Belgium

• être en possession d’un diplôme d’études supérieures (bachelor/master) prioritairement dans un des domaines suivants : administration, secrétariat, gestion, GRH.
• avoir d’excellentes capacités organisationnelles, multitask, orienté « client », bonnes capacités rédactionnelles, autonome, flexible, très bonne gestion du stress ;
• bilinguisme français/anglais exigé ;
• une expérience en traduction serait un plus ;
• maîtrise de MS Office ;
• justifier d’un engagement pour le secteur associatif;
• ne pas craindre d’intervenir en urgence.

ASF recrute un/e Stagiaire « Administration des départs »

•  Lieu : Siège d’ASF (Bruxelles, Belgique)
• Entrée en fonction : Fin août 2016
• Durée du stage : 6 mois minimum
• Clôture des candidatures: 27 juillet 2016

 

L'ORGANISATION

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières (ASF) est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

Avocats Sans Frontières a des missions permanentes notamment au Burundi, en République démocratique du Congo (RDC), en Ouganda, au Tchad, en République centrafricaine (RCA), en Zambie et en Tunisie, et développe des projets en en Afrique de l’Est et en Asie. Elle met également en œuvre des programmes transnationaux sur la justice pénale internationale, la protection des défenseurs des droits humains en étroite collaboration avec les avocats et la société civile.

Présente depuis 2002 en RDC, l’action d’ASF vise à contribuer à un meilleur accès à la justice pour les populations en situation de vulnérabilité à travers l’amélioration de leur prise en charge juridique et judiciaire et la promotion du respect de leurs droits fondamentaux.

DESCRIPTION DU STAGE

Le stage proposé s’inscrit dans le cadre de l’appui administratif et logistique lié tant aux départs à l’étranger que de la venue de collègues du terrain au siège de Bruxelles.

Le/la stagiaire sera responsable d’organiser, sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice RH, et en étroite collaboration avec tous ses collègues du siège, les voyages professionnels des collaborateurs d’ASF (salariés en Belgique et du terrain), des consultants et des avocats du réseau ILN.

En outre, il/elle sera responsable des démarches administratives liées à ces voyages (assurances, mise à jour de base de données, etc.).

Enfin, le/la stagiaire sera amené à collaborer sur des dossiers administratifs et/ou ressources humaines.

DESCRIPTION DES TACHES

• Organisation des voyages (salariés en Belgique et du terrain, staff local, avocat de l’ILN, consultants) :
• Réceptionner la demande de départ et organiser les aspects pratiques liés à ce départ :
• Réservation de billet d’avion avec l’agence de voyage,
• Préparation de l’ordre de mission,
• Prise d’assurance,
• Suivi des plannings de briefing/débriefing,
• En collaboration avec le terrain concerné, organiser le suivi des réservations d’hôtel, de taxi, et toute information utile à l’arrivée du collaborateur sur le terrain,
• En cas de départ d’un avocat ILN, s’assurer que l’avocat ILN a bien réceptionné tous les documents liés à sa mission,
• En cas de visite d’un staff national au siège à Bruxelles, le stagiaire donne un appui à la mission concernée pour l’obtention du visa Schengen ;
• Informer le siège de façon hebdomadaire des mouvements du personnel, et le terrain de l’arrivée d’un collaborateur sur le terrain. 
• Suivi administratif :
• S’assurer que tous les documents liés au départ soient classés sur le serveur,
• Réceptionner les notes de frais et les justificatifs de dépenses,
• Centraliser les conventions (Consultant/Avocat du réseau ILN), les transmettre au gestionnaire AFL du pays concerné et les classer sur le serveur. 

• Appui administration / RH
• Traduction Français-Anglais de documents RH
• Appui au plan de formation, recherches liées à des thématiques RH ou légales, reporting, suivi de tableaux de bord, etc.
• Appui au recrutement
• Publier les offres d’emploi
• Short-lister les candidatures les plus pertinentes

NOUS OFFRONS

• La possibilité de développer une expérience au sein d’une ONG professionnelle et internationale.
• Une indemnité forfaitaire de € 8 par jour presté, pour couvrir les frais de lunch et de transports en commun locaux.
• Une intervention dans les frais de déplacement quotidien pour les stagiaires habitant hors de Bruxelles.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV à l’adresse e-mail job@asf.be, en précisant la référence « Stage administration départs », avant le 27 juillet 2016.

Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par ASF. Merci pour votre compréhension et votre intérêt pour la promotion des droits humains.

Savoir  Expérience probante dans un poste similaire  Trilingue Français, Anglais, Néerlandais. L’espagnol est un atout. Savoir faire  2 à 3 ans d’expérience ou aptitude à s’adapter rapidement au monde du travail  Expérience au niveau ticketing est un atout important  Capacité de s’organiser efficacement en triant les tâches selon leur degré de priorité  Résistance au stress  Capacité d’intégrer les règlements et politiques internes  Capacité à trouver les solutions aux problèmes posés et de formuler des réponses concrètes dans des délais acceptables  Une expérience dans l’appui à distance et/ou dans une organisation internationale est un atout  Pouvoir interagir avec un grand nombre d’interlocuteurs différents et ce simultanément  Travail multi-tâches Savoir être  Bon sens de la communication orale et écrite  Bonne résistance au stress et flexibilité dans l’organisation des tâches à accomplir  Rigueur  Pragmatisme, bon sens  Motivation pour le secteur associatif  Adhérer à la vision de Handicap International : un monde ou toute forme de handicap peut être prévenue, guérie ou intégrée et dans lequel les droits des personnes handicapées sont respectés et appliqués

« Handicap International est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux ». Contexte et fonction essentielle du poste La fonction fait partie du département RH et est le point focal de toute organisation de voyages à l’étranger, tant pour le staff expatrié que pour le staff du siège, ainsi que pour le suivi administratif des assurances,... ________________________________________ Responsabilités et tâches principales : 1. En tant que Gestionnaire RH (+/- 50% du temps) • Participer à la diffusion, l’intégration, l’utilisation et le respect des cadres de référence/règlements internes et des outils pour la gestion des expatriés (CGET, Manuel GARH, Politique voyage, etc.) • Constituer les dossiers des expatriés, les mettre à jour et en assurer le classement et l’archivage. • Donner des explications quant aux avantages liés à l’application des réglementations sociales et du travail (Notes de frais, fret, etc.) • Réaliser les affiliations, changements d’affectation, extensions ou modifications de la couverture des expatriés. • Réaliser les extensions pour l’assurance accident du travail pour le personnel siège qui part en mission. • Réaliser les affiliations à l’assurance Schengen pour les Staff nationaux qui se rendent en Europe. • Briefer les expatriés sur les questions générales liées aux assurances et les y affilier et les informer sur les process voyages. • Briefer le personnel siège à l’arrivée sur les process voyages, assurance rapatriement, notes de frais, politique voyage et per diem, … • Gérer les affiliations, désaffiliations et la facturation nécessaire à la couverture des risques liés au voyage du personnel du siège 2. En tant que gestionnaire des voyages (+/- 50% du temps) • Emettre des recommandations sur la gestion actuelle • Participer à l’élaboration d’outils pour la gestion des voyages • Assurer la diffusion, l’intégration, l’utilisation et le respect des cadres de référence et des outils pour la gestion des voyages • Informer et appuyer les expatriés pour l’envoi de bagages non accompagnés • Contrôler les factures Concernant la gestion opérationnelle des voyages : • Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services impliqués dans l’organisation des voyages. • En collaboration avec l’administrateur terrain, s’assurer que les expatriés ne bénéficient pas de plus de voyages que ceux auxquels ils ont droit, en vertu des cadres de référence. • Appuyer et informer les voyageurs ou les « organisateurs de voyage » dans l’organisation des voyages conformément à la politique. • Centraliser, traiter et classer les informations relatives à la gestion administrative des voyages des RH organisés au départ du siège. • Valider les exceptions à la politique voyage et autoriser l’émission des titres de transport. • Réceptionner les évaluations et gérer le suivi des plaintes. • Appuyer les voyageurs (expatriés, personnel siège, staff nationaux) dans l’obtention de leur visa et accomplir les formalités nécessaires. • Délivrer tous les documents émanant du Centre Opérationnel Bruxellois de la Fédération Handicap International et nécessaires au voyageur (ordres de mission par exemple). • Etablir les notes de frais des expatriés conformément à la politique voyage. • Contrôler les factures liées aux voyages (factures agence de voyages, hôtels, intermédiaires visa). Il s'agit d'un contrat de remplacement durant 5 mois et demi à dater de septembre 2016

Votre profil :

 –        vous êtes un(e) spécialiste en communication expérimenté(e) et avez une connaissance approfondie des stratégies de communications, et des moyens de communication disponibles et de leurs applications

 –        vous pouvez justifier d'une expérience professionnelle pertinente

 –        votre connaissance du néerlandais équivaut un niveau de langue maternelle, et vous êtes parfaitement à l'aise en français et en anglais

 –        vous êtes motivé(e) par les valeurs et les objectifs de Greenpeace

 –        vous êtes un(e) people manager inspirant(e)

 –        vous avez une connaissance approfondie du paysage médiatique belge

 –        vous êtes très bon(ne) organisateur(trice)

 –        vous êtes un(e) communicateur(trice) talentueux

 –        vous avez une bonne capacité de décision

 –        vous êtes créatif(ve)

 

 

GREENPEACE BELGIUM asbl

Recherche un(e)

HEAD OF COMMUNICATIONS

qui souhaite contribuer à un meilleur environnement et veut relever un défi dans une ONG internationale.

Greenpeace est une organisation indépendante, non violente et apolitique qui dénonce les atteintes à l'environnement et à la paix dans le monde et propose des solutions concrètes pour y remédier.

Vos tâches :

–        diriger le département de communication

–        développer et implémenter une stratégie de communication

–        diriger le personnel de l’équipe de communication

–        gérer le budget de communication

–        intégrer la communication, les campagnes et la récolte de fonds dans un schéma cohérent pour l’organisation

–        représenter le département de communication auprès de l’équipe de Programme Management, rapporter au Programme Director

 

 

Notre offre :

–        contrat à temps plein et à durée indéterminée

–        environnement de travail dynamique et ambiance agréable

–        avantages extra-légaux attractifs : chèques repas, 13^ème mois complet, assurance hospitalisation et congés extra-légaux

–        une fonction offrant de nombreux défis.

 

Vous trouverez la description complète de la fonction sur www.greenpeace.be dans la rubrique Agir avec nous / Emplois.

 Vous souhaitez travailler pour Greenpeace en tant que Head of Communications ? Alors surfez vite sur www.greenpeace.be (rubrique Agir avec nous / Emplois) et découvrez comment nous faire parvenir votre candidature (lettre de motivation en Néerlandais).

L’évaluateur sera sélectionné sur base d’une offre technique et financière qui devra être soumise par l’évaluateur au plus tard le 17 juillet 2016. L’envoi peut se faire soit : (i) sous pli fermé avec la mention sur l’enveloppe « REF: Evaluation Externe RDC/2016 – Offre technique et financière pour l’évaluation du projet de résilience communautaire en RDC» à l’adresse suivante: Croix-Rouge de Belgique – Département International A l’attention de Valérie Bartholomé Rue de Stalle, 96 1180 Bruxelles Belgique Rem : toutes offres reçues après le 17/07/2016 ne seront pas considérées. (ii) ou par email avec en objet la référence suivante « Evaluation Externe RDC/2016 – offre technique et financière » à l’adresse suivante : valerie.bartholome@croix-rouge.be L’offre technique et financière devra contenir au minimum les sections suivantes : - Description de l’approche méthodologique - Calendrier de l’évaluation (description du plan de travail, nombre de jours prévus et échéances) - Les CV des évaluateurs - Le budget demandé (avec au minimum les rubriques suivantes : honoraires, transports, hôtels). N.B. : La Croix-Rouge peut fournir un véhicule ainsi qu’un chauffeur, néanmoins les frais de carburant et d’hébergement du chauffeur (y compris les perdiem) seront à charge de l’équipe d’évaluation - Un exemple de rapport d’évaluation déjà réalisé par l’évaluateur La CRB et la CRRDC se réservent le droit de relancer une nouvelle procédure de sélection d’un évaluateur si les propositions reçues ne sont pas jugées de qualité suffisante. Les compétences attendues de l’équipe d’évaluation (au moins 2 personnes pour garantir un croisement des informations recueillis et un partage d’opinion, dont un Congolais) : 1. Au moins 5 à 10 ans d’expérience de conduite et/ou d’évaluation de programme en lien avec les thématiques liées à la Résilience particulièrement en Afrique Sub Saharienne 2. Une connaissance et expérience des politiques et du système administratif en RDC 3. Expérience de travail en Afrique Centrale 4. Excellente maîtrise du français parlé et écrit. La connaissance de la Croix-Rouge de RDC ou du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge sont un atout supplémentaire.

Objectifs : Evaluer le projet de résilience en vue d’une réplication dans d’autres Provinces et territoires de la RDC Public cible : La Croix-Rouge de RDC (CRRDC), la Croix-Rouge de Belgique (CRB), les autorités locales pertinentes en RDC et la Direction Générale du Développement belge (DGD) Mandataire : Croix-Rouge de Belgique (CRB) Rapports : les rapports d’évaluation seront soumis simultanément par l’évaluateur au Secrétaire Général de la CRRDC et au Représentant de la CRB en RDC Calendrier : l’évaluation devrait se dérouler courant du mois de juillet 2016 et dans tous les cas, il faudrait que l’évaluateur puisse faire une première restitution durant le mois d’août 2016 Échéancier : - Remise du rapport provisoire au plus tard 15 jours après la mission d’évaluation - Remise du rapport final au plus tard 1 semaine après réception des commentaires Lieux : RDC (Kinshasa, Province du Bas Congo et Bandundu) Budget indicatif : 10.000 à 15.000 euros