Belgium

Competences

• • Works cooperatively and effectively with other employees, team members and managers;
  • Uses logical thinking to structure, interpret and analyse data;
  • Possesses excellent analytical, writing and editing skills;
  • Ability to handle multiple tasks and deadlines and to prioritise essential tasks;
  • Listens actively and is open to learning;
  • Values multicultural teamwork;
  • Has knowledge of and respect for the values and norms of the organisation;
  • Is able to identify essential information for a task or project;
  • Is able to organise information or materials for others;
  • A self-starting, detail-oriented and flexible approach to tasks;
  • Is resourceful and uses Search tools to support efficiency for self and team members.

Minimum required qualifications

• • Bachelor or Master (completed) in international relations, conflict resolution, development studies, social sciences or related field;
  • Demonstrated interest in programme/project management and  conflict resolution / peacebuilding;
  • Possesses excellent analytical, writing and editing skills;
  • Proficiency in English (oral and written);
  • Computer literate with practical experience in Microsoft Office applications.

Desired qualifications

• • Practical experience with programme/grants management or monitoring & evaluation; 
  • Working knowledge of French is a very big advantage;
  • Working knowledge of Dutch would be desirable;
  • Experience with research and data collection;
  • Experience working at a (non-)governmental organisation/non-profit or similar international environment.

Supervision

The intern will be part of the Cross-Regional Programmes Team and will be supervised by a Programme Officer. 

Working conditions

Usual office environment in Brussels. Search Belgium currently has a policy requiring at least 2 days per week presence in the office.  

Salary and contract

The internship will fall under the Convention d’Immersion Professionnelle (CIP) or Beroepsinlevingsstage, a framework for internships in Belgium for recent graduates. Hence the candidate must have completed their studies and have the legal ability to live and work in Belgium (this includes citizens of the European Economic Area plus Switzerland). The internship will be compensated with 1,035.30 EUR/month (full time). 

We are expecting this internship to be full-time and for a duration of 6 months, exceptions to this can be discussed during the recruitment process.

Desirable start date

November 2024.

Application process

The deadline for applications is October 27th, 2024. Please submit your CV and motivation letter through our online application portal Lever. Indicate clearly in your motivation letter if you are available full time for 6 months or would like to suggest an alternative arrangement. Applications are reviewed on a rolling basis, and Search reserves the right to identify a suitable candidate ahead of this deadline. The successful interviewee will be asked to provide the names and contact details of 3 references (if possible).

Only applicants invited for an interview will be contacted. No phone calls, please. Please see our website www.sfcg.org for full details of our work. 

In a world often divided, Search for Common Ground stands for the power of bringing diverse people together to find solutions. By meeting this moment with Search, you join a powerful global peace movement that believes in the profound impact of courageous multipartiality - that all voices should be heard and respected in shaping a better, more connected world and collaborative vision is essential for lasting peace. Search for Common Ground takes a dynamic approach by building solutions that are based on the needs of communities. We engage with leaders and elected officials to advance dialogue and collaboration. We are community leaders. We are youth activists. We are women. We are Peacebuilders. We have been doing this work for over 40 years, we have developed our understanding of what peace looks like, being able to quantify our impact and design more effective programming. Peace moves at the speed of trust, so we invest for the long haul. When we’re no longer needed, we leave, leaving behind people and institutions with the ability to manage future conflicts.

In this context, Search is implementing several policy and advocacy projects out of our Brussels office, funded by, amongst others, the Belgian development cooperation and the EU, that focus on highlighting the importance of peacebuilding and conflict-sensitivity. Through these projects, we promote some of our key organisational priorities around youth, peace and security; the HDP Triple Nexus; climate change and conflict; natural resource extraction; and conflict and digital peacebuilding. These projects are managed by the Cross-Regional Programmes Team, in close collaboration with Search’s Policy Team, technical teams, several country teams, and the Institutional Learning Team. The Cross-Regional Programmes Team is looking for a committed full-time intern who is passionate about gaining practical experience in programme management and the peacebuilding field. The intern will make concrete contributions to the day-to-day programme and grants management, support implementation, and monitoring and learning under these projects. 

Key responsibilities

• • Help prepare, attend and take notes of programme meetings, strategic reflection and planning sessions, and other meetings of our policy and advocacy projects;
  • Assist in updating relevant grants and projects management tools and in tracking deliverables (costed work plans, budget meetings, report submissions) on the policy projects;
  • Gather data from different sources (activities, colleagues, reports, websites, etc.) and enter into the relevant trackers and monitoring tools, assist in data validation and verification processes and support the development of M&E reports;
  • Assist in preparation of events, logistical and procurement processes (hiring of consultants, preparation of tenders, reviewing of documents, booking of venues and hotels, etc.);
  • Researches and collects materials for documentation, briefings and presentations;
  • Support donor reporting, collection of success stories, and other written contributions;
  • Perform general administrative tasks as needed.

 

Essential Qualifications

We encourage all individuals who believe they have the skills necessary to succeed within this position and thrive at NEF to apply for this role, even if you do not meet 100% of the qualifications.

• Bachelor’s Degree in Accounting or Finance required;
• Minimum of 5 years’ experience in accounting required;
• Proficient in Word and Excel;
• Strong written and oral communication skills in English and Dutch; French is highly desirable;
• Ability to manage multiple projects simultaneously;
• Strong organizational and analytical skills;
• Able to read and understand technical forms and financial reports;
• Willingness to establish and maintain effective working relationships.

Eligibility Criteria

• Must be legally authorized to work in Belgium without company sponsorship, now or in the future.

NEF BE will accept a rolling application until the position is filled. Review of application will begin on October 13, 2024. Interested candidates are encouraged to apply as soon as possible.

 

To apply:

Please apply by submitting the following documents in the English language to the Near East Foundation’s careers page at https://neareast.bamboohr.com/careers/410 :

1. Cover letter outlining all relevant experience, how you meet the essential criteria.
2. Curriculum Vitae.
3. List of three references (including one from current, or most recent, employer). You will be given further notice prior to us contacting references.

Please note only shortlisted candidates will be contacted. Female candidates are strongly encouraged to apply.

Applicants are strongly encouraged to familiarize themselves with the Near East Foundation by visiting the NEF website at www.neareast.org

The Near East Foundation promotes Equal Employment Opportunities for all applicants seeking employment and NEF employees.

 

Pre-employment Checks

Any Employment with the Near East Foundation will be subject to the following checks prior to start date:

• A satisfactory Restricted Party Screening.
• Receipt of satisfactory references.
• Workplace Verification Check.                         

Benefits

NEF Belgium offers a comprehensive benefits package which includes: 25 Annual Leave Days, 11 Holidays; employer paid private medical, dental and, vision coverage for the employee; private pension with 8% employer contribution, and more!

NEF's strength is its people. Our team is our fuel to achieving the innovation, quality programming, community focus, mutual trust, sustainability, and learning needed to realize our mission. To help our team thrive, we support a working structure that prioritizes flexibility, personal commitments, and staff well-being while promoting a work culture of teamwork, collaboration, respect, integrity, and excellence.

As an international organization, we value a truly diverse workforce and prioritize a culture of inclusivity and belonging. We strive to create a high-achieving work environment informed by different cultures, perspectives, and experiences. With a commitment to diversity, equality, equity, and inclusion in all we do, our aim is to ensure that people feel heard, protected, and empowered to contribute to NEF's mission from day one.

About NEF

Since 1915, NEF has supported community-led economic and social development in Middle East, Africa, and Caucasus. As a non-profit international development organization, NEF draws on local teams, experience, and partnerships in these regions to create community-led solutions to reduce poverty, create economic opportunity, increase resilience, and empower conflict, climate- and crisis-affected people to improve their outlook and wellbeing. Our programs span three focal areas: Inclusive Economic Development, Climate Resilient Development, and Peace and Stability.

NEF works through a network of country offices and with local partners, with current or recent operations in Armenia, Jordan, Lebanon, Iraq, Mali, Morocco, Palestine, Sudan, South Sudan, and Syria. Our global headquarters are based in Syracuse, NY, London, UK, and Brussels, Belgium.

 

Summary of Role

The Finance and Admin Manager, plays a critical role in supporting NEF Belgium’s financial and administrative operations. Reporting to the Director, EU, this position is responsible for maintaining accurate and timely accounting records, managing financial reporting, and supporting both internal and external audit processes. The role includes managing accounts payable and receivable, preparing salary allocations, ensuring compliance with donor regulations, and assisting with budgeting, payroll, and employee benefits. Additionally, the Finance and Admin Manager serves as a key liaison for financial matters between NEF Belgium, local country offices, and external partners, contributing to the organization's strategic goals and operations.  The Finance and Admin Manager, will directly participate in a matrix structure, serving as a liaison to global colleagues and finance function team members.

 

Responsibilities

Accounting:

• Ensure NEF Belgium accounting entries are processed on an accurate and timely basis;
• Review and perform reconciliations for all balance sheet accounts for NEF Belgium on a monthly basis and ensure that discrepancies are identified and resolved;
• Prepare salary allocations for NEF Belgium in accordance with NEF policies;
• Work with the global finance team to support inter-affiliate transactions and the month end close process;
• Maintain Banking relationships, prepare and process bank transfer requests for review and approval of VP of Finance;
• Manage accounts payable and receivable;
• Provide cash flow projections on a weekly, monthly, quarterly, and annual basis.

Financial reporting and support to auditing processes:

• Review, consolidation and finalisation of reports coming from local country offices for Donor-funded contracts;
• Ensure reports are accurate and compliant with Donor rules and regulations;
• Carrying out regular analysis of programme financial data (budget monitoring, etc.) and acting as an early warning system to limit financial risks;
• Be the main focal point for Donor-driven auditing and due diligence processes and ensure requests are addressed in a timely manner;
• Prepare monthly financial reports for NEF Belgium at the project and organizational level, including quarterly financial reports for the Board of Directors;
• Produce NEF Belgium yearly closure of accounts and liaise with external auditors for yearly audit process.

Budgeting:

• Support Program Development teams in the preparation of budgets for projects using appropriate budgeting tools;
• Build NEF Belgium annual budget;
• Align financial resources with strategic development to ensure organizational agility.

Admin:

• Prepare and support the processing of monthly payroll for NEF BE headquarters;
• Partners with the VP of People to ensure the maintenance of NEF BE benefits structure meets both financial objectives and benefits and services; serve as first point of contact for benefit questions;
• Liaise with relevant local authorities as well as upon needs with lawyers, secrétariat social, etc.;
• Ensure requirements linked to NEF Belgium registration as an AISBL are up-to-date;
• Support NEF Belgium in-country registrations and ensure subsequent requirements are met;
• Support upon needs with other NEF Belgium related matters.

Miscellaneous:

• Support NEF Belgium colleagues with accurate filling of expenses reports;
• As part of the Global Finance team of the Near East Foundation, contribute to the revision of relevant procedures, processes, policies, systems and tools as well as ensure that those are adapted to the local (Belgium) practices and regulations;
• Train teams on procurement and financial systems and policies (including specific finance and admin Donor compliance or NEF Belgium portfolio of Donors).

FORMATION ET EXPERIENCE

• Bachelier en comptabilité ou gestion
• Une première expérience en comptabitlité 

COMPETENCES et CONNAISSANCES 

• Informatique : maîtrise du package Office et d’Excel
• Bonnes connaissances de Winbooks, Isabel
• Langue : maîtrise du français, le néerlandais ainsi que l'anglais sont de réels atouts
• Rigueur, organisation, fiabilité
• Communication orienté service

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n'ont pas ou plus d'accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l'égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner: donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer: plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner: nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L'ESSENTIEL

Sous la supervision du/de la chef.fe comptable et en collaboration avec le Comptable national et international, vous exécutez un ensemble de tâches administratives et comptables, selon les procédures internes, le cadre budgétaire et les réglementations en vigueur afin d’assurer un traitement optimal des données financières dans le logiciel Winbooks

TÂCHES ET RESPONSABILITES

En tant que Responsable opérationnel adjoint comptable ; vous participerez activement à la tenue de la comptabilité générale, à la gestion quotidienne des états financiers, ainsi qu'à la préparation des clôtures intermédiaires et annuelles.

Piloter le cycle de projet et mettre en œuvre les actions nécessaires afin de garantir la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle telle que définie dans les plans d’action annuels

Exemples de tâches :

• Dispatching interne des documents pour validation
• Tenue de la comptabilité générale en partie double et de la comptabilité analytique ;
• Enregistrement des documents entrants (factures, notes de crédit, notes de frais, journaux financiers,), en vérifier les validations et les imputations dans le cadre en lien avec des derniers budgets approuvés concernant les dépenses Siège et Opérations belges.
• Traitement des factures de sorties, des notes de débit Siège et Opérations belges.
• Assurer la gestion de la caisse et des autres moyens de paiements (cartes bancaires)
• Préparer les paiements dans Winbooks et dans Isabel, mettre à jour les données de facturation, suivre les échéances de paiements, les rappels des fournisseurs pour le Siège et Opérations belges.
• Préparation des situations comptables intermédiaires et annuelles dans le respect des délais internes et des délais légaux
• Assurer l’archivage informatique des pièces comptables (avec les preuves de paiements) en lien avec la volontaire.
• Réaliser le briefing finance pour les nouveaux arrivants.

En tant que Collaborateur du service Finance

Analyser, communiquer et apporter les améliorations aux procédures, modèles, méthodes et outils existants afin de permettre le déroulement optimal des processus financiers.

Vous participez également au suivi budgétaire et à la vérification des pièces justificatives et des paiements en lien avec les différents budgets approuvés.

Exemples de tâches :

• Effectuer des analyses de coûts sur ses activités
• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés) i.e assurer le back-up du comptable international et comptable national
• Appliquer et contrôler l’application des procédures internes dans le cadre de votre fonction
• Participer aux réunions du département Finance et aux réunions internes/transversales

La liste des tâches reprise ci-dessus est non-exhaustive et sera adapté en fonction des besoins.

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

NOUS OFFRONS

• Un contrat de durée indéterminée, à temps plein (100% - 5 jours semaines - 39h)
• Un salaire brut de 2.883,09 € pour 0 année d’expérience ; un salaire brut de 2940.75 € pour 2 années d’expérience ; un salaire brut de 3027.24 € pour 5 années d’expérience. Expérience pertinente reconnue.
• Tickets restaurants (8€ dont 1,09€ par employé et 6,91€ par employeur) – Assurance hospitalisation - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.
• Possibilité télétravail jusqu’à 2 jours/sem, avec une prime de 14€/jour pour tout le mois
• Congés: 20 jours légaux + 6 jours RTT + 4 jours extra légaux entre Noël et Nouvel an.
• Lieu de travail : Bruxelles
• Prise de poste : 21/10/2024

INTÉRESSÉ-E ?

Merci d’adresser votre candidature au plus tôt en utilisant le formulaire de candidature approprié. 

MdM-BE se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures. MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.

Votre profil

• Vous avez une formation universitaire ou équivalente.
• Vous avez au moins 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans le secteur. Une autre expérience professionnelle pourrait être prise en compte.
• Vous avez une très bonne maîtrise de l’espagnol parlé et écrit.
• Vous savez travailler en équipe dans un contexte interculturel.
• Vous êtes résistant au stress et avez la capacité à fixer les priorités pour répondre à des circonstances changeantes et de nombreux deadlines.
• Vous partagez les valeurs de l’IFSI et de la FGTB.
• Vous êtes disposé à effectuer 2 à 3 missions à l’étranger par an et travailler occasionnellement en soirée ou en fin de semaine.

Compétences

• Vous connaissez différentes approches méthodologiques de la gestion de projets (ex. : gestion axée sur les résultats, théorie du changement, outcome mapping, outcome harvesting, cadre logique, etc.).
• Vous assurez le suivi financier des projets.
• Vous avez une bonne capacité de communication rédactionnelle. La maitrise des réseaux sociaux, de la réalisation de vidéos, etc. est un plus.
• Vous êtes capable de travailler dans des milieux politiques et sociaux différents.
• Vous travaillez avec Office.
• Vous maîtrisez une langue nationale (FR ou NL) et l’espagnol, tant à l'écrit qu'à l'oral, Vous avez une bonne connaissance de la deuxième langue nationale (FR ou NL) et de l'anglais. La connaissance du portugais est un plus.
• Vos qualités sont plus importantes que votre âge, handicap, genre ou origine.

Nous vous offrons

• Un environnement d’équipe multidisciplinaire et dynamique.
• Un contrat à temps-plein et à durée indéterminée.
• Des avantages extralégaux.

Les candidatures et les lettres de motivation doivent être envoyées au plus tard le 31 octobre 2024 aux adresses suivantes :

• engagements@fgtb.be
•  info@ifsi-isvi.be

L’Institut de coopération syndicale internationale (IFSI) soutenu par la FGTB fédérale engage un∙e gestionnaire pour ses projets en Amérique latine et Caraïbes (ALC).
En tant que gestionnaire pour l’ALC, votre fonction consiste essentiellement à conseiller, écrire, planifier, suivre (monitoring), évaluer et défendre (vis-à-vis du pouvoir subsidiant) des projets de coopération syndicale qui ont une durée de 3 à 5 ans. Cet aspect de la fonction comprend tant la gestion d’un projet à l’échelle d’un pays que d’un ensemble de pays au sein de l’ALC et implique toujours une gestion multipartenaires/langues/cultures. Il s’agit enfin de construire les budgets, de les suivre et d’en rendre compte au sein de l’IFSI et au pouvoir subsidiant.
Pour plus d'informations, veuillez consulter notre site web : https://www.ifsi-isvi.be .

 

Vos tâches

• Vous gérez des projets syndicaux en ALC : identification, planification annuelle, suivi, gestion financière, évaluation, rédaction de rapports, sensibilisation et communication Vous gérez les relations partenariales avec l’ALC.
• Vous contribuez à l’élaboration et à la cohérence de la politique syndicale de la FGTB en ALC.
• Vous représentez l’IFSI auprès des plateformes de la société civile belge pour les thèmes de l’ALC.
• Vous représentez l’IFSI et la FGTB lors de différents événements et dans différents réseaux nationaux et internationaux, en Belgique, comme à l’étranger.