CONTEXT
De afdeling Communicatie en Fondsenwerving van Artsen zonder Grenzen België is georganiseerd in zes gespecialiseerde teams: Direct Dialogue Acquistion, Information and Media, Engagement and Acquisition, Supporter Loyalty, Strategic Partnerships, en Support and Solutions.
Het Direct Dialogue Acquisition team bestaat uit energieke en enthousiaste Nederlandstalige en Franstalige medewerkers, en telt meer dan 35 leden. Het team bevindt zich momenteel in een uitbreidingsfase. Het speelt een sleutelrol bij het aantrekken van nieuwe vaste donateurs, wat bijdraagt aan de financiële onafhankelijkheid van Artsen zonder Grenzen. Via persoonlijke en respectvolle interacties legt het team contact met de Belgische bevolking op diverse locaties, zoals openbare plaatsen, grote winkels, winkelcentra, ziekenhuizen, grote winkels, bedrijfsevenementen en via deur-tot-deurcampagnes. Met een sensibiliserend gesprek moedigen ze mensen aan om Artsen zonder Grenzen te steunen door middel van een maandelijkse gift. Onze fondsenwervers vormen dus de schakel tussen de Belgische bevolking en Artsen zonder Grenzen.
Als HR Admin officer – Direct Dialogue ben je verantwoordelijk voor het HR-, contractuele en administratieve beheer van het Direct Dialogue team, evenals voor de ondersteuning bij de ontwikkeling en implementatie van strategieën voor het aantrekken, werven en retentie van teamleden. In deze nieuwe positie speel je een essentiële rol om het team te ondersteunen en doen groeien.
Onder direct toezicht van de Direct Dialogue manager werk je nauw samen met de Nederlandstalige en Franstalige teamleaders van het team. Onder functioneel toezicht van de Head of administration unit voor contractueel en administratief beheer, werk je ook zeer nauw samen met de administration unit voor de hoofdzetel.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
HR-, contractueel en administratief beheer (45%)
Zorgen voor een efficiënte behandeling en opvolging van alle contractuele en administratieve aspecten en vragen van het Direct Dialogue team (contracten, voordelen, lonen, afwezigheden…), in nauwe samenwerking met de administration unit:
-
Opvolgen van Aanwervingsbesluiten (DE) voor nieuwe werknemers of wijzigingen
-
Zorgen voor de aanmaak en update van werknemersdossiers alsook de conformiteit van de informatie controleren
-
Opstellen van contracten, wijzigingsaktes en noodzakelijke bijbehorende documenten tijdens de loopbaan
-
Briefen van elke nieuwe werknemer in het team betreffende contract, verzekeringen,…
-
Controleren en invoeren van werkuren ter voorbereiding van de maandelijkse loonbetaling
-
Garanderen van administratieve begeleiding van werknemers gedurende de volledige administratieve levenscyclus bij MSF en toepassen van MSF-beleidslijnen gerelateerd aan werknemers
-
Opvolgen van de administratieve afhandeling van contractbeëindigingen
Je bent de referentiepersoon voor HR-vragen en -aspecten voor het Direct Dialogue team, in samenwerking en met ondersteuning van de Direct Dialogue manager en de team leaders:
-
Deelnemen aan de continue verbetering van procedures en beleidslijnen betreffende HR-aangelegenheden gerelateerd aan de functie
-
Bijdragen aan een zorgvuldige HR-opvolging van teamleden in specifieke situaties
-
Samenwerken met de HR-referenten HQ en de administration unit, en indien nodig, met de Legal unit, Safeguarding unit, …
Aantrekking, acquisitie en retentie van talenten (45%)
Actief deelnemen aan de uitwerking, implementatie en verbetering van de strategie en activiteiten voor attractie, acquisitie en employer branding van het Direct Dialogue team, in samenwerking met de Direct Dialogue manager en de team leaders :
-
Innoveren door het voorstellen en testen van nieuwe aantrekkings- en rekruteringsstrategieën
-
Identificeren en publiceren op verschillende kanalen, hun gebruik verbeteren en monitoren
-
Ontwikkelen en implementeren van kwalitatieve en transparante rekruteringsprocessen
-
Ontvangen en behandelen van sollicitaties, contacteren van kandidaten, voorbereiden en deelnemen aan selectiestappen en feedback met de team leaders en/of supervisors, referenties controleren,...
-
Identificeren, implementeren en gebruiken van een Applicant Tracking System (ATS)
-
Ontwikkelen van samenwerking met de rekruteringseenheid en andere eenheden in Communications en Fundraising
-
Ondersteunen en deelnemen aan HR capacity planning van het team, het opstellen en herziening van job descriptions en rollen van verschillende functies in het team
-
Analyseren, monitoren, evalueren en aanpassen van de strategie en activiteiten
Actief deelnemen aan de uitwerking, implementatie en verbetering van de HR-strategie om personeelsretentie, hun tevredenheid en de evolutie van functies en activiteiten te verbeteren, in samenwerking met de manager Direct Dialogue en de team leaders
-
Ondersteunen en deelnemen aan onboarding, induction, trainingen en ontwikkeling van teamleden
-
Ondersteunen en deelnemen aan de ontwikkeling en verbetering van processen en activiteiten voor evaluatie, feedback process en/of exit interviews
Deelname en ondersteuning aan het team (10%)
-
Deelnemen en actief bijdragen aan team- en afdelingsvergaderingen en -activiteiten
-
Opvolgen en ondersteunen van het beheer van voorraad en bestellingen van het nodige materiaal en promotietools
-
Zorgen voor en voorbereiden van documenten, (ICT) materiaal en toegangen die nodig zijn voor elk nieuw lid
-
Ondersteunen van de verbetering van information, knowledge and process management (IKM) van het team
