Ce que nous recherchons :

• La maîtrise de l'anglais et du français est indispensable ;
• Expérience professionnelle d'au moins 3 à 4 ans dans des fonctions administratives ;
• Un niveau élevé de connaissances informatiques ; une expérience des logiciels de communication/conception, tels que : Microsoft Suite, Canva, WordPress (ou similaire), programmes de conférence en ligne (Zoom, Microsoft Teams, WebEx, etc.). Veuillez préciser dans votre candidature.
• Expérience de la coordination et de la planification d'événements ;
• Enthousiaste, proactif/ve et doté.e d'une attitude positive ;
• Organisé.e, capable de respecter les délais et des standards de qualité élevées ;
• Capacité avérée à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement en évolution rapide ;
• Capacité à gérer sa propre charge de travail, avec une certaine supervision, et souci du détail ; et
• Capacité à travailler dans un environnement professionnel multinational et multiculturel.

Avertissement : cette description de poste ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.

Comment et où postuler ?

Veuillez joindre une copie de votre CV (2 pages maximum) et une lettre de motivation d'une page à secretariat@cffacape.org avec la mention : Prénom NOM – Candidature gestionnaire de bureau.

En raison des ressources limitées, seuls les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s.

 

Catégorie d'emploi : Administration

Lieu de travail : Belgique/option de travail à distance en Belgique, avec au moins un jour par semaine au bureau à Bruxelles

Date limite de dépôt des candidatures : 15 octobre 2023

Date de début : 1 novembre 2023

Durée : contrat à durée déterminée d’un an renouvelable, avec une période d'essai de 2 mois.

Mi-temps (50-60%), avec possibilité d’augmenter les heures après la première année.

Remarque : il s'agit d'un poste à temps partiel, car l'ensemble de l'équipe de CAPE est sous contrat à temps partiel. Si le/a candidat.e retenu.e n’est pas basé.e à Bruxelles ou à proximité, il est possible de travailler à distance, avec une présence au bureau un jour par semaine.

 

Qui sommes-nous ?

La Coalition pour des accords de pêche équitables est une plateforme d'organisations européennes et africaines qui sensibilise à l'impact des relations de pêche UE-Afrique sur les communautés de pêche artisanale africaines. Nous plaidons au niveau des institutions européennes pour que la voix des communautés de pêcheurs artisanaux dans les pays tiers soit entendue. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre site web : www.capecffa.org

 

Ce que nous offrons :

La CAPE recherche un.e gestionnaire de bureau pour soutenir l'équipe CAPE dans son travail quotidien et dans les relations avec ses donateurs. Les responsabilités seront les suivantes :

• Fournir un soutien logistique aux activités internes (conseil d'administration, AG, comité de pilotage) et externes (événements, conférences) de CAPE, y compris la prise de notes pour les rapports aux financeurs ;
• Gérer l'agenda, prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d'hébergement, organiser les réunions internes du personnel et coordonner les événements publics ;
• Gérer la comptabilité au jour le jour (aider le comptable externe pour la comptabilité générale et la tenue des comptes, traiter les factures, les dépenses liées aux projets, les demandes de remboursement) et apporter son soutien lors des audits annuels ;
• Interagir directement avec les fournisseurs, soutenir l'équipe CAPE sur les questions contractuelles des partenaires ;
• Soutenir l'équipe CAPE dans les procédures administratives et la préparation des documents pour la soumission des rapports aux donateurs ; compiler les rapports semestriels et annuels ;
• Soutenir la responsable de la communication dans la gestion du site web de la CAPE, y compris le téléchargement de contenu, la préparation de documents (impressions, prise d’images) et soutenir l'équipe de la CAPE pour les traductions.

– Formation universitaire en gestion avec une spécialité en finance ou audit ou toute autre expérience équivalente
– Expérience professionnelle de minimum 5 ans en contrôle interne, audit financier, référent bailleur ou gestion administrative & financière dans le secteur non-marchand.

– Connaissance des bailleurs de fonds ; la connaissance des règles de la DGD est un atout.
– Une expérience autour de projets humanitaires et de développement au cours d’une expatriation dans un pays en voie de développement est un atout.
– Excellente maîtrise du français, bonne maîtrise du néerlandais et de l’anglais
– Capacité de planification, d’organisation et d’adaptation
– Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et faites preuve d’aisance pour manipuler et traiter des données chiffrées.
– Doté de qualités multiculturelles et interpersonnelles, vous êtes à même de vous adapter à différents publics et environnements.
– Vous maîtrisez la Suite Office et êtes expert sur Excel.
– Vous êtes disposé à réaliser 1 à 2 missions à l’étranger par an.

Ce job est fait pour vous ? Expliquez-nous pourquoi et envoyez-nous votre curriculum vitae et lettre de motivation via le bouton « JE POSTULE ». Nous sommes impatients de vous connaître !

JE POSTULE

Responsable du contrôle interne - Référent.e bailleurs - Accueil (croix-rouge.be)

Réf.: 2023-0995/RdlcCCeQ/2909

Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ?

La possibilité de donner du sens à vos compétences en travaillant pour des projets et des activités qui ont un impact concret & positif sur la société. L’occasion de mettre vos compétences au service des plus fragilisés et de contribuer à une société plus inclusive, au sein d’une organisation humanitaire composée de plus de 13.000 volontaires et 1.900 salariés.

Les points forts du job :

• Un contrat temps plein à durée indéterminée au sein de la plus grande organisation humanitaire mondiale
• Une rémunération en lien avec votre expérience, assortie d’avantages extra légaux : chèques-repas, assurance groupe, prise en charge à 100 % des frais de transports domicile-travail, 4 jours de congé supplémentaires aux congés légaux dès la première année, et 3 de plus l’année suivante
• La possibilité d’une à deux missions à l’étranger par an 
• Un milieu professionnel qui partage des valeurs d’engagement, de bienveillance, de diversité et de coopération
• Un travail qui a du sens dans une équipe engagée

VENEZ RELEVER UN CHALLENGE HUMAIN AU SEIN DU PLUS GRAND RESEAU HUMANITAIRE MONDIAL !

Le Département International en quelques mots :

Le Département international (DI) a pour mission de contribuer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (CRCR) en vue d’améliorer la résilience et les conditions d’existence des personnes vulnérables dans le monde et de leurs communautés. Pour ce faire, le DI mène une série d’activités en lien avec le mandat et les missions de la Croix-

Rouge de Belgique :

• soutien au développement et à l’action de partenaires sur le continent africain ;
• plaidoyer en faveur du respect du droit international humanitaire ;
• activités de maintien et de rétablissement des liens familiaux suite à un conflit armé, à une catastrophe naturelle ou à la migration ;
• participation aux opérations de secours du Mouvement CRCR au niveau international.

Dans le cadre de sa mission (actions internationales, actions en Belgique sur la diffusion du DIH et l’éducation à la citoyenneté mondiale, actions de rétablissement des liens familiaux), le département bénéficie de subsides institutionnels qui lui permettent de mettre en œuvre ses activités à l’international et en Belgique.

Fonction :

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de la cellule comptable et financière et en collaboration étroite avec les autres responsables de service du Département, vous aurez pour mission principale d’assurer le contrôle interne et la conformité des projets menés par le département international ainsi que le rôle de référent envers les bailleurs (DGD, ECHO…). 

Au service de la mission du DI, vous vous assurez de la qualité des processus et procédures liées à la redevabilité, la transparence, l’intégrité et la conformité de l’organisation envers les bailleurs de fonds, les bénéficiaires, la loi et l’organisation elle-même.

Vous accompagnez et appuyiez l’organisation dans un processus d’amélioration continue et de professionnalisation, en s’assurant de la conformité aux exigences internes et externes.  Vous vous assurez de cette conformité au travers de contrôles indépendants, de veilles sur les réglementations, de sensibilisation, de formation et de diffusion d’information de qualité. Vous participez ainsi à la gestion des risques de l’organisation et à la mobilisation des ressources pour l’organisation.

Pour ce faire, vous assumez les responsabilités suivantes :

1. Assurer le rôle de référent bailleur :

– Contact externes : point focal bailleurs ; participation aux réunions externes bailleurs ; relations avec les autres partenaires et ONG ;
– Appui dans la recherche de financements : veille active et diffusion des informations aux opérationnels ;
– Inventaire et analyse des refus/recommandations bailleurs ; centralisation et diffusion des consignes avant la rédaction des propositions et des rapports ; rédaction des fiches bailleurs ;
– Veille au respect de la règlementation bailleurs ;
– Formation / Information des collaborateurs et des partenaires sur la règlementation bailleurs ;
– Appui/Conseil aux opérationnels et financiers sur l’éligibilité des dépenses et sur les procédures bailleurs ;
– Coordination des procédures d’agrément et d’accréditation auprès des bailleurs et mise à jour des interfaces électroniques (pador/appel).
– Coordination de la rédaction de la proposition et des rapports du programme DGD

2. Coordonner le contrôle interne du département international :

– Préparation des audits externes projets ; suivi des rapports d’audit et des recommandations bailleurs
– Coordination et supervision du contrôle des pièces justificatives au regard des procédures internes et des règles bailleurs par les gestionnaires financiers, les partenaires ou les auditeurs externes ; réalisation de certains contrôles
– Production de rapports de contrôle interne (méthodes, constats, risques, recommandations) et suivi de l’application des recommandations
– Se déplace sur le terrain pour préparer, superviser ou réaliser des contrôles 1 à 2 semaines par an

3. Coordonner les audits organisationnels

Coordination des audits organisationnels dans le cadre des exigences bailleurs (FPA ECHO, screening DGD, etc) ou de certifications externes (EFQM, etc)

– Coordonner l’aspect qualité du département international

– Appuyer la responsable qualité dans l’accomplissement de ses responsabilités (processus d’amélioration continue, processus transversaux liés à la qualité tels que GDPR, gestion des risques, etc), définition/collecte/analyse des indicateurs stratégiques,

– monitoring/suivi/évaluation de la stratégie, mise à jour des politiques, etc)

 

 

 

 

ESSENTIEL

• Formation dans l'un des domaines suivants : anthropologie, sensibilisation, communication, médiation interculturelle, promotion de la santé ou expérience significative.
• Au moins 2 ans d'expérience professionnelle auprès de communautés, dans un contexte humanitaire et/ou auprès de personne en situation de précarité.
• Compétences rédactionnelles, capacité d’organisation, d’analyse.
• Capacité de travailler en équipe, tout en étant autonome et en mesure de prendre des initiatives, capacité d’élocution et de communication, résistance au stress.
• Capacité d’adaptation, flexibilité.
• Français et anglais courant.
• Maîtrise des outils informatiques.

ATOUTS

• Master en santé publique avec une spécialisation en promotion de la santé, ou en santé communautaire (ou un Master en santé publique avec une aisance et affinité avec l’approche de promotion de la santé) ou un Master en anthropologie ou sociologie (sciences sociales) 
• Capacité d’élaborer et de mettre en place des formations avec les partenaires et avec les personnes hébergées.
• Aptitude pour la médiation culturelle.
• Maîtrise d'une autre langue (arabe, espagnol, néerlandais, etc.)

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).
Nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.
Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

CONTEXTE

L’objectif du projet est d’améliorer la santé globale, le bien-être et l’accès aux soins de santé des personnes hébergées dans les centres d’hébergement d’urgence de Bruxelles Capitale. Notre présence dans les centres d’hébergement d’urgence se décline à travers deux axes :

• Initier des interventions de promotion de la santé afin que chaque individu puisse avoir à disposition les moyens d’assurer un plus grand contrôle sur leur propre santé et ses déterminants.
• Assurer des consultations médicales de « dépannage » et de qualité pour les personnes sans accès aux soins effectif ET qui requièrent une consultation avec un médecin.

Dans l’atteinte de ces objectifs et en parallèle de nos actions de terrain, l’équipe du DHU collabore avec le personnel infirmier et social des centres au suivi médico-psycho-social des personnes rencontrées pour améliorer leur accès aux soins de santé à moyen et long terme. L’équipe participe également à recueillir des données en collaboration avec les partenaires tout au long des activités, en prévision de l’évaluation du projet et pour alimenter le plaidoyer de MDM-B pour une couverture santé universelle.

L'ESSENTIEL

Sous la supervision de du chef du projet DHU, la personne chargée de la promotion de la santé :

• est chargé.e de développer une approche globale en promotion de la santé et apporte un soutien opérationnel aux partenaires de terrain dans leurs actions de sensibilisation, d'éducation pour la santé et de prévention.
• tisse un lien direct avec les résidents et joue un rôle crucial pour permettre l’accès à la santé globale et le bien-être des personnes.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

En tant que Promoteur.trice à la santé : vous coordonnez et organisez les activités en promotion à la santé dans le respect de la mission et des valeurs de l'organisation afin d’assurer la qualité des activités.
Exemples de tâches :

• Evaluer les besoins des questions liées à la promotion à la santé, en collaboration avec les membres du projet.
• Développer ou déployer des outils de promotion à la santé.
• Définition du contenu et des messages clé en fonction du public et du contexte.
• Appuyer la concertation opérationnelle avec les partenaires

En tant qu’Animateur.trice : vous coordonnez et organisez l'ensemble des activités de sensibilisation communautaire et individuelle dans le respect de la mission et des valeurs de l'organisation afin d’assurer la qualité des activités.
Exemples de tâches :

• Animer des groupes communautaires et/ou des rencontres ciblés (petit groupe, individuels), espace informel dans le cadre de l’autonomisation des bénéficiaires.
• Mettre en place des activités de sensibilisation des partenaires et d’autres parties prenants (stakeholders) si pertinent
• Maitriser, alimenter et diffuser un répertoire d’orientations et ressources en soutien des bénéficiaires, en fonction du public et du contexte
• Assurer la collecte de données liée à la promotion de la santé.

En tant que Membre de l’équipe projet : Vous êtes responsable d’entretenir des relations constructives avec les autres membres de l’équipe et avec les autres départements afin de garantir l’implémentation de la transversalité du plan d’action projet.
Exemples de tâches :

• Participer aux réunions d’équipe projet.
• Participer au partage d’expérience et de ressources de façon transversale aux différents projets

La liste des tâches reprise ci-dessus est non exhaustive et sera adaptée en fonction des besoins.

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

NOUS OFFRONS

• Une fonction enrichissante et essentielle au cœur des projets de Médecins du Monde Belgique.
• Un contrat de durée indéterminée à mi-temps (horaire flexible).
• Un salaire brut de 1.625,27 € pour 2 années d’expérience ; un salaire brut de 1.673,07 € pour 5 années d’expérience. Expérience pertinente reconnue.
• Tickets restaurants 8€/j presté – Assurance hospitalisation - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.
• Congés : 20 jours légaux + 6 jours RTT + 4 jours extra légaux entre Noël et Nouvel an.
• Prise de poste : début janvier 2024.
• Lieu de travail : Brussel

INTÉRESSÉ-E ?

Merci d’adresser le plus rapidement possible votre candidature, avant le 19/11/23 en utilisant le formulaire approprié de candidature.. Nous nous réservons la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.

MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.

Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.

REQUIREMENTS 

Education and experience  

• University degree in Social sciences, communication, journalism, political sciences is an asset 

• At least five years of professional experience in strategic operational communication  

• At least five years of experience in MSF or similar humanitarian organisation 

• Proven experience in productions of high-quality communications tools and initiatives (written and multimedia) 

Competencies 

• Knowledge and understanding of international media and of digital and social media approaches and tools 

• Strong crisis communication expertise and strategic operational communications knowledge 

• Demonstrated agility and flexibility in handling long-term projects and emergency tasks 

• Exceptional diplomatic skills to navigate complex team dynamics and stakeholder relationships 

• Autonomy and self-motivation, with the ability to create and shape your workspace effectively 

• Proven training and facilitation skills to lead diverse working groups 

• Project management skills 

• Capacity to manage stress and multitask while maintaining a strategic focus 

• Strong humanitarian commitment and interest; motivation to work with MSF 

Languages 

• Oral and written fluency in English   

• Working knowledge of French, Spanish and/or Arabic is a strong asset  

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international humanitarian aid organization that provides assistance in more than 60 countries to populations in distress, to victims of natural or manmade disasters and to victims of armed conflicts, without discrimination and irrespective of origin, religion, creed or political affiliation.  

MSF Operational Centre Brussels (OCB) is looking for a:   

 

Operational Communication Deputy Coordinator (m/f/x) –  

Brussels – MSF Belgium 

 

CONTEXT  

The Communication and Fundraising department of Médecins Sans Frontières, based in Brussels, groups together MSF's communication and fundraising activities in Belgium, as well as operational communication activities in the countries where MSF carries out its actions. 

The COMBO (Communication for Brussels Operations) Unit is a team of communication, audio-visual and digital professionals that delivers high level communication support to MSF’s operations. It serves the Brussels Operational Centre (OCB) of MSF. Our unit’s main tasks are to advise on and develop communications strategies and public positioning initiatives in specific contexts and to support the field teams with communication productions and day-to-day activities.  

As Deputy Operational Communications Coordinator, you are accountable to the Operational Communications Coordinator and support the latter during institutional/reputations crisis, emergencies, gaps and in moving forward strategic transversal dossiers such as trainings, crisis preparedness, impact and reporting, etc.  

RESPONSIBILITIES  

Transversal dossiers 

• Lead working groups and projects within the COMBO team on strategic transversal dossiers (training, crisis, impact/reporting, etc.), and thematic files (climate emergency, field recentralization, other) fostering cross-functional collaboration on these dossiers among team members  

• Represent the COMBO in relevant platforms such as Climate Environment & Health Advocacy group (CEH), Field Recentralization platform (MIC), etc. 

• In coordination with relevant stakeholders, ensure the COMBO plays an active role in facilitating and fostering internal debates, trainings, workshops, webinars on the role of operational communication and speaking out within MSF OCB 

• Coordinates with L&D/training stakeholders and the Vienna Field Comms Unit and ensures the COMBO’s involvement in learning strategies and the organisation and facilitation of international comms trainings 

• Support the Operational Communications Coordinator in field-HR related dossiers, such as the recruitment, detachment, retention, well-being and evaluation of field communication staff 

• Support the Operational Communication Coordinator in the recruitment and the technical validation of candidates for the field communication and emergency comms pools 

• In collaboration with the Risk Management Unit and the Security focal point, build and maintain the crisis comms capacity of the COMBO team and involves them in updating and developing relevant communications trainings, materials and tools linked to crisis protocols 

• Ensure rotation of support of Communication Advisors in case of CIMTs (Critical Incident Management Team) including being a member when needed 

Strategic Communication support during crisis/emergencies/gaps   

• When requested by the Operational Communications Coordinator, manages emergencies or reputational issues involving MSF OCB, providing effective communication strategies 

• Provide support to Communications Advisers by stepping in during their absences, crisis team involvement, task force participation, or in case of increased workload 

• Act as peer support to Communication Advisors when needed 

• In close coordination with the Operational Communications Coordinator and Communication Advisors, lead development of public positioning on strategic transversal dossiers and cross cutting issues which have been identified as strategic priorities for MSF OCB 

Support to coordination tasks 

• Contribute to the reporting and impact assessment of the COMBO team by ensuring reporting tools are in place and regularly updated 

• Support the Operational Communication Coordinator in coordination tasks including organisation of annual meetings, annual COMBO retreat, B&O, Editorial meetings, etc. 

• Support the Operational Communication Coordinator in the follow up of strategic intersectional dossiers when needed 

• Replace the Operational Communication coordinator when absent  

CONDITIONS 

• Expected starting date: Mid-November  

• Location: Brussels (Belgium) 

• Contract type: Open ended term contract– Full time – 50% of homeworking possible per week 

• Belgian contract; Salary according to MSF-OCB HQ grid 

• Meal Vouchers – Hospital Insurance (DKV) – Pension Plan – 100% reimbursement for public transportation costs  

• Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment 

• Adhere to the MSF Behavioral Commitments 

 

Deadline for applications:  16 October 2023  

 

How to apply? 

Please, send your CV and cover letter to Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.org and mention “Operational Communication Deputy Coordinator” in the subject of your email. 

 

Only shortlisted candidates will be contacted. 

 

MSF values diversity and is committed to creating an inclusive working environment. We welcome applications from all qualified candidates regardless of disability, gender identity, marital or civil partnership status, race, color or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation. 

 

The protection of your personal data is important to MSF. By submitting your application, you consent to MSF using your personal data. For more information, consult our privacy notice to job applicants.