Assistant administratif

Dans le cadre du développement de ses activités, la CTB recherche un (h/f) :

 

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) SÉLECTION & BRIEFING

 

Pour le PROGRAMME JUNIOR au siège à Bruxelles

 

Réf.: BRU/16/15JP

 

 

Lieu d’affectation: Bruxelles

Durée du contrat: contrat de durée déterminée de 9 mois

Régime de travail: à temps-plein

Date probable d’entrée en fonction: le 12 septembre 2016

Salaire brut mensuel: 2481,58 euros pour 2 années d’expérience utile. Chèques-repas, assurance hospitalisation/soins de santé, assurance de groupe, Ethias Assistance 24h/24, 13ème mois, double pécule de vacances.

 

Projet:

 

À travers le recrutement et l'envoi sur le terrain de jeunes professionnels, le Programme Junior ambitionne de contribuer au développement d'une nouvelle génération d'experts de la coopération internationale ainsi qu'au renforcement des capacités et au développement durable dans les pays partenaires. Guidés par un coach, ces jeunes collaborent pendant minimum 1 et maximum 2 ans à un projet de la CTB ou de tout autre acteur agréé par la Coopération belge.

 

La mise en œuvre de ce projet est confiée à la CTB. Le Programme Junior peut mettre 70 postes d'assistant junior à disposition des projets/programme de la coopération belge (CTB ou autres acteurs). Plus d'information sur http://www.btcctb.org/fr/programme-junior

 

Fonction:

 

Comme assistant(e) administratif(ve) sélection & briefing vous faites partie d'une équipe de 5 personnes et vous garantissez l’organisation du trajet que les candidat-junior assistants doivent parcourir de la sélection au briefing avant le départ. Vous rapportez à la coordinatrice du Programme Junior.

 

 

 

Concrètement vos tâches seront entre autre:

 

• Organisation / coordination des demandes des projets pour un poste d'assistant junior:

 

• Optimiser la procédure de demande.
• Assurer la publication des postes sélectionnés.
• Coordonner le matching des postes d’assistants juniors.

 

• Organisation des sélections:
  • Planifier le processus de sélection en collaboration avec l'équipe et le service «Recrutement et Mobilité"
  • Organiser la mise en œuvre de ce processus de sélection.
  • Assurer le bon déroulement de l'appel à candidature.
  • Informer les candidats sur leur résultat et la phase suivante de la sélection.
  • Assurer le suivi administratif des inscriptions pour les sélections.
  • Assurer une évaluation permanente du processus de sélection.

 

• Organisation / coordination du briefing pré-départ des juniors assistants sélectionnés:
  • En collaboration avec le service « Learning & Development » planifier, organiser  et évaluer les briefings.
  • Préparer et mettre en œuvre des marchés publics pour les formateurs externes.
  • Évaluer les besoins afin d'offrir un briefing approprié aux assistants juniors.

 

 

Nous cherchons quelqu’un qui:

 

• dispose au minimum d’un diplôme de bachelier.
• possède au moins deux ans d’expérience professionnelle dans une fonction administrative.
• s’exprime très bien en français / néerlandais dont une des deux langues est la langue maternelle. Une bonne connaissance de l’anglais et / ou l’espagnol est un atout.
• détient une bonne connaissance de MS Office (Word, Excel) et sait aisément travailler avec les bases de données et des interfaces web (Drupal).
• a des excellentes compétences administratives et organisationnelles.
• est doté d’ un esprit analytique et critique et a des aptitudes marquées en communication.
• a un esprit d'équipe et bénéficie de solides compétences sociales ainsi que la capacité de motiver les gens.

 

 

Intéressé(e)?

Postulez au plus tard le 12/06/2016 via notre site web www.btcctb.org avec votre CV et une lettre de motivation.

Pour toute question supplémentaire, contactez-nous au 02/505 18 65 ou via l'adresse humres@btcctb.org.

 Profil - Etudes en communication / journalisme / sciences politiques ou coopération au développement - Qualités rédactionnelles et bonne connaissance de la langue française - Connaissances d’Internet et des outils bureautiques - Motivation, disponibilité, esprit d’équipe - Intérêt pour la solidarité internationale Période et lieu du stage: de début septembre à fin novembre/ décembre 2015 au siège de Bruxelles Les candidatures sont à envoyer avant le 15/07/2014 par e-mail à job@cncd.be avec comme référence « stage-Communication »

STAGE EN COMMUNICATION / RELATIONS DE PRESSE Le CNCD-11.11.11 est la coupole de 90 ONG de développement, de syndicats et d’associations d’éducation permanente engagées dans la solidarité internationale en Communauté française et germanophone de Belgique. Il réalise trois missions: Interpeller : en tant que coordination, le CNCD-11.11.11 interpelle les instances politiques nationales et internationales sur leurs responsabilités en matière de coopération au développement et de solidarité internationale. Sensibiliser : le CNCD-11.11.11 assure la promotion de campagnes de sensibilisation, d’information et de mobilisation de la population, avec ses organisations membres. Ces campagnes tournent autour de différents thèmes et s’appuient sur des outils d’information, d’animation ou de plaidoyer politique ainsi que sur l’organisation d’événements. Financer : grâce à l’Opération 11.11.11, le CNCD-11.11.11 finance des programmes d’actions et des projets de développement en Afrique, Amérique latine, Moyen-orient et Asie. Pour en savoir plus, visitez notre site Internet : www.cncd.be  Tâches du stagiaire Seconder l’attachée de presse dans sa mission de communication auprès des médias et participer à différentes activités au sein de la cellule Communication. Détail de la mission : - Participation à la rédaction d’outils de communication (communiqués de presse, invitations à la presse, dossiers de presse, newsletter…) - Suivi des relations de presse, organisation d’émissions radio/TV et organisation de conférences de presse - Implémentation et mise à jour du fichier de presse - Evaluation de l'impact et des retombées médiatiques (revue de presse hebdomadaire) - Participation à l’organisation d’événements - Participation à l’élaboration du plan de communication de la campagne 11.11.11

Savoir • Diplôme d’études supérieures (droit, sciences politiques, économie, coopération internationale…) • Maîtrise de l’outil bureautique informatique (traitement de texte, Excel graphique, présentations). • Français, anglais et espagnol (l’une de niveau langue maternelle, orthographe parfaite ; les deux autres en maîtrise surtout à l’écrit). La connaissance du néerlandais sera un critère de choix à compétences par ailleurs égales. Savoir faire • Bonnes capacités de communication à l’oral et à l’écrit. • Conception et rédaction de comptes rendus et rapports. • Sens de l’organisation et traitement de l’information (méthodes de classement et d’archivage, priorisation, …) • Expérience dans un poste similaire souhaitée, mais non indispensable. Savoir être • Travail méthodique et rigoureux. • Réactivité / adaptation / priorisation. • Bonne gestion du stress. • Sens de l’initiative et autonomie. • Diplomate. • Motivation pour le secteur associatif et de la solidarité internationale. • Travail en équipe.

Mission : appuyer les deux Desks basés au COB dans leur travail au quotidien et accompagner la gestion d’un portefeuille de projets afin d’en garantir une mise en œuvre qualitative, dans le respect des moyens et des cadres impartis Responsabilité 1 : Appuyer le Desk dans le travail au quotidien (environ 30% du temps de travail par Desk) Responsabilité 2 : Contribuer à la mise en œuvre de la Politique de Programmation, Suivi et Evaluation des projets (PPSE) par les équipes programme (40%) Responsabilité 3: Appuyer le développement de nouveaux projets pour le desk (20%) Responsabilité 4: Contribuer à la communication interne des activités du desk (10%) But : permettre la visibilité interne sur les activités du desk

Profil:

La CTB recherche des candidats répondant au profil suivant:

Diplôme:

• Master

Expérience:

• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion de projets avec une forte composante IT ;
• une expérience de conduite d’un projet avec composante de changement organisationnel est un atout ;
• une expérience dans la numérisation de processus, relative à des outils collaboratifs, au Knowledge Management – Knowledge Sharing, ou toute autre expérience pertinente est un atout ;
• expérience dans l’analyse business de projets IT et de projets dans la gestion du changement, de processus, de la qualité… ;
• expérience des procédures de marchés publics selon la règlementation belge ;
• une expérience dans le secteur de la coopération au développement constitue un atout.

Connaissances:

• Connaissance approfondie en méthodologie de gestion de programmes et de projets ;
• une connaissance de MSP, Prince2, Agile, MoP, Lean ou toute autre connaissance méthodologique pertinente est un atout ;
• connaissance du cycle de projet et de la coopération au développement ;
• très bonne maîtrise du français, du néerlandais et de l’anglais ;
• bonne maîtrise des applications MS Office, Visio, MS Project et autres ;
• notions de la gestion intégrale de la qualité et de la gestion par les processus.

Compétences:

• Adhésion aux valeurs de la CTB ;
• approche axée sur les processus et esprit analytique ;
• capacité d’abstraction et de conceptualisation, esprit novateur ;
• orienté clients, résultats et solutions ;
• autonomie et esprit d’équipe ;
• bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles (notamment en gestion d’équipe et négociation), aptitudes pédagogiques et rédactionnelles ;
• talent organisationnel. 

Responsable de projet pour la transformation numérique

 

Durée du contrat: contrat à durée indéterminée

Date probable d’entrée en fonction: dès que possible

Salaire mensuel brut: 4.070,26 euros pour 5 années d’expérience pertinente. Le salaire sera calculé en fonction du nombre réel d’années d’expérience pertinente. Chèques-repas, assurance hospitalisation/soins de santé, assurance de groupe, ETHIAS-Assistance 24h/24, 13^e mois, double pécule de vacances.

Fonction:

Le Responsable de projet pour la transformation numérique travaille au sein du département « Développement organisationnel » qui fait partie de la Direction générale. Ce département vise à contribuer au développement d’une organisation performante et agile en gérant notamment d’importants programmes de changement organisationnel dans le cadre de la mise en œuvre des missions de la CTB.

En tant que Responsable de projet pour la transformation numérique, vous planifiez, coordonnez et implémentez des programmes et projets de changement. Vous gérez en particulier un programme de la CTB qui développe l’environnement collaboratif de l’organisation. Vous vous assurez que le programme et les projets génèrent des résultats conformes aux bénéfices attendus. Vous êtes responsable de toutes les phases du programme ainsi que de celles des projets dont vous avez la responsabilité (planification, suivi, gestion, production). Vous coordonnez également la production ou produisez directement certains produits dans le cadre de projets spécifiques. Vous veillez à ce que les produits soient livrés dans le respect des critères de qualité, durée, périmètre et coûts définis par le Comité de pilotage du programme.

Vous endossez également le rôle de consultant interne en matière de transformation numérique des organisations. Vous accompagnez les collègues de la CTB dans l’identification de leurs besoins dans ce domaine et des solutions qui y répondent, tout en renforçant la stratégie de la CTB. Vous accompagnez en outre des collègues dans l’élaboration et la révision des processus et documents dont ils sont propriétaires.

Enfin, vous agissez en tant que business analyst pour les projets IT souhaités par d’autres départements pour lesquels vous définissez les besoins business nécessitant le développement d’une solution technique adaptée.

Le Responsable de projet pour la transformation numérique sera principalement chargé des tâches suivantes:

• alimenter la stratégie de transformation numérique de la CTB;
• soumettre aux Comités de pilotage des propositions d’orientations stratégiques sur leurs vision, scope, qualité, coût et délais;
• analyser les besoins des parties prenantes dans une perspective coût/bénéfice pour la CTB (risques, ressources humaines et financières, bénéfices attendus, engagements...);
• définir les projets dont il a la responsabilité et accompagner la définition des autres projets. Il peut s’agir de projets liés aux processus cœur de métier de la CTB ou aux processus support (RH, finances, etc.);
• proposer, sur la base d’analyses, des priorités entre projets aux instances décisionnelles;
• définir et planifier les activités nécessaires à la livraison des produits;
• gérer et/ou coordonner l’ensemble des domaines de gestion du programme ou projet: risques, planning, marchés publics, ressources humaines et financières, etc.;
• diriger/accompagner, motiver et coordonner le travail des parties prenantes internes et externes des projets, ainsi que les collègues dans l’exercice de leurs responsabilités liées à la gestion des processus;
• communiquer et rapporter sur l’avancement du programme et des projets;
• organiser et accompagner la transition des produits dans le travail récurrent;
• documenter les succès et difficultés, et intégrer les enseignements dans la stratégie de transformation numérique et dans la méthodologie de gestion des programmes et projets;
• assurer le suivi des recommandations de l’Audit interne et du service Évaluation interne, lorsqu’elles concernent les domaines de compétence de la fonction;
• accompagner le(s) développeur(s) et fixer les priorités lors du développement de la solution IT adaptée, ainsi qu’en tester et valider la livraison.