaire – Cantine à tarif démocratique – Remboursement 100% des frais de transport en commun)
• Date d’entrée en fonction : mi-novembre 2018

Envoyer lettre de motivation et CV par e-mail : Recruit-HQ-Operations@brussels.msf.org avant le 17 septembre 2018 avec la référence « Assistant.e » à Christine Januel, Département OPS

CONTEXTE

• Assister le Département dans son entièreté (+/- 85 personnes) et soutenir les Directeurs Opérationnels (Dos) et le Support Management OPS (SMO) dans le fonctionnement et la dynamique du Département.
• Assurer le suivi de la gestion administrative et financière interne au Département en s’assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à son organisation. A ce titre, il/elle joue un rôle central pour garantir le suivi de la gestion des ressources humaines du Département.
• Assurer un support dans l’organisation des évènements du Département (Annual Review of Operations, Bilan & Objectives Day, Semaine des Coordinateurs)

PROFIL DE LA FONCTION

Gestion administrative et fonctionnelle du Département

• Gérer la coordination et l’organisation des réunions et évènements au sein du Département
  • Fixer les rendez-vous en concertation avec les participants
  • Veiller à l’organisation pratique des lieux : réservation de salles, téléconférences, vidéoconférences et si nécessaire service traiteur.
  • Si besoin, préparer et diffuser l’agenda aux participants.
• Lorsque nécessaire, prendre les minutes des différents meetings
  • Assister et assurer le suivi de tous les Comités de Projets (COPRO), les organiser, rassembler les documents préparatoires nécessaires et les diffuser
  • Archiver les documents finaux
• Etre la personne de référence du Département OPS vis-à-vis des autres Départements pour les questions administratives et fonctionnelles du Département
• Dispatcher le courrier entrant et sortant du Département
• Mettre à jour certains documents de fonctionnement utilisés par tout le Département OPS
• Etre la ‘personne de contact’ OPS pour la responsable du service des bénévoles & la gestion des stagiaires
• Tenir à jour le fichier des « assurances visiteurs »
• Organiser et annoncer l’Info Matin et autres évènements OPS (débriefing, lunch & learn,…)
• Assurer un stock suffisant de matériel de bureau, photocopieurs, etc...
• Assistance aux DOs dans le suivi de leurs agendas et schémas de voyages ; effectuer sur demande des réservations d’hôtel et de voyages et s’assurer de la bonne préparation des réunions (fixer les rendez-vous avec les participants, organiser leur logement, réservation de salles, de télé- ou vidéoconférence, préparer l’agenda et diffuser les documents préparatoires).

Gestion des Ressources Humaines

• Gérer les ouvertures de postes et le suivi des candidatures pour des postes ouverts au Département
  • centraliser les descriptions de postes du Département, les relire, les mettre en page et les communiquer au People & organisation Development HQ Referent.
  • centraliser les dossiers de candidatures et envoyer un accusé de réception aux candidats
  • prendre les rendez-vous pour l’entretien de sélection
  • répondre en cas d’appel téléphonique/mail d’un candidat souhaitant connaître la situation de son dossier
  • envoyer les lettres de réponse négative aux candidats non short-listés ou non retenus après l’entretien final.
  • compléter le tableau de suivi des ouvertures de poste et les communiquer à l’administration du personnel du siège.
  • organiser un tableau de suivi des postes MIO
• Faire le suivi des contrats déterminés du Département (dates début/fin, modification de contrat)
• Gérer le suivi des congés
  • Suivre les mouvements des personnes du Département (voyages, congés,…) et encoder l’information (congés sans solde, maladie, petits chômages…) dans le système informatique (HR.net) tous les mois afin de transmettre l’information au Département RH du siège.

• Organiser l’engagement des nouveaux arrivants dans le Département
  • Remplir et faire signer la décision d’engagement d’un candidat par le Directeur et la communiquer (+cv) à l’administration siège du Département RH.
  • Organiser l’accueil du nouvel employé : préparation du matériel nécessaire (espace de travail, accès informatique, mail, carte magnétique, agenda...)
  • Préparer le planning des briefings et les prises de rendez-vous
  • Assurer l’accueil physique du nouveau travailleur
  • Assurer le lien avec l’administration siège lorsqu’il s’agit d’un candidat étranger/non-belge (permis de travail, « inpat package»...)
• En collaboration avec les cellules et les RH, participer au processus de recrutement et suivi des consultants

Enregistrements et légalisations de documents pour les missions

• En collaboration avec les HR Officer (HRO) de chaque cellule opérationnelle et les HR Coordinateur (HRCO) des missions, collecter tous les documents relatifs aux enregistrements et légalisations dans les pays de mission, rassembler les signatures nécessaires, déterminer les étapes légales à effectuer
• Coordonner ensuite les étapes nécessaires (commande de documents légaux, notaire, traductions jurées, légalisation, demande de coursiers, archivage, envoi)
• Assurer le suivi des traductions et des légalisations de documents pour le Département des OPS de la demande à la réception du terrain, auprès de tous les intervenants.

Organisation pratique des évènements du Département

• En collaboration avec le SMO et un support administratif, assurer tous les aspects pratiques des évènements majeurs du Département : semaine des chefs des missions & medical coordinators, Annual Review of Objectives, Bilan & Objectives et autres workshops. Les tâches impliquent (non-exhaustif): réservation d’hôtels pour un groupes important (70 personnes), commande & gestion du catering, réservation de billets d’avion et voyages, réservation des salles, suivi des questions techniques et logistiques, diffusion d’information liées à l’évènement, gestion du budget de l’évènement, soutien sur les questions de visa, coordination avec différents intervenants…

Suivi de la gestion financière

• Assister le SMO dans l’exercice budgétaire du Département en collaboration avec les différentes unités et le coordinateur de budget. Préparer les révisions budgétaires
• Faire le suivi budgétaire des cellules opérationnelles et participer à un point budget une fois tous les trois mois.
• Suivre la comptabilité quotidienne du Département (donner des infos et vérifier le cas échéant les imputations comptables, faire le suivi des factures et des notes de frais des membres du Département).

Collection et diffusion des données

• S’assurer que les listes de contacts/informations sont à jour (numéros de téléphone, mailing-lists, CMT calendar, etc)
• Support au maintien du système d’archives OPS ; suivre et organiser l’archivage des cellules avec le support du (des) bénévole(s)

Participation aux réunions des assistant(e)s et contribution aux évènements collectifs

• Participer aux réunions des assistantes des autres Départements pour garantir le bon fonctionnement administratif de l’organisation : procédures internes, préparation des évènements collectifs
• Participer à l’organisation des évènements pour le personnel

 

• Diplôme universitaire en sciences humaines ou équivalent
• Très bonne capacité de travail en groupe, de dialogue et de mise en réseau
• Expériences dans l’organisation d’évènements et dans l’accompagnement de groupes
• Expérience d’animation de réunions et de prise de parole en public
• Sensibilité au genre
• Dynamique, engagé-e, ayant le sens de l’organisation et une capacité d’autonomie
• Dispose d’au moins 3 ans d’expérience dans le monde associatif
• Connaissance du néerlandais et de l’anglais est un plus
• Connaissance des logiciels informatiques de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

 

OBJECTIF DU POSTE :

Assurer la mise en œuvre des activités d’éducation permanente du CNCD-11.11.11 dans la région bruxelloise.

DESCRIPTION DE LA FONCTION :

• Accompagne et soutient un réseau de volontaires et de sympathisants intéressés par les enjeux mondiaux sur Bruxelles en stimulant des projets d’engagement citoyen multiple en lien étroit avec les campagnes thématiques ;
• Organise des actions d’éducation permanente à destination d’un public adulte ;
• Organise des évènements de mobilisation citoyenne en stimulant un engagement citoyen sur plusieurs thématiques (communes hospitalières, justice fiscale, etc) ;
• Sensibilise des élèves (primaire et secondaire) et étudiant-es du supérieur sur les enjeux mondiaux ;
• Assure le développement et la coordination de volontaires et d’associations autour des campagnes thématiques en mettant en place des groupes engagés, des évènements et des mobilisations ;
• Accompagne le réseau de volontaires bruxellois sur les activités de sensibilisation au moment de l’opération 11.11.11 ;
• Alimente en contacts la base de données sur Bruxelles.
• Envoyer votre CV et votre lettre de candidature avant le 28 septembre à job@cncd.be
• Prise de fonction : A partir du 29 octobre.

• A Bachelor’s degree in a relevant discipline.
• A minimum of 5 years of professional work experience relevant to this position, preferably within an international NGO and with work experience in administering EU projects.
• Strong skills in financial management and administration. A track record of administrating EU funded projects and /or projects with multiple partners is a plus.
• Good interpersonal skills and ability to work effectively as part of a small team, with respect for and sensitivity to multi-cultural approaches.
• Fluency in English; an additional European language (e.g. French) is an advantage
• Familiarity with standard word processing, spreadsheet, presentation and data base software, and with electronic communication technology.

WWF believes in a future where people and nature thrive, so we’re committed to safeguarding the natural world. WWF has teams of experts working in over 100 countries to protect the natural resources that sustain and inspire us: our forests, rivers, oceans, climate, food and wildlife. WWF harnesses the collective power of supporters around the world, communities, companies and governments to create real solutions for people and the planet.

WWF employs knowledgeable, talented people who are passionate about engaging and inspiring others. People who share our optimism that it’s possible to change the world. People who are determined to make a difference.

Summary

This position is created to support the financial management and administration of an EU funded project that aims to address wildlife being traded illegally over the internet and transported by using postal or fast parcel services. WWF Belgium is the lead beneficiary of this project that will be implemented in close partnership with the Belgian Customs, INTERPOL, IFAW, other WWF offices in the EU and TRAFFIC.

Your role

Your role will be to ensure that the project is effectively administered and financially managed according to the EU´s rules and procedures, to ensure timely reporting, ensure a smooth communication and information exchange between all partners and assist the project manager and partners in day to day issues related to implementation of the project. You will work as part of a small team and collaborate closely with a dedicated project manager to ensure effective administration of this project.

 We offer:

• A 70%-time contract for 24 months
• An attractive benefits package for the sector including meal vouchers, group insurance, health insurance, 100% reimbursement of the costs of public transport
• A pleasant working environment in the heart of Brussels, easily accessible by public transport
• The opportunity to contribute to the mission of WWF and to share our values

 Interested? 

Use this LINK to send us your application (motivation letter + resume)

Deadline for applications: 06/10/2018