Finance & Administrative Officer - HUB Humanitaire (f/h/x)

VOTRE PROFIL

Compétences générales

• Graduat ou Master en science économique ou de gestion, diplôme d'école de commerce, en organisation, management, humanitaire…
• Minimum 2 ans d'expérience dans une fonction similaire dans une structure associative
• Connaissance de Winbooks, Saga, Isabel est un plus
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, le néerlandais est un plus
• Maitriser le pack office (maitrise d'Excel indispensable).
• Vous disposez d’excellentes compétences interrelationnelles ainsi qu’un contact facile avec autrui. Vous êtes curieux envers autrui.

Compétences techniques

• Bonne connaissance des règles et normes comptables
• Maitrise des exigences des bailleurs de fonds publics belges et des procédures de rapports financiers
• Esprit analytique et grande rigueur dans le traitement des informations.
• Résistance au stress et respect des délais.
• Bonne organisation personnelle.
• Capacités rédactionnelles
• Vous êtes un as de l’organisation et de la planification.
• Vous êtes orientés solution et faites face aux défis avec beaucoup de réactivité et d’autonomie.
• Vous démontrez un réel intérêt pour MdM, sa raison d’être ainsi que pour sa mission.

CONTEXTE

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d'un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.

Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu'aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre site : https://medecinsdumonde.be/

L’ESSENTIEL

Le Hub humanitaire est un consortium d’ONG actuellement piloté par Médecins du Monde, Médecins Sans Frontières, la Croix-Rouge de Belgique, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés et SOS Jeunes. Le projet a vu le jour en septembre 2017 pour répondre aux besoins croissants des personnes migrantes particulièrement vulnérables. Chaque organisation poursuit des objectifs complémentaires afin de répondre aux besoins des personnes en situation d’errance présentes à Bruxelles en leur offrant un accès à des services multidisciplinaires de première nécessité, un accompagnement et une orientation adaptés.

TACHES

Sous la supervision du Coordinateur général du Hub, vous gérez l’ensemble des aspects financiers (60%) et administratif (40%) du projet Hub Humanitaire, en lien avec les départements finance et ressources humaines des partenaires du Hub. Vous donnez également un appui au Coordinateur Générale au niveau de la Communication Interne.

En tant que Gestionnaire Administratif,

Assurer une expertise administrative qui se traduit par la rédaction de procédures et l’élaboration d’outils clairs afin de soutenir l’ensemble du projet HUB et en coordination avec les partenaires du Consortium.

Exemples de tâches :

• Mise à jour des différents documents administratifs (guide, procédures, notes de service,..)
• S’assurer de l’existence d’outils administratifs, ou les développer le cas échéant, en collaboration avec les référents RH et Finances
• S’assurer de la bonne utilisation des différents outils mis en place
• Être le point focal du HUB pour les départements RH des partenaires : Identifier, sous la supervision du Coordinateur Général et en lien avec l’équipe de coordination, les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement inter-organisation, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l'introduction de nouveaux membres de l'équipe
• Appuyer le Coordinateur Général dans la mise en œuvre d'une politique de communication interne sur la mission (par ex: affichage des notes internes, documents de références, communication des règles de vie…)

En tant que Gestionnaire Comptable et Financier,

Planifier, organiser et assurer l’ensemble des tâches comptables et financières nécessaires pour un bon déroulement des activités du projet

Exemples de tâches :

• Assurer l’encadrement, le contrôle et la consolidation comptable du projet en lien avec les départements finances des partenaires du consortium (contrôle des imputations analytiques des factures, vérification des pièces comptables,)
• Maintenir une comptabilité multi-organisation Hub, notamment en assurant l’archivage physique et informatisé des pièces justificatives liées au projet.
• Elaborer les budgets et assurer le suivi budgétaire interne du projet, sous la supervision du coordinateur général et en collaboration avec l’équipe de coordination et les responsables d’activité : produire & communiquer aux différents responsables les suivis budgétaires trimestriels ou mensuels avec les dépenses réalisées, mettre à jour les dépenses prévisionnelles avec l’équipe de coordination et les responsables d’activité (y compris les couvertures financières)
• Elaborer les propositions de budgets sous la supervision du coordinateur général et en collaboration avec l’équipe de coordination et les responsables d’activité.
• Elaborer les rapports financiers à destination des bailleurs de fonds, en lien avec le département finance de MdM et des autres partenaires (rapports intermédiaires et finaux),
• Assurer la bonne préparation des audits internes et externes en lien avec le siège d’MdM

En tant que Membre de l’équipe de coordination

Représenter la coordination du HUB auprès des organisations partenaires et externes, analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires afin de permettre le déroulement optimal des activités du projet

Exemples de tâches :

• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés)
• Participer avec l’équipe de coordination à la réflexion sur l’évolution du projet, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, Plans d’Actions Annuels, Stratégie d’Intervention)
• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités
• Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement et des rapports bailleurs
• Effectuer des contrôles internes régulier

NOUS OFFRONS

• Une fonction enrichissante et essentielle au cœur des projets de Médecins du Monde Belgique.
• Une entrée en fonction le plus rapidement possible.
• Un contrat de durée indéterminée à temps plein (39h).
• Lieu de travail : HUB Humanitaire
• Un salaire brut de 3.250,54 € pour 2 années d’expérience ; un salaire brut de 3.346,14 € pour 5 années d’expérience ; un salaire brut de 3.505,48 € pour 10 années d’expérience. Expérience pertinente reconnue.
• Tickets restaurants 8€/j presté – Assurance hospitalisation - Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.
• Congés : 20 jours légaux + 6 jours RTT + 4 jours extra légaux entre Noël et Nouvel an

INTERESSE-E ?

Merci d’adresser votre candidature en utilisant le formulaire de recrutement approprié, avant le 29/06/2023

Médecins du Monde vous remercie pour l’intérêt envers notre organisation et vous souhaite beaucoup de succès dans votre parcours.

Nous nous réservons la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.

Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle.

Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois.

Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.